CYP Ingeniería reduce en un 40% el intercambio de correos electrónicos centralizando su comunicación interna en Wrike

Jaume Graells

Responsable de cuenta

Lluis Grau

Gerente

CYP Ingeniería — Con sede en Barcelona, CYP Ingeniería tiene más de 15 años de experiencia en diseño y mejora de procesos logísticos y productivos en diversos sectores, destacando el sector de la automoción.

Su historia

Con un equipo en crecimiento, CYP Ingeniería necesitaba una herramienta que pudiera seguirles el ritmo.

El equipo multidisciplinar de CYP Ingeniería ofrece un servicio integral a sus clientes llevando a cabo proyectos que van desde el diseño de procesos industriales y logísticos hasta la gestión de otras situaciones críticas, abordando una amplia variedad de servicios en diferentes sectores, como son el sector de la automoción, el logístico, el farmacéutico y el energético.

Antes de utilizar Wrike, CYP Ingeniería definía de forma genérica las fases y tareas que constituían sus proyectos, las cuales se registraban en un documento Excel. Sobre estas fases y tareas se iban haciendo modificaciones, ya que lo trazado inicialmente podía cambiar a medida que avanzaba el proyecto, por lo que las actualizaciones eran frecuentemente necesarias.

Este documento no solo se utilizaba para dar una visibilidad general a los clientes sobre sus proyectos, sino que también hacía el papel de guía interna donde los miembros del equipo iban incluyendo todos los detalles sobre el trabajo realizado: estado del proyecto, horas dedicadas y otros aspectos relevantes. “Nosotros, por las características del servicio que ofrecemos como ingenieros, necesitamos llevar un registro de las horas que cada uno dedica a cada tarea o a cada proyecto, de forma que nuestro trabajo quede detallado de cara al cliente”, explica Jaume Graells, responsable de cuenta.

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Wrike se ha convertido en nuestra agenda del día a día.

Jaume Graells

Responsable de cuenta

Al principio, utilizar Excel o Microsoft Access les permitía mantener este registro, pero la necesidad de llevar una trazabilidad más detallada de cada proyecto empezó a crecer a medida que lo hacían como empresa. En cuestión de 5 años, CYP Ingeniería cuadruplicó su plantilla y los diferentes equipos empezaron a deslocalizarse parcialmente. “Necesitábamos una herramienta que nos permitiera seguir creciendo, dar un paso adelante, ir un nivel más allá tanto en comunicación interna como en comunicación con el cliente y que, además, se adaptara a nuestra forma de trabajar”, afirma Lluis Grau, gerente.

¿Sus principales objetivos? Mejorar la comunicación, potenciar la trazabilidad en sus proyectos, facilitar la planificación, gestionar los recursos de una forma más eficiente y poder crear unos informes que se pudieran utilizar tanto interna como externamente de forma intuitiva.

Además, dado que CYP Ingeniería ofrece una atención personalizada a sus clientes orientada a mejorar el proceso industrial (procesos que varían según el tipo de industria), cada proyecto adquiere unas características particulares, por lo que tener una fuente única de información a la que pudieran acceder todos los miembros del equipo, sin importar de dónde se encontraran o desde qué dispositivo lo hicieran, era clave para potenciar la colaboración y la visibilidad en la empresa. Y esto no podían conseguirlo con las herramientas que hasta el momento habían utilizado.

Ahora almacenamos toda nuestra información interna en Wrike, lo que nos permite llevar siempre una trazabilidad de la misma.

Jaume Graells

Responsable de cuenta

Su victoria

Wrike se adapta a la forma de trabajar de CYP Ingeniería y potencia la comunicación tanto entre el equipo como con los clientes.

CYP Ingeniería apostó por Wrike para responder a estas nuevas necesidades y para ello, decidió implementarla en tres fases diferentes. La primera fase consistió en realizar una prueba piloto: duplicar el mismo proceso que seguían hasta el momento al trabajar en sus proyectos pero dentro de Wrike, de tal forma que pudieran descubrir el potencial de la herramienta y cerciorarse de que esta herramienta cubría sus requisitos más básicos.

Una vez comprobado que podían trasladar su trabajo a Wrike, el equipo de CYP Ingeniería empezó a abandonar las herramientas que habían estado utilizando hasta el momento y a registrar toda su información en Wrike. “Comenzamos a planificar los proyectos, las tareas y a reportar las horas en Wrike, pero seguíamos teniendo muchísima comunicación interna a través de correos electrónicos”, explica Jaume Graells. Además, todavía no habían empezado a profundizar en otras funcionalidades, como son los paneles de control o la generación de informes inteligentes. Esto llegaría con la que definen en CYP Ingeniería como la tercera etapa de implementación de Wrike.

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CYP Ingenería ha experimentado un crecimiento sostenido del 25% durante el último año

“Ahora hemos eliminado prácticamente la comunicación interna a través de correos electrónicos. Utilizamos Wrike para casi todo, los paneles de control son nuestra agenda del día a día. Todo el equipo utiliza Wrike”, afirma Jaume. Con Wrike, CYP Ingeniería ha conseguido una visión global de su trabajo que pueden transportar a sus clientes. “Lo tenemos todo en Wrike y, si eres ordenado, te permite de una manera muy fácil tenerlo todo trazado”, asegura Jaume.

Ahora, cuando realizan el cierre de un proyecto, el equipo de CYP Ingeniería entrega a sus clientes los informes relacionados con el proyecto donde se plasma toda la dedicación invertida de forma visual en diferentes gráficos. Wrike se ha convertido en su única fuente de información, donde hasta planifican y registran el acta de sus reuniones, creando tareas con toda la información relevante que se desprende de la reunión y a la que pueden acceder y consultar siempre que lo necesiten. “Los proyectos los llevamos con nosotros allá donde vayamos, solo necesitamos el móvil abrir, compartir y cerrar tareas. Es muy fácil y esto es una de las cosas que más gusta en nuestro equipo”, explica Jaume.

Sus superpoderes

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Paneles de control

Los paneles de control ofrecen una vista general del trabajo según el usuario, en la que pueden mostrarse diferentes proyectos y añadir widgets para gestionar y clasificar las tareas. “Los paneles de control son nuestra agenda del día a día, prácticamente todo el equipo acude a ellos para consultar lo que tienen por delante o la evolución de los proyectos”, afirma Jaume Graells.

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@Menciones

Gracias a las menciones, toda la comunicación en torno a un proyecto queda registrada en su contexto adecuado, permitiendo a todo el equipo estar al tanto de lo que está sucediendo con solo consultar el historial de menciones. “Wrike es ahora nuestro centro interno de comunicación, nos permite tener toda la información relevante en un mismo lugar y estar actualizados en todo momento”, comenta Jaume.

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Informes

Los informes en tiempo real de Wrike te permiten tener una visibilidad de todos los proyectos importantes, tanto para utilizarlos de forma interna como para informar a los clientes sobre la evolución del proyecto o darles una mayor visibilidad sobre el trabajo realizado. “Desde que utilizamos Wrike, mostrar al cliente en qué hemos estado trabajando es mucho más fácil con los informes de actividad y los gráficos de dedicación. Además son mucho más intuitivos e ilustrativos”, explica Lluís Grau.

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