Hemos creado muchos vídeos sobre nuestro diagrama de Gantt. En ellos se describen los diferentes aspectos del uso de nuestro diagrama de Gantt (conocido como vista de cronología), por ejemplo, cómo crear una nueva tarea directamente desde la cronología y enlazar las tareas dependientes. También contamos con nuestro Centro de ayuda para ofrecer un desglose de las diferentes funciones. Sin embargo, ninguno de estos recursos incluye las prácticas recomendadas para usar la cronología de Wrike, por lo que a continuación hemos incluido una serie de consejos acerca de cómo empezar de la forma más eficaz y práctica. Qué debes saber antes de empezar Un diagrama de Gantt es una forma avanzada de realizar el seguimiento de la cronología de tu proyecto. Debes usarla para ver un panorama general de los proyectos en curso y cómo les afectan otros proyectos que llegan o se llevan a cabo simultáneamente. La principal ventaja de un diagrama de Gantt es que ayuda a planificar los grandes hitos y visualizar el alcance de los proyectos. Dos consejos rápidos de Wrike antes de adentrarnos en otros aspectos: 1. Las tareas solo aparecerán en la cronología si tienen una fecha adjunta dada la naturaleza de su función de tipo calendario. Es decir, tus tareas pendientes no aparecerán hasta que tengan una fecha de finalización asignada. 2. Asegúrate siempre de poner nombres inequívocos a tus tareas (y carpetas). Debes poder obtener la mayor parte de la información del nombre de la tarea. "Enviar al cliente" no lo deja claro. ¿Qué se envía al cliente? "Enviar el contrato estándar al cliente" es mucho más concreto cuando se visualiza en el diagrama de Gantt. Cómo añadir tus tareas en Wrike Cuando estés preparado para empezar a añadir tu trabajo a un diagrama de Gantt, te encontrarás en una de estas dos situaciones: ya tienes una programación dispuesta; o bien aún tienes que crear la planificación de las tareas. En ambas situaciones, primero tenemos que asegurarnos de que todas las tareas estén en Wrike. El mejor lugar para hacer esto es la vista Lista de tareas. En esta vista puedes utilizar la función de incorporación rápida para introducir todas las tareas en tu espacio de trabajo con un esfuerzo mínimo y de una sola vez: Selecciona la carpeta y el proyecto correcto en el que desees introducir tus tareas. Haz clic en "+ Nueva tarea" en la parte superior de la vista Lista de tareas. Escribe el nombre de la tarea y haz clic en Intro. Repite estos pasos hasta que todas las tareas se encuentren en tu espacio de trabajo. Ahora, para que estas tareas aparezcan en tu diagrama de Gantt, deben tener fechas de finalización. También puedes asignar fechas rápidamente utilizando nuestros accesos directos en la vista Lista de tareas: Pasa el cursor por encima de la parte derecha de una tarea de la lista y aparecerá un pequeño icono de calendario. Haz clic en este icono y selecciona la fecha de finalización correcta para cada tarea. Si ya sabes la duración de la tarea (el tiempo que se tarda en finalizar la tarea), también puedes definirla en este momento. No establezcas tareas como hitos a menos que sea el final de proyecto (por ejemplo, la fecha del gran lanzamiento, la fecha de un evento o una fecha de entrega final). En la mayoría de los proyectos solo debes tener una tarea que sea evento de hito. Si no estás seguro ahora, puedes seguir estableciendo tareas como hitos más adelante. Si estás en la segunda situación de las mencionadas anteriormente (sin programación), añade la misma fecha a todas las tareas, una fecha próxima a la posible fecha de inicio. De este modo, las tareas aparecerán en el diagrama de Gantt y, a continuación, podrás reprogramarlas desde este punto utilizando la función de arrastrar y soltar. Cómo perfeccionar tu programa en el diagrama de Gantt Ahora que se han introducido todas las tareas y las fechas en Wrike, ha llegado el momento de consultar tu diagrama de Gantt. Cómo establecer las fechas de inicio y finalización de las tareas Ahora que ves la representación de tu programa, vuelve a comprobar el programa para saber si sigue siendo correcto y ajústalo como creas conveniente. Si no has definido el programa aún, ha llegado el momento de arrastrar y soltar las tareas en el sitio correspondiente de la cronología para asignar sus fechas de inicio y finalización. Ten en cuenta el orden que deben seguir las tareas completadas mientras creas el programa. → Consulta todas nuestras medidas rápidas para cambiar el programa de tu proyecto en nuestro Centro de ayuda. Ahora que has terminado el programa, debes definir la fecha de entrega final como hito, si es que todavía no lo has hecho. De este modo, aparecerá como un pequeño indicador en la cronología. Esto es útil porque si haces retroceder o avanzar las tareas del proyecto, el hito no se moverá con ellas. Los hitos se han diseñado para proyectos con una fecha de finalización fija y no se pueden cambiar. (Por ejemplo, si ya has anunciado públicamente la fecha de lanzamiento o si un cliente te ha dado una fecha de finalización inamovible). Haz clic en la tarea que debe ser hito, selecciona "Convertir en hito" y, a continuación, vuelve a comprobar la fecha para ver si es correcta. Cómo configurar las dependencias Uno de los principales objetivos de usar un diagrama de Gantt es configurar las dependencias de trabajo. ¿Qué tareas dependen de otras para iniciarse o finalizar? Puedes conectar las tareas de una de estas cuatro formas: La tarea A solo puede empezar cuando la tarea B haya finalizado. La tarea A solo puede empezar cuando la tarea B haya empezado. La tarea A no puede finalizar hasta que no termine la tarea B. La tarea A no puede finalizar hasta que no empiece la tarea B . Si la única dependencia de tu programa está relacionada con el evento de hito (por ejemplo, si no puedes finalizar el evento de hito hasta que todas las tareas hayan finalizado), entonces adjunta todas las tareas al hito. En nuestros diagramas de Gantt, puedes configurar dependencias de tareas utilizando la función de arrastrar y soltar. Arrastra la línea desde el comienzo o el final de la tarea A hasta el comienzo o el final de la tarea B para configurar la relación. Después de configurar las dependencias de las tareas correctamente, el diagrama de Gantt reprogramará automáticamente todas las tareas conectadas si cambia la fecha de inicio o finalización de una tarea. Cómo comprobar el progreso del trabajo Una vez que el diagrama de Gantt se haya configurado completamente, se hayan asignado las tareas y el trabajo esté en marcha, podrás consultar el diagrama de Gantt para comprobar el progreso. Cómo usar los códigos de color del diagrama de Gantt para vistas rápidas Cuando abres el diagrama de Gantt, la fecha actual se señala con una línea vertical roja. A medida que progresa el trabajo, verás tres posibles colores para las tareas del diagrama de Gantt: Verde: Estas tareas ya han finalizado. Ten en cuenta que esto no necesariamente significa que se finalizaran a tiempo, sino que están finalizadas en este preciso momento. Rojo: Estas tareas siguen en curso y van con retraso. Como encargado o colega, puedes hacer clic para abrir la tarea y preguntar a sus propietarios por qué se está demorando la finalización. Azul: Estas tareas siguen en curso, pero no van con retraso. Si te preocupa el progreso, haz clic para abrir la tarea y ver cómo va el trabajo. Si eres usuario de Empresa, puede que el código de colores azul/rojo/verde no esté disponible si has personalizado el flujo de trabajo creando estados personalizados. Así pues, tus tareas aparecerán en el color predefinido para el estado personalizado actual. Cuando consultes el progreso, recuerda echar un vistazo a las líneas de dependencias. Si la tarea C depende de la finalización de la tarea B, y la tarea B depende de la finalización de la tarea A, cualquier demora puede perjudicar a todo el proyecto. Si ves que se acerca la fecha de finalización de una tarea de la que depende la tuya, asegúrate de que el trabajo finalice a tiempo, de forma que no rompa el flujo del proyecto y ponga en peligro otras tareas, o aun peor, el hito. Cómo utilizar los filtros para buscar lo importante Si solo quieres ver el diagrama de Gantt de determinados estados de trabajo, propietarios de tareas concretas, fechas u otros criterios, puedes filtrar la vista del diagrama de Gantt. ¿Qué más quieres saber? ¿Tienes más preguntas acerca del diagrama de Gantt de Wrike? Obtén más información en nuestro Centro de ayuda, ve nuestros vídeos de instrucciones o plantéanos tus preguntas en la sección de comentarios que aparece a continuación.
Eres director creativo. Tienes demasiados proyectos, el personal ya está trabajando más tiempo de la cuenta y no tienes ni idea de cómo sacar el trabajo adelante de forma rápida y eficaz con el sistema actual. ¿A qué puedes recurrir? Las soluciones colaborativas de gestión de trabajo ayudan a reducir el tiempo que el equipo pierde asistiendo a reuniones extraordinarias, gestionando una increíble cantidad de correos electrónicos y buscando sin rumbo fijo los últimos elementos adjuntos y productos creativos actualizados. Lo que es más importante, una herramienta de colaboración eficaz dejará más tiempo para que el personal creativo SEA más creativo, en lugar de tener que encargarse de localizar especificaciones del proyecto o enviar correos electrónicos. Los equipos creativos están ocupados, es gente atareada, ya estén consiguiendo clientes nuevos o haciendo malabares con pedidos interminables. No tienen tiempo para probar nuevas herramientas simplemente porque no pueden permitirse que fallen. Antes de comprometerte con una solución de gestión de trabajo y lanzarte de cabeza, lee esta guía que te ayudará a asegurarte de que el ocupado equipo creativo ha adoptado correctamente la opción elegida. ¡Ponte en marcha y crea! 1. Define los procesos para utilizar la herramienta Sabes qué hacer y cómo. Por lo tanto, como pionero en la adopción y paladín último de la herramienta, toma ese conocimiento y crea un conjunto de reglas definidas para el modo en que el equipo utilizará la nueva herramienta, de forma que sepa qué puede esperar de ella. Crea un documento que explique: Qué funciones se utilizarán y cómo se hará. Algunas herramientas incluyen muchas funciones, pero puede que no las necesites todas. Elabora una lista de funciones que usará el equipo y la forma exacta en que ayudará al equipo a sacar el trabajo adelante. Cómo organizar el trabajo. La herramienta de colaboración debe ofrecer un sistema de organización de tareas en carpetas o proyectos para que el trabajo no se disperse sin rumbo por la herramienta. Decide si el equipo organizará el trabajo por el tipo de producto, cliente que lo solicita, diseñador asignado o todo lo anterior. Lo que más convenga en tu caso. Cómo nombrar el trabajo. Configurar una convención de nomenclatura coherente ayudará a los empleados a entender qué obtendrán cuando abran una tarea. Configura un sistema que incluya reglas como: Iniciar/finalizar las tareas con [Nombre de cliente] Iniciar las tareas con un verbo como, por ejemplo, "Crear" o "Actualizar" Iniciar/finalizar con una estimación de tiempo que llevará la tarea, por ejemplo, [2hrs] Cómo organizar los elementos adjuntos. Acuerda con el equipo el lugar en el que se guardarán los documentos y los archivos creativos para asegurarte de que estos no se pierdan. ¿Se guardarán en una carpeta todos juntos? ¿Se adjuntarán en el nivel de la carpeta, el proyecto o la tarea concreta? ¿Hay una unidad compartida en la que se guarden actualmente todos los archivos? ¿Cómo nombrarás a los productos creativos para que resulten fáciles de identificar? Una vez finalizado un proyecto, ¿las versiones finales de los productos creativos se guardarán en algún lugar concreto? Programación de reuniones recurrentes. Si el equipo asiste a reuniones recurrentes, prográmalas en la herramienta. No es absolutamente necesario, pero si lo haces, conservarás todo el trabajo colaborativo (y una reunión debería considerarse como tal) en un espacio cohesivo. Sugerencia: crea una carpeta llamada "Reuniones" que incluya subcarpetas para diferentes tipos de reuniones (si procede). A continuación, en esta carpeta, crea una tarea con la fecha y el título de la reunión, asígnala a todos los asistentes a la reunión, define la fecha y conviértela en una tarea recurrente. Cuando se celebren estas reuniones, toma notas de ella en esta tarea, de forma que todos tengan acceso inmediato a ellas y puedan añadir más información si fuera necesario. 2. Introduce un pequeño grupo principal de prueba Cuando hayas descrito los procesos para usar la herramienta, se supone automáticamente que has creado la mejor forma de uso para todo el equipo. Recibirás información, tal y como sucede con los clientes de un proyecto. Incorpora un pequeño grupo principal de primeros usuarios en la herramienta, explica los procesos definidos, ofrece formación sobre las funciones y cómo usar la herramienta, y pídeles que empiecen a usarla de inmediato para colaborar en un proyecto pequeño o grande. Véndeles las ventajas de utilizar la herramienta y los procesos nuevos, y anímales a que la prueben a conciencia para que adquieran confianza en la nueva herramienta y, de este modo, minimizar el riesgo de volver al estilo de trabajo anterior. 3. Modifica los procesos para mejorarlos A medida que avance el proyecto, pide al equipo que añada o modifique los procesos preliminares cuando lo consideren oportuno antes de implementar la herramienta en el resto de los miembros del equipo. Si tienen sugerencias de formas más adecudas de usar las funciones, pon un nombre a las carpetas, las tareas, etc., e incorpora los comentarios en el documento de procesos. Los miembros del equipo deben tener la última palabra acerca de cómo usar la nueva herramienta de colaboración, ya que serán ellos los que trabajen con ella a diario. 4. Implementa la herramienta para todo el equipo Una vez que tanto tú como el grupo de prueba estéis seguros de haber creado una forma sostenible de implementar y utilizar la herramienta de colaboración, ha llegado momento de la verdad. Implementa la herramienta para todo el equipo de la misma forma que lo hiciste con el pequeño grupo de prueba. Comparte la documentación de los procesos, ofrece formación al equipo y pídeles que empiecen a utilizar la herramienta de inmediato para colaborar en nuevos proyectos. 5. Continúa modificando los procesos según sea necesario Como siempre, sigue pidiendo opiniones. Si alguien tiene alguna idea acerca de cómo puede el equipo utilizar mejor una función, ten en cuenta todas las ideas en beneficio del equipo y con el propósito de alcanzar los objetivos finales. Cuando no funcione un proceso, crea una solución y, a medida que vayas realizando ajustes, comprueba con el equipo mensual o trimestralmente si el problema se ha solucionado. Si utilizas una herramienta de colaboración SaaS, es probable que la empresa publique actualizaciones, mejoras y nuevas funciones regularmente. Plantéate siempre si debes implementar las nuevas funciones en el flujo de trabajo para una mejor colaboración del equipo. No todas las funciones satisfarán las necesidades del equipo, por lo que solo debes actualizar los procesos en caso de que creas que mejorarán la forma de trabajar del equipo. Ayuda al equipo a trabajar mejor juntos Sigue estos cinco pasos para asegurarte de que el equipo creativo pueda adoptar correctamente la nueva herramienta de colaboración, de forma que puedan trabajar mejor y dedicar más tiempo a la CREACIÓN en lugar de al mantenimiento de sus bandejas de entrada. Si tienes más información acerca de qué funciona y qué no funciona al implementar una herramienta de colaboración en un equipo creativo, incluye tus opiniones en la sección de comentarios que aparece a continuación. Si accedes al mercado para conocer nuevas herramientas de colaboración, descarga nuestra guía gratuita para el comprador de software de colaboración. En ella encontrarás preguntas y funciones que debes valorar antes de comprar.
Como gestor con experiencia o, incluso, como gestor novato, la probabilidad de encontrarse con un compañero de equipo conflictivo es, desgraciadamente, muy alta. Necesitas anticiparte y estar preparado para manejar la situación sin causar problemas adicionales. Incluso si eres uno de esos gestores afortunados que no tiene en su equipo un miembro problemático, siempre estará «esa persona» que, aunque normalmente no resulta difícil trabajar con ella, sí que tiene sus momentos de terquedad y de falta de flexibilidad. ¿Cómo gestionas las situaciones delicadas del equipo sin parecer el tipo malo? Lee en esta infografía nuestros consejos para identificar y dirigir adecuadamente a los miembros conflictivos del equipo. ¿Crees que es útil esta infografía? Compártela en las redes sociales o publícala en tu propio blog con el siguiente código: Infografía ofrecida por Wrike ¿Qué otro consejo darías? Si posees experiencia de primera mano en gestión de trabajadores conflictivos y tienes tus propios consejos para compartir, ¡coméntalos a continuación! Nos encantaría aprender de tu experiencia.
¿Cuándo fue la última vez que abriste tu cuenta de correo electrónico? ¿Hace escasamente unas horas? ¿Estabas revisando tu bandeja de entrada justo antes de empezar a leer este artículo? Unas estadísticas de Business Insider han revelado que más de un tercio de los estadounidenses comprueban continuamente su correo electrónico a lo largo del día. Según una encuesta de 2010 de AOL, un 47 % de las personas afirma estar enganchado al correo electrónico, un 25 % no puede pasar más de tres días sin correo electrónico, un 60 % lo comprueba durante las vacaciones y un 59 % desde el cuarto de baño. Ha llegado el momento de acabar con esta adicción. El problema real de comprobar el correo electrónico Antes de profundizar en el tema, debemos reflexionar: ¿comprobar el correo electrónico es realmente una adicción negativa o es algo necesario para el desarrollo de un trabajo de oficina? Después de todo, de acuerdo con nuestra última encuesta, el 59 % de las personas declara que sus equipos guardan la información de los proyectos en mensajes electrónicos y el 13 % dice que sus equipos van más allá, hasta el punto de seguir los progresos de los proyectos a través del correo electrónico. Parece que es una herramienta importante para realizar el trabajo. Pero, como verás a continuación, se ha demostrado que el correo electrónico es un enorme inhibidor de productividad y que, incluso, puede estar afectando de manera negativa en nuestros estados de ánimo: 1. Estar gestionando el correo electrónico constantemente significa más tiempo desperdiciado. Al trabajador medio se le interrumpe cada diez minutos o una media de 56 veces al día y tarda unos 25 minutos en volver a centrarse completamente en la tarea que estaba realizando. Esto supone emplear dos horas cada día en recuperarse de las distracciones. Desgraciadamente, comprobar habitualmente el correo electrónico es una de esas problemáticas interrupciones que provocan que pierdas la concentración. En el estudio sobre lugar de trabajo Jackson et al. (2002), descubrieron que se reaccionaba al 70 % de los mensajes electrónicos en los seis primeros segundos desde su llegada y al 85 % en los dos primeros minutos. Después de verse interrumpidos por el correo electrónico, los participantes de este estudio necesitaban 64 segundos de «¿Y qué estaba haciendo yo?» para recuperar su concentración. Es más, según el análisis del McKinsey Global Institute, el 28 % de la semana laboral se emplea en leer y responder mensajes electrónicos. Esto significa que, si trabajas una semana laboral estándar de 40 horas, desperdicias más de 11 horas semanales solamente en mirar tu bandeja de entrada en lugar de estar haciendo tu verdadero trabajo. 2. Comprobar el correo electrónico inhibe la productividad El correo electrónico es una forma de «procrastinación productiva» de la que nos encanta depender. Cuando no tenemos ganas de trabajar en las tareas actuales, pensamos: «solo voy a responder correos electrónicos durante unos minutos». Nos sentimos mejor si «procrastinamos» vía correo electrónico porque «técnicamente es trabajo». Este proceso de pensamiento es un facilitador de malos hábitos y lo que en principio son solo «unos minutos» para mirar el correo electrónico, pueden alargarse fácilmente durante más tiempo del deseado. Resulta que muchas personas admiten que comprobar frecuentemente el correo electrónico es un problema para la productividad. En la «Encuesta sobre la gestión del trabajo 2015» de Wrike, el 40 % de los encuestados identifica el correo electrónico como uno de los principales obstáculos para la productividad, ocupando el tercer puesto en la lista de inhibidores de trabajo comunes. La tarea de responder a los mensajes electrónicos se declaró como más perjudicial para la productividad que la confusión de prioridades, la «procrastinación» e, incluso, que las tareas con fecha de entrega inmediata. 3. La espera de mensajes electrónicos está destrozando tu estado de ánimo La próxima vez que estés en el trabajo con un humor de perros, ten en cuenta esto: la dependencia del correo electrónico está destrozando tu estado de ánimo. Lo miras una y otra (y otra) vez esperando una pizca de buenas noticias. Pero nunca llega nada. O lo hace de una manera tan irregular que te decepcionas cientos de veces. Nancy Colier lo denomina «lotería del cerebro» en Psychology Today. Es una parte flexible de nuestro cerebro que «inspira esperanza y un sentido de posibilidad, siempre que esa esperanza esté respaldada a su vez por una voluntad proactiva en nuestro comportamiento». Nuestra comprobación habitual nos inspira esperanza (y nos decepciona continuamente cuando ese gran mensaje nunca llega). Además, nos estresa. Un estudio de la University of British Columbia reveló que el grupo que comprobaba su correo electrónico con la mayor frecuencia posible sentía mucho más estrés que el grupo al que solo se le permitía comprobarlo tres veces al día y, además, no se sentían más productivos por ello. Los adictos al correo electrónico se están cargando su estado de ánimo sin razón. 4. Cuando compruebas el correo electrónico constantemente, bloqueas tu fluidez en el trabajo Los investigadores han descubierto que llegar al estado de fluidez en el trabajo puede aumentar el rendimiento laboral (es la mejor forma de terminar las tareas de manera eficiente). El psicólogo Mihály Csíkszentmihályi afirma que: «[fluidez] es estar completamente involucrado en una actividad por sí misma. El tiempo vuela. Toda acción, movimiento y pensamiento resulta inevitablemente de otro previo, es como tocar jazz. Todo tu ser está involucrado y estás utilizando tus habilidades al máximo». Por desgracia, es difícil ver cómo alguien alcanza el estado de fluidez necesario para conseguir realizar trabajos complejos. Nuestras bandejas de entrada nos distraen con mucha más frecuencia de lo que nos percatamos. Los participantes de un estudio de Renaud et al. (2006) declararon que pensaban que solo revisaban su correo electrónico, de media, una vez por hora. Sin embargo, cuando los investigadores les espiaron, detectaron que los participantes en realidad miraban el correo electrónico casi cada cinco minutos. Esta alternancia entre la tarea y la bandeja de entrada a lo largo del día exige que el cerebro se esté reajustando una y otra vez al nuevo punto de concentración. Estamos interrumpiendo nuestro propio trabajo periódicamente (¡y sin ni siquiera darnos cuenta!) La psicología detrás de por qué nos enganchamos Para solucionar el problema necesitamos comprender lo que pasa en nuestro cerebro. ¿Por qué estamos tan obsesionados con nuestras bandejas de entrada? Aquí exponemos algunas teorías: 1. Condicionamiento operante La teoría más predominante tras la razón de abrir constantemente nuestra bandeja de entrada, incluso cuando sabemos que es poco probable que tengamos nada nuevo, es el condicionamiento operante. En particular, los programas de intervalos variables de refuerzo. El condicionamiento operante es un reconocido concepto de la psicología, que se define como un tipo de aprendizaje que moldea tu comportamiento a través del entrenamiento para que esperes unas consecuencias tras sucederse unas acciones determinadas. Los programas de intervalos variables de refuerzo implican que la acción sea recompensada cuando se realiza, aunque no siempre y en intervalos no consistentes. Es un modo de aprender perfectamente normal para los seres humanos. Solo se convierte en un problema cuando el comportamiento aprendido es contraproducente para nuestro trabajo. En relación con el correo electrónico, la condición operativa de intervalo variable funciona así: cuando compruebas tu correo electrónico, estás a la expectativa de recibir un nuevo mensaje. No siempre recibes uno cada vez, así que sigues comprobándolo, con la esperanza subconsciente de que «¡esta vez tendré un nuevo mensaje!» Y, a continuación, actualizas la página, incluso reiteradamente en un periodo breve de segundos, esperando que tu comportamiento (el acto de comprobarlo) sea recompensado (con un nuevo mensaje). Es más, Nir Eyal, autor de Hooked: How to Build Habit-Forming Products y estudiante desde hace mucho tiempo del cruce entre psicología, tecnología y negocios, dice que solo el simple acto de responder a un mensaje de correo electrónico refuerza nuestro comportamiento para volver a comprobarlo de nuevo: «Cada vez que respondo a un mensaje, estoy cargando el próximo detonante, pues así será más probable que consiga una respuesta. Esa respuesta es un detonante externo que me incita a engancharme una vez más. Y esa es la razón por la que el correo electrónico es una adicción tan difícil de romper». (13:10) A la larga, si sigues recibiendo periódicamente mensajes que valen la pena, tu comportamiento se verá reforzado y seguirás comprobando el correo indefinidamente. Escucha a Nir Eyal a partir del minuto 11:22, cuando habla sobre la adicción al correo electrónico (en inglés): 2. Recibir mensajes importantes conforta nuestro ego Otra teoría señala que la causa de nuestras adicciones al correo electrónico reside en el sentido de importancia individual. Aunque afirmemos que odiamos el correo electrónico, algunos de nosotros amamos la sensación de recibir mensajes. Linda Stone, escritora, asesora e investigadora en tecnología, dice que mantener pestañas en nuestro correo electrónico Nir Eyal, autor de Hooked: How to Build Habit-Forming Products, afirma que: «si piensas acerca del [...] detonante interno que nos hace comprobar el correo electrónico, bien, existen muchos: hay aburrimiento, hay ansiedad, hay inseguridad sobre lo que estoy haciendo en mi trabajo. Todos esos detonantes internos se pueden saciar un poco comprobando nuestro correo electrónico». (11:22) Pero esa constante comprobación e interrupción se está descontrolando. El reto al que nos enfrentamos con el correo electrónico es el de no permitir que nos arrastre hasta el extremo de que, de manera subconsciente, sintamos la necesidad de mirar la bandeja de entrada y ver si alguien nos necesita. 3. Nos encantan esas fáciles y pequeñas victorias Una última teoría. Un estudio de Theresa Amabile de Harvard Business School sobre cómo motivar a los equipos llegó a esta conclusión: las personas aman progresar. Cuando los empleados sienten que han conseguido progresar, esto cataliza su motivación para seguir trabajando con el fin de lograr el objetivo final. El progreso, incluso tratándose simplemente de pequeños pasos hacia adelante, se produce en muchos de los días en los que las personas informaron que tenían buen estado de ánimo durante el estudio. En su informe, Amabile y su equipo sugieren que los gestores deberían dividir los proyectos grandes en varios pequeños objetivos fáciles de lograr, para que los equipos puedan experimentar múltiples «pequeñas victorias», en vez de solamente una gran victoria al final de un proyecto. Gestionar nuestro correo electrónico nos otorga ese sentimiento de poder por el logro alcanzado. Cada vez que respondemos un mensaje, estamos dando un pequeño paso hacia adelante. Cada vez que alcanzamos la situación inbox zero, estamos completando con éxito la tarea que teníamos intención de hacer, lo que nos hace sentirnos bien al saber que ya tenemos algo hecho. Por ello, volvemos a hacerlo una y otra vez (incluso si implica «procrastinar» sobre nuestro trabajo real, incluso si implica desperdiciar horas cada día intentando recuperar la concentración). Cómo desintoxicarte de tu bandeja de entrada Comprobar todo el día el correo electrónico es un comportamiento condicionado que está agotando nuestras energías, nuestra felicidad y nuestra productividad en el trabajo. A continuación, ofrecemos algunas sugerencias para ayudarte a pegarle una patada a esta adicción: 1. Mantén cerrada tu bandeja de entrada y sé consciente de la frecuencia con que la abres No la dejes abierta en una pestaña diferente e intenta limitar el número de veces que la miras. Si sientes que necesitas leer con detenimiento tu correo electrónico, entonces puedes abrir tu bandeja de entrada en ese momento. En el mismo estudio sobre estrés y correo electrónico de la University of British Columbia mencionado anteriormente, los investigadores concluyeron que: «Limitar el número de veces que las personas comprueban su correo electrónico por día disminuye la tensión durante una actividad particularmente importante y reduce el estrés general del día a día. [...] Aquellos que revisaban mucho su correo electrónico, no se consideraban a ellos mismos como menos productivos que los que estaban a dieta de correo electrónico». Observa activamente cuántas veces compruebas tu correo electrónico cada día. El psicólogo James Claiborn afirma que: «el hecho de medir algo tiende a cambiarlo y hace que las personas sean mucho más conscientes en primera instancia». Toma nota si estaba o no justificado cada vez que comprobaste el correo (¿realmente has recibido mensajes nuevos e importantes desde la última vez que lo miraste?). Si te das cuenta de que el número de veces que abres esa pestaña tiene dos cifras, valora tu comportamiento para ver si realmente necesitas visitar tu bandeja de entrada tan a menudo. 2. Traslada más comunicación de trabajo fuera del correo electrónico ¿Preocupado por liberarte del correo electrónico cuando es la única forma de intercambiar mensajes importantes? Sustituye el correo electrónico por una herramienta nueva que no te entretenga con el correo no deseado y con notificaciones sin importancia. Lleva más trabajo a una herramienta de gestión del trabajo como la de Wrike (o cualquier otra) para que así dependas menos de usar el correo electrónico para comunicarte sobre los proyectos o tareas, para guardar información y para ponerte al día con el resto de compañeros. 3. Fija un objetivo de limitar el correo electrónico (y escríbelo) ¿Sabías que si escribes tu objetivo y lo compartes con un amigo tienes un 33 % más de probabilidades de conseguirlo? Coge un bolígrafo y un cuaderno. Ahora, escribe tu plan: «solo voy a comprobar el correo electrónico a las 11:00 y a las 15:00» o «solo voy a comprobar el correo electrónico tres veces al día». Quizá sea útil pegar una nota en tu ordenador. Escribe también una lista (¡de papel!) con las razones por las que deseas parar de comprobar el correo electrónico tan a menudo: «quiero recuperar horas de mi jornada laboral» o «quiero trabajar con más eficiencia». Una vez has hecho esto, informa a tu jefe y a compañeros de que te has marcado ese objetivo y así ellos sabrán que el correo electrónico no será la mejor manera comunicarse contigo para los problemas urgentes. (Quién sabe si así les vas a inspirar para que comiencen su propio plan de desintoxicación). 4. Ve más lejos: bloquea tu bandeja de entrada ¿De verdad quieres reforzar tu nuevo hábito? Descarga una extensión para el navegador, como StayFocusd para Chrome, que hará literalmente imposible que visites más de una cantidad fijada de veces tu bandeja de entrada cada día. Tú mismo fijas en el navegador la cantidad de minutos que te permites pasar en tu correo electrónico. Una vez se agota ese límite de tiempo, se te bloquea hasta el día siguiente. Por supuesto, esto solo funciona con personas que no disponen de acceso al correo electrónico a través de aplicaciones como Outlook o Apple Mail. 5. No te des por vencido Crear un hábito nuevo puede tardar más de dos meses en interiorizarse e, incluso, ¡hasta dos tercios de un año! En este caso, estás intentando crear un hábito nuevo que consiste en acabar con un hábito antiguo, lo que resulta notablemente más difícil. Pero no permitas que esto te detenga. Si solo el hecho de comprobar el correo electrónico unas cuantas veces al día todavía te produce ansiedad en el plazo de un mes, repasa la lista de razones por las que necesitas parar de comprobarlo tan a menudo y reafírmate en tus objetivos. Crear un nuevo hábito es una cuestión, sobre todo, de fuerza de voluntad. Por lo tanto, incluso fallando hoy, vuelve a intentarlo mañana. Tú puedes acabar con la adicción al correo electrónico ¿El correo electrónico se ha convertido en una adicción? ¿Has tomado alguna medida para frenar con éxito ese mal hábito? Comparte tus secretos en los comentarios para que aprendamos de ti.
