¿Sabes de qué se encarga cada miembro del equipo en todo el proceso de un proyecto? ¿Qué sucede cuando tu equipo experimenta retrasos en las entregas o misteriosos atascos en la producción? ¿Sabes cómo resolver estos problemas? Cuando hablamos con Bailey Shemenski, antigua jefa de operaciones de la empresa de análisis predictivo SimpleRelevance, nos explicó cómo solía resolver estos problemas llevando un pequeño cuaderno de notas en el que incluía todos los detalles del proyecto. Al mismo tiempo, sus compañeros usaban sus propias pizarras con listas de tareas pendientes. Bastante lejos de una organización ideal. Su equipo de operaciones tenía que malgastar el tiempo buscando elementos en blocks de notas o cadenas de correo electrónico para poder hacer seguimiento de las tareas. En palabras de Shemenski: "En ocasiones, los pequeños detalles se nos escapaban sin establecer fechas de entrega o por no poder compartir mis notas con los miembros de mi equipo". De modo similar, la empresa de alquiler de apartamentos Only-apartments se enfrentó a los mismos problemas. Su departamento de marketing tenía ocho divisiones diferentes, y se encontró lanzando un nuevo sitio web al tiempo que sacaba adelante el trabajo diario. Sobrevivieron enviando cientos de correos electrónicos y celebrando decenas de reuniones. De nuevo, muy lejos de la organización ideal. Según Ramon Glieneke, director de marketing de Only-apartments, necesitaban una visión clara sobre cómo cada una de las divisiones estaba colaborando y quién se encargaba de tareas específicas. La solución consistía en una visibilidad adecuada del flujo de trabajo completo del equipo. ¿Qué es la visibilidad empresarial? La visibilidad empresarial es uno de los términos de moda sobre los que leemos en cada sitio web de Software como Servicio B2B (de empresa a empresa). Pero no se trata del espeluznante sentido de cámaras de vigilancia o espionaje de escritorio, sino la creencia de que la información transparente ofrece una visión más completa de lo que sucede en las empresas. Por lo tanto, la visibilidad no implica una microgestión ni una vigilancia del empleado. Se trata de entender mejor el trabajo interno del equipo para poder mejorar el modo en que se lleva a cabo. Una mejor visibilidad repercute en los resultados En los casos de SimpleRelevance y Only-apartments, lograron mejorar su tan deseada visibilidad con la implementación de Wrike, que se convirtió en la plataforma central para concentrar todos los datos de proyectos y acceder a ellos. Actualmente, los equipos pueden encontrar datos o información de clientes sin tener que buscar entre cadenas de correos electrónicos, celebrar reuniones de estado o esperar respuestas de correo. "Nos permite entregar el trabajo mucho más rápido", cuenta Steve Rose, responsable de satisfacción y operaciones de clientes de SimpleRelevance. "La ventaja de tener todo en un solo sistema facilita muchísimo la colaboración en los proyectos y rompe algunas de las habituales barreras de conocimiento". Añadió Shemenski: "La claridad y la posibilidad de disponer de una visión general de la carga de trabajo de todos los miembros del equipo nos ha permitido hacer nuestras entregas a los clientes de manera mucho más rápida y eficaz". Pero, ¿cuál fue el resultado final de esta visibilidad? SimpleRelevance consiguió aumentar rendimiento en un 30 %. ¿Cómo se mejora la visibilidad con las herramientas adecuadas? La visibilidad no se logra simplemente diciendo que quieres ver cómo están las cosas. Necesitas la herramienta de trabajo correcta con las funciones adecuadas. Al buscar una herramienta, es necesario que incluya las siguientes funcionalidades: Paneles de control: para poder acceder a datos fundamentales de un solo vistazo. Elaboración de informes: informes recurrentes y automatizados sobre el rendimiento del equipo, los estados de proyectos y otros datos específicos personalizables. Vista de carga de trabajo: un modo de visualizar la carga de trabajo de los miembros del equipo a nivel individual o de conjunto. Gestión de recursos: un modo de gestionar los recursos del equipo, ya sean los físicos o los monetarios. Glieneke de Only-apartments afirma que: “Los informes personalizados y detallados sobre proyectos, empleados y progreso del equipo nos ayudaron a lograr grandes resultados en el lanzamiento de nuestros proyectos”. ¿Listo para mejorar la visibilidad empresarial? Puedes seguir procediendo del mismo modo que siempre para gestionar tu empresa, esforzándote en ver lo que tu equipo está haciendo y cómo progresan los proyectos. Probablemente lo conseguirás enviando más correos electrónicos y celebrando más tediosas reuniones. O puedes considerar otras opciones para mejorar tu visibilidad mediante la implementación de una herramienta de gestión de trabajo como Wrike.
Las organizaciones de marketing están sometidas a muchísima presión. Los presupuestos no son mayores, pero las expectativas sí que lo son. ¿Cómo se puede lograr más con menos sin comprometer la calidad? Para los jefes de marketing de empresas en crecimiento que pretenden expandir sus programas, el aumento de operaciones de marketing es una de las prioridades principales. Pero hacer esto supone asumir grandes retos: coordinar a diferentes equipos al tiempo que se gestionan prioridades, recursos y parámetros sin ralentizar el trabajo no es tarea fácil. Sin embargo, más grande no es sinónimo de más lento o menos eficaz. Al aumentar tus operaciones de marketing, tu empresa de marketing en expansión puede mantenerse equilibrada y ágil mientras sigue entregando campañas que impresionen a los clientes e incentiven el crecimiento del negocio. Te proponemos cinco reglas para aumentar tus operaciones de marketing con éxito. Regla 1: comprueba que tu estrategia y procesos tienen capacidad para la expansión Más grande no siempre es sinónimo de mejor. Aumentar tus trabajos de marketing puede crear dificultades innecesarias, obstaculizar la colaboración y ralentizar el trabajo de tu equipo. La planificación inteligente es fundamental para evitar estas dificultades y mantener el buen funcionamiento de tu organización de marketing. Así que reduce en lugar de aumentar. Examina tus procesos actuales para detectar lo que puedes agilizar, determina qué trabajos de marketing están generando un ROI positivo y reduce lo que no funciona tan bien. Para poder determinar si estás en una buena posición para el aumento de operaciones, pregúntate lo siguiente: Sabes lo que distingue a tu marca de la competencia en los mercados verticales clave, o en las áreas que hayas localizado para la expansión? ¿Puedes determinar esa diferencia de forma clara? Para poder ampliar las operaciones con éxito, es necesario saber lo que atrae y retiene a los clientes que ya tienes, y aplicar ese conocimiento para una expansión que sea sostenible. Regla 2: asegúrate de que tu equipo está preparado Piensa en tu equipo y en su actual carga de trabajo y responsabilidades. ¿Están equipados para asumir un aumento de proyectos sin desatender a los clientes, productos y servicios actuales? Si tus coordinadores de marketing también se encargan de otros departamentos, como relaciones públicas y atención al cliente, análisis de datos de productividad e implementación de nuevas herramientas de marketing, ya están haciendo demasiado. Vuelve al primer paso para optimizar el trabajo y los procesos a fin de que tu equipo pueda asumir el crecimiento. O considera añadir personal para equilibrar la carga de trabajo y responsabilidades de tu equipo. A continuación, pregúntate: ¿tiene tu equipo la preparación necesaria para realizar campañas de éxito en las nuevas áreas o sectores que quieres abarcar? En caso negativo, ¿deberías contratar a nuevo personal o usar recursos externos hasta tener una mejor idea del tipo de preparación que necesita tu equipo? Evalúa a tu equipo actual para identificar las fortalezas de cada miembro y su preparación, averigua dónde residen las deficiencias y realiza contrataciones en base a esas funciones. Rule 3: si no delegas, no aumentas Según un informe llevado a cabo por el CMO Council and Deloitte, el 45 % de los jefes de marketing afirma que emplea la mayor parte del tiempo revisando y aprobando planes, presupuestos y campañas de marketing. El 42 % se pasa la mayor parte del tiempo en reuniones. El 66 % desearía emplear más tiempo en desarrollar estrategias de negocio con otros directivos de la empresa, y el 55 % necesitaría más tiempo para implementar nuevos e innovadores enfoques de marketing. Tomar buenas decisiones conlleva tiempo, algo con lo que cuentan muy pocos jefes de marketing. Así que reserva tu atención para los casos más importantes y delega siempre que puedas. Prepara a tu equipo para poder tomar buenas decisiones sobre tus iniciativas actuales de marketing, y céntrate en la ejecución de nuevas estrategias. Puesto que muchas tareas de marketing son recurrentes, como la preparación de campañas, la planificación y la publicación de contenido o la promoción de eventos, existen muchas decisiones que tu equipo tiene que tomar entorno a estas iniciativas. Por ejemplo, ¿a qué segmentos o canales se debe dirigir una nueva campaña? ¿Qué parámetros usarás para asegurar el camino hacia el éxito? Crea plantillas para tareas y proyectos recurrentes, de forma que los procesos estén estandarizados y sean fáciles de seguir. Define paneles de creación de informes que faciliten la medición y la compartición de resultados. Esta visibilidad te permitirá revisar de forma rápida las campañas sin malgastar todo tu tiempo en reuniones, y permitirá a tu equipo mantenerse alineado en las prioridades, conocer exactamente las responsabilidades de sus compañeros y los objetivos a los que se dirigen. Los correos electrónicos y las hojas de cálculo son casi la solución menos práctica que existe para agilizar un aumento de la actividad, así que busca una herramienta de gestión de trabajo que pueda crecer con tu equipo. Esta guía te ayudará a evaluar tus opciones y encontrar el ajuste perfecto para tus necesidades. Regla 4: adopta la automatización Se trata del puzle central del marketing: enviar el mensaje adecuado a la persona adecuada en el momento adecuado. Pero al tiempo que desarrollas tu máquina de marketing, estás lanzando complejas campañas simultáneas, por lo que se hace más y más difícil llevarlo a cabo. A fin de mantener la complejidad y el volumen de clientes y datos de campaña, necesitas las tecnologías adecuadas para controlar, analizar y optimizar tus actividades de marketing. Así que, ¿cómo aumentas las operaciones sin perder la personalización que ha satisfecho las necesidades de tus clientes e incentivado tu éxito actual? Adoptar herramientas de automatización de marketing te permitirá enviar mensajes muy localizados a leads (consumidores de alta posibilidad de conversión), y acortar el ciclo de marketing. La nutrición automatizada de leads ayuda a establecer relaciones con clientes a través de útiles correos electrónicos, seguimientos, participación en redes sociales, y otros medios, a fin de determinar cuando están realmente preparados para la venta. Además, mediante la automatización de tus flujos de trabajo creativos, agilizas las tareas repetitivas, reduces los errores y ejecutas con más rapidez. Regla 5: lo que no se puede medir no se puede mejorar Un reciente estudio llevado a cabo por HubSpot descubrió que solo el 23 % de las empresas superan sus objetivos financieros, y de aquellas que no los superan, el 74 % no conoce la cantidad de visitas mensuales, los leads, los MQL (leads cualificados para el marketing) ni las oportunidades de ventas que necesitan. ¿Cómo vas a aumentar tu base de clientes y flujo de ingresos si no sabes cómo entran o se mueven los leads a través de tu canal de marketing? Cuando controlas los factores adecuados, el crecimiento se convierte en una tarea mucho más sencilla. Céntrate en parámetros que conviertan a tu empresa en una organización centrada en el cliente, de forma que obtengas datos prácticos y opiniones puntuales de usuarios que hagan avanzar el negocio. Averigua cuáles son las iniciativas de marketing que crean valor para mejorar los resultados, impulsar el ROI y entregar leads ya madurados a tu equipo de ventas. Ser capaz de atribuir ingresos correctamente a las actividades de marketing es fundamental para saber dónde colocar tus recursos para impulsar el crecimiento. Los parámetros básicos, como el volumen de leads y el tráfico de sitios web son importantes, pero no profundizar en detalle provoca la pérdida de estadísticas fundamentales del rendimiento de tu actividad de marketing y, por lo tanto, de valiosas oportunidades para la mejora. La tasa de MQL (leads cualificados para marketing) a SQL (leads cualificados para ventas), los suscriptores desinteresados, y otros parámetros avanzados de marketing te ofrecerán una perspectiva más amplia de lo que está incentivando el éxito y en los que deberías centrar tu atención. Y no te limites a evaluar los resultados de las campañas; evalúa también el trabajo que implican. Evalúa el rendimiento de la campaña basándote en dos factores: ¿produjo tu trabajo los resultados deseados? y ¿justifica el resultado los recursos requeridos? Maximizar el crecimiento y mantener el equilibrio Con el fundamento correcto de operaciones de marketing, puedes desarrollar tu organización de marketing con un equipo preparado que pueda satisfacer las necesidades del cliente y las tendencias del mercado. Los equipos que adoptan el marco de marketing Agile se mantienen equilibrados al tiempo que mejoran su productividad y eficacia. De hecho, el Siete pasos para desarrollar un equipo de marketing ágil. Fuentes: Oktopost.com, Blog.marketo.com, Inc.com, Blog.Hubspot.com