Desde Barcelona hasta Asia, INQUVE mejora la coordinación, planificación y accesibilidad de sus proyectos internacionales

Gloria Casao

CEO

INQUVE — una consultora española de desarrollo de negocio especializada en India y el Sudeste Asiático, cuyo objetivo es proporcionar servicios de internacionalización a negocios europeos. La empresa opera desde el terreno, con oficinas en Nueva Delhi, Kuala Lumpur y Barcelona.

Su historia

Wrike ha facilitado el crecimiento internacional de INQUVE, ayudando a coordinar y gestionar proyectos en sus tres oficinas a nivel global.

INQUVE ha hecho posible la expansión internacional de empresas europeas en Asia a lo largo de más de 800 proyectos, operando desde tres oficinas localizadas en tres países distintos. Volviendo la vista atrás, a medida que la empresa crecía, aumentando el número de oficinas y de equipo, y añadiendo otra diferencia horaria más, se vio la necesidad de incorporar un software de gestión de proyectos. Las hojas de Excel ya no eran suficiente. “Como consultoría, la información es muy valiosa para nosotros, estábamos teniendo problemas para hacer accesibles bases de datos o cierta información, dado el crecimiento de la empresa y la rotación del equipo”, explica Gloria, CEO de INQUVE.

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A base de usarlo, la gente se ha dado cuenta de sus ventajas y del tiempo que ahorra. Hemos reducido los emails y el tiempo perdido en la planificación de proyectos.

Gloria Casao

CEO

En definitiva, era importante facilitar la coordinación entre diversos equipos y localizaciones. Por ejemplo, como comenta Gloria, “el confirmar un proyecto en India no implica que sea el personal de esa oficina quien se limite a gestionarlo. La Project manager puede estar en Nueva Delhi y recibir apoyo por parte de un consultor en Kuala Lumpur o Barcelona.” Experiencias previas con clientes en el uso puntual de diferentes plataformas de gestión de proyectos llevaron a la dirección a decidirse por Wrike. Se homogeneizaron procesos y se creó un protocolo para la gestión de proyectos en la empresa, integrando completamente el software en la operativa de INQUVE.

Si hay una comunicación interna constante, diferentes oficinas, o individuos trabajando a distintas horas, creo que es uno de los softwares que mejor se integra en la operativa de una empresa. También dependería del número de empleados. Nosotros no somos muchos, pero nos funciona muy bien.

Gloria Casao

CEO

Su victoria

INQUVE mejoró la comunicación y coordinación de su equipo, reduciendo el tiempo perdido en emails y reuniones, mejorando la accesibilidad y supervisión de los proyectos, y ganando en visibilidad.

Wrike ofreció la mejora en la comunicación interna y en el acceso a información necesario para gestionar las operaciones internacionales de la empresa. “Se puede volcar toda la información sobre nuestras operaciones, y acceder o consultar un proyecto previo en cualquier momento”, dice Gloria. Es más, los proyectos recurrentes, como las prospecciones comerciales, se han agilizado gracias al uso de carpetas de proyectos modelo. Como señala Gloria, “Estos proyectos representan el 50% de nuestra operativa, que con Wrike hemos organizado por país, definiendo el proceso e incluyendo las explicaciones necesarias para llevarlo a cabo de manera eficiente.” La reducción de emails de coordinación y de reuniones también ha sido significativa. Al definir, estructurar y planificar procesos, y asignar tareas desde Wrike, todo está organizado previamente de manera más clara. “Ahorra tiempo y dinero, porque tener a toda la empresa una hora hablando quita horas de operativa”, dice Gloria.

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La visualización, seguimiento y supervisión de proyectos se ha vuelto más sencilla. Como comenta Gloria, “actualmente tenemos un proyecto muy grande, planificado por dos Project managers distintos y, aunque yo no lo opere directamente, puedo mantenerme informada solo con seguirlo en Wrike.” El aumento de información sobre el punto en el que están las cosas ha facilitado la coordinación con la dirección. Es más, la plataforma ayuda a mejorar procesos, al permitir evaluar proyectos finalizados. “Se pueden ver las tareas que se han retrasado, las que no se han hecho, y buscar el por qué – explica Gloria – Puede ser que no se explicara de manera correcta o que el proyecto no fuera realista.” Además, la organización personal del equipo se ha incrementado. Por ejemplo, el Panel de Control permite visualizar la carga laboral de todo el personal, lo que ayuda a establecer prioridades y a anticiparse a los próximos proyectos. “Esto es importante cuando en un proyecto hay un cuello de botella, ya que evita horas extra o que el equipo se queme”, comenta Gloria.

Sus superpoderes

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@Menciones

Esta función es la favorita del equipo, por su uso intuitivo y la agilidad que proporciona. Permite @mencionar a un compañero, quien recibe una notificación inmediata en la plataforma y mediante el correo electrónico. “Puedes comunicarte en cualquier momento, y ayuda a clarificar o añadir información”, afirma Gloria.

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Mi Trabajo

Esta sección permite visualizar las tareas pendientes de la semana, tanto las propias como las de cada persona del equipo. Ayuda a establecer las prioridades de la semana, considerando qué entregas son más urgentes, y anticipándose para planificar y organizar los próximos entregables.

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Vista Cronograma

La planificación de proyectos en el tiempo es mucho más clara. Puedes ver cuándo empieza y acaba una tarea, además de identificar si hay tareas que se solapan. Como explica Gloria, “ahora Wrike te avisa si estás trabajando en un proyecto demasiado grande o si hay subtareas que entran en conflicto. Es muy útil.”

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