Edenred mejora su gestión del tiempo y agiliza la toma de decisiones con Wrike

Eduardo Marco

Director de Desarrollo de Negocio y Proyectos Estratégicos

Edenred — Multinacional francesa, líder mundial en soluciones transaccionales para empresas y comercios y presente en más de 40 países. Edenred es una compañía pionera en digitalización que conecta, a nivel global, una red única de 44 millones de empleados, 770.000 empresas privadas e instituciones públicas y más de 1,5 millones de comercios.

Su historia

Antes de utilizar Wrike, Edenred España trabajaba con otras herramientas que limitaban la visibilidad del estado de los proyectos y la colaboración entre diferentes equipos.

Para una empresa en continuo crecimiento como Edenred, planificar el trabajo dentro de una herramienta de gestión de proyectos colaborativa fue adquiriendo una mayor importancia, especialmente para el departamento de Proyectos estratégicos y Desarrollo del negocio. “Antes de conocer Wrike trabajábamos con hojas de Excel, cadenas de emails, Power Points y otros softwares de gestión de proyectos que nos ofrecían solo una visión parcial de lo que estaba haciendo cada uno y, especialmente, de cómo lo estaba haciendo”, explica Eduardo Marco, director de este departamento.

Trabajar con un software complejo y que no les permitía mantener el estado de sus proyectos actualizado entorpecía la productividad del equipo y perjudicaba la visibilidad global. “Si un miembro de nuestro equipo estaba trabajando en un proyecto y los demás accedían al mismo, no se podía disponer de toda la información que se estaba editando en ese momento. Además, con la herramienta que utilizábamos antes, tampoco podíamos adjuntar otro tipo de documentos relacionados con el proyecto en la tarea ni era lo suficientemente intuitiva para implementar su uso a través de los miembros del equipo”, añade Eduardo Marco.

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Con Wrike, nuestros proyectos siempre están actualizados y podemos acceder a ellos desde cualquier parte, ya sea con nuestro ordenador, a través de una tablet o desde el teléfono móvil

Eduardo Marco

Director de Desarrollo de Negocio y Proyectos Estratégicos

Necesitaban un nuevo software que cumpliera con una serie de requisitos: “Primero, debíamos ser capaces de exportar toda la información que teníamos en la herramienta anterior a la nueva y mantener los Diagramas de Gantt, ya que estamos acostumbrados a trabajar con ellos. La nueva herramienta también tenía que ser online, permitirnos tener la información actualizada en tiempo real y ser una herramienta a la que pudiéramos acceder desde cualquier lugar con solo conectarnos desde la tablet o el móvil”, explica Eduardo Marco. Buscaban una herramienta que además fuera intuitiva, fácil de usar, con un buen soporte técnico, experiencias de uso y vídeos para aprender a sacarle el máximo partido. “De Wrike también nos gustó que es un software en constante evolución, que lanza continuamente nuevas funcionalidades. Así que, como reunía todas estas cualidades, nos lanzamos a probarla”, explica Eduardo Marco.

Con Wrike hemos recuperado un 20% de nuestro tiempo que antes perdíamos actualizando estados mediante llamadas y buscando archivos o información en una larga cadena de emails.

Eduardo Marco

Director de Desarrollo de Negocio y Proyectos Estratégicos

Su victoria

Wrike hace que toda la información sobre los proyectos de Edenred España esté siempre actualizada, en un mismo lugar y accesible desde el ordenador o desde cualquier dispositivo.

La implementación de Wrike en Edenred España fue gradual: “Empezamos a utilizarlo los miembros de mi equipo y más adelante lo extendimos a todos los responsables de área, que son los que normalmente están en contacto con los proyectos”. Con esto, Eduardo Marco quería capacitar a un grupo reducido de personas con el conocimiento necesario sobre Wrike, sus funcionalidades y cómo implementarlo antes de hacer partícipe a los demás responsables y poder así solventar sus dudas y preocupaciones. “Lo que más nos gustó fue lo fácil que es de usar: es intuitivo y entiendes rápidamente cómo sacar el máximo partido de las funcionalidades que hay”, explica Eduardo Marco. La experiencia de uso fue uno de los aspectos que más valoran, así como el grado de visibilidad que han alcanzado con Wrike. “El hecho de poder ver en una sola página todos los proyectos, conocer el estado de cada una de las tareas en un solo vistazo, nos ha ahorrado mucho tiempo. Ya no tenemos que buscar en mil sitios diferentes la información relativa a un proyecto: todo está en un solo lugar, junto a todos los archivos necesarios y actualizados”, añade Eduardo.

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Edenred conecta una red única de 44 millones de empleados alrededor del mundo.

En Edenred España pronto apreciaron que todo el tiempo que se perdía buscando información a través de diferentes carpetas, herramientas y cadenas de emails o valorando cuál era la versión más actualizada de un archivo u otro, podían recuperarlo utilizando Wrike e invertirlo en lo que verdaderamente importa. “Wrike nos ayudó a poder reaccionar antes, permitiéndonos tomar decisiones de una forma mucho más ágil y a mejorar la gestión de nuestro tiempo”, explica Eduardo Marco. Además, los proyectos de Edenred España se inician ahora más rápido y de una forma más precisa con Wrike, ya que parten de Formularios de solicitud previamente configurados que especifican toda la información requerida. “Los Formularios de solicitud nos permiten que la información que necesitamos para poner en marcha un proyecto llegue filtrada, sea más específica y esté mucho más completa”, comenta Eduardo.

Sus superpoderes

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Agendas de trabajo

La Agenda de trabajo de Wrike es una de las funcionalidades favoritas del equipo, una ventana unificada en tiempo real para todos los usuarios. “Los utilizamos para apuntar las vacaciones de cada uno, las ausencias o las horas efectivas de trabajo”, comenta Eduardo. Además, las Agendas de trabajo de Wrike se pueden compartir entre diferentes equipos para disfrutar de una visibilidad total e inmediata.

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Campos personalizados

El equipo de Eduardo Marco crea campos personalizados en sus tareas, proyectos y carpetas, para poder controlar con precisión las variables que necesiten en cada uno de ellos. Una vez añadido, el campo se encuentra disponible para todos los elementos incluidos en el proyecto o tarea.

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Formularios de solicitud

Con esta funcionalidad, los proyectos de Edenred España se inician de forma rápida y precisa, ya que permiten que todos los datos y la información necesaria para poner un proyecto en marcha estén al alcance del responsable. “A medida que somos conscientes de los requisitos de información específicos y necesarios para cada proyecto, vamos optimizando nuestros formularios de solicitud, haciéndolos cada vez más útiles y concisos”, explica Eduardo.

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