Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Software & Technologie (4. Teil)
Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 4 (von 5) der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Folgen Sie diesen Links, um den ersten, zweiten und dritten Teil der Serie zu lesen. Fehler Nr. 4: Informationen hin und her kopieren Kommt Ihnen Folgendes bekannt vor? Sie rennen von Meeting zu Meeting, hängen stundenlang am Telefon und senden zahllose E-Mails, um aktuelle Projektstatus abzufragen oder verschicken unzählige Erinnerungen zu anstehenden Deadlines. Als Projektmanager können Ihre administrativen Projektaufgaben extrem viel Aufwand bedeuten und... Ihnen sogar die Freude an Ihrer Arbeit nehmen. Es mag so aussehen, als bestehe Ihre Rolle als Projektmanager nur darin, Informationen zu sammeln und Ihre Pläne zu aktualisieren, da Sie ja nun mal einen Großteil Ihrer Arbeitszeit mit dem Zusammenstellen von Daten und der Aktualisierung von Projektzeitplänen verbringen. Vergessen Sie jedoch nicht, dass Sie auch Zeit für die Leitung und Führung Ihrer Teammitglieder benötigen. Und nicht nur das, Sie müssen sie auch noch motivieren. Das Problem ist: Wer hat denn bitteschön Zeit für sowas? Lösungsansatz Nr. 4: Nutzen Sie die richtige Technologie Statt ständig mit all diesen Routinearbeiten zu kämpfen, würde die bessere Vorgehensweise darin bestehen, die richtige Software und Technologie zu verwenden, die Ihnen dabei hilft, die auf Sie einströmende Informationsflut zu bewältigen. Integrieren Sie Ihre Daten Wenn Sie ein Projekt starten und später noch ein paar mehr Projekte hinzukommen, dann benötigen Sie ein zuverlässiges Tool für die Synchronisierung Ihrer Daten. Suchen Sie ein Tool, das es Ihnen ermöglicht, ein vollständiges Projekt-Portfolio zu verwalten, ohne dass Sie mit überflüssigen Routinearbeiten überlastet werden - diese unproduktiven alltäglichen Tätigkeiten, die das Projekt selbst gar nicht voranbringen. Tools sollten Ihr Leben vereinfachen, nicht Ihnen noch mehr Arbeit bereiten. Integrieren Sie Projektzeitpläne Achten Sie bei der Wahl eines Projektmanagement-Tools unbedingt darauf, dass Projektzeitpläne dort voll und ganz integriert werden können, und dass die Zeitpläne schnell und einfach aktualisierbar sind. Bei vielen der herkömmlichen Tools ist eine Überarbeitung der ursprünglichen Projektplanung äußerst kompliziert. Und wählen Sie auf keinen Fall Projektmanagement-Software, die Sie dazu zwingt, einen separaten Workspace für jedes Projekt zu erstellen. Denken Sie daran, dass die Trennung von Projektdaten und Zeitplänen der häufigste Fehler Nr. 3 ist. Halten Sie es flexibel Wählen Sie eine flexible Anwendung, die eine bequeme Aktualisierung Ihrer Pläne ermöglicht. In einigen web-basierten Anwendungen (Wrike ist eine von ihnen) können Teammitglieder die ihnen zugewiesenen Aufgaben direkt im Projektplan aktualisieren. Dies spart Ihnen viel Zeit, da Sie die aktuellen Daten nicht sammeln und manuell in Ihre Zeitpläne eintragen brauchen. Solche Tools werden Ihnen auch dabei helfen, Ihre Delegationskompetenz zu verbessern, wenn Sie Lösungsansatz Nr. 1 befolgen.
Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projekt-Zeitpläne (3. Teil)
Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 3 der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Folgen Sie diesen Links, um den ersten und zweiten Teil der Serie zu lesen. Fehler Nr. 3: Projektplanungen voneinander getrennt halten Wenn Sie mehrere Projekte an getrennten Orten verwalten und verschiedene Tools für die Planung verwenden, dann verschwenden Sie viel Zeit damit, von einem Zeitplan zum anderen zu springen. Außerdem haben Sie dann niemals einen Gesamtüberblick über Ihre Projekte, was unweigerlich zu Überschneidungen von Fälligkeitsterminen und Zeitplan-Konflikten bei Ihren Mitarbeitern führt. Dies wiederum verzögert Ihre Projekt-Lieferzeitpunkte. Voneinander getrennte Projekt-Zeitpläne erschweren es Ihnen erheblich, Aufgabenabfolgen und Prioritäten in all Ihren Projekten zu erkennen. Ein Beispiel: Wie stimmen Sie die Deadlines von drei getrennten Projekten aufeinander ab, wenn sie alle in die gleiche Woche fallen? In solchen Fällen werden Sie schnell zu einem Teamleiter, der von Projekt zu Projekt rennt und nach rettenden Strohhalmen sucht. Lösungsansatz Nr. 3: Projekt-Zeitpläne integrieren Eine integrierte Projektplanung gibt Ihnen einen Überblick über Ihre Arbeit. Erstellen Sie für Ihre Projekte einen Masterplan, der eine Zeitleiste für jedes Projekt enthält. Er sollte absolut transparent strukturiert sein, sodass jedes einzelne Projekt - egal ob Quartalsziel oder tägliche Aufgabe eines Teammitglieds - nachverfolgt werden kann. Neben der Festlegung der großen Projekt-Meilensteine und ihrer Termine sollte diese Planung sämtliche Aufgaben all Ihrer Projekte einbeziehen. Nur dann sind Sie in der Lage, die prioritären Aufgaben aller Projekte zu ermitteln und zu erkennen, auf welche Projekt-Meilensteine Sie sich konzentrieren müssen. Für die Erstellung eines Masterplans benötigen Sie möglicherweise ein integriertes Projektplanungs-Tool. Diese Art von Tool wird Ihnen auch dabei helfen, das Reporting für alle Projekte zu vereinheitlichen und einen Standard durchzusetzen. Darüber hinaus werden Sie dank eines Masterplans viel Zeit sparen, da alle Informationen stets griffbereit an einem einzigen Ort gesammelt werden. Die Fortsetzung dieser Serie folgt in Teil 4: Software & Technologie.