5 Best Practices für die Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen
Die Bearbeitung, Priorisierung und Nachverfolgung eingehender Arbeitsanfragen kostet viel Mühe, vor allem wenn diese über so viele verschiedene Kanäle hereinkommen: E-Mails, Meetings, Sofortnachrichten, zufällige Gespräche uvm. Die Verwaltung dieser Flut von Anfragen ist zeitaufwendig, umständlich und wird immer schwieriger, je mehr Ihr Unternehmen wächst. Die folgenden Best Practices werden Ihnen dabei helfen, Ordnung in das Chaos der eingehenden Arbeit zu bringen, damit Sie mehr Zeit für wichtige Projekte haben und weniger Zeit damit verschwenden, zu überlegen, um welche Arbeit Sie sich als nächstes kümmern sollten. Best Practices für Arbeitseingangsprozesse 1. Alle Anfragen müssen formell eingereicht werden. Ziehen Sie eine klare Grenze: Auch wenn ein Projekt offiziell in einem Meeting besprochen, kurz im Treppenhaus erwähnt oder in einer E-Mail angefragt wurde, nichts wird bearbeitet, solange es nicht über Anfragen eingereicht wurde. Legen Sie all die Arten von Anfragen fest, die Ihr Team erhält, sowie all die Daten, die erforderlich sind, um die Aufgaben zu bearbeiten, und stellen Sie dann sicher, dass jeder, der mit Ihrem Team zusammenarbeitet, den neuen Prozess versteht und genau weiß, wo die relevanten Anfrageformulare zu finden sind. Wenn Sie auf einen klaren Arbeitseingangsprozess bestehen, werden Ihnen von Anfang an immer alle notwendigen Informationen zur Verfügung stehen - wodurch Sie sich viel Nacharbeit (und Denkarbeit) ersparen. Außerdem wissen Sie dann genau, an wen Sie sich bei Fragen oder für Klarstellungen wenden müssen. Kostenlose Vorlagen für 10 häufig verwendete Arbeitsanfrage-Formulare 2. Speichern Sie all Ihre eingehenden Anfragen an einem einzigen Ort. Neue Anfragen sollten automatisch an einen zentralen Ort geleitet werden (dürfen wir Wrike vorschlagen?), an dem sie in Ordnern organisiert, priorisiert und verfolgt werden können. Wenn sich all Ihre Anfragen an einem Ort befinden, statt über E-Mails, Haftnotizen, mündliche Anfragen oder Tabellen verteilt zu sein, dann geht nichts verloren oder unter. Dadurch wissen Sie, wer für jede Anfrage zuständig ist und wie ihr Status ist, und doppelte Anfragen können leicht identifiziert und aus der Warteschlange gelöscht werden. 3. Organisieren Sie Anfragen sofort bei ihrem Eingang. Statt all Ihre ausstehenden Anfragen zu durchforsten, wenn Sie mit Ihrer Arbeit fertig und bereit für ein neues Projekt sind, sorgen Sie für Ordnung bei Ihren Projekten, indem Sie diesen sofort nach Erhalt eine Priorität zuweisen. Dies ermöglicht einen stetigen Arbeitsfluss und Ihr Team kann schneller arbeiten, da genau ersichtlich ist, auf welche Arbeit es sich als nächstes konzentrieren muss - kein Rätselraten mehr oder Däumchendrehen beim Warten auf Entscheidungen oder weitere Anweisungen. 4. Engagieren Sie einen Anfrage-Pförtner, der für die Priorisierung der eingehenden Arbeit verantwortlich ist. Ob es sich um einen Teamleiter, Projektmanager oder Abteilungsleiter handelt, eine Person zu haben, die die eingehenden Anfragen überwacht und Prioritäten setzt, ist von großer Wichtigkeit, damit Ihr Team auf dem Laufenden bleibt und sich auf die wichtigste Arbeit konzentrieren kann, ohne dass Verwirrung oder Konflikte entstehen. 5. Planen Sie eingehende Anfragen auf Grundlage Ihrer strategischen Ziele. Halten Sie regelmäßige Meetings (einmal pro Monat oder Quartal) ab, um Ihre Ziele zu überprüfen, anstehende Arbeit zu planen und sicherzustellen, dass die Anfragen, denen Sie Priorität geben und für die Sie Ressourcen aufwenden, auch tatsächlich die wichtigsten Ziele Ihrer Abteilung und Ihres Unternehmens vorantreiben. Verwalten Sie Ihre Arbeitsanfragen in Wrike Wie verwalten Sie Ihre eingehenden Anfragen? Lassen Sie es uns im unten stehenden Kommentarbereich wissen. Falls Sie noch kein System bei sich eingerichtet haben, dann testen Sie doch mal Wrike Anfrageformulare, um all Ihre eingehenden Arbeitsanfragen zu organisieren und Ihrem Team zu einem reibungslosen Arbeitsablauf zu verhelfen. Quellen: GrooveHQ.com/blog, churchmarketingsucks.com
Gewusst wie: Ad-hoc-Anfragen bewältigen, bevor sie Ihr Marketing-Team entgleisen lassen
Ihr Team ist konzentriert an der Arbeit und bemüht sich intensiv, alles Benötigte vor dem Start der Kampagne fertigzustellen. Sie machen gute Fortschritte und mit ein wenig Glück können Sie Ihre Termine tatsächlich auf den Punkt einhalten. Und dann schlägt sie plötzlich zu.... die Ad-hoc-Anfrage. Das Vorbeigehen an einem Schreibtisch des Kollegen, die schnelle E-Mail- oder Chat-Nachricht, das "Hey, ich wollte Sie fragen...," während Sie sich eine frische Tasse Kaffee in der Küche holen. Diese Anfragen tauchen aus dem Nichts heraus auf und auch wenn es sich dabei um Aufgaben handelt, die normalerweise schnell erledigt werden, können sie Ihr Team hart treffen. In unserem Work Management Report haben wir 1.400 Wissensarbeiter gefragt, welches ihre größten Produktivitätshemmnisse sind: "zu viele Dinge gleichzeitig bearbeiten“ (60%), "unklare Prioritäten" (31%) und "zu viele Anfragen von anderen" (28%). Heutzutage verbringen Marketer oft nur 36% ihrer Zeit mit der Arbeit, für die sie angestellt wurden. Es überrascht nicht, dass Ad-hoc-Anfragen absolute Produktivitätskiller am Arbeitsplatz sind. Und trotzdem sind Ad-hoc-Anfragen nicht nur unvermeidbar, sie sind notwendig, um Kunden zufrieden zu halten. Ihr Marketing-Team muss reaktionsfähig auf die wechselnden Bedürfnisse der Kunden sein und das erfordert Flexibilität. Eine der größten Herausforderungen für Marketing-Manager ist die Einrichtung eines Prozesses, der Ad-hoc-Anfragen in einer Weise unterbringt, dass Störungen und Ablenkungen des Teams minimal bleiben. Verwenden Sie diese Strategien, um unerwartete Aufgaben in Ihren Arbeitsablauf zu integrieren und die eingehenden Anfragen überschaubar zu halten. Ad-hoc-Anfragen einplanen Sie wissen, dass Ad-hoc-Anfragen kommen werden, lassen Sie also ein wenig Spielraum, wenn Sie die Arbeitsauslastung Ihres Teams und Sprints planen. Enterprise Agile Blogger Vin D'Amico schlägt vor, dass man Positionen als A oder B priorisiert: A-Positionen sind Aufgaben, für die sich Ihr Team verpflichtet, sie in diesem Sprint zu erledigen, und B-Positionen sind Aufgaben, die erledigt werden, wenn es die Zeit erlaubt, die aber bei Bedarf auch durch Ad-hoc-Anfragen ersetzt werden können. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team echte Fortschritte bei den primären Zielen macht, wobei gleichzeitig eine gewisse Flexibilität möglich ist. Die Arbeitsauslastung Ihres Teams zu visualisieren ist eine weitere einfache Möglichkeit zu sehen, wer noch Spielraum für eine unweigerlich kommende dringende Anfrage hat. So können Sie Aufgaben zudem nach Bedarf umschichten, um zu verhindern, dass eine Person mit Arbeit überlastet wird. [caption id="attachment_417149" align="aligncenter" width="820"] Arbeitsauslastungs-Ansicht in Wrike[/caption] Agile einsetzen, um besser reagieren zu können Durch den Einsatz agiler Methoden kann Ihr Marketing-Team reaktionsfähiger werden und Ihr Arbeitsablauf wird sehr viel flexibler, wenn es um eingehende Anfragen geht. 18% aller Marketer sagen, dass die Umsetzung von Agile zu einer Verbesserung ihrer Arbeitsqualität geführt hat, und 16% sagen, dass Ihr Team besser auf die Prioritäten eingestellt ist. Es ist wichtig zu beachten: Agile ist nicht dasselbe wie Improvisation, und Agile anzunehmen bedeutet nicht, Verzicht auf Struktur und Planung. Zwei wichtige Komponenten von Agile sind erbarmungslose Priorisierung und ständige Team-Kommunikation. Das bedeutet, dass Ihr Team besser in der Lage ist, zu erkennen, bei welchen Ad-hoc-Anfragen es um Prioritäten geht, die es Wert sind, sie in Ihren Sprint zu integrieren, in die aktuelle Arbeitsauslastung einzuplanen, und miteinander zusammenzuarbeiten, so dass durch eine hereinströmende Flut von Anfragen kein einzelnes Teammitglied versinkt oder Engpässe für das ganze Team entstehen. Erfahren Sie mit diesem kostenlosen Download mehr darüber, wie agile Methoden in Ihr Marketing-Team integriert werden können: 7 Schritte zu einem agilen Marketing-Team Wirken Sie für Ihr Team als Puffer Als Marketing-Leiter wissen Sie, dass selbst die besten Pläne durch eine einzige Überraschung entgleisen können. Es ist Ihre Aufgabe, diese Überraschungen in Zaum zu halten und für Ihr Team als Puffer zu wirken, damit sich Ihr Team konzentrieren kann. Es ist gut möglich, dass Ihr Marketing-Team derzeit von Anfragen in ihren Posteingängen, durch Slack, Meetings, geteilte Google Docs und Flurgespräche bombardiert wird. Es ist nicht nur unmöglich, sich ein genaues Bild über den Umfang der hereinströmenden Arbeit zu machen, sondern es ist auch schwierig, Aufgaben zu priorisieren und zu gewährleisten, dass Ihr Team die Ressourcen hat, die es benötigt. Alle Ad-hoc-Anfragen müssen so gelenkt werden, dass sie erstmal zu Ihnen kommen; so können Sie alle notwendigen Informationen sammeln und unwichtige Aufgaben herausfiltern, bevor sie Ihr Team ablenken. Einen Revolverhelden ernennen Kirsten Minshall, Gründerin des in London basierten Web-Applikationsstudios UVD, schlägt vor, eine besondere Funktion in Ihrem Team zu definieren— jemand der schnell "aus der Hüfte schießen” und eingehende Anfragen übernehmen kann. In enger Zusammenarbeit mit Ihnen als Puffer nimmt der Revolverheld die Ad-hoc-Anfragen entgegen, die überprüft und als prioritär akzeptiert wurden. Stehen keine solchen Aufgaben an, kann er immer für Aufgaben im Backlog eingesetzt werden, um produktiv zu bleiben. Aber dadurch kann der Rest Ihres Teams darauf konzentriert bleiben, Ihre Ziele auszuführen und zu erreichen, während trotzdem noch Platz für dringende Aufgaben bleibt. Die Revolverheld-Rolle kann auch unter Ihren Teammitgliedern rotiert werden, so dass keine einzelne Person das Gefühl hat, durch den stetigen Strom eingehender Anfragen isoliert oder ausgebrannt zu werden. Den Anfrage-Prozess formalisieren Man kann nur Dinge verwalten, die man auch sieht. Haben Sie schon mal bei einem Einzelgespräch mit einem Teammitglied hören müssen, dass er oder sie an einem Auftrag arbeitet, von dem Sie nichts wissen? Dann ist es Zeit, einen förmlichen Anfrage-Prozess einzurichten. Das bedeutet, keine inoffiziellen Anfragen im Vorbeigehen mehr: Alles muss zuerst per formellem Antrag zu Ihnen, bevor es zum Team kommt. Egal wie klein die Aufgabe oder wie groß der Titel desjenigen, der die Anfrage hat. Die Einrichtung einer zentralen Stelle, von der aus Sie alle eingehende Anfragen dirigieren, priorisieren und alle erforderlichen Informationen finden können, um den Auftrag richtig zu machen, ist für Sie und Ihr Team von essentieller Bedeutung, um den ganzen Wahnsinn in den Griff zu bekommen. Anstelle von verstreuten E-Mails, Notizen oder Tabellenkalkulationen benutzen Sie ein Scrum-Board, um Aufgaben schnell priorisieren, zuweisen und verfolgen zu können. Dadurch wissen Sie, wer für jede Anfrage zuständig ist und wie ihr Status ist, und doppelte Anfragen können leicht identifiziert und aus der Warteschlange gelöscht werden. Lernen Sie, wie man in Wrike ein Scrum-Dashboard einrichten kann, um loszulegen. [caption id="attachment_414564" align="aligncenter" width="820"] Scrum-Dashboard in Wrike[/caption] "Wrike hat tatsächlich verändert und verbessert, wie wir als Team funktionieren. Ich schaue mir die neu eingegangenen Anfragen an, beurteile wer diese Woche Zeit hat, und schiebe diese dann in den Design-Posteingang, so dass das Team die Prioritäten kennt." Katelyn Good, Leiterin für Marketing-Strategie & Umsetzung bei Lightspeed POS Alles verfolgen woran Sie arbeiten Da so viele Ad-hoc-Anfragen unsichtbar sind, „nicht in den Büchern", ist es unmöglich zu quantifizieren, wie viel Arbeit Ihr Team eigentlich macht – oder zu bestimmen, wie Sie Prozesse verbessern können, um Ihrem Team zu helfen, sein Bestes zu geben. Viele Marketing-Leiter wenden sich an Cloud-basierte Projektmanagement-Lösungen, um Ihren Teams bei der Kommunikation und dem Teilen von Information zu helfen. Aber während es Tausende von Tools gibt, die Marketern helfen sollen, Kampagnen zu organisieren und die Zusammenarbeit zu fördern, gibt es nur wenige Lösungen wie Wrike, die entwickelt wurden, um Teams sowohl bei geplanten Projekten als auch mit unerwarteten Anfragen zu helfen. Indem Sie alles in einem Arbeits-Management-Tool verfolgen, werden Sie in der Lage sein: Sich ein genaues Bild der aktuellen Kapazität des Teams zu machen und genau zu sehen wie jeder Einzelne seine Zeit einsetzt Ressourcen effizienter zuzuteilen oder ein überzeugendes Argument für zusätzliche/s Ressourcen/Personal zu liefern Eilige aber unwichtige Anfragen auszuräumen und Ihr Team auf vorrangige Unternehmensziele konzentriert zu halten Die Arbeit für Führungskräfte und Stakeholder transparent zu machen, so dass sie leicht den Fortschritt ihrer Anfragen verfolgen können „Nein“ (oder „Heute nicht“) zu sagen, wenn es um Aufgaben niedriger Priorität geht – und das leicht zu rechtfertigen Halten Sie Ihr Marketing-Team, proaktiv und nicht reaktiv Indem Sie einen Prozess für Ad-hoc-Anfragen einrichten, ermöglichen Sie es Ihrem Team, sich auf die wichtigen strategischen Initiativen zu konzentrieren, die Ihr Unternehmen nach vorne bewegen, und gleichzeitig verfügen Sie über Flexibilität, um auf den Kunden und die Kundenbedürfnisse zu reagieren. Je mehr Pläne Sie machen, die widerspiegeln, was wirklich in Ihrem Team abläuft – unsichtbare Arbeit sichtbar machen, neue Anfragen formalisieren und Zeiten für Ad-hoc-Aufgaben einplanen – desto mehr Flexibilität werden Sie haben, nicht nur um Anpassungen und Kurskorrekturen entlang des Weges zu machen, sondern auch um aus erheblichen Chancen Vorteile zu ziehen.