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Kelly Services
Optimiert Prozesse
mit Wrike
Der Erfahrungsbericht
Wrike hilft dem Kelly-Services-Team von jedem Projekt ein Echtzeit-Bild der Status zu bekommen, wodurch sie in der Lage sind, agilere und effizientere Prozesse einzuführen.
Kelly Services gilt als Pionier im Bereich der Personalwirtschaft. Das Unternehmen bietet professionelle Dienstleistungen für Kunden auf nationaler und internationaler Ebene. Um die von den Kunden erwarteten hochwertigen Dienstleistungen zu erbringen, ist das Unternehmen auf eine effiziente Zusammenarbeit zwischen seinen verschiedenen Abteilungen angewiesen. Das bedeutet, dass Sichtbarkeit und klare, multidisziplinäre, abteilungsübergreifende Prozesse von entscheidender Bedeutung sind, von der Rekrutierungs- und Auswahlabteilung über die Kundenregistrierabteilung bis hin zu den Betriebs- und Abrechnungsteams.
Doch allein schon der Umfang dieser mit mehrfachen Teams durchgeführten Prozesse bringt Herausforderungen mit sich. „Als unser Unternehmen wuchs, wurden unsere Statusberichtsbesprechungen zu Marathonsitzungen, bei denen es fast unmöglich war, den Fortschritt der Projekte für jeden unserer Kunden zu verfolgen“, sagt Verónica Sánchez, Implementations Success Partner bei Kelly Services. „Die Informationen wurden in einem Excel-Dokument mit umfangreichen Zellen gesammelt, die die Historie jedes Prozesses erfassen sollten; diese waren dann schließlich veraltet, als neue Versionen erstellt wurden oder zu kompliziert zu interpretieren“, fügt sie hinzu.
Es wurde auch immer schwieriger, sicherzustellen, dass der Projektstatus in jeder Phase sichtbar war, um die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Teams und Niederlassungen zu verbessern. „Bevor wir mit Wrike arbeiteten, dauerte es Tage, um eine Vertragsprüfung durchzuführen, und es war sehr schwierig, den Status jedes Prozesses zu bestimmen“, sagt Sánchez. Es wurde klar, dass die Teams von Kelly Services ein einfach zu bedienendes Tool mit Online-Support, Tutorials und Implementierungsservices benötigten. Ein Tool, das ihnen helfen würde, mit den Kunden zusammenzuarbeiten und Aufgaben nach Projekten, Ordnern und Unterordnern zu strukturieren – und eines, mit dem sie den Status visuell verfolgen konnten. „Wrike erfüllte alle Anforderungen, die wir spezifiziert hatten: Es gab uns die Möglichkeit, an verschiedenen Projekten zu arbeiten, sie anzupassen und den Fortschritt in Echtzeit zu visualisieren“, fügt Sánchez hinzu, „Außerdem war es für unser Team unglaublich leicht zu bedienen!“
Der Sieg
Kelly Services leitete erfolgreich den Einführungsprozess und konnte dann mit Wrikes Implementierungsteam die Prozesse optimieren.
Mit Wrike konnten die Kelly Services Teams Prozesse vereinfachen und in jeder Phase einen globalen Überblick über ihre Projekte bereitstellen. „Besprechungen, bei denen wir früher zwei oder drei Stunden damit verbrachten, zu klären, wo sich jede Aufgabe befand, sind zu zehnminütige Sitzungen geschrumpft, da Wrike die Informationen für jeden verfügbar macht“, erklärt Sánchez. „Die Verfolgung von Implementierungen bei neuen Kunden ist dynamischer geworden und leichter zu verwalten. Dadurch ist eine echte funktionsübergreifende Zusammenarbeit möglich, bei der die Rolle jedes Mitarbeiters klar definiert ist, ebenso wie der Umfang seiner Verantwortlichkeiten“, fügt sie hinzu. „Durch den Prozess, den wir jetzt in Wrike konfiguriert haben, können wir uns Tag für Tag verbessern und alles an unsere Bedürfnisse und die unserer Kunden anpassen.“
Sánchez und andere waren sich bewusst, dass rasche Veränderungen dazu führen können, dass sich Teams destabilisieren, also entwarfen sie einen wirksamen Kommunikationsplan, um die Einführung von Wrike innerhalb des Unternehmens anzukündigen. „Zwei Wochen lang verschickten wir alle drei Tage Mitteilungen, in denen wir erklärten, was Wrike ist, warum wir ein Tool wie Wrike benötigen und welche Vorteile man haben würde, wenn man mit Wrike arbeitetet“, erklärt sie. Wrikes Implementierungsdienst spielte auch eine wichtige Rolle, um dem Widerstand gegen Veränderungen entgegenzuwirken. „Mit der Unterstützung des Implementierungsdienstes konnten wir die Einführung des Tools erleichtern und Strategien entwickeln, um unsere Arbeitsabläufe in Wrike zu integrieren und zu verbessern, während wir die Funktionen kennenlernten“, sagt Sánchez.
Mit Wrike kann Kelly Services eine Historie zur Entwicklung jedes Projekts speichern, wobei dann alle Informationen an einem einzigen Ort zentralisiert sind: Aufgabenstatus, Termine, Kommentare und alle zugehörigen Dokumente sind für das gesamte Team einsehbar. „Wrike hilft uns auch, Engpässe schnell zu erkennen und eine detaillierte Kontrolle zu behalten, um eine erfolgreiche Implementierung zu erreichen. Das spart uns viel Zeit und Mühe“, sagt Sánchez. „Wenn ein Kunde den Status eines Projekts wissen möchte, lässt sich dieser sehr einfach in einem Gantt-Diagramm zeigen, wo der Kunde sehen kann, was gerade passiert und was genau passieren wird“, fügt sie hinzu. Der Einsatz von Anfrageformularen hat bei Kelly dazu geführt, dass die Prozesse agiler geworden sind, was wiederum zur Ausweitung von Wrike auf andere Abteilungen des Unternehmens geführt hat.
Die Supermächte
Vorlagen
Die Vorlagenfunktion von Wrike ermöglicht es den Nutzern, automatisch Projekte aus einer Anfrage zu erstellen, vordefinierte Rahmen einzurichten und zu vermeiden, dass Aufgaben jedes Mal von Grund auf neu eingerichtet werden müssen. „Wir haben Anfrageformulare, die alle Informationen enthalten, die wir benötigen, und für die dann automatisch Aufgaben erstellt werden. Wir müssen nicht mehr zurückgehen, das Projekt duplizieren und Aufgaben duplizieren: Alles wird automatisch erledigt“, sagt Sánchez.
Aufgaben-Tagging
Die Tagging-Funktion für Aufgaben sorgt für eine bessere Sichtbarkeit und eine einfachere Aktualisierung des Status der einzelnen Phasen. Für Kelly Services war es von entscheidender Bedeutung, jede Aufgabe in einem oder mehreren Ordnern zu organisieren. Durch die Etikettierung lässt sich dies bequem machen und man kann Aufgaben nach Bedarf organisieren.
Benutzerdefinierte Arbeitsabläufe
Mithilfe der benutzerdefinierten Arbeitsabläufe kann Kelly Services die Schritte jedes Projekts definieren und sicherstellen, dass die nächsten Schritte klar, schnell und für das gesamte Team sichtbar sind. „Dadurch, dass wir wissen, welchen Status jedes Projekts aktuell hat, können wir Zeit für die Überwachung der Implementierungen einsparen“, erklärt Sánchez.
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