Collaboration Archives | Blog Wrike
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Collaboration

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Mit automatischen Erinnerungen stressfrei reporten
Wrike-Nachrichten 3 Min. Lesezeit

Mit automatischen Erinnerungen stressfrei reporten

Es ist Freitag, schon 16:00 Uhr und Sie müssen innerhalb von 30 Minuten Ihren wöchentlichen Projektstatus-Report einreichen. Sie warten genervt und angespannt auf die Updates von Ihrem Team. Es ist eine knifflige Situation: einerseits möchten Sie, dass der Report auf dem neusten Stand ist und alle aktuellen Informationen enthält, anderseits wollen Sie Chefs und Kunden nicht warten lassen. Das kommt Ihnen bekannt vor? Agile Teams verwenden ein effektiveres Verfahren für ihr Reporting. Anstatt das Reporten und die eigentliche Arbeit zu trennen, nutzen Manager für Ihr Team einen unkomplizierten Prozess mit nur einem einzigen Feld für Status-Aktualisierungen. Dadurch kann ein transparenter Report geteilt werden, in Echtzeit, immer der aktuellen Situation entsprechend. Teams haben die Möglichkeit, jederzeit Aufgaben zu aktualisieren. Team-Leiter haben die Möglichkeit, den aktuellen Stand jederzeit einzusehen. Wrike hat vor Kurzem die neuen einsehbaren, interaktiven Reports gelauncht, um Teams, Führungskräften und Kunden eine Echtzeit-Ansicht zu bieten. Allerdings möchten Sie auch sicherstellen, dass die Aufgaben regelmäßig aktualisiert werden und dass Ihre Manager wenigstens einmal die Woche den Projektstatus überprüfen. Mit Wrike kein Problem! Ab heute gibt es die Funktion „Automatische Report-Erinnerungen“. Jetzt kann Ihr Team per E-Mail oder in der Wrike Inbox automatische Report-Erinnerungen erhalten (z.B. Freitag um 14:00 Uhr, vor dem Team-Meeting). Diese Erinnerung ist direkt mit dem Report verlinkt, in dem Ihr Team die Aufgabe anklicken und sofort aktualisieren kann. Auch Ihre Führungskräfte und Kunden können sich bei einer Erinnerung anmelden (z.B. Freitag 16:30 Uhr), um wöchentlich die aktuellen Updates einzusehen und Feedback dazu zu geben. So können alle einen stressfreien Freitagnachmittag genießen. Reports in Echtzeit teilen Reports bequem und einfach mit Teams, Führungskräften und Kunden teilen. Im Report-Bereich von Wrike sieht der Empfänger sofort alle Informationen. Alle Empfänger sehen den Report genau so, wie er erstellt wurde, und können den Report sortieren, um ihn an ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen. Automatische Report-Erinnerungen starten Bitten Sie Ihre Teams, sich bei einer Erinnerung anzumelden, um Ihre Updates zu einem bestimmten Zeitpunkt abzugeben. Führungskräfte und Kunden können sich anmelden, um den Report regelmäßig zu überprüfen. Sparen Sie Zeit, indem Sie über einen Link direkt auf den Report zugreifen Die Erinnerung beschleunigt den Prozess. In der Erinnerung kann man mit einem Klick direkt auf den interaktiven Report zugreifen, um Updates zu machen oder Feedback zu geben. Werden Sie zum Power-Nutzer der Wrike Reports Starten Sie noch heute eine kostenlose Wrike-Testphase. Oder, wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie an einem Webinar teilnehmen. Reports sind verfügbar in den Versionen Business und Enterprise.

Wie ich Online Collaboration-Tools verwende, um ein Marketing-Team zu führen
Marketing 7 Min. Lesezeit

Wie ich Online Collaboration-Tools verwende, um ein Marketing-Team zu führen

Als jemand, der zuvor in einer Welt aus E-Mails, überlangen Meetings und ausufernden Tools gelebt hat, kann ich nun sagen: Es ist tatsächlich möglich, die Arbeitskommunikation mit den richtigen Prozessen und Tools zu zentralisieren.

3 Tipps für ein besseres Projektmanagement in Kreativteams
Projektmanagement 5 Min. Lesezeit

3 Tipps für ein besseres Projektmanagement in Kreativteams

Wenn von allen Seiten Ideen hereinkommen, müssen Sie als Leiter eines Kreativteams die Rolle eines Trichters übernehmen. Ihr Team bringt Ideen ein und Sie müssen diese zu etwas Sinnvollem zusammensetzen. Vor diesem Hintergrund sind hier einige Tipps, wie Sie Ihr Projektmanagement für Kreativteams verbessern können.

6 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team nach der Urlaubszeit wieder voll in Schwung bringen
Produktivität 7 Min. Lesezeit

6 Möglichkeiten, wie Sie Ihr Team nach der Urlaubszeit wieder voll in Schwung bringen

Wenn Sie das Team auf einen erholsamen Urlaub fernab der Arbeit vorbereiten, wird es dazu beitragen, dass danach alle mit einer frischen Denkweise (und schöner Bräune!) zur Arbeit zurückkehren. Statt des Drucks, arbeiten zu "müssen", wenn sie sich doch eigentlich im Urlaub erholen sollten, untersuchen wir mal einige Möglichkeiten, wie Ihr Team im Urlaub losgelöst und ungestört bleiben kann.

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projektplanung (2. Teil)
Projektmanagement 3 Min. Lesezeit

Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Projektplanung (2. Teil)

Als Leiter eines Unternehmens, das Projektmanagement-Software anbietet, hatte ich Gelegenheit, von unseren Kunden, Investoren und Mentoren zahlreiche Geschichten zu verschiedensten Arten von Projektkriegen zu hören. Ich dachte mir, dies wäre eine gute Möglichkeit, sie mit Ihnen zu teilen, in der Hoffnung, dass sie Ihnen dabei helfen, Ihre eigenen Management-Fähigkeiten zu verbessern. Dies ist Teil 2 der Serie mit dem Titel: Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen. Werfen Sie, bevor Sie diesen Artikel lesen, bitte einen Blick auf Die 5 häufigsten Fehler, wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig managen: Mikromanagement & Führung (1. Teil). Fehler Nr. 2: Nachlässige Projektplanung Die Versuchung ist groß, sich nicht zu sehr mit der Projektplanung zu beschäftigen und einfach direkt in die Ausführung überzugehen. In einem Unternehmensumfeld, in dem jedes Projekt zum Unternehmenserfolg beitragen muss, führt diese übereifrige Vorgehensweise jedoch auf direktem Weg zum Misserfolg. Machen Sie sich bewusst, dass einer der wichtigsten Gründe für fehlschlagendes Projektmanagement darin besteht, dass die Projektpläne einfach nur im Regal verstauben. Ein Projektplan, der nicht existiert, nicht genutzt wird, veraltet, unvollständig oder schlecht aufgebaut ist, bringt unweigerlich Fehler bei der Projektausführung mit sich. Die meisten Fehler beim Projektmanagement sind auf das Fehlen einer effizienten und aktuellen Projektplanung zurückzuführen. Halten Sie Ihre Projektplanungen nicht auf dem neusten Stand, dann können Sie die Fortschritte Ihrer Projekte nicht mehr überwachen und beeinflussen. Letztendlich haben Sie dann mehr Arbeit als eigentlich nötig gewesen wäre und sprengen auch noch Ihr Budget. Das führt wiederum dazu, dass Ihre Teammitglieder bei der Fertigstellung ihrer Aufgaben hinter dem Zeitplan liegen. Und all dies hat direkten Einfluss auf Ihren Projekt-Abgabetermin. Lösungsansatz Nr. 2: Pläne realistisch und auf dem neusten Stand halten Aber wie bleibt Ihre Projektplanung aktuell und realistisch? Hier nun drei konkrete Maßnahmen: Überprüfen, überprüfen, überprüfen Wenn alle Ihre Projekte pünktlich fertiggestellt und im Rahmen des Budgets bleiben sollen, müssen Sie den Fortschritt jedes Ihrer Projekte jeden Tag überprüfen. Ihr Projektteam muss an seine Projektziele und den Zeitplan glauben können. Um dies zu erreichen, müssen Sie Ihre Planung regelmäßig überprüfen und aktualisieren, anderenfalls wird sich Ihre Planung als absolut nutzlos erweisen. Die Planung flexibel gestalten Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten, müssen Sie stets bereit sein, sofort auf unerwartete Veränderungen bei einem Projekt zu reagieren und Ihre Planung an diese anzupassen. Dies erspart Ihnen Fehlerkosten bei der anfänglichen Zeitplanung. Alle Informationen stets zur Hand haben Halten Sie alle Informationen griffbereit, damit Sie auf Veränderungen bei Ihren Projekten reagieren und Projekte erfolgreich abgeschlossen werden können. Lassen Sie nicht zu, dass wertvolle Informationen zu Aktualisierungen in separaten Dateien untergehen. Fassen Sie all Ihre Daten an einem zentralen Ort zusammen und speichern Sie dort auch alle Projekt-bezogenen Dateien. Sorgen Sie dafür, dass die relevanten Personen leicht darauf zugreifen können. Alle Informationen zur Hand zu haben, ermöglicht es Ihnen, zu jedem Zeitpunkt den aktuellen Stand Ihrer Projekte zu kennen. Fortsetzung folgt in Teil 3: Fehler bei der Projektzeitplanung. Lesen Sie weiter Für weitere Informationen zum Thema Projektplanung lesen Sie: Projektmanagement-Grundlagen: 6 Schritte zu einem narrensicheren Projektplan 10 essenzielle Elemente für den perfekten Projektplan (Infografik) 5 psychologische Tricks, die Ihrem Team dazu verhelfen, Deadlines einzuhalten

4 Möglichkeiten, wie Sie mit Collaboration-Tools Ihre Teamleistung steigern können
Zusammenarbeit 5 Min. Lesezeit

4 Möglichkeiten, wie Sie mit Collaboration-Tools Ihre Teamleistung steigern können

  Distanz ist nicht länger ein Hindernis für gute Zusammenarbeit. Online-Collaboration-Tools machen es uns möglich, über Tausende von Kilometern hinweg mit Kollegen zusammenzuarbeiten. Dank ihnen können wir mobiler sein und, wenn nötig, von überall aus und zu jeder Zeit auf Projektinformationen zugreifen. Aber die gleichen Probleme, die die Zusammenarbeit in unseren physischen Arbeitsbereichen erschweren, sind uns auch in die Online-Welt gefolgt. Mitteilungen, die früher in Papierstapeln untergingen, sind jetzt in unseren Posteingängen begraben, wichtige Daten, die in staubigen Aktenschränken verschwanden, fallen jetzt chaotischen Ordnerhierarchien zum Opfer oder werden in zehnfacher Ausfertigung dupliziert. Missverständnisse treten weiterhin auf, Feedbacks und Zuweisungen gehen in der Menge unter und wir umgeben uns mit Unmengen von Zahlen und aktualisierten Tabellen, um irgendwelche sinnvollen Erkenntnisse aus Arbeitsdaten zu erhaschen. Collaboration-Tools bieten eine Lösung, mit der Ihr Team von den Vorteilen der Online-Zusammenarbeit in Echtzeit profitieren und gleichzeitig dem Chaos entgehen kann, das durch das Arbeiten mit E-Mails, Tabellen und Instant Messaging entsteht. Hier nun einige Möglichkeiten, wie Sie Ihre Teamleistung mittels eines Collaboration-Tools verbessern können! 1. Verbesserung der Qualität Wer alleine arbeitet, verwendet nur ganz bestimmte Ideen - nämlich seine eigenen... Durch Zusammenarbeit können Sie auf den kollektiven Fähigkeiten Ihres Teams aufbauen, um die bestmögliche Idee hervorzubringen oder ein paar unterschiedliche Pläne testen, um die optimale Lösung zu finden. Collaboration-Tools bieten einen Ort, der dem Sammeln von Brainstorming-Ideen dient: jede am Projekt beteiligte Person kann ihre Vorschläge auflisten, auch ohne dass sie bereits besprochen wurden (wie dies oft bei Ideenfindungs-Meetings der Fall ist) und sich gleichzeitig von den Ideen und Diskussionen der anderen Teammitglieder inspirieren lassen. Sobald das Team die vollständige Liste der kreativen Möglichkeiten besprochen hat, kann es sofort damit beginnen, die ausgewählte Idee Wirklichkeit werden zu lassen. Keine Einfälle gehen in Posteingängen verloren und keine leisen Stimmen werden versehentlich außer Acht gelassen. 2. Maximierte Geschwindigkeit Collaboration-Software bringt jede Ressource, jede Idee und alle Beteiligten in einem kollektiven Raum zusammen. Ihr Team verschwendet keine Zeit mehr damit, E-Mails mit wichtigen Anhängen zu suchen, auf Status-Aktualisierungen oder Freigaben zu warten oder Kollegen aufzuspüren, die Hilfe bieten können. Jeder Bestandteil des Projekts, von der ersten Idee bis zur abschließenden Freigabe, kann an einem einzigen Ort erstellt und abgeschlossen und rund um die Uhr aufgerufen werden. Das heißt, Mitarbeiter haben zu jeder Zeit von jedem beliebigen Ort aus Zugriff darauf, um Informationen zu bearbeiten oder neue Ideen hinzuzufügen. Ihre Teammitglieder können zusammenarbeiten, wie, wann und wo sie wollen, und das ohne auf die regulären Arbeitszeiten oder das nächste Teammeeting warten zu müssen, um weiterzumachen. 3. Stärkung der Rechenschaftspflicht Wer sich mit leistungsstarken Teams beschäftigt hat, weiß, dass öffentliche Rechenschaftspflicht ein Trumpf im Spiel des Projektfortschritts ist. Die Wahrscheinlichkeit, dass Menschen ihr Ziel erreichen, ist 33 % höher, wenn sie es aufschreiben und anderen davon erzählen. Mit Collaboration-Tools können Ihre Teammitglieder ihre Aufgaben und Ziele öffentlich machen, so können sie ihren Fortschritt teilen, um Hilfe bitten und Projekte mit absoluter Transparenz durchführen. Außerdem weiß jedes Mitglied nicht nur wofür es selbst verantwortlich ist, sondern auch wofür die anderen Teammitglieder verantwortlich sind, so wird keine Arbeit unnötigerweise doppelt durchgeführt. 4. Entfachte Innovationskraft Zwei Köpfe sind besser als einer - daran hat sich auch bis heute nichts geändert. Wenn eine Collaboration-Tool es Ihnen ermöglicht, sich umzuschauen und die neuen Projekte zu entdecken, an denen Ihre Kollegen gerade arbeiten, dann können diese Einblicke innovative Ideen für aktuelle und zukünftige Projekte entzünden. "Ah, Emma arbeitet gerade an unserer neuen Funktion... Moment mal, was wäre, wenn wir diesmal hierfür einen ganz neuen Weg einschlagen würden? Ich poste mal einen Vorschlag." Collaboration-Tools ermöglichen Menschen den Zugang zu Informationen, die ihrer Kreativität tagtäglich zu Höchstleistungen verhelfen können, statt die bahnbrechenden "Aha!"-Momente auf wöchentliche Status-Meetings oder zufälligen Kaffeeküchen-Talk zu beschränken. Collaboration-Tools reißen Ideen auch von den Einschränkungen der Unternehmenshierarchie los. Unternehmensweite Transparenz bedeutet, dass neue Ideen und Initiativen von jedem Mitarbeiter und nicht nur von Führungskräften kommen können. Vorschläge, die vielleicht begraben oder von Anfang an nie offiziell eingereicht wurden, können jetzt frei fließen, wachsen und Aufmerksamkeit auf sich ziehen, und das, weil sie es verdient haben und nicht nur, weil sie das Privileg hatten, bis zu Entscheidungsträgern vordringen zu dürfen. Ihr Team ist Ihre großartigste Ressource Und schlussendlich ist Ihre großartigste Ressource Ihr Team. Durch die Bereitstellung von Tools, die eine stressfreiere und effizientere Zusammenarbeit fördern, ermöglichen Sie es Ihren Teammitgliedern, sich auf die Ergebnisse ihrer Bemühungen zu konzentrieren – statt in ihnen zu versinken. Alles in allem glättet und optimiert ein gutes Collaboration-Tool den Arbeitsablauf aller Mitarbeiter. Es reduziert die Anzahl verlorener Daten, erleichtert den Ideenfindungs-Prozess und verringert die Wartezeit auf Feedback oder Anweisungen. Vor allem aber ermöglicht es, dass Ideen ihre verdiente Aufmerksamkeit erhalten, damit Ihr Team sein volles Potenzial ausschöpfen kann.

Wrike for Marketers Performance holt das Beste aus Ihren Remote-Teams heraus – für bessere Kreativarbeit und datengesteuerte Kampagnen
Wrike-Nachrichten 5 Min. Lesezeit

Wrike for Marketers Performance holt das Beste aus Ihren Remote-Teams heraus – für bessere Kreativarbeit und datengesteuerte Kampagnen

Als Marketingfachkraft stehen Sie ständig unter Druck, in kürzerer Zeit mehr zu liefern. Aber keine Sorge: Wrike for Marketers und das neue Wrike for Marketers Performance kann Ihr Team unterstützen und neue Potenziale freisetzen.

12 fantastische Hacks für die Zusammenarbeit im Team (die auch Experten empfehlen)
Zusammenarbeit 7 Min. Lesezeit

12 fantastische Hacks für die Zusammenarbeit im Team (die auch Experten empfehlen)

Ihr Projekt hat eine knapp bemessene Deadline, was an sich schon jede Menge Stress bedeutet. Hinzu kommt aber, dass Sie ein funktionsübergreifendes Team mit Personen aus verschiedenen Abteilungen haben, die noch nie zusammengearbeitet haben, und plötzlich liegt es an Ihnen, aus diesen Personen eine integrierte Einheit zu machen, die kooperativ denkt und arbeitet. Was müssen Sie tun, damit das Team koordiniert und geschlossen zusammenarbeitet? Wir haben uns an Experten gewandt, die für bewährte Ratschläge – ihre Collaboration-Hacks – bekannt sind. Hier nun ihre Tipps und Tricks: Collaboration-Hacks für bessere Kommunikation 1. Seien Sie direkt Laura MacLeod, HR-Beraterin, Sozialarbeiterin und Verfechterin von From The Inside Out Project® sagt, dass es am besten sei, sich klar und deutlich zu äußern, wenn Probleme auftreten. Keine falsche Rücksichtnahme oder honigsüße Worte: „Ohne ehrlich und authentisch zu sein, kommt man nirgendwo hin – das bedeutet, zu erkennen und zu bestätigen, dass es ein Problem gibt, und das Problem beim Namen zu nennen. ‚Joe, es scheint mir, dass Sie hiermit nicht ganz am Laufenden sind. Ihr Projekt liegt nicht im Zeitplan, sprechen wir mal darüber, was los ist.‘“ 2. Reden Sie nicht nur, zeichnen Sie! William Gadea, Gründer und Creative Director von IdeaRocket, das animierte Videos für Unternehmen herstellt, gibt folgenden Tipp: Jedes moderne Videokonferenz-Tool verfügt über ein integriertes Whiteboard-Tool. Benutzen Sie es! „Bedenkt man, wie populär der Einsatz von Whiteboards in Meetings geworden ist, scheint mir, dass die Zeichen-Funktionen in Telekonferenz-Anwendungen noch zu wenig zum Einsatz kommen. So ziemlich alle Apps verfügen über eine solche Funktion: WebEx, Gotomeeting, Skype, Hangouts. Sie können auf Ihrem Desktop oder auf einem leeren Bildschirm zeichnen.Die Funktion eignet sich auch, um Arbeitsabläufe mit Diagrammen zu beschreiben. Für uns ist es ein Geschenk des Himmels, weil wir häufig mit Personen in anderen Ländern auf diese Art zusammenarbeiten, um Prozesse klar zu umschreiben.“ 3. Eine Politik der offenen Tür   Evan Harris, Mitbegründer und CEO von SD Equity Partners, legt einen Schwerpunkt auf den Aufbau einer Kultur der Zusammenarbeit. Sein bester Tipp? Eine Politik der offenen Tür. Er sagt: „Auch wenn Ihre Mitarbeiter keine buchstäbliche Tür zu ihren Büros haben, ist es wichtig, ein Umfeld zu schaffen, in dem Ihre Mitarbeiter offen kommunizieren, Fragen stellen oder Probleme ansprechen können, und zwar jederzeit, nicht erst in einem Meeting. Auf diese Weise wird zum Ausdruck gebracht, dass alle Gedanken und Meinungen geschätzt werden und jederzeit geäußert werden sollten.“ Collaboration-Hacks für besseres Teambuilding 4. Schreibtischtausch Sam Shank, CEO und Mitbegründer von HotelTonight, schrieb kürzlich über seinen bevorzugten Collaboration-Hack: den Schreibtischtausch. Um gute Beziehungen zwischen Menschen aufzubauen, die normal kaum Kontakt miteinander haben, muss man dafür sorgen, dass sich alle regelmäßig bewegen, das heißt, den Arbeitsplatz innerhalb des Büros wechseln. Das Endergebnis: stärkere Arbeitsbeziehungen. Shank schreibt: „Persönlich hatte ich eine tolle Zeit zusammen mit der Finanzabteilung. Wir haben darüber geredet, woran sie arbeiten, womit ich so meine Arbeitszeit verbringe, und wie wir ein engeres Arbeitsverhältnis aufbauen können." 5. Geben Sie ihnen Urlaub!   Simon Slade, CEO und Mitbegründer von SaleHoo, hat die perfekte Lösung gefunden, um sein verteiltes Team zusammenzubringen: Spendieren Sie einen großzügigen Kurzurlaub. Er sagt: „Da 24 meiner 29 Mitarbeiter von außerhalb arbeiten, ist es schwierig, Team-Kameradschaft aufzubauen und Firmenstolz zu fördern. Mehr als die Hälfte meiner Mitarbeiter arbeitet auf den Philippinen. Ich beschloss, einmal im Jahr auf die Philippinen zu fliegen und meine Mitarbeiter und deren Familien zu einem All-inclusive-Urlaub mitzunehmen! Meine Mitarbeiter genießen dadurch nicht nur eine großartige Nebenleistung, sondern sie erleben eine für viele Telearbeiter ungewöhnlich gute Teamarbeit.“ 6. Die Stärken der anderen erkennen David Finkelstein, Procurement Manager von Bedgear.com erinnert uns, dass jeder Mensch unterschiedliche Fähigkeiten hat, und dass man diese Stärken verstehen muss, um die Leistung des Teams zu maximieren. „Schon früh in meiner Karriere hat das Buch StrengthsFinder 2.0 mir die Augen sehr weit geöffnet. Ich habe auch veranlasst, dass mein Team dieses Buch liest, und dann haben wir Rollenspiele gemacht, um zu verstehen, wie man die Stärken jeder einzelnen Person zum Vorteil des Projektes einsetzen kann.“ 7. Eine Präsentation halten lassen Bill Winn, Digital PR und Display Media Manager bei Inseev Interactive, einer Marketingagentur in San Diego, hat eine besondere Methode gefunden, um in seinen Teams schnell Kameradschaft entstehen zu lassen: Der Druck eines gemeinsamen öffentlichen Auftritts. Er sagt: „Veranlassen Sie, dass Ihr Team eine Präsentation vor einer größeren Gruppe hält. Dazu muss sollte das Team ein Thema im Zusammenhang mit einem neuen Prozess, Tool, Best Practice, Kundenbeispiel oder einer Entwicklung in Ihrer Branche aussuchen. Das Team muss bestimmen, wer die Präsentation leitet und wie sie organisiert wird. Sorgen Sie dafür, dass jedes Teammitglied für einen Aspekt der Präsentation verantwortlich ist, so dass jeder einzelne vor dem Publikum stehen und seinen Teil abliefern muss. Da viele Menschen Angst davor haben, öffentlich zu reden, und es nicht einfach ist, den richtigen Input zu recherchieren, um eine überzeugende Präsentation auszuarbeiten, wird diese Herausforderung zu einer besseren Zusammenarbeit und engeren Teamarbeit führen, deren Vorteile noch lange nach der Präsentation Bestand haben.“ 8. Durch Musik den Tag verschönern Jordan Wan, Gründer und CEO von CloserIQ, fördert Teamarbeit, indem er in seinem Unternehmen für eine entspannte Atmosphäre sorgt – und eine Möglichkeit hierfür ist die Musik. „Mit Musik kann man hervorragend eine gute Unternehmenskultur aufbauen und am Arbeitsplatz eine fröhliche Atmosphäre schaffen. Probieren Sie es mal mit einer Jam-Session am Montagmorgen, und ermuntern Sie alle, ihren eigenen musikalischen Geschmack zu präsentieren.“ Collaboration-Hacks für eine bessere Arbeitsweise 9. Gleich zu Beginn alles ausdiskutieren Airto Zamorano, Managing Director am Becker Ears, Nose, and Throat Center, fordert sein Team dazu auf, die Verantwortlichkeiten gleich beim Kick-off-Meeting mit ihm zu verhandeln: „Schon in der Planungsphase werden die Mitarbeiter ermuntert, alle Aspekte des Plans in Frage zu stellen mit dem Ziel, jede unnötige Arbeit zu vermeiden oder den Plan nach Bedarf anzupassen. Ich scherze mit ihnen: ‚Am ersten Tag können Sie mit mir so viel streiten wie Sie wollen, aber danach erwarte ich, dass wir uns alle an den Plan halten!“ Diese Vorgehensweise stimmt die Leute kooperativ. Wenn Menschen in die Planung involviert werden und das Gefühl haben, selbst die Kontrolle über ihre Arbeit zu haben, zeigen sie ein stärkeres Verantwortungsbewusstsein.“ 10. Schon frühzeitig Konzeptüberprüfungen durchführen Brad Palmer, CEO und Mitbegründer von Jostle Corporation, schlägt eine Vorgehensweise vor, mit der Sie bereits vor der Vorstellung eines fertigen Produktes die Zustimmung von den Projekt-Entscheidungsträgern gewinnen können: „Führen Sie informelle „Konzept-Reviews“ durch, so dass die Entscheidungsträger bereits in einer frühen Projektphase an einem Tisch zusammenkommen. Dadurch werden die Anforderungen geklärt, Fallstricke erkannt und Horizonte von Anfang an erweitert. Skizzen, Entwürfe oder ähnliches zu teilen, lädt zu viel konstruktiveren und kreativeren Beiträgen ein. Man neigt dazu, Dinge nur zögerlich zu kritisieren, wenn sie erst einmal komplett und poliert sind.“ 11. Selbstmanagement fördern Tyler Benedict, Gründer und Redakteur von BikeRumor.com, hat einen guten Tipp für den Umgang mit der ständigen Flut täglicher Freigabeanfragen und dem Wunsch der Autoren (sowohl intern als auch freiberuflich) nach neuen Text-Projekten. Statt dass nur eine Person die Aufträge erteilt, hat er einen allgemeinen „To-Do“ E-Mail-Posteingang eingerichtet, auf den jeder Zugriff hat. Er sagt: „Auf diese Weise können mehrere Redakteure ihre Neuigkeiten einfach an den Posteingang weiterleiten, und alle Autoren haben nach "wer-zuerst-kommt-mahlt-zuerst"-Manier Zugriff auf neue Schreibideen. Sie leiten die Arbeit einfach an sich selbst weiter, sobald sie startbereit sind, und löschen sie dann aus dem geteilten Posteingang.“ 12. Playbooks erstellen Steven Benson, Gründer und CEO von Badger Maps, meint, dass der Schlüssel zur Förderung der Zusammenarbeit darin liege, den Mitarbeitern eine Plattform zu bieten, auf der sie sich gegenseitig schulen können. „Diese Strategie funktioniert besonders gut, wenn einige Teammitglieder ähnliche Arbeiten und Aufgaben haben – zum Beispiel in einem Vertriebsteam. Wir haben Google Präsentationen geteilt, die wir alle gemeinsam bearbeiten und die nach Themen sortiert sind. Wenn jemand eine Frage hat oder herausfindet, wie man etwas Bestimmtes tun kann, dann kann er eine Folie zu dem Thema erstellen und wir alle können davon profitieren. Weil wir sie nach Aufgabengebiet sortieren, erweisen sich diese Quellen auch als äußerst effektiv, um schnell neue Mitarbeiter in das Team zu integrieren.“ Moment mal! 18 weitere Tipps von Collaboration-Experten Sie suchen nach weiteren konkreten Tipps, um Ihr zusammengewürfeltes Team in eine effiziente Elite-Einheit umzuwandeln? Lesen Sie diesen Blogbeitrag: 18 Experten-Tipps, damit Ihr Team wirkungsvoll zusammenarbeitet.

3 Collaboration-Tipps, um Teamarbeit zu verbessern
Zusammenarbeit 3 Min. Lesezeit

3 Collaboration-Tipps, um Teamarbeit zu verbessern

Zusammenarbeit über Standorte hinweg (und vom Homeoffice aus) in Unternehmen stattfinden wird. Collaboration ist ein grundlegendes und essenzielles Element der täglichen Arbeit und das wird auch weiter so bleiben.  Deswegen haben wir uns überlegt, welche drei Maßnahmen ideal für die Unternehmen wären, die es bisher noch nicht geschafft haben, Collaboration erfolgreich anzuwenden: 1. Machen Sie Platz für Zusammenarbeit Egal ob Ihre Mitarbeiter an einem abgetrennten Arbeitsplatz in einem Großraumbüro oder an einem virtuellen, cloud-basierten Arbeitsplatz mit Messaging-Services arbeiten, es muss eine Möglichkeit geben, einen angenehmen Arbeitsort zu schaffen, wo Leute aufeinander zugehen und zusammen arbeiten können.  Zum Beispiel hat Zappos in Las Vegas seinen neuen Hauptsitz so eingerichtet, dass sich Mitarbeiter besser und freier in den neuen Räumlichkeiten bewegen können. Daten- und Stromkabel hängen überall von der Decke, damit man sich überall anschließen kann und es gibt reichlich Gemeinschaftsbereiche, um auf Leute zu treffen, mit denen man sonst keinen Kontakt hätte. Und wie sieht es bei Remote-Teamarbeit aus? Unternehmen wie Shutterstock ermöglichen Zusammenarbeit mit der außergewöhnlichen Always-On-Video-Conferencing-Methode, bei der Mitarbeiter, die von unterschiedlichen Orten aus arbeiten, 8 Stunden am Tag über Google Hangouts in Verbindung sind. Das ermöglicht ihnen, sich untereinander auszutauschen, so als würden sie sich alle im selben Raum befinden. Auf diese Art und Weise können sogar Remote-Arbeiter ein gutes Betriebsklima und hervorragende Beziehungen mit den anderen Teammitgliedern aufbauen. Außerdem können sie über die Videokonferenz sofort Information austauschen und Teamkollegen aktiv unterstützen. 2. Fördern Sie Sharing-Tools Einen gemeinsamen Arbeitsplatz aufzubauen, ist ohne die richtigen Tools nicht möglich. Wir empfehlen diese Arten von Tools für gute Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen: — Realtime-Messaging-Tool: Zum Beispiel Skype, Google Hangouts und Facetime. Echtzeit-Kommunikationsmöglichkeiten,  über die Mitarbeiter mit anderen reden und sich per Videokonferenz austauschen können. — Task-Management-Tool: Zum Beispiel Wrike (selbstverständlich). Lösungen, um Ihre Teamarbeit effizienter zu gestalten, mit denen Sie Aufgaben zuweisen und organisieren können und vor allem das lästige Hin und Her von E-Mails und Instant-Messages verhindern.    — Knowledge-Base-Tool: Zum Beispiel interne Blogs oder Wikis (hierbei kann Wrike Ihnen helfen). Möglichkeiten, Prozesse zu dokumentieren oder Know-how und Best Practices allen Mitarbeitern zur Verfügung zu stellen. — File-Sharing-Tool: Zum Beispiel Box, Dropbox und Google Drive. Eine Lösung, um Dateien auf einfache Art und Weise zu speichern, zu synchronisieren und zu teilen. (Wenn Sie Wrike verwenden, können Sie diese Dateien Aufgaben leicht hinzufügen.) 3. Tipps und Tricks, um mehr Mitarbeit anzuregen Personen in Meetings sind grundsätzlich aufmerksamer, wenn sie stehen, statt sitzen. (Vor allem, wenn sie ihren Laptop nicht dabei haben.) Leute sind wesentlich teilnahmefreudiger, wenn das Meeting rund um Whiteboards stattfindet, im Gegensatz zu einer Präsentation auf einer Bühne in einem großen Meeting-Raum. Wenn ungelöste Probleme in Form von Fragen, Themen und graphischen Darstellungen auf Whiteboards, zum Beispiel im Flur, veranschaulicht werden — oder auf internen Blogs und Wikis —ergibt sich eher eine Teilnahme seitens eines Mitarbeiters außerhalb des Kernteams. Egal was das Thema des Meetings ist, regen Sie Ihr Team zur Mitarbeit an, indem Sie eine aktive Haltung fördern und Langeweile, Gleichgültigkeit und Arbeit in Silos komplett vermeiden. Was sind Ihre Collaboration-Tipps? Wir sind darauf gespannt, zu hören, wie Sie Team-Zusammenarbeit erreicht oder proaktive Teilnahme in Meetings gefördert haben. Geben Sie uns ein Feedback und teilen Sie Ihre Erfahrungen mit uns! Das könnte Sie auch interessieren: 4 Strategien, um mit schwierigen Stakeholdern umzugehen

5 Gründe, warum Ihr Kreativ-Team noch nicht skalierbar ist
Zusammenarbeit 7 Min. Lesezeit

5 Gründe, warum Ihr Kreativ-Team noch nicht skalierbar ist

Kreativ-Teams stehen ständig unter dem Druck, überzeugende, innovative Kampagnen liefern zu müssen. Fehlen aber Zeit und Ressourcen, kann dieser Druck einen schon fertig machen. Aber auch wenn Sie das dringende Bedürfnis haben, ihr Team zu vergrößern, sollten Sie zuerst prüfen, ob Ihr Team bereit dafür ist.

Wie Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern
Beiträge 5 Min. Lesezeit

Wie Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern

Es gibt drei Hauptfaktoren, die den Erfolg eines neuen Projekts oder einer Kampagne bestimmen: Ausgezeichnete Kommunikation zwischen allen Mitarbeiter-Ebenen, so ist jeder bei aktuellen Fortschritten, Herausforderungen und Erfolgen auf dem Laufenden; Organisiertes Projektmanagement, durch das gewährleistet wird, dass alle Arbeiten rechtzeitig und im Rahmen des Budgets erledigt werden; Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern und abteilungsübergreifend, so können noch mehr Ideen mit einbezogen und Innovation gefördert werden. In unserer heutigen innovativen Arbeitsumgebung wäre es jedoch ein Fehler, diese Faktoren getrennt voneinander zu betrachten. Sie können sich in allen drei Bereichen verbessern, indem Sie Ihren Schwerpunkt auf nur einen Aspekt Ihrer Arbeit legen: das kollaborative Projektmanagement. Wenn Sie diesen Aspekt weiterentwickeln, versetzen Sie alle Beteiligten, angefangen beim Geschäftsführer bis hin zur untersten Mitarbeiter-Ebene, in die Lage, effektiv mit Kollegen zu kommunizieren, Projekte und Ideen zu verwalten, aktiv an Aufgaben zusammenzuarbeiten und Arbeit effizient zu erledigen. Der beste Weg zur Verbesserung Ihres kollaborativen Projektmanagements besteht darin, Ihr Team aus dem dunklen Zeitalter der über hin- und hergesendete E-Mails durchgeführten Konversationen herauszuführen und eine Software einzuführen, die speziell dafür entwickelt wurde, genau diesen Job zu übernehmen. Die Schlüssel zu einem effektiven kollaborativen Projektmanagement Ob Sie nun weiterhin an Ihren alten Methoden festhalten möchten oder ein neues kollaboratives Projektmanagement-Tool suchen, hier nun ein paar Dinge, die Sie beachten sollten: 1. Sie benötigen ein Tool, das sich in Echtzeit aktualisiert Es gibt Cloud-basierte Online-Software, die es Ihrem Team möglich macht, Aktualisierungen in Echtzeit zu teilen und zu überwachen; wird eine Änderung vorgenommen, ist sie umgehend für jedermann sichtbar. Das bedeutet, dass Ihr Team niemals versehentlich mit veralteten Informationen (z.B. Tabellen) arbeitet und somit die Zusammenarbeit reibungslos und effizient voranschreiten kann. 2. Kollegen müssen gleichzeitig arbeiten können Live-Zusammenarbeit ist das neue Markenzeichen für hervorragende Teamarbeit. Eines der ersten beliebten Tools dieser Art war Google Docs — eine Person aktualisiert das Online-Dokument und eine andere Person kann es gleichzeitig bearbeiten oder dem Aktualisierungsprozess ganz einfach zuschauen. Wrike ist ein kollaboratives Projektmanagement-Tool, das die gleichen Möglichkeiten zur Echtzeit-Zusammenarbeit für Aufgaben und Projekte bietet. 3. Sie können Arbeit genau dort besprechen, wo sie erledigt wird Statt Arbeit in einem Tool (z.B. Chat-Tools) zu besprechen und in einem anderen zu erledigen, sollten Sie ein Tool finden, das es Ihnen ermöglicht, Arbeit dort zu besprechen, wo sie auch stattfindet. Auf diese Weise können Sie Einblicke in frühere Entscheidungen und projektbezogene Diskussionen geben, wenn Sie jemand Neues in Ihr Projekt einbeziehen oder Arbeit weitergeben müssen. So können Kollegen sofort mit der Arbeit beginnen, ohne dass Sie einen Teil Ihrer Arbeitszeit opfern müssen, um mit ihnen jede Projekteinzelheit durchzugehen. 4. Sie benötigen einen zentralen Ort, an dem alle arbeitsbezogenen Informationen gespeichert und verwaltet werden Üblicherweise werden Informationen an vielen verschiedenen Orten gespeichert, wie z.B. E-Mail-Posteingänge, Cloud-Speicherdienste und Festplatten von Computern. Dies macht es nahezu unmöglich, sicherzustellen, dass Ihr gesamtes Team mit den neuesten Informationen arbeitet. Wenn Sie Ihr kollaboratives Projektmanagement verbessern wollen, müssen Sie einen zentralen Ort finden, an dem Sie sämtliche arbeitsbezogenen Elemente speichern — alle Ihre einmaligen Aufgaben, langfristigen Projekte, Dateien, Diskussionen, Meetingnotizen und Berichte. Auf diese Weise haben Ihre Mitarbeiter jederzeit sofortigen Zugriff auf die von ihnen benötigten Informationen, ohne dass sie mehrere verschiedene Tools durchforsten müssen. 5. Es sollte Ihnen möglich sein, Projektdetails zu ändern und Ihr Team umgehend darüber zu informieren Jedes Team muss von Zeit zu Zeit Projektdetails oder Prioritäten ändern. Ihr Verfahren oder Tool sollte es Ihnen ermöglichen, Arbeit zu aktualisieren und Ihr Team sofort darüber in Kenntnis zu setzen, damit alle Mitarbeiter zu jeder Zeit an den wichtigsten Projekten und mit den genauesten Informationen arbeiten. 6. Sie sollten in der Lage sein, zu sehen, was als nächstes auf Sie zukommt Effektive Projektmanagement-Software ermöglicht es Ihnen, z.B. mittels Zeitplänen, Gantt-Diagrammen und Aufgaben-Abhängigkeiten für zukünftige Aufgaben und Projekte zu planen. Dann sind Sie in der Lage, Ihre Aufgaben und Projekte logisch zu organisieren; Arbeitsabläufe einzurichten, die sämtliche Arbeiten von Anfang bis Ende durchlaufen; Fortschritte zu überwachen, damit nichts in Verzug gerät; und sich mit Kollegen in Verbindung zu setzen, um herauszufinden, ob sie Hilfe benötigen. Ist ein Projekt abgeschlossen, kann Ihr Team sofort mit der nächsten priorisierten Arbeit beginnen. Kostenloses kollaboratives Projektmanagement-Tool Wenn Sie sich dazu entschieden haben, eine kollaborative Projektmanagement-Software einzuführen, dann testen Sie doch einmal Wrike 2 Wochen lang kostenlos. Danach können Sie aufrüsten oder beim kostenlosen Tarif bleiben. Laden Sie Ihr Team zu Wrike ein, führen Sie mittels des Tools gemeinsam ein kurzes Projekt durch und erleben Sie, wie wir Ihnen dabei helfen können, noch bessere Ergebnisse zu erzielen.

Jetzt neu: Wrike Integration mit Microsoft Teams
Wrike-Nachrichten 3 Min. Lesezeit

Jetzt neu: Wrike Integration mit Microsoft Teams

Hier bei Wrike besteht das Herzstück unserer Arbeit darin, eine zielgerichtete Zusammenarbeit zu fördern, indem wir alle Arbeitselemente noch klarer und leichter umsetzbar gestalten. Als Microsoft die Plattform Teams - ein Arbeitsbereich auf Chat-Basis - als Teil von Microsoft Office 365 ankündigte, war uns klar, dass dies eine wichtige Entwicklung war. Office 365 ist eine der beliebtesten auf dem Markt erhältlichen Productivity Suites. Außerdem gewinnen Chat-basierte Collaboration-Tools, wie Slack oder HipChat, zunehmend an Akzeptanz, da Unternehmen ihre Zusammenarbeit immer mehr aus E-Mail-Threads auslagern möchten, um ihre Arbeit schneller erledigen zu können. Eine kürzlich durchgeführte Studie von SpiceWorks fand heraus, dass mittlerweile 53 % der Unternehmen mit mehr als 500 Mitarbeitern kollaborative Chat-Apps verwenden. MS Teams bringt Menschen, Diskussionen und Inhalte sowie die von Teams benötigten Tools an einem Ort zusammen, damit sie auf einfache Weise zusammenarbeiten können. Da MS Teams auf Office 365 aufgebaut ist, profitieren Nutzer davon, dass es mit ihren gewohnten Office 365 Apps und Diensten integriert ist. Es bietet zudem Sicherheit und Compliance auf Enterprise-Niveau, und ist erweiterbar sowie individuell anpassbar auf die Bedürfnisse jedes Teams. Wir freuen uns, Ihnen heute die Integration von Wrike mit MS Teams vorzustellen. Wir haben mit Microsoft zusammengearbeitet, um Ihnen in der Chat-Umgebung von Teams Zugang zu leistungsfähigen Wrike Funktionen zu bieten. Teams-Nutzer können jetzt Aufgaben erstellen und Projekte verwalten, wodurch die gesamte Kommunikation in ihrem collaboration- und arbeitsbezogenen Kontext in Office 365 bleibt. Dies ist nur die neueste von vielen weiteren Entwicklungen, die Wrike und Microsoft verbinden, einschließlich Integrationen mit beliebten Tools wie Microsoft OneDrive, Office 365 und Office 365 Single Sign-On. Hier nun einige der Funktionen, die Teams-Nutzern zur Verfügung stehen: Projekte und Aufgaben erstellen. Sie können direkt in Teams neue Projekte erstellen und alle Aufgaben genau so ansehen, wie sie in Wrike erscheinen. Sie können beliebige Wrike-Projekte als Registerkarte zu einem Teams Chat-Kanal hinzufügen. Änderungen an Aufgaben vornehmen. Ihnen werden Aufgabendetails in Rich-Text-Formatierung und Bilder angezeigt. Sie können direkt von Ihrer Teams-Arbeitsumgebung aus Änderungen vornehmen, zum Beispiel Status, Verantwortliche, Fälligkeitstermine und Kommentare zu Aufgaben aktualisieren. Projekt-Zeitpläne visualisieren. Mithilfe der Zeitleisten-Ansicht im Format eines Gantt-Diagramms erhalten Sie einen Gesamtüberblick über alle Aufgaben-Zeitpläne. Wrike-Benachrichtigungen erhalten. Bleiben Sie auf dem Laufenden mit allen Projekten dank Benachrichtigungen, die über einen Office 365 Connector direkt in Ihren Teams-Chats erscheinen. Die Wrike Integration mit Teams ist jetzt als Teil der vor Kurzem angekündigten allgemeinen Verfügbarkeit von MS Teams verfügbar. Hier erhalten Sie weitere Einzelheiten. Wir freuen uns auf Ihr Feedback!

5 Schritte, um ein Collaboration-Tool erfolgreich in einem Kreativteam einzuführen
Projektmanagement 7 Min. Lesezeit

5 Schritte, um ein Collaboration-Tool erfolgreich in einem Kreativteam einzuführen

Sie sind Kreativdirektor. Sie haben zu viele Projekte, Ihre Mitarbeiter machen bereits Überstunden und Sie haben keine Ahnung, wie Sie all Ihre Arbeit schnell und effizient mit Ihrem aktuellen System erledigen sollen. Da ist guter Rat gefragt. Kollaborative Arbeitsmanagement-Lösungen helfen, die Zeit zu reduzieren, die Ihr Team mit zusätzlichen Meetings, der Bewältigung riesiger E-Mail-Berge und der planlosen Suche nach den neusten Anhängen und aktualisierten Projektbeiträgen verschwendet. Doch vor allem räumt ein leistungsfähiges Collaboration-Tool Ihren Kreativleuten mehr Zeit dafür ein, tatsächlich kreativ zu SEIN, statt nur Projektdaten aufzuspüren oder E-Mails zu senden. Kreativteams sind meist sehr beschäftigt, egal ob sie es nun mit der Kundengewinnung oder dem Jonglieren endloser Anfragen zu tun haben. Sie haben keine Zeit, neue Tools zu testen, ohne sicher zu sein, dass sich die Mühe auch lohnt.  Bevor Sie sich einer bestimmten Arbeitsmanagement-Lösung verschreiben und mit dem Kopf voraus hineinspringen, lesen Sie bitte zuerst diese Anleitung, die Ihnen dabei helfen wird, sicherzustellen, dass Ihr vielbeschäftigtes Team Ihr gewähltes Tool erfolgreich annehmen und anwenden kann. Dann kann es losgehen. 1. Legen Sie fest, wie das Tool verwendet werden soll. Sie wissen genau, wie Sie das tun, was Sie tun. Tragen Sie als Erstanwender und wahrer Meister dieses Tools Ihre Kenntnisse zusammen und erstellen Sie eine Reihe von klar definierten Regeln, wie Ihr Team das neue Tool verwenden soll, damit es weiß, was es zu erwarten hat. Erstellen Sie ein Dokument, das Folgendes hervorhebt: Welche Funktionen werden Sie nutzen - und wie. Einige Tools sind mit einer Menge von Funktionen ausgestattet, die Sie möglicherweise nicht alle benötigen. Machen Sie eine Liste der Funktionen, die Ihr Team nutzen wird, und erklären Sie, wie genau diese Funktionen Ihrem Team helfen werden, seine Arbeit zu erledigen. Wie Sie Ihre Arbeit organisieren. Ihr Collaboration-Tool sollte ein System bieten, mit dem Sie Aufgaben in Ordnern oder Projekten organisieren können, damit Ihre Arbeit nicht kreuz und quer im ganzen Tool verstreut ist. Entscheiden Sie, nach welchem System Ihr Team die Arbeit anordnen soll: nach Art der Lieferergebnisse, Kunden, verantwortlichem Designer, oder nach all den oben genannten Aspekten. Was auch immer am besten zu Ihren Bedürfnissen passt! Wie Sie Ihre Arbeit benennen. Eine konsistente Namensgebung erleichtert es Ihren Mitarbeitern zu verstehen, was sie erwartet, wenn sie eine Aufgabe öffnen. Legen Sie ein System mit Regeln fest, wie z.B.: Aufgabennamen beginnen/enden mit [dem Namen des Kunden] Aufgabennamen enden immer mit einem Verb, z.B. "erstellen" oder "aktualisieren" Mit einer Zeitschätzung beginnen/enden, wie viel Zeit die Aufgabe in Anspruch nehmen wird, z.B. [2 Stunden] Wie Sie Ihre Anhänge organisieren. Bringen Sie Ihr gesamtes Team auf den gleichen Stand, wo Dokumente und kreative Dateien gespeichert werden, um sicherzustellen, dass Ihre Kreativleistungen und Dateien nicht verloren gehen . Werden sie alle zusammen in einem einzigen Ordner untergebracht? Werden sie an den Ordner, das Projekt oder die jeweilige Aufgabe angehängt? Gibt es ein geteiltes Laufwerk, in der zurzeit die Dateien gespeichert sind? Welche leicht verständlichen Namen geben Sie Dateien? Wenn ein Projekt erledigt ist, werden endgültige Versionen dann an einem speziellen Ort aufbewahrt? Wie Sie sich regelmäßig wiederholende Meetings organisieren. Wenn Ihr Team regelmäßig wiederkehrende Meetings abhält, geben Sie diese in Ihr Tool ein. Dies ist nicht unbedingt notwendig, wenn Sie es aber tun, bewahren Sie Ihre gesamte kollaborative Arbeit (und ein Meeting sollte kollaborativ sein) an einer zusammenhängenden Stelle auf.  Unser Vorschlag: Erstellen Sie einen Ordner mit der Bezeichnung "Meetings" und Unterordner für verschiedene Arten von Meetings (bei Bedarf). Erstellen Sie dann in diesem Ordner eine Aufgabe mit dem Datum und dem Titel Ihres Meetings, weisen Sie sie jedem zu, der an dem Meeting teilnimmt, setzen Sie das Datum fest und stellen Sie sie als wiederkehrende Aufgabe ein. Wenn diese Meetings abgehalten werden, geben Sie die Besprechungsnotizen in diese Aufgabe ein, so dass jeder Mitarbeiter unmittelbaren Zugriff auf die Notizen hat und sie bei Bedarf vervollständigen kann. 2. Geben Sie einer kleinen Kerngruppe eine Test-Einführung Haben Sie Ihr Verfahren zur Nutzung des Tools einmal zusammengefasst, können Sie nicht automatisch davon ausgehen, dass Sie die bestmögliche Verfahrensweise für Ihr gesamtes Team gefunden haben. Wie würden Sie bei Ihren Kunden vorgehen? Sie würden Feedback einholen. Tun Sie das auch hier! Führen Sie eine kleine Kerngruppe mit "Früh-Anwendern" in Ihr Tool ein, erklären Sie Ihre zusammengestellten Verfahrensweisen, schulen Sie die Mitarbeiter, wie Sie das Tool und die Funktionen verwenden können, und bitten Sie sie, sofort damit zu beginnen, mittels des Tools an einem kleinen oder großen Projekt zusammenzuarbeiten. Präsentieren Sie ihnen die Vorteile, die sich aus der Nutzung des neuen Tools und der neuen Verfahrensweisen ergeben, und ermutigen Sie sie, sich voll und ganz auf das neue Tool zu verlassen, so minimieren Sie das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter in ihren früheren Arbeitsstil zurückfallen. 3. Nehmen Sie Korrekturen an Ihren Verfahrensweisen vor, um sie zu verbessern Bitten Sie Ihr Team im Laufe des kollaborativen Projekts Ihre vorläufigen Verfahrensweisen bei Bedarf zu ergänzen oder zu verändern, bevor Sie das Tool den restlichen Teammitgliedern vorstellen. Äußern sie Vorschläge, wie z.B. Funktionen besser genutzt oder Ordner und Aufgaben besser benannt werden können, dann nehmen Sie das Feedback in Ihre Verfahrensunterlagen mit auf. Die Teammitglieder sollten das letzte Wort haben, wie das neue Collaboration-Tool genutzt werden soll, da sie es schließlich sind, die tagtäglich damit arbeiten werden. 4. Setzen Sie das Tool für das gesamte Team ein Sobald Sie und Ihre kleine Kerngruppe zuversichtlich sind, dass Sie einen Weg gefunden haben, das neue Collaboration-Tool zukunftsfähig zu implementieren und zu nutzen, ist es Zeit für die große Enthüllung! Stellen Sie Ihrem gesamten Team das Tool vor, genauso wie Sie es bei der kleinen Testgruppe getan haben. Teilen Sie Ihre Verfahrensunterlagen, schulen Sie Ihr Team und bitten Sie alle, sofort mit der Verwendung des Tools zu beginnen, damit der Zusammenarbeit an neuen Projekten nichts mehr im Weg steht. 5. Nehmen Sie bei Bedarf weiterhin Korrekturen an Ihren Verfahren vor Wie sollte es auch anders sein - bitten Sie weiterhin um Feedback! Hat jemand eine Idee, wie Ihr Team eine Funktion noch besser nutzen kann? Dann beschäftigen Sie sich damit, denn sie könnte Ihr Team verbessern und Ihnen dabei helfen, Ihre Ziele zu erreichen. Treten bei einer Verfahrensweise Probleme auf, dann finden Sie eine Lösung und setzen Sie sich einmal im Monat oder einmal im Quartal, je nachdem wie häufig Sie Anpassungen vornehmen, mit Ihrem Team zusammen, um sicherzustellen, dass das Problem behoben ist.  Wenn Sie ein SaaS-Collaboration-Tool verwenden, dann werden sicherlich regelmäßig Updates, Verbesserungen und neue Funktionen herausgebracht. Nehmen Sie sich jedes Mal die Zeit, herauszufinden, ob diese neuen Funktionen die Zusammenarbeit im Team noch weiter verbessern könnten, wenn Sie sie in Ihren Arbeitsablauf integrieren. Nicht jede Funktion passt zu den Bedürfnissen Ihres Teams. Verändern Sie Ihre Verfahrensweisen also nur dann, wenn Sie der Meinung sind, dass so die Arbeitsweise Ihres Teams verbessert wird. Helfen Sie Ihrem Team, noch besser zusammenzuarbeiten Mithilfe dieser 5 Schritte können Sie sicherstellen, das Ihr Kreativteam Ihr neues Collaboration-Tool erfolgreich in den Arbeitsalltag übernehmen und somit noch bessere Leistungen erzielen und mehr Zeit mit der eigentlichen Kreativarbeit statt mit dem Aufräumen der Posteingänge verbringen kann. Haben Sie weitere Empfehlungen, was man tun oder tunlichst vermeiden sollte, wenn man ein neues Collaboration-Tool in einem Kreativteam einführt? Bitte teilen Sie uns Ihre Erfahrungen und Empfehlungen im unten stehenden Kommentarbereich mit! Suchen Sie ein neues Collaboration-Tool? Dann laden Sie sich unseren kostenlosen Einkaufsführer für Collaboration-Software herunter. Er befasst sich mit Fragen und Funktionen, über die Sie vor einem Kauf sorgfältig nachdenken sollten.

Warum Ihre Messaging-App Sie unproduktiv macht
Produktivität 7 Min. Lesezeit

Warum Ihre Messaging-App Sie unproduktiv macht

Egal ob Sie Slack, HipChat, Skype, Google Hangouts oder IRC verwenden - das reicht nicht aus. Es ist höchste Zeit, zuzugeben, dass die Nutzung von Chats/Instant-Messaging-Apps für die Projektverwaltung Ihre Leistungsfähigkeit stark beeinträchtigt.

4 Probleme bei virtuellen Meetings, die Sie umgehen können
Zusammenarbeit 5 Min. Lesezeit

4 Probleme bei virtuellen Meetings, die Sie umgehen können

Wer das Ziel hat, hervorragende Meetings zu führen, sollte sich gut vorbereiten. Unsere Anleitung in vier Schritten zur perfekten Besprechung in Ihrem Unternehmen kann Ihnen einen allgemeinen Einblick geben, bevor Sie weiterlesen. Bei virtuellen Meetings gibt es die gleichen Probleme wie bei Besprechungen vor Ort, doch es kommen noch weitere Schwierigkeiten hinzu. Was muss man tun, um ein gutes Besprechungs-Umfeld zu schaffen, wenn Ihre Kollegen in der ganzen Stadt, landes- oder sogar weltweit verteilt sind? Nachfolgend finden Sie vier häufige Probleme, die speziell bei virtuellen Meetings auftreten, und was man tun kann, um sie zu beheben: Problem Nr. 1: Sich ständig wiederholen Das passiert, wenn jemand nicht zuhört. Sie fragen nach einer Meinung und bekommen statt einer Antwort die Rückfrage: "Können Sie das bitte wiederholen?". Lösung: Die Namen aller Beteiligten kennen. Wenn mehrere Personen an einer Besprechung beteiligt sind, sorgt man am besten für die ungeteilte Aufmerksamkeit, indem man den Namen einer Person nennt. Und zwar gleich am Anfang — bevor man zu sagen beginnt, was der andere hören soll. Es weckt die Aufmerksamkeit dieser Person, so dass sie sich konzentriert und Sie sich nicht wiederholen müssen, weil der andere gerade merkt, "Ach so, das galt mir?". Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie jeden Satz mit einem Namen. „Kathrin, was meinen Sie hierzu? Wolfgang, was denken Sie, wie könnten wir dieses Problem lösen?" Problem Nr. 2: Sie haben keine Ahnung, wer mit Ihnen spricht Jemand in der Telefonkonferenz nennt Ihren Namen und fragt nach Ihrer Meinung. Und Ihnen wird bewusst, dass Sie nicht genau wissen, wer diese Person ist. Lösung: Gehen Sie mit gutem Beispiel voran — sorgen Sie dafür, dass jeder Ihren Namen weiß. Es kommt häufig vor, dass nicht jeder in der Telefonkonferenz die anderen Teilnehmer kennt. Daher wird nicht jeder Ihre Stimme erkennen, wenn Sie zu sprechen beginnen. Statt davon auszugehen, dass jeder weiß, wer Sie sind und wie Ihre Stimme klingt (wir wissen alle, wie diese Annahmen enden), stellen Sie sich mehrmals namentlich vor, so dass die anderen anfangen, einen Namen mit Ihrer Stimme zu verbinden. Oder einen Namen mit Ihrem Gesicht, wenn es eine Video-Konferenz ist. Bitten Sie alle anderen, dasselbe zu tun. Im nächsten virtuellen Meeting: Beginnen Sie Sätze mit Ihrem eigenen Namen: "Hier ist wieder Werner. Kathrin, was meinen Sie dazu?“. Und zur weiteren Klarheit können Sie sogar Ihre berufliche Stellung nennen: "Hallo, hier ist wieder Werner vom Marketing. Kathrin..." Problem Nr. 3: Ihre Technik beschließt, eine Pause zu machen Das ist schon den Besten passiert. PowerPoint stürzt ab. Das Mikrofon nimmt Ihre Stimme nicht auf. Der Video-Stream ist so verpixelt, dass Ihr Kollege zu einem unkenntlichen Muster aus farbigen Blöcken verschwimmt. Lösung: Einen Plan-B bereithalten. Die Technik scheint immer zu wissen, wann sie nicht streiken darf — und sucht sich dann genau diesen Zeitpunkt aus. Kommunizieren Sie Ihren Plan-B schon im Voraus. Wenn Sie immer wieder technische Schwierigkeiten haben, erstellen Sie eine Anleitung für die gesamte Gruppe, damit alle im Falle eines Falles in wenigen Sekunden zu einer neuen Plattform wechseln können. Sich mit der Lösung eines technischen Problems herumzuschlagen kann eine 30-Minuten-Sitzung locker um 15 Minuten verlängern. Im nächsten virtuellen Meeting: Wenn Sie für Ihre Besprechung eine bestimmte Plattform nutzen (wie Google Hangouts), sorgen Sie dafür, dass jeder die Plan-B-Plattform (zum Beispiel Skype) bereithält und alle Teilnehmer einen Zugang dazu haben. Teilen Sie den anderen diese Erwartung im Voraus mit. Problem Nr. 4: Der Hund bellt ständig Das haben Sie alles schon erlebt: Babys weinen, Hunde bellen, Baulärm kommt von außen, Autos hupen. (Ich war einmal gezwungen, 20 Minuten lang zuzuhören, wie jemand lautstark seine Chips gegessen hat.) Lösung: Legen Sie Höflichkeitsrichtlinien für telefonische Meetings fest. Weisen Sie darauf hin: einander nicht sehen zu können, bedeutet nicht, dass man sich nicht hören kann. Bitten Sie alle, ihre Mikrofone stumm zu schalten, wenn sie nicht sprechen, sich während der Besprechung an einen relativ ruhigen Ort zu begeben (kein volles Café oder ein lauter Zug) und in einen Raum zu gehen, wo das schreiende Baby nicht zu hören ist. Im nächsten virtuellen Meeting: Versenden Sie im Voraus Etikette-Leitlinien für Ihre Telefonkonferenz. Die Liste sollte nicht zu lang sein — jeder weiß, was Höflichkeit bedeutet. Manchmal muss man nur sanft daran erinnert werden. Es gibt einige technische Probleme, auf die man sich nicht vorbereiten kann: schlechte WLAN-Verbindungen oder Leitungsstörungen. Aber man kann versuchen, zusätzliche Probleme zu vermeiden, indem man sein Team mit den vier genannten Maßnahmen vorbereitet. Was meinen Sie? Helfen Ihnen diese 4 Lösungen, Probleme bei virtuellen Meetings zu minimieren? Was fehlt in der Liste? Lesen Sie als nächstes: 7 Tipps für bessere Besprechungen (Infografik)