Cómo superar los desafíos de la gestión de recursos en la era digital

No hay duda de que el ritmo de trabajo aumenta cada día. Tenemos cada vez más proyectos, más tareas y más metas que necesitan ser completados al final del trimestre, al final de la semana y al final del día. Esto puede producirle vértigo tanto a los gestores de proyectos como a los miembros de tu equipo, cuyo tiempo se está repartiendo entre numerosos proyectos.

Para hacer las cosas todavía un poco más complicadas, los equipos de proyecto cada vez más distribuidos, la abrumadora variedad de nuevas tecnologías y esa fuerza de trabajo siempre activa y globalizada hacen que las cargas de trabajo de los equipos de gestión sean más complejas que nunca.

Todo esto contribuye a un mayor estrés, una mayor rotación, ineficiencias del proyecto y mayores costes para la empresa. Afortunadamente, las complejidades de la era digital pueden evitarse con una gestión de recursos adecuada.

Cuando sea posible, espera a que los recursos estén listos

El ritmo de trabajo aumenta cada día, lo que lleva a la creación de un número abrumador de tareas y tareas en crecimiento. Los plazos son cada vez más agresivos y, si no se tiene cuidado, es fácil caer en una mentalidad de "estar siempre conectado".

Puede ser tentador poner en marcha los proyectos tan pronto como se tenga luz verde, pero comenzar un proyecto sin los recursos adecuados puede en realidad "retrasar el plazo de entrega de un proyecto de cuatro meses hasta un año", según el informe de Gartner “Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk” (Planificación de la capacidad de recursos para los líderes del PPM: Para caminar, primero hay que gatear). Eso es tres veces más de lo esperado.

Aunque pueda parecer extraño, retrasar un proyecto un mes para acomodar la disponibilidad de recursos podría ahorrarte hasta ocho meses de retrasos. En lugar de impulsar el proyecto, espera hasta que todos los recursos estén disponibles para dedicarse al proyecto. Sabemos que esto no siempre es posible cuando los recursos son escasos, pero el uso de una tecnología que te permita pronosticar mejor las cargas de trabajo de los miembros del equipo puede servir de ayuda para lograr una mejor gestión de recursos.

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Utilizar datos reales

La única manera de optimizar la gestión de recursos es saber exactamente quién está trabajando en qué y cuándo. Pero es más fácil decirlo que hacerlo. La falta de visibilidad es uno de los puntos débiles más comunes para los gestores de recursos, especialmente cuando los recursos se asignan a proyectos a través de las líneas de equipo o departamento, lo que ocurre la gran mayoría de las veces.

Aproximadamente el 95% de los trabajadores en sectores intensivos en conocimiento informan que trabajan en más de un equipo al mismo tiempo, según un informe del Center of Creative Leadership. Sin una visibilidad real de las tareas y proyectos de cada recurso en todos los equipos y departamentos, es fácil que el uso de los recursos se desequilibre.

Utiliza herramientas para comprender mejor cuánta demanda hay para cada uno de tus recursos, de modo que puedas planificar con precisión y eficiencia, y en tiempo real. Las hojas de cálculo que necesitan ser descargadas, revisadas y re-cargadas conducen a brechas en la visibilidad cuando no todos pueden ver las versiones más actualizadas. Las plataformas de gestión del trabajo basadas en la nube, en las que se realiza un seguimiento de los proyectos, tareas y asignaciones dentro de una única solución en tiempo real, mantienen a todos en la misma página del libro y actualizados.

La claridad es fundamental

El diagrama de carga de trabajo de Wrike Resource te da una visibilidad completa de la carga de trabajo de todo tu equipo, incluso hasta del nivel individual de los miembros del equipo. Obtén más información aquí sobre gestión de recursos en Wrike.

Gestionar las solicitudes entrantes

Es agradable sentirse necesitado, pero una gran afluencia de solicitudes de trabajo puede llevar al caos del proyecto. Casi el 60% de los creativos comentaron haber recibido solicitudes puntuales al menos una vez a la semana. Para los departamentos con más de 51 personas, ese número se disparó hasta más del 80%.

Las solicitudes irregulares pueden distraer a los miembros del proyecto y hacer fracasar los proyectos. La forma en que los equipos gestionan el flujo de solicitudes desempeña un papel importante en el trabajo eficiente y el cumplimiento de los plazos. Crea un proceso de gestión de la demanda de trabajo que te permita responder a las solicitudes, filtrar los esfuerzos innecesarios o de bajo impacto y, después, asignarlas a los recursos adecuados.

Tres consejos para gestionar las solicitudes de trabajo entrantes

  • Haz que se requiera un envío formal para todas las solicitudes
    Cuando tienes un proceso claro de admisión de trabajo, obtienes todos los detalles que necesitas por adelantado, lo que reduce las hipótesis y te permite priorizar adecuadamente. Crea una plantilla clara para administrar las solicitudes y asegúrate de que todos sepan dónde encontrarla.
  • Mantén todas tus solicitudes entrantes en un solo lugar
    Dirige todas las solicitudes nuevas a una ubicación central para que puedan organizarse, priorizarse y rastrearse.
  • Nombra a alguien para que supervise el trabajo entrante
    Ya sea un líder de equipo, un gestor de proyectos o un gestor de recursos, si una persona maneja el flujo de solicitudes, podrás estar seguro de que la carga de trabajo estará equilibrada entre todos los recursos.

Optimizar los procesos

Los recursos son el activo más valioso de tu empresa. El mal uso de los mismos debe considerarse un despilfarro inaceptable. Diseña el plan de implementación del proyecto de principio a fin para identificar y eliminar las redundancias e ineficiencias.

Los trabajadores afirmaron que solo el 39% de su jornada laboral real se dedicaba a tareas estrictamente laborales. El otro 61% es consumido por tareas superfluas y tareas administrativas. Para muchas tareas operativas, las plantillas y la automatización pueden liberar a los miembros del equipo para que se centren en los proyectos para los que fueron empleados, en lugar de perder el tiempo con trabajos de bajo impacto.

Plantillas y automatización

Utiliza plantillas y la automatización para ayudar a realizar tareas repetitivas para que tu equipo pueda centrarse en lo que mejor saben hacer. Las plantillas de Wrike y las funciones de automatización hacen que los equipos sean más eficientes al eliminar el trabajo pesado de su jornada.

¡Pero espera! Que todavía hay más…

Emplear el tiempo, la energía y el presupuesto para gestionar adecuadamente tus recursos es lo mejor para el resultado final. No solo los miembros del equipo estarán más contentos, más comprometidos y desarrollarán su labor a niveles óptimos, sino que los proyectos también se ejecutarán de manera más fluida, rápida y eficiente.

Para obtener más información sobre las prácticas recomendadas de gestión de recursos en la era digital, descarga nuestro ebook Guía de Wrike para la gestión de recursos (en inglés).

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