Kreativ-Team der Umpqua Bank setzt Wrike ein, um die Kommunikation zu konsolidieren und Verkäufertransparenz zu steigern

Umpqua Bank — Finanzholdinggesellschaft mit Hauptsitz in Portland, Oregon

Jason Resch

VP für Kreativleistungen

Natasha Jones

Produktionsleiterin für Kreativleistungen

Heather Krizanac

Markenspezialist

Die Geschichte

Als sich die Projektanzahl des Kreativ-Teams vervierfachte, zog auch das Kommunikations-Chaos ein

Nicht bei jeder Bank stehen Kreativität und Zusammenarbeit ganz oben auf der Prioritätenliste. Bei der Umpqua Bank werden Mitarbeiter jedoch dazu ermutigt, ihre Ideen zu äußern, mit der Community in Verbindung zu stehen und kreative Möglichkeiten zu finden, Kunden mit einzigartigen In-Store Erfahrungen zu überraschen. Wenn sie nicht gerade dabei sind, Kekse und Eis an Kunden zu verteilen, dann arbeiten sie mit Partnern und Verkäufern zusammen. "Wir arbeiten eng mit all unseren Designern und Kunden zusammen," sagt Jason Resch, VP für Kreativleistungen. Das Kreativteam der Umpqua Bank bearbeitet circa 150 Projekte im Monat und mit den engen Terminen und ständig hereinkommenden Anfragen, ist es wichtig, den Überblick über absolut jedes Projekt zu behalten.

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Viele Jahre lang waren E-Mails das wichtigste Tool für Kommunikation und Zusammenarbeit. Benötigte das Marketing Team beispielsweise etwas vom Grafik-Team, dann wurden einem Grafiker die Einzelheiten der erforderlichen Aufgabe per E-Mail zugesandt. Das führte schnell zu einer Anhäufung von vergessenen E-Mails, verlorenen Überarbeitungen und viel Zeitverlust bei der Suche nach Projektinformationen. Um die Kommunikation in den Griff zu bekommen und die Termine besser verfolgen zu können, setzte das Team das Tool "Marketing Pilot" ein. Aber bei diesem Tool haperte es bei der Kommunikation und so fiel das Team in die alten E-Mail Gewohnheiten zurück. "Inmitten des Chaos gedeihen blühen wir immer auf, das ist das Schöne an unserem Beruf," sagt Jodi Jordan, VP für Marketing-Strategien. "Aber in jüngster Zeit haben wir uns größenmäßig verdoppelt und die Projekte haben sich vervierfacht, daher benötigten wir etwas mehr Stabilität und einen Prozess, der eine bessere Zusammenarbeit ermöglicht."

Wenn ich daran denke, dass 150 Aufträgen pro Monat auf uns warten, organisiert und erledigt werden müssen — dann kann ich mir nicht vorstellen, wie wir das ohne eine Lösung wie Wrike schaffen würden.

Jason Resch

VP für Kreativleistungen

Der Erfolg

Durch die Kommunikation in Wrike wird es leicht, bei Projekten zusammenzuarbeiten, damit der Kreativität mehr Zeit gewidmet werden kann

Nachdem das Team Wrike implementiert hatte, konnten Projekte schnell realisiert werden, die Zusammenarbeit war einfach und E-Mails waren nicht länger das Standardverfahren für Dateien und Aktualisierungen — wodurch die gesamte Arbeit transparenter wurde. "Wir lieben Wrike, weil es alles geradlinig hält," sagt Natasha Jones, Produktionsleiterin für Kreativleistungen. "Alles befindet sich an einem Ort, so dass wir schnell auf die Historie jedes Auftrags zurückgreifen können." Ein großer Vorteil von Wrike, der die Gesamtqualität der Arbeit und die Kommunikation verbesserte, ist die Möglichkeit, dass Verkäufer die Aufträge schon in einem frühen Stadium einsehen können. "Wrike hat unsere Arbeit grundlegend in der Hinsicht verändert, wie wir mit unseren Verkäufern partnerschaftlich zusammenarbeiten," sagt Jones. "Ich kann sie gleich zu Beginn eines Auftrags in das Projekt einklinken, so dass sie signalisiert bekommen, dass etwas in der Pipeline für unsere Druck-Partner kommt. Wir können gleich zu Beginn zusammenarbeiten und können Fehler ausmerzen bevor irgendetwas entgleist." Statt E-Mails durchsuchen zu müssen, kann das Kreativ-Team kontinuierlich an einem Ort kommunizieren. "Dank Wrike muss ich nicht meine E-Mail durchgehen, um verschiedene Kommunikationen unterschiedlicher Stakeholder zu finden," sagt Heather Krizanac, Markenspezialistin. "Wann immer ich eine Anfrage für einen neuen Auftrag habe — dann starte ich diesen Auftrag in Wrike. Und ich weiß, dass genau an dieser Stelle alles, was zu dem Auftrag gehört, zu finden sein wird."

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Vor Wrike bekamen große Projekte Vorrang, während kleinere Projekte meistens zurückgestellt wurden, egal wie wichtig sie eigentlich waren. Wrike ermöglicht es dem Umpqua Team, alle laufenden Projekte im Blick zu haben und auf der Basis von Geschwindigkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. "Wir haben jetzt die Möglichkeit, über die tatsächliche Arbeitsmenge, die wir erledigen, Berichte zu erstellen und Kennzahlen zu sehen", sagt Jones. "Das war enorm wichtig für uns, um die Breite und Menge der von uns erledigten Arbeiten aufzeigen zu können. Ohne Wrike wäre das nicht möglich gewesen." Und noch wichtiger: Wrike ermöglicht den Kreativ-Teams, sich auf die Aspekte des Auftrags zu konzentrieren, die sie lieben. Dadurch, dass sie keine E-Mails mehr durchforsten müssen, können sie sich auf Kreativität, Kultur und das Zusammenwirken mit Kunden konzentrieren. "Wenn man von Angesicht zu Angesicht zusammenarbeitet, geht es mehr um die kreativen Elemente als um den Papierkram," sagt Carrie Buttke, VP und Marketing-Manager. "Wrike verwaltet die Alltagsarbeit des Projektes, so dass man seine Zusammenarbeits-Energie auf kreativere Dinge konzentrieren kann."

Die Superkräfte

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Nahtlose E-Mail-Integration

Es ist unmöglich, E-Mails ganz außen vor zu lassen, besonders wenn sich Partner und Verkäufer darauf verlassen. Aus diesem Grund nutzt das Umpqua Team auch Wrikes Möglichkeit der E-Mail-Integration, damit sich alle Kommunikationen, die mit einem bestimmten Projekt zusammenhängen, an einem Ort befinden. "Man kann einer beliebigen Person E-Mails zusenden und es wird immer in Wrike gespeichert," sagt Jordan. "Man muss einfach nur die Projektnummer eintippen oder eines der Worte in der Projektbezeichnung und schon wird die Kommunikation angezeigt."

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Aktivitätsstream

Über den Aktivitätsstream ist es Nutzern möglich, sich schnell alle Aktualisierungen im Zusammenhang mit einem von ihnen verfolgten Projekt anzusehen. Mit dieser Funktion kann das Umpqua-Team eine umfassende Übersicht über alle laufenden Projekte erhalten und kann entsprechend planen. "Der Aktivitätsstream hat unter anderem dazu beigetragen, dass keine mehrfachen Meetings mehr erforderlich sind," sagt Resch. "Stattdessen haben wir einen kollaborativen Ablauf, wo wir auf Wrike zusammenkommen und darüber reden — zieh das vor, verschieb dies, ändere das. Jetzt haben wir eine echte Partnerschaftsstruktur und alle sind involviert, ohne dass man körperlich an einem Meeting teilnehmen muss."

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Detaillierte Berichterstattung

Echtzeit-Berichte liefern Einsicht in alle wichtigen Projekte. Teamleiter und Stakeholder können diese Berichte durchgehen, Status prüfen, und erforderliche Bearbeitungen oder Änderungen vornehmen, bevor sich Fälligkeitstermine nähern. Man kann diese Berichte nach eigenem Bedarf anpassen, so dass sie so ausführlich oder umfassend sind, wie man möchte. "Ich liebe es, Berichte zu erstellen," sagt Jones. "Während der ganzen Woche können wir uns hinsetzen und die Checkliste durchgehen, neu priorisieren und die Dinge nach Bedarf anders anordnen. Diese Funktion benutze ich definitiv am meisten."

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