TGI Fridays erhöht die Anzahl und Qualität seiner abteilungsübergreifenden strategischen Projekte

Meredith Selden

Director of Process Integration

Kimberly Otte

Menu Innovation Project Manager

TGI Fridays — TGI Friday's ist ein Franchise-Unternehmen und Lizenz-Anbieter mit mehr als 900 Restaurants in 60 Ländern. Mit mehr als 74.000 Mitarbeitern ist es ein führender Anbieter für das sogenannte Casual Dining, sein Markenversprechen lautet "In Here, It's Always Friday" (Hier bei uns ist immer Freitag).

Die Geschichte

Innerhalb der US-amerikanischen Gruppe von TGI Friday's hat es einen Zuwachs an Marketing- und abteilungsübergreifenden strategischen Projekten gegeben.

An diesen Projekten sind Teams aus verschiedenen Abteilungen wie Marketing, strategische Maßnahmen, Entwicklung, Finanzen, Beschaffung und IT beteiligt. Sie reichen von ein paar wenigen bis zu hunderten von Aufgaben. Da es sich bei den Projektergebnissen meist um Druckerzeugnisse handelt, die an Restaurants geliefert werden, ist die tatsächliche Produktionszeit von größter Wichtigkeit für eine termin- und budgetgerechte Lieferung. Projekte, wie die Einführung neuer Menüangebote, werden an bestimmten prozentualen Umsatzzuwächsen gemessen sowie an operativen Metriken wie dem Ziel "null Nachdrucke nach der Markteinführung".

Vor der Implementierung von Wrike wurden diese Projekte über Word- und Excel-Vorlagen sowie E-Mails verwaltet. "Der Versuch, all diese Aufgabendetails in Excel zu verwalten, ist ein Ding der Unmöglichkeit", sagt Meredith Selden, Director of Process Integration. "Eine Zeit lang hatte ich eine Datei mit 15 Tabellenblättern, aber ich konnte nicht erkennen, wo sich die Projekte überschnitten und wo der kritische Pfad entlang verlief", sagt Kimberly Otte, Menu Innovation Project Manager. "Informationen gingen in E-Mails verloren. Wir konnten den neusten Anhang nicht finden oder er war bereits überholt", fügt Otte hinzu.

Selden und ihr Team verglichen Wrike mit Smartsheet und JIRA und entschieden sich letztendlich für Wrike. "Mir gefiel Wrike am besten, weil es meiner Meinung nach am intuitivsten gestaltet ist. Ich testete es mit 10 weiteren Leuten meines Projektteams", sagt Selden.

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Das war ein Unterschied wie Tag und Nacht. Jetzt kann ich Abhängigkeiten in der Zeitleisten-Ansicht verwalten, kritische Pfade erkennen sowie einen Snapshot der Zeitleiste erstellen und damit wichtige Verantwortliche auf den aktuellen Stand bringen.

Meredith Selden

Director of Process Integration

Wrike bringt unsere Arbeit auf ein höheres Level. Es war eine ziemliche Herausforderung, alle Details und  Aufgaben im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass am Tag einer Markteinführung alle Elemente an ihrem Platz waren; mit Wrike können wir hierbei noch präziser vorgehen und gleichzeitig unsere Kosten senken.

Meredith Selden

Director of Process Integration

Der Erfolg

Selden und Otte entwickelten einen gestaffelten Implementierungsplan und führten Wrike nach und nach Abteilung für Abteilung ein.

"Ich habe versucht, einige der lautesten und einflussreichsten Nutzer in das Testverfahren einzubeziehen, um bereits frühzeitig deren Unterstützung zu erhalten", sagt Selden. "Ich habe in jeder einzelnen Abteilung Schulungskurse veranstaltet. Außerdem habe ich eine Powerpoint-Präsentation erstellt und sie durch Beispiele geführt, wie genau ich die Software verwenden wollte, um den Übergang von alten zu neuen Prozessen zu erleichtern. Danach habe ich mich täglich oder wöchentlich einzeln mit einigen Vielnutzern zusammengesetzt." Die Abteilungen IT & Learning Development wurden mit als erstes geschult. Sie passten sich schneller an, da sie bereits vorher Projektmanagement- und File-Sharing-Systeme (wie JIRA und Basecamp) verwendet hatten.

Optimierung neuer Produkteinführungen und Ergebnisse vor Ort in den Restaurants erzielen

Selden und Otte verwendeten Wrike, um komplexe Prozesse für die Einführung neuer Menüangebote zu optimieren. Im Allgemeinen beziehen sie ein funktionsübergreifendes Team bestehend aus 30 Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen mit ein. Ihre Arbeit wirkt sich auf über 900 Restaurants aus. Selden erstellte Projekt-Vorlagen in Wrike, um sicherzustellen, dass jedes Detail erfasst, zugewiesen und geplant wird, und somit Fehler vermieden werden. "Der Nutzen steht eng mit der Qualität der Implementierung im Zusammenhang", sagt Otte. "Wrike bringt unsere Arbeit auf ein höheres Level. Es war eine ziemliche Herausforderung, alle Details und  Aufgaben im Auge zu behalten, um sicherzustellen, dass am Tag einer Markteinführung alle Elemente an ihrem Platz waren; mit Wrike können wir hierbei noch präziser vorgehen und gleichzeitig unsere Kosten senken", fügt sie hinzu.

Dank der schnelleren Arbeitsweise und geringeren administrativen Last ist die Anzahl der aktiven strategischen Projekte um ungefähr ein Drittel angestiegen, ohne dass nach der Wrike-Einführung neue Mitarbeiter eingestellt wurden.

Unser Erfolg hat zum Erfolg der Restaurants vor Ort beigetragen. "Wir möchten das Leben der Mitarbeiter in den Restaurants erleichtern. Wenn wir nicht alle Elemente am Go-Live-Termin liefern, verlieren sie ihr Vertrauen in uns", meint Otte. "In den letzten 6 Monaten haben wir besseres Feedback von unseren Restaurants erhalten. Sie sagen, dass wir jetzt mehr an sie denken, schneller reagieren und bessere Qualität liefern", sagt Selden. "Sie nehmen freiwillig an Tests teil. Wir haben mehr Restaurants, die die Teilnahme offen unterstützen. Wenn der Großteil der Franchise-Nehmer teilnehmen möchte, können sie andere auch zur Teilnahme bewegen."

Selden fügt hinzu: "Wir erweitern jetzt unsere Wrike-Nutzung von Marketing-Projekten auf ALLE Projekte in den USA, damit jede Abteilung Wrike für ihre Projektabwicklungen einsetzen kann. Dies ermöglicht es uns, Ressourcen besser vorauszuplanen und Engpässe zu erkennen und zu beheben."

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Erhöhte Projekttransparenz für Führungskräfte und Manager

Reports und Dashboards werden zusammen verwendet, um Führungskräfte und funktionsübergreifende Teams über den Projektstand zu informieren. "Wir haben uns dazu verpflichtet, alle Informationen in Wrike zu übertragen", sagt Selden. "Wir teilen Leistungsmetriken mit unseren Geschäftsführern, einschließlich eines Diagramms aller erledigten und überfälligen Aufgaben. Wir nutzen die Analytik-Ansicht, um ein benutzerdefiniertes Diagramm rund um unsere oberste Ordner-Ebene zu erstellen. Dies ist ein wichtiges Diagramm zu unseren Leistungen und so angepasst, dass es nur bestimmte Teams umfasst. Wir nutzen es für Markeninitiativen und beziehen die IT-, Finanz- und Digitalteams mit ein und sehen uns zu festgelegten Terminen alle überfälligen Aufgaben an. Dies hilft uns bei der Betrachtung der Arbeitsauslastung und Bewertung von überfälligen Aufgaben."

Schnellere Einarbeitung neuer Teammitglieder

Selden nutzt Wrike, um neuen Teammitgliedern zu helfen, sich schneller denn je bei funktionsübergreifenden Projekten zurechtzufinden. "Neue Teammitglieder können leichter in das Unternehmen eingearbeitet werden. Es ermöglicht uns, unsere Arbeit zu organisieren und all die verschiedenen Arbeitsströme zu durchdenken, sowie Aufgaben so zuzuweisen, dass Mitarbeiter sie direkt in der Registerkarte Meine Arbeit aufnehmen und erledigen können."

Wenn wir es in Wrike eingeben, ist es für alle sichtbar, wird es an alle weitergegeben.

Kimberly Otte

Menu Innovation Project Manager

Die Superkräfte

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Mit Teams & Führungskräften geteilte Dashboards

Selden verwendet Dashboards, damit das Team die Projekte nachverfolgen kann. "Wir teilen ein Dashboard mit dem gesamten Team, damit die wichtigen Meilensteine aller Projekte für alle sichtbar sind", sagt Selden. "Wir nutzen die Dashboards in der mobilen App. Ich habe auch benutzerdefinierte Dashboards für die Geschäftsführer erstellt, damit sie über überfällige Aufgaben informiert sind. Sie verwenden sie in Meetings als Kurzübersicht."

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Projektvorlagen

Durch die Verwendung von Wrikes Projektvorlagen konnten wir die Verwaltung von großen funktionsübergreifenden Projekten erheblich verbessern. "Wäre das Projekt in Wrike eingegeben worden, hätten alle gesehen, dass es dort war", sagt Otte. "Die Mitarbeiter können Projekte sehen und Informationen werden mit allen beteiligten Personen geteilt. Man hat eine gewisse Ruhe dabei, sicherzustellen, dass das Endziel erreicht wird und dass alle einzelnen erforderlichen Elemente auch wirklich ausgeführt werden."

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Flexibel nutzbare Ansichten

Jeder Mitarbeiter verwaltet seine eigene Arbeit mithilfe seiner bevorzugten Ansichten. "Ich liebe die Registerkarte "Meine Arbeit" und dass ich erkennen kann, welche Elemente sich überschneiden - das hilft ungemein", sagt Otte. "Es gibt die Möglichkeit, mittels eines Streams mit allen Aktualisierungen und geteilten Dateien auf dem Laufenden zu bleiben", sagt Otte. "Ich finde es toll, dass ich in Wrike zu jeder Zeit die neusten und besten Dateien finde. Man weiß sofort, wenn Dateien geändert wurden - das ist unglaublich hilfreich", sagt sie, "und ich liebe es, wenn ich Aufgaben als erledigt abhaken kann."

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