Wrike ayuda a canalizar la demanda internacional de productos Solera y se convierte en su fuente principal de información a nivel global

Helene Lanssens

Directora de Productos

Solera — Empresa fundada por Tony Aquila con la misión de digitalizar y potenciar las transacciones de movilidad a través de los fundamentales puntos de contacto 54 y 250 del ciclo de vida de un automóvil, camión y flota — siendo estos puntos de contacto el número de interacciones que los conductores experimentan con los profesionales de la industria de automoción— ofreciendo verdadera transparencia y conocimiento a todas las partes interesadas. A día de hoy, las tecnologías digitales líderes de Solera gestionan y protegen los activos más importantes de nuestras vidas: nuestros coches, camiones, hogares e identidades digitales. Cada año, la compañía procesa más de 300 millones de transacciones digitales para aproximadamente 235.000 socios y clientes en más de 90 países.

Su historia

Solera Global Data & Content (GD&C) buscaba una solución con la que pudieran gestionar la demanda global de 90 países y crear roadmaps online que aportaran una visibilidad total del estado de las demandas de sus productos.

Solera GD&C se dedica a cubrir las necesidades de diferentes mercados, desarrollando soluciones digitales a escala global para la industria automotriz, llevando la innovación y la transformación digital por bandera.

A medida que crecía el negocio, gestionar y priorizar la demanda de producto (tanto de nuevas soluciones como de cambios en productos existentes) que podía llegar por correo, llamadas telefónicas o por un chat de mensajería instantáneo, se hacía cada vez más complicado. “Necesitábamos un sistema transparente, mediante el que todos pudiéramos comunicar nuestras necesidades, pero a la vez que las partes interesadas localizadas en los cinco continentes pudieran ver lo que habían pedido los demás para evitar duplicidades”, comenta Helene Lanssens, directora de producto en Solera GD&C.

Además, tenía que ser una solución que les ayudara a establecer las bases para priorizar la demanda de acuerdo con sus objetivos: una herramienta en la que pudieran crear un formulario de solicitud estándar que reuniera toda la información necesaria y que respondiera de forma inteligente creando automáticamente tareas para poder hacer un posterior seguimiento de las mismas.

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Nuestro número de usuarios de Wrike es ahora cinco veces mayor que cuando empezamos con la herramienta para gestionar la demanda global.

Helene Lanssens

Directora de Productos

Solera GD&C encontró en los Formularios de solicitud de Wrike lo que inicialmente estaban buscando pero, al investigar entre sus múltiples funcionalidades, descubrieron que también podían sacar provecho de Wrike para potenciar la visibilidad y la colaboración entre equipos. “Al principio buscábamos una solución para gestionar la demanda, pero pronto nos dimos cuenta de que también necesitábamos un software que nos permitiera crear roadmaps de los diferentes productos y clientes globales, y resultó que ambas cosas las podíamos hacer en Wrike”. Hasta ese momento, los jefes de producto creaban sus roadmaps en Excel y en PowerPoint, dividiendo en bloques el plan de acción para cada trimestre y teniendo que enviar el documento por correo cada vez que una de las partes interesadas lo necesitaba. Trabajar en Wrike les hizo ir un paso más allá.

Los servicios profesionales de Wrike nos ayudaron a descubrir cómo aprovechar mejor la herramienta para llegar a hacer lo que queríamos hacer.

Helene Lanssens

Directora de Productos

Su victoria

Los Formularios de solicitud de Wrike redefinieron la gestión de la demanda en Solera y gracias a los servicios profesionales de Wrike consiguieron acelerar el cambio y optimizar los procesos.

Llevando la innovación y la digitalización en su propio ADN, Solera no tardó en identificar los principales beneficios que trabajar en una herramienta online como Wrike podía aportar al equipo. Gracias a los Formularios de solicitud de Wrike, Solera creó un sistema que les ayudó a gestionar y priorizar la demanda y a automatizar procesos. “Aprovechamos el flujo continuo de la demanda para priorizar nuestro backlog y para optimizar nuestras entregas continuas globales”, comenta Helene.

De cada solicitud se crean tareas asignadas a un individuo o grupo, en las que se reúne toda la información relevante relacionada y a las que pueden acceder todas las partes interesadas. “Wrike se ha convertido en nuestra principal fuente de información: basta con abrir una tarea para consultar el estado de la solicitud o estar al día de las últimas actualizaciones”, añade Helene.

Además, los jefes de producto crean ahora sus roadmaps en Wrike utilizando la función de Calendarios, lo que les ha aportado una gran visibilidad compartida a nivel global. “Para dar este paso, decidimos contratar los servicios profesionales de Wrike, ya que necesitábamos que nos guiaran y nos ayudaran a descubrir cómo podíamos aprovechar el potencial de la herramienta para conseguir nuestros objetivos. También nos ayudaron a revisar y a optimizar nuestros procesos y estructuras internas; a ser conscientes de la necesidad de tomarnos un tiempo para analizar qué estábamos haciendo y qué queríamos conseguir utilizando Wrike”, explica Helene. “Para nosotros es importante poder contar con profesionales que puedan ayudarte cuando más lo necesitas, y la verdad es que estamos muy contentos con el servicio de implementación y con el equipo de soporte de Wrike, confiamos mucho en ellos", añade Helene.

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Solera procesa más de 300 millones de transacciones al año de 235.000 clientes

En Solera GD&C también recalcan el papel que tuvieron los servicios profesionales en la gestión del cambio que afrontó la empresa. “Gracias a los servicios profesionales pudimos acelerar el cambio y la expansión de Wrike a todos los equipos y países Solera de forma rápida y eficaz”, comenta Helene.

Y es que en Solera son conscientes de que alcanzar la excelencia operativa consiste en seguir avanzando siempre y en evolucionar a medida que cambia el entorno. Es por ello que el equipo de Solera en Estados Unidos y Canadá decidió también adoptar Wrike. “Cuando se les presentó tal cambio, pensaron que no iba a ser tan sencillo, ya que llevaban dos años utilizando otra herramienta. Pero, a pesar de ello, pudieron implementar la solución en tan solo dos meses y ahora están utilizando Wrike, el feedback es muy positivo”, explica Helene.

Ahora, desde que todos utilizan Wrike, tienen una visión clara de qué está sucediendo en cada momento, pueden obtener informes del estado de los proyectos a nivel global, gestionan la demanda, y comparten los roadmaps con las partes interesadas, entre muchas otras funcionalidades.

“Esta es una de las razones por las que no sólo recomiendo los servicios profesionales a aquellos que empiezan con Wrike desde cero, sino también a los que, como pasó con nosotros, ya estén utilizando Wrike y quieran profundizar más en sus funcionalidades o expandir y mejorar el uso de la herramienta en la empresa”, comenta Helene.

Información: Este caso de éxito ha sido realizado por Wrike, Inc. en colaboración con Solera Holdings, Inc. Tras el inicio del mismo, la empresa matriz de Solera, Vista Equity Partners Management, LLC, adquirió una participación mayoritaria en Wrike.

Sus superpoderes

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Calendarios

En Solera GD&C, los jefes de producto crean sus roadmaps en Calendarios y utilizan la vista anual para llevar el seguimiento de sus proyectos de una forma más visual. La función de Calendarios te ayuda a controlar en qué se tiene que trabajar y cuándo, a mantenerte sincronizado con tu equipo y a visualizar con mayor claridad el programa de proyectos. Además, son muy fáciles de compartir gracias a la funcionalidad de envío de links externos de solo lectura.

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Campos personalizados

Los campos personalizados permiten adaptar cada tarea, carpeta o proyecto a las necesidades de información del equipo. “Utilizamos los campos personalizados para capturar el esfuerzo estimado de cada fase o los ingresos esperados, para destacar riesgos o cualquier aspecto que queramos compartir con la dirección y reflejar en los informes”, explica Helene.

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Edición en masa

La función de edición masiva te permite realizar cambios en múltiples tareas de forma simultánea desde la vista de Lista. “La edición masiva es muy útil y te ahorra mucho tiempo cuando alguien de tu equipo cambia de rol y tienes que asignar de nuevo sus tareas y proyectos a otro jefe de producto, o cuando simplemente quieres aplicar cambios a un gran número de tareas”, comenta Helene.

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