Ivan Pugin
Ivan is a former Localization Team Lead of Wrike.
El público en la era de las redes sociales es caprichoso. Si alguna vez has gestionado una campaña de marketing dirigida al público de Internet, sabrás perfectamente lo rápido que un tema de tendencia candente hoy, mañana puede convertirse en noticia de ayer. Mientras tanto, tus agentes de marketing y diseñadores luchan por ser creativos, a pesar de las fechas de entrega y de los muchos canales diferentes que deben supervisar para conocer las tendencias y gestionar las conversaciones sobre marca. Por lo tanto, tiene sentido que al preguntarles sobre sus principales dificultades en el trabajo en una encuesta reciente realizada a 800 agentes de marketing, el 37,2 % responda que su principal dificultad es: "Lanzar campañas innovadoras que destaquen en el mercado". ¿Y cuál será la segunda? Pues "moverse lo suficientemente rápido como para seguirle el ritmo a los competidores y los cambios del mercado". El enorme volumen de trabajo y las fechas de entrega ajustadas exigen que los flujos de trabajo sean más simplificados que nunca en una organización de marketing. Cuando se produce algún retraso entre el resumen creativo y la producción, las aprobaciones y los tiempos de lanzamiento se ven afectados. Con todo, menos de un tercio del total de los encuestados se considera "muy satisfecho" con el modo en que sus equipos gestionan su trabajo. Pero si solo se observa a los equipos que se identifican a sí mismos como usuarios muy habituales de métodos de marketing Agile, entonces el 62,9 % afirma estar "muy satisfecho" con la gestión del trabajo de sus equipos. Está claro que Agile marca una diferencia, incluso en proyectos creativos. [caption id="" align="aligncenter" width="700"] Los principales beneficios de Agile - Encuesta de marketing Agile[/caption] Agile permite que los agentes de marketing mantengan su velocidad de trabajo a pesar de los gustos cambiantes o de las campañas ad hoc que puedan surgir sin previo aviso. Las prácticas de Agile posibilitan que los equipos creativos se centren en la colaboración y la iteración rápida, permitiéndoles superar sus dos principales dificultades y entregar trabajos aclamados. Los agentes de marketing Agile necesitan tecnología integrada para moverse más rápido Los equipos creativos y de marketing suelen lidiar con un montón de herramientas para su trabajo diario. Solo en MarTech hay hoy en día 5381 soluciones disponibles para el típico agente de marketing. O sea que a diario manejan de todo, desde hojas de cálculo, correo electrónico y aplicaciones de mensajería como Slack o Skype, hasta herramientas creativas como Adobe Creative Cloud, herramientas de revisión y soluciones de gestión de activos. Esto significa que a lo largo del día tienen que buscar entre sus múltiples fuentes para encontrar la información que necesitan: fechas de entrega, comentarios, pasos siguientes. La ineficacia de la multitarea. Andar cambiando entre las pestañas, además de los contextos, añade frustración a todo el proceso y ralentiza el ritmo de trabajo. Efectivamente, toda esa búsqueda de información condena a los creativos a tener que hacer trabajo administrativo en vez de hacer el creativo para el que se supone que están. Integrar las herramientas existentes en una sola representa un paso de gigante para aquellos equipos que desean convertirse en una organización Agile. Así tu equipo dispondrá de una "única fuente de la verdad". Tal y como nos contó recientemente Spencer Kehe, productor sénior en la empresa de producción cinematográfica ONLYCH1LD: Es muy importante extraer de la ecuación de los creativos el desconcierto en torno a la tecnología. Necesitas proteger su tiempo y esfuerzo para crear trabajo persuasivo e impactante. Si pueden utilizar herramientas integradas que les devuelvan una o dos horas al día para trabajar en diseñar, escribir y generar grandes ideas, entonces no solo estás acelerando el ritmo en que hacen las cosas, sino que también les estás permitiendo hacer el trabajo que adoran, en consecuencia, aumentar el compromiso de los empleados y, por último, ayudar en su retención. Los agentes de marketing Agile tienen que responder rápidamente para destacar Quizás la mejor forma más significativa en que Agile puede ayudar a que los equipos de marketing diseñen campañas que destaquen sobre las demás es concediéndoles flexibilidad para tirar por la ventana los planes cuando así lo necesiten. ¿Se verá afectada tu campaña por alguna tendencia inesperada o por un cambio en el mercado? Entonces es el momento de iterar. Esta flexibilidad les permite dar respuesta a las oportunidades a medida en que van surgiendo, además de ayudarles a pasar de los planes que se han quedado obsoletos en tan solo unos meses. Esto funciona porque los métodos Agile promueven que los equipos trabajen en sprints más breves y, en parte, porque la tecnología que habilita Agile también posibilita una gestión de recursos más eficaz (de una manera que propicia los cambios repentinos). Y como los equipos de Agile están basados en datos, los agentes de marketing pueden emplear análisis para identificar oportunidades conforme van apareciendo y los veloces equipos creativos pueden experimentar y ejecutar acciones. Utilizando métricas y el aprendizaje automático para probar cómo es la respuesta ante mensajes e imágenes en relación con el impacto, la viralidad y las conversiones (clics en un sitio web), los creativos pueden ver rápidamente lo que funciona y lo que no. Una vez que encuentran las combinaciones más exitosas, los agentes de marketing pueden confeccionar mejor sus campañas y resultados de escala. Y el resultado final es un trabajo que destaca sobre el de la competencia. Pero Agile no siempre es suficiente Decir que únicamente Agile es suficiente para ayudar a los agentes de marketing a crear mejores campañas es, por supuesto, una ilusión. La práctica aún requiere mentes creativas de primera y, por encima de ellas, una dirección creativa que pueda esculpir un mensaje persuasivo de ideas en bruto. Destacar entre la multitud también exige un liderazgo valiente que sea lo suficientemente atrevido para arriesgarse y ser capaz de captar la atención de públicos caprichosos. Pero ahora más que nunca, los agentes de marketing deben ser más rápidos que un rayo al crear y enviar mensajes dirigidos a encontrar consumidores dondequiera que estén. Y Agile puede ser un componente crucial para hacer esto realidad. Más información: El efecto de Agile en los equipos de marketing
"Necesito esto lo antes posible". "¿Puedes empezar con esto lo antes posible?" "Vamos a reunirnos lo antes posible". Ya has escuchado que el tiempo es dinero. Así que esta idea de dejar ese "lo antes posible" al final de cada solicitud es tu forma de ahorrar dinero (tiempo). Todo el mundo necesita todo urgentemente. Pero si todo es urgente, entonces nada es urgente, ¿no? Con esta mentalidad de "lo antes posible" estamos generando un ambiente de bullicio frenético. Tirarse de los pelos para conseguir llegar a las fechas de entrega, mantener reuniones, ser productivo, innovador, creativo y (encima de todo) avanzar con nuestros propios objetivos de carrera profesional. Y este problema no hace más que empeorar. ¿Aún no estás convencido? TripAdvisor realizó una encuesta internacional sobre las principales actividades de trabajo que suelen hacer los trabajadores durante sus vacaciones. Y aquí están los resultados: [caption id="attachment_420276" align="aligncenter" width="820"] Fuente: TripAdvisor[/caption] Aunque el tiempo sea un recurso limitado, es necesario dejar de priorizar la velocidad sobre la calidad y de sacrificar nuestro tiempo de descanso. El problema de la inmediatez (o el "lo antes posible") Aparte del hecho de que lo utilizamos para imprimir a la tarea un sentido de urgencia y de que es más crucial que otras, el significado de esa expresión es totalmente subjetivo. ¿"Lo antes posible" significa hoy o mañana? ¿La próxima semana o el próximo mes? "Lo antes posible" puede significar algo totalmente diferente para la persona que entrega la solicitud y para la persona que la recibe. Como la solicitud es nebulosa, proporciona cero información sobre cuándo debe completarse la tarea en realidad. Y no solo eso. Esta mentalidad de "lo antes posible" daña el compromiso de los empleados. A medida que continúan apresurados y luchando por hacer a tiempo las tareas "lo antes posible", su confianza y su motivación van disminuyendo y, con el tiempo, provoca la pérdida del compromiso de los empleados y que estos acaben quemados. Los empleados no comprometidos cuestan a los EE. UU. unos 605 000 millones de dólares cada año. Vamos a pasar ahora a los signos que delatan que la mentalidad de "lo antes posible" está acabando con tu plantilla. Los efectos de la mentalidad de "lo antes posible" La seguridad en uno mismo se ve sumamente afectada Cuando alguien te pide que hagas algo "lo antes posible", ¿cómo te hace sentir? Dudo que sea empoderado y motivado. Probablemente te hará sentir lo contrario. Tu seguridad queda extremadamente afectada cuando alguien te dice que hagas algo lo antes posible. Usar esta expresión para catalogar algo como importante en realidad está diciendo: "si no puedes conseguir hacer esto para mí ahora, entonces es que eres un inútil". ¿Qué tal eso para aniquilar tu seguridad? En cambio, si dices algo como "esta tarea es crucial, ¿en qué estás trabajando ahora para que veamos cómo cambiar el orden de prioridad?", de este modo no estás descargando en una persona toda la responsabilidad de reorganizar las cosas. Se arruinan los planes Todos los planes se van al traste cuando aparece una tarea "lo antes posible". Y cuando a esta se le da prioridad y se pone en la parte de arriba de la lista de tareas pendientes, el resto de tareas importantes (y no importantes, pero que todavía se tienen que hacer) bajan posiciones. Es más, lo que para una persona puede ser "lo antes posible", para otra podría no serlo (y viceversa). Así que se debería llevar a cabo la costumbre de asignar fechas de entrega a estas tareas. Una fecha de entrega es más objetiva cuando hay una fecha tangible ligada a su finalización. [caption id="attachment_420277" align="aligncenter" width="600"] Fuente: PHD Comics[/caption] Se destruye la productividad Interrumpir una tarea para empezar otra "lo antes posible" destruye completamente el dinamismo y la productividad que se había conseguido en la primera tarea. Ir cambiando entre las tareas (también conocido como multitarea) en realidad hace que tardes hasta un 40 % más en terminar que si te hubieras enfrentado a ellas de manera separada. Aborda las tareas de una en una. Si de repente aparece una tarea, sé claro y comunica que ya estás trabajando en otra tarea diferente. A partir de ese momento, tu gestor debería decirte si dejas a un lado esa primera tarea y te centras en la crucial, o si tienes que finalizar la tarea en la que estás trabajando antes de cambiar a la crucial. Se pierde la confianza Usar el "lo antes posible" es una manera infalible de perder la confianza de todo tu equipo. Servir fechas de entrega subjetivas y generar estrés innecesario es tender una trampa a tu equipo para que falle, y esto hará que acaben resentidos contigo rápidamente. Mejor céntrate en alimentar la confianza con entrevistas personales y ten una conversación abierta sobre los objetivos de mayor prioridad. Si llega una tarea repentina y crucial, alivia su carga distribuyendo algunas de las otras tareas a otro miembro del equipo. Se sacrifica la calidad Al tratar de finalizar algo lo antes posible, está prácticamente garantizado que también vas a sacrificar la calidad para conseguir hacerlo a tiempo. Cuando esto ocurre, aumentan las probabilidades de tener que hacer correcciones y sumar reelaboraciones, y te ves a ti mismo empleando la misma cantidad de tiempo (y a veces más) trabajando en esa tarea. No permitas que la urgencia eclipse la calidad del trabajo. Si hay algo que va a tardar un poco más en estar listo, normalmente los clientes y las partes interesadas están dispuestas a esperar un poco más con el fin de que el trabajo se haga bien, antes de recibir algo que no cumple con sus expectativas. Deja de usar el "lo antes posible"... ¡lo antes posible! Si te consideras a ti mismo como alguien que convierte todo en crucial, entonces deberías replantearte tu estrategia. El tiempo ahorrado al sacrificar la seguridad y la confianza de tu equipo, otras fechas de entrega, la productividad y la calidad del trabajo no merece la pena, y todo por buscar la manera más rápida de llevar algo a la parte de arriba de la lista de tareas pendientes. Reconsidera tu mentalidad y encontrarás una explosión de impulsos y una enorme capacidad de maniobra.
No hay empresa con éxito en el mundo que no haya pasado por una racha de tiempos difíciles. Ya sea por un éxodo masivo de liderazgo, por un giro en las metas y objetivos, o por la falta de recursos y financiación, siempre habrá momentos en los que tus empleados se encontrarán agobiados, confundidos y de los nervios. Los empleados no comprometidos cuestan a las empresas hasta 550 000 millones de dólares al año en pérdidas de productividad; sin mencionar los costes de contratación e incorporación para reemplazarlos. Los hechos están ahí: si no les das una razón para quedarse, se irán. Después de instalarse el miedo y el pánico inicial, llega el momento de reagruparse y avivar el entusiasmo entre los miembros de tu equipo. Como líder, tu obligación es mantener la rueda en movimiento y tener a tu equipo tan motivado como sea posible para que saquen lo mejor de sí mismos. 1. Trátalos como personas Tu equipo no solo consiste en una plantilla de subordinados que trabajan incansablemente para ti sin importar la situación. Tu equipo se verá afectado mental y emocionalmente por cualquier golpe negativo que reciba la empresa. Interesarte por su bienestar y reconocer que la empresa está atravesando una mala racha es lo que distingue a un líder de un jefe. Toma la temperatura de tu equipo de manera regular. Programa encuentros con ellos cara a cara más frecuentemente para controlar cómo lo llevan personalmente. Cuanto antes consigas que tu equipo confíe en ti, antes lo verás volviendo a la normalidad. 2. Sé transparente El énfasis que ponemos en esto nunca será suficiente. Suceden demasiadas cosas a puertas cerradas y es un error común pensar que lo que no conoces, no puede hacerte daño. Cuando, de hecho, puede hacerlo y mucho. Una encuesta de CareerBuilder reveló que el 37 % de los trabajadores era más propenso a dejar su trabajo por una mala opinión sobre el desempeño de sus jefes debido a la falta de transparencia. La clave para la transparencia está en fomentar la confianza y el respeto entre ejecutivos y empleados (¡en ambos sentidos!). El hecho de que tu equipo no entienda por qué se toman determinadas decisiones, además de que no se les tenga en cuenta en el proceso de decisión, puede hacer que sientan que no tienen autoridad y que son prescindibles para la empresa. La publicación Harvard Business Review, en 2013, en una encuesta sobre el compromiso de los empleados, expuso que el 70 % de los encuestados afirmaba estar más comprometido cuando el líder principal les informaba continuamente sobre las novedades y les comunicaba la estrategia de la empresa. Establece un proceso de transmisión de información e inclusión de tu equipo en las decisiones empresariales. La aportación del equipo podría no solo ayudar a encontrar una solución más rápida al problema, sino también a que se sienta valorado en la organización. 3. Céntrate en los triunfos Durante este tiempo, resulta increíblemente importante celebrar cualquier logro, no importa si se trata de algo pequeño. Con la moral baja, tu equipo necesita reafirmarse en que su trabajo todavía se valora y que está teniendo efectos positivos. Mantén reuniones habituales con tu equipo y destaca, al menos, un logro a la semana. Puede ser cualquier cosa: desde tasas de apertura de correo electrónico ligeramente más altas hasta el cumplimiento del plazo de un proyecto importante. Descubrirás que el hecho de hacer notar los pequeños logros estimulará la positividad y la confianza entre tu equipo durante una época en la que es probable que su confianza se haya mermado sustancialmente. Por otro lado, tranquilízalos explicándoles que, independientemente de lo que esté pasando en el nivel ejecutivo, ellos deben centrarse únicamente en lo que pueden controlar. 4. Pídeles que te hagan comentarios Puede que no quieras escucharlo, pero es necesario determinar lo que está pasando realmente con tu equipo. Sus comentarios sinceros te permitirán, por un lado, evaluar de verdad el nivel de caos que ha dado como resultado y, por otro, ayudar a que sientan que tienen voz en el asunto. Aborda sus preocupaciones con transparencia honesta (consulta los detalles arriba) y una clara indicación de las acciones constructivas que planeas llevar a cabo. Intenta evitar preguntas poco claras a las que les siguen respuestas poco claras como "¿cómo vas?" y sé lo más específico posible. Algunas preguntas que podrías hacer son: ¿Cómo te están afectando personalmente los cambios en la empresa? ¿Cómo crees que el equipo está gestionando estos cambios? ¿Qué puedo mejorar para ayudarte a seguir siendo productivo? ¿Qué cambios te gustaría ver a nivel de equipo/empresa? 5. Planea una salida con todo el equipo En palabras del gran Benjamin Franklin: "Debemos estar todos juntos, o, sin duda alguna, caeremos por separado". Los "happy hour", los juegos con amigos y los eventos culturales son algunas razones estupendas para salir de la oficina y centrarse en el desarrollo de las relaciones. Mira nuestra lista completa de juegos para fomentar el espíritu de equipo para obtener más ideas. Liderar a tu equipo en tiempos de crisis Al final, como gestor, depende de ti tanto medir el nivel de preocupación de tu equipo, como eliminar todo el estrés adicional que esté entorpeciendo su rendimiento. La negatividad que surge por los cambios de la empresa puede resultar extremadamente contagiosa y extenderse de manera incontrolable. Por lo tanto, pon fin a la infección desde la raíz y céntrate en promover la confianza y la positividad. Con este plan tu equipo estará seguro de que podrá capear cualquier temporal.
¿Tu equipo recibe un flujo constante de solicitudes similares? Si es así, entonces tienes la oportunidad de aumentar la productividad del equipo rápida y fácilmente. Wrike acaba de presentar una mejora que aúna dos útiles funciones: plantillas de proyectos y formularios de solicitud. Ahora puedes convertir automáticamente las solicitudes entrantes en proyectos gracias a las plantillas. El cliente recibe la confirmación inmediata de recepción de su solicitud y el equipo puede empezar a trabajar cuanto antes. Lo mejor de todo es que el proyecto optimizado fusiona todos los requisitos del cliente y organiza las tareas para lograr cumplir la fecha de entrega preferida de forma automática. Paso 1: crea la plantilla de proyecto Configura una plantilla de proyecto que desglose y asigne todas las tareas y las subtareas. Optimiza los pasos mediante la definición del orden, la duración y el espaciado entre las tareas. Incluye las instrucciones genéricas y los elementos adjuntos necesarios para todas las solicitudes en la plantilla. Guarda la plantilla en una carpeta distinta para separarla de los proyectos reales. Paso 2: crea un formulario de solicitud Crea un formulario de solicitud en la pestaña Gestión de cuentas > Formulario de solicitud de Wrike. Decide cuáles serán los campos obligatorios de antemano para ahorrar tiempo a tu equipo. Accede a los formularios de Wrike o haz que estén disponibles por medio de una URL externa. Una vez enviado, el proyecto se activa desde una plantilla activa. Paso 3: supervisa las nuevas solicitudes Obtén una perspectiva general del estado en un panel de control compartido. Las fechas vencidas aparecerán en rojo para que puedas saber si hay algo en peligro. Reconoce el esfuerzo de los mejores, aquellos que son capaces de acabar más tareas. ¿Estás interesado en convertir al instante la próxima solicitud en un proyecto? Para obtener más información acerca de cómo configurar proyectos con plantillas consulta este artículo de la página de ayuda. Formularios de solicitud es una función que está disponible solamente para los planes Wrike Business y Wrike Enterprise. Para actualizar tu cuenta, ponte en contacto con [email protected] o bien inicia una prueba gratuita del plan Wrike Business ya mismo.
