Es steht außer Frage, dass das Arbeitstempo jeden Tag weiter zunimmt. Mehr Projekte, mehr Aufgaben, mehr Ziele müssen bis Ende des Quartals, der Woche oder des Tages abgeschlossen bzw. erreicht werden. Sowohl für Projektleiter als auch ihre Teams, die ihre Zeit über mehrere Projekte hinweg verteilen müssen, kann das alles schwindelerregend sein.

Und als wäre das noch nicht kompliziert genug, machen zunehmend verteilte Projektteams, eine überwältigende Auswahl an neuen Technologien und eine globalisierte, ständig aktive Mitarbeiterschaft das Managen des Team-Workloads noch komplexer.

All dies trägt zu mehr Stress, mehr Umsatz, Projekt-Ineffizienzen und höheren Kosten für das Unternehmen bei. Glücklicherweise lassen sich die Komplexitäten der digitalen Ära durch ein geeignetes Ressourcenmanagement überwinden.

Warten Sie wenn möglich auf die richtigen Ressourcen

Das Tempo der Arbeit nimmt von Tag zu Tag zu, was zu einer überwältigenden Anzahl zunehmender Aufgaben führt. Fristen werden immer aggressiver und wenn man nicht vorsichtig ist, dann kann es leicht passieren, dass man in eine Hamsterrad-Mentalität hinein rutscht und gar nicht mehr zum Durchatmen kommt.

Es kann verlockend sein, Projekte zum Laufen zu bringen, sobald man grünes Licht bekommen hat. Startet man jedoch ein Projekt, ohne dass die richtigen Ressourcen zur Stelle sind, kann es dazu führen, dass „ein 4-monatiges Projekt bis zu einem Jahr dauert“, laut Gartners Bericht „Resource Capacity Planning for PPM Leaders: Crawl Before You Walk“. Das ist dreimal länger als erwartet.

Es mag kontraintuitiv erscheinen, aber wenn man ein Projekt um einen Monat verzögert, um die Ressourcen-Verfügbarkeit richtig zu berücksichtigen, dann könnte man sich tatsächlich bis zu 8 Monate Verzögerungen sparen. Statt das Projekt einfach durchzudrücken, sollten Sie warten, bis alle Ressourcen verfügbar sind und dem Projekt gewidmet werden können. Wir wissen, dass dies nicht immer möglich sein wird, wenn die Ressourcen knapp sind. Setzt man aber Technologien ein, mit denen man die Verpflichtungen der Teammitglieder besser vorhersagen kann, dann hilft das auch, bessere Ergebnisse zu erzielen.

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Echtzeit-Daten verwenden

Die einzige Möglichkeit, Ressourcen effektiv zu verwalten, besteht darin, genau zu wissen, wer wann woran arbeitet. Das ist aber leichter gesagt als getan. Mangelnde Transparenz ist eines der häufigsten Probleme für Ressourcenmanager, vor allem, wenn Ressourcen team- oder abteilungsübergreifend zugewiesen werden — und das ist meistens der Fall.

Laut einem Bericht des Center of Creative Leadership berichten rund 95% aller Wissensarbeiter, dass sie gleichzeitig in mehr als einem Team arbeiten. Ohne echte Transparenz in die team- und abteilungsübergreifenden Aufgaben und Projekte jedes einzelnen Mitarbeiters, kann es leicht zu unausgewogen Einsätzen kommen.

Verwenden Sie Tools, die Ihnen helfen, besser zu verstehen, wie hoch die Nachfrage nach jeder Ihrer Ressourcen ist, damit Sie genau, effizient und in Echtzeit planen können. Tabellen, die heruntergeladen, überarbeitet und neu hochgeladen werden müssen, führen zu Lücken in der Transparenz wenn nicht jeder Einblick in die aktuellsten Versionen hat. Mit cloudbasierten Arbeitsmanagement-Plattformen, in denen Projekte, Aufgaben und Zuweisungen mit einer einzigen Lösung in Echtzeit verfolgt werden, bleiben alle Beteiligten auf dem neuesten Stand.

Übersichtlichkeit ist entscheidend

Das Arbeitsauslastungs-Diagramm in Wrike Resource gibt Ihnen vollen Einblick in die Arbeitsauslastung des gesamten Teams, sogar bis hin zum einzelnen Teammitglied. Hier erfahren Sie mehr.

Eingehende Anfragen verwalten

Es ist schön, sich gebraucht zu fühlen, aber ein unkontrollierter Zustrom an Arbeitsaufträgen kann zu Chaos im Projekt führen. Fast 60% aller Mitarbeiter in Kreativteams berichten, dass sie mindestens einmal pro Woche Ad-hoc-Anfragen bekommen. Für Abteilungen mit mehr als 51 Personen stieg diese Zahl auf mehr als 80%.

Durch Anfragen, die nicht über den offiziellen Weg gestellt werden, können Projektmitarbeiter abgelenkt werden und Projekte entgleisen. Wie Teams mit den einströmenden Anfragen umgehen, spielt eine große Rolle für die Effizienz der Arbeit und die Einhaltung der Fristen. Richten Sie einen Prozess ein, der es Ihnen ermöglicht, Anfragen zu sortieren sowie nach Relevanz und Aufwand zu filtern und weisen Sie die Arbeit dann den richtigen Ressourcen zu.

3 Tipps für die Verwaltung eingehender Arbeitsanfragen

  • Bestehen Sie auf einen formellen Eingangsprozess für alle Anfragen.
    Wenn Sie einen klaren Arbeitseingangsprozess haben, dann erhalten Sie schon zu Beginn alle Informationen, die Sie benötigen, sodass Mutmaßungen reduziert werden und Sie richtig priorisieren können. Erstellen Sie eine klare Vorlage, um Anfragen zu verwalten, und sorgen Sie dafür, dass jeder weiß, wo diese zu finden ist.
  • Speichern Sie all Ihre eingehenden Anfragen an einem einzigen Ort.
    Sammeln Sie alle neuen Anfragen an einer zentralen Stelle, sodass Sie organisiert, priorisiert und verfolgt werden können.
  • Ernennen Sie jemanden, der die eingehende Arbeit beaufsichtigt.
    Egal ob Teamleiter, Projektmanager oder Ressourcenmanager, wenn der einfließende Strom von Anfragen von einer einzigen Person verwaltet wird, kann diese dafür sorgen, dass die Arbeit gleichmäßig unter allen Ressourcen verteilt ist.

Prozesse optimieren

Mitarbeiter sind die wertvollsten Ressourcen Ihres Unternehmens. Sie falsch einzusetzen sollte als inakzeptable Verschwendung betrachtet werden. Legen Sie den Projekt-Implementierungsplan ganzheitlich aus, um Redundanzen und Ineffizienzen zu identifizieren und zu vermeiden.

Mitarbeiter schätzen, dass sie nur 39% ihres Arbeitstages mit den eigentlichen Aufgaben verbringen. Die restlichen 61% werden durch Routine- und Verwaltungsarbeit aufgezehrt. Bei vielen operativen Aufgaben können Vorlagen und Automatisierung dazu beitragen, dass Teammitglieder sich auf die Projekte konzentrieren können, für die sie eingestellt wurden, statt ihre Zeit mit weniger wirkungsvollen Arbeiten zu verschwenden.

Vorlagen & Automatisierung

Verwenden Sie Vorlagen und Automatisierung für Aufgaben, die sich wiederholen. Dann kann sich Ihr Team auf das konzentrieren kann, was es am besten macht. Durch die leistungsstarken Vorlagen und Automatisierungsfunktionen von Wrike wird Ihr Team effizienter, denn so wird ihnen die Routinearbeit abgenommen.

Und außerdem…

Wenn Sie genug Zeit, Energie und Budget einzusetzen, um Ihre Ressourcen ordentlich zu verwalten, ist das unter dem Strich auch am besten für Ihr Unternehmen. Ihre Teammitglieder sind nicht nur glücklicher, engagierter und leisten ihr Bestes, sondern auch die Projekte laufen reibungsloser, schneller und effizienter.

Für weitere Best Practices zur Verwaltung von Ressourcen im digitalen Zeitalter, laden Sie doch unser E-Book: Wrike’s Guide to Resource Management herunter.

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