Relever le défi de la gestion des ressources à l'ère du numérique

Il ne fait aucun doute que le rythme au travail s'accélère chaque jour. Plus de projets, plus de tâches, plus d'objectifs à remplir d'ici la fin du semestre, la fin de la semaine, ou la fin de la journée. Cela peut donner le tournis autant aux chefs de projet qu'aux membres de leurs équipes, dont le temps est réparti entre de nombreux projets. Pour rendre les choses encore plus compliquées, les équipes de projet toujours plus délocalisées, une palette déconcertante de nouvelles technologies, et des salariés à l'échelle mondiale, toujours actifs, complexifient plus que jamais la gestion de la charge de travail des équipes. Tout cela engendre plus de stress, de rotation du personnel et d'inefficacité des projets, et des coûts plus élevés pour les sociétés. Heureusement, les challenges apportées par l'ère numérique peuvent être relevés grâce à une gestion des ressources appropriée.

Attendez autant que possible que les ressources soient disponibles

Le rythme de travail s'accélère tous les jours, apportant une quantité toujours plus déconcertante de tâches et de choses à faire. Les délais deviennent plus agressifs, et, si vous n'y prenez pas garde, il est facile de tomber dans une mentalité « d'occupation constante ».

Il peut être tentant de lancer les projets dès que vous avez le feu vert, mais commencer un projet sans les bonnes ressources en place peut tout à fait « repousser la date de fin d'un projet de quatre mois à un an », selon le rapport Gartner « Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk » (Planification de la capacité de ressources : marcher avant de courir). Cela représente trois fois plus de temps que prévu.

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Cela peut sembler illogique, mais repousser un projet d'un mois pour accommoder la disponibilité des ressources peut en fait vous faire gagner huit mois. Au lieu de lancer le projet, attendez que toutes les ressources soient disponibles pour se consacrer au projet. Nous savons que cela n'est pas toujours possible lorsque les ressources sont peu nombreuses, mais utiliser la technologie qui vous permet de mieux prévoir l'implication des membres de l'équipe peut vous aider à atteindre de meilleurs résultats.

Utilisez des données réelles

Pour une gestion des ressources efficace il faut savoir exactement qui travaille sur quoi et à quel moment. Mais ceci est plus facile à dire qu'à faire. Le manque de visibilité est le point sensible le plus répandu pour les gestionnaires de ressources, notamment lorsque les ressources sont assignées à des projets à travers différentes équipes ou départements, comme dans la majorité des cas.

Selon un rapport du Center of Creative Leadership, environ 95 % des salariés de secteurs à forte densité de connaissances déclarent travailler avec plus d'une équipe à la fois. Sans une bonne visibilité sur les tâches, projets et ressources disponibles à travers les équipes et les départements, l'utilisation des ressources peut se déséquilibrer.

Utilisez les outils pour mieux comprendre la demande pesant sur chacune de vos ressources afin de planifier de manière précise et efficace, et en temps réel. Les tableurs devant être téléchargés, révisés, et rechargés engendrent des blancs dans la visibilité lorsque tout le monde ne peut pas accéder aux versions les plus à jour. Les plateformes de gestion du travail basées sur le Cloud, où les projets, tâches et assignations sont suivis au sein d'une solution unique en temps réel, permettent à chacun d'être informé et de rester à jour.

La clarté est la clé

Les tableaux de charge de travail de Wrike Resource vous offrent une visibilité complète sur la charge de travail de toute votre équipe, y compris au niveau des membres individuels de votre équipe. Obtenez plus d'informations ici.

Gérez les demandes entrantes

Il est agréable de se sentir utile, mais un flux incontrôlé de demandes de travail peut engendrer le chaos dans les projets. Environ 60 % des créatifs déclarent recevoir des demandes ad hoc au moins une fois par semaine. Pour les départements comprenant plus de 51 personnes, ce chiffre monte à plus de 80 %.

Les demandes irrégulières peuvent perturber les membres de l'équipe et faire dérailler les projets. La façon dont les équipes gèrent le flux des demandes joue un rôle important dans l'efficacité du travail et le respect des délais. Créez un processus de gestion des demandes qui vous permette de répondre aux demandes, de filtrer les efforts inefficaces et à faible impact, puis de les assigner aux ressources appropriées.

Trois conseils pour gérer les demandes de travail entrantes

  • Exigez un envoi formel pour toutes les demandes
    Lorsque vous établissez un processus d'admission du travail clair, vous obtenez toutes les informations nécessaires en amont, ce qui réduit les suppositions et vous permet de fixer correctement les priorités. Créez un modèle clair pour gérer les demandes et assurez-vous que tout le monde sache où le trouver.
  • Conservez toutes vos demandes entrantes dans un emplacement unique
    Dirigez toutes les nouvelles demandes vers un emplacement central afin qu'elles soient organisées, priorisées et suivies.
  • Désignez une personne qui supervise le travail entrant
    Qu'il s'agisse d'un responsable d'équipe, d'un chef de projet ou d'un responsable des ressources, lorsqu'une personne gère le flux des demandes, elle peut s'assurer de l'équilibre des charges de travail entre toutes les ressources.

Simplifiez les processus

Les ressources représentent l'actif le plus précieux de votre société. Les utiliser de manière incorrecte peut être considéré comme une perte inacceptable. Concevez le plan d'implémentation des projets de bout en bout pour identifier et supprimer les redondances et les points d'inefficacité.

Les salariés déclarent que seul 39 % de leur travail quotidien réel est dédié aux tâches à forte valeur ajoutée. Les 61 % restants sont consommés par les petites tâches et le travail administratif. Pour de nombreuses tâches opérationnelles, les modèles et l'automatisation peuvent libérer les membres de l'équipe afin qu'ils se concentrent sur les projets pour lesquels ils ont été recrutés au lieu de perdre leur temps sur du travail à faible impact.

Modèles et automatisation

Utilisez les modèles et l'automatisation pour vous aider à réaliser les tâches répétitives afin que votre équipe se concentre sur ce qu'elle fait le mieux. Les fonctionnalités robustes de modèle et d'automatisation rendent les équipes plus efficaces en supprimant les petites tâches de leur liste.

Mais attendez ! Ce n'est pas fini...

Employer le temps, l'énergie et le budget pour gérer correctement vos ressources est favorable pour le résultat final. Non seulement les membres de l'équipe sont plus heureux, plus impliqués et d'une performance optimale, mais les projets se déroulent de manière plus fluide, plus rapide et plus efficace.

Pour plus de bonnes pratiques sur la gestion des ressources à l'ère numérique, téléchargez notre e-book : Le guide Wrike de la gestion des ressources.

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