Basebone reduce en un 20% el tiempo invertido en alinear proyectos y tareas gracias a Wrike

Benito Álvarez

Director de Marketing

Belén Ladrón de Guevara

Responsable de Operaciones

Basebone — Empresa tecnológica especializada en marketing, entretenimiento y facturación móvil con sedes en Londres, Marbella y Sudáfrica. Basebone cuenta con una base de clientes activos de más de tres millones y con más de diez años de experiencia en la industria.

Su historia

La flexibilidad se convierte en un requisito básico cuando afrontas cambios y Basebone supo cómo potenciarla en su equipo

Cuando una organización experimenta un repentino crecimiento en el negocio, tanto la estructura como la forma de trabajar de los diferentes equipos necesitan adaptarse a los cambios para no quedarse atrás.

Esto es lo que le sucedió hace unos años al equipo de Basebone y lo que les impulsó a buscar una herramienta de gestión del trabajo colaborativa con la que pudieran definir una nueva forma de trabajar a gran escala. “Al crecer tan rápido, tuvimos que redefinir muchas de nuestras antiguas formas de trabajar. Al principio, gestionar nuestro trabajo diario con reuniones, correos electrónicos y documentos en línea era suficiente dado el tamaño de nuestro equipo, pero a medida que crecíamos, se hizo necesario el uso de una plataforma donde centralizar todo nuestro trabajo diario y grandes proyectos”, nos comenta Benito Álvarez, Director de Marketing de Basebone.

Su principal requisito: que fuera una herramienta totalmente flexible que pudiera adaptarse a los cambios a medida que iban estableciendo una nueva estructura interna. Así es como, tras probar otras herramientas, llegaron a Wrike.

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Para nosotros la eficacia es muy importante y Wrike ha hecho nuestro trabajo más eficaz

Benito Álvarez

Director de Marketing

“En el inicio de nuestro recorrido con Wrike, todo el mundo tenía acceso a Wrike. Decidimos dar a nuestro equipo la oportunidad de explorar libremente la plataforma y de organizarse en ella como ellos vieran oportuno. Esto nos permitió identificar cuáles eran las necesidades del equipo, detectar los mayores conflictos de comunicación y los puntos en los que no se trabajaba eficazmente”, comenta. Belén Ladrón de Guevara, responsable de operaciones de Basebone.

Para ellos, esta primera fase les permitió acercarse al producto y vislumbrar cuál sería el uso óptimo para cada equipo, lo que les ayudó a definir los flujos de trabajo oportunos para cada departamento e implementarlos posteriormente con ayuda de un proceso de formación.

Sin embargo, la necesidad de compartir una amplia visibilidad a lo largo de toda la organización y de estandarizar el uso de la herramienta les condujo a definir una estructura común que, a la vez, se adaptara a la forma de trabajar de cada departamento, lo que finalmente resultó ser todo un éxito para Basebone.

“Observar cómo los diferentes usuarios habían estado organizando su trabajo nos permitió identificar los principales conflictos en su uso y las mejores prácticas para construir un espacio de trabajo para todos los equipos”, afirma Benito.

Con Wrike hemos reducido el gasto en papel un 15%

Belén Ladrón de Guevara

Responsable de operaciones

Su victoria

Basebone encontró en Wrike la herramienta que necesitaban para seguir creciendo y potenciar la visibilidad del trabajo en la empresa

Ahora, desde que Basebone utiliza Wrike, la empresa funciona de una manera unificada donde se potencian los flujos de trabajo únicos de cada departamento y a la vez se mantiene una estructura que permite organizar el trabajo de una manera estándar. “Todo el mundo sabe dónde guardar los proyectos, dónde crear las carpetas y tareas. También tenemos nuestras propias normas de trabajar en Wrike y gracias a que la plataforma es muy flexible pudimos implementar todo esto y más”, afirma Belén.

En Basebone cada equipo tiene ahora su carpeta, en la que organizan su trabajo en tareas individuales, que forman parte de proyectos propios del departamento o multidepartamentales. Utilizan Paneles de control para visualizar la información, la cual organizan también valiéndose de etiquetas. “Si quieres ver qué está haciendo un equipo, solo tienes que abrir su Panel de control, pero si quieres visualizarlo a nivel de proyecto (en el que se ven involucrados más de un equipo), también tenemos configurada una vista por proyectos que nos da una visión clara del estado en el que se encuentran”, explica Belén.

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Basebone cuenta con una base de clientes activos de más de tres millones.

Es por ello que ahora disfrutan de una visibilidad en el trabajo sin precedentes. “Al tener varios equipos a mi cargo, poder saber qué está haciendo cada uno de un solo vistazo, conocer el estado de los proyectos y si hay problemas, en qué punto están, sin tener que organizar reuniones continuamente, hace que mi trabajo sea más rápido y relevante”, nos cuenta Benito. “Para nosotros la eficacia es muy importante y Wrike ha hecho nuestro trabajo más eficaz”.

Wrike también les ha ayudado en el proceso de incorporación de talento a su equipo, especialmente a aquellos que se unen en un puesto a distancia. Al disponer de Wrike como única fuente de información y al trabajar dentro de una clara estructura, las nuevas incorporaciones pueden ponerse al día más rápido, reduciendo los tiempos de formación y potenciando la productividad general.

Sus superpoderes

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Etiquetas

En Wrike puedes utilizar carpetas y proyectos como etiquetas para añadir una tarea, carpeta o proyecto a otra carpeta o proyecto. Esto permite a los equipos organizar la información de forma sencilla evitando las duplicaciones y las confusiones. “Una de las funcionalidades que más nos gusta son las etiquetas, las que utilizamos para poder interrelacionar las tareas y proyectos en Wrike de forma fácil e intuitiva”, explica Benito Álvarez.

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Paneles de control

Los paneles de control permiten a los diferentes equipos de Basebone disfrutar de una vista general del trabajo según el departamento al que pertenecen, pero también por proyectos en curso, lo que facilita el seguimiento de los mismos.

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Flujos de trabajo personalizados

Con flujos de trabajo personalizados para cada equipo, los diferentes departamentos de Basebone pueden adaptar la herramienta a sus necesidades y procesos de trabajo únicos, sin tener que trabajar fuera de la estructura común compartida a través de la organización.

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