Всем известно, что жизненная сила эффективных команд и компаний заключена в четко определенных повторяющихся процессах. Они помогают компаниям масштабировать свою деятельность, повысить производительность, сократить затраты и улучшить качество работы. С другой стороны, плохо налаженные процессы могут принести намного больше вреда, чем может показаться. Помимо потраченного времени, испорченных нервов и падения качества, такие процессы могут значительно уменьшить прибыль компании. Согласно оценкам, из-за неэффективных рабочих процессов компании ежегодно теряют до 30% прибыли.
Зная об огромном нераскрытом потенциале, эффективные команды постоянно анализируют свою работу, чтобы добиться максимальной производительности. О подобном непрерывном совершенствовании мечтают многие компании, но при больших масштабах операций осуществить его бывает непросто. Для этого от руководителей требуется умение видеть свою команду и проекты на макро- и микроуровне одновременно, чтобы можно было точно определить, на каком этапе падает темп работы.
Джастин Лайлс — директор по продукции в компании Advice Local, занимающейся производством программного обеспечения, решений и услуг в области поисковой оптимизации и выполняющей сотни тысяч проектов ежегодно. Он одержим проблемой эффективности и испробовал почти все имеющиеся на рынке продукты в поисках инструмента, который обеспечил бы полную прозрачность всех процессов в компании. Джастин и его команда из 20 сотрудников считают, что в последние два-три года именно Wrike помогает им получать многомиллионную прибыль. Мы встретились с Джастином в Далласе, чтобы узнать, как ему удалось добиться таких результатов и как Wrike помогает его компании достигать высокой операционной эффективности.
- - - -
Расскажите немного о себе и о том, как все начиналось.
Джастин: Я пришел в Advice Local в 2011 году. На самом деле они купили мою компанию. До этого я был единственным владельцем, ну и были еще несколько подрядчиков. Еще раньше я работал в интернет-маркетинге. Я начал изучать HTML, CSS, PHP, SQL... все, до чего только мог добраться. Я получил диплом бакалавра в 2005 году, а потом еще один, по интернет-маркетингу, в 2011-м, когда купили мою компанию.
В должности директора по продукции я руковожу командой примерно из 20 постоянных сотрудников. Кроме того, я работаю с командой примерно из 45 людей из других компаний, которые в свою очередь руководят примерно сотней людей или около того. Я контролирую производство наших продуктов, стратегии товарного маркетинга, стратегии API, разработку, конфигурацию. Я отвечаю за то, чтобы превратить идею в реальный продукт со своими техническими характеристиками.
Кроме того, я отвечаю за использование наших прямых ресурсов, внешнюю стратегию и тактику для основных клиентов нашего агентства (которых у нас где-то 50 или 75). Сюда входит разрабатываемая нами стратегия, а заодно более частные тактические мероприятия. В своей работе со всеми этими подразделениями, включая стратегию API, я подчиняюсь непосредственно руководителю компании.
Чем еще я занимаюсь? Стратегия реализации идей, поддержка клиентов и подразделений внутри компании, поддержка аккаунтов, истории успеха клиентов — с ними тоже общаюсь я. Так что я участвую в работе почти каждого подразделения компании.
Ого, это огромный пласт работы! Как вы организовывали свой рабочий процесс до внедрения Wrike?
Джастин: До этого я пользовался Zoho и Basecamp. На самом деле я использовал одновременно Zoho, Basecamp и ActiveCollab, потому что разные команды использовали разные инструменты и не хотели ничего менять. До внедрения Wrike я отвечал за настройку Zoho: за функционирование шаблонов, за технические требования, за то, как добавить такую-то информацию или такого-то пользователя; по сути, занимался всей инфраструктурой платформ.
Во-первых, мы заметили, что используем слишком много платформ. Во-вторых, эти платформы не обладали функциями, которые были нам нужны для работы. Мы знали, чего хотим достичь, и знали, что наша компания стабильно развивается и будет только наращивать обороты.
Один из наших бывших основателей нашел Wrike и попросил меня его изучить. Мы тогда рассматривали еще несколько платформ: JIRA, Smartsheets, Trello и Asana. Я понял, что Wrike обеспечит рост нашей компании, так что сделать выбор было несложно. После внедрения Wrike я стал заниматься настройкой инфраструктуры с самой первой созданной нами папки. Мы наделали много ошибок, но дело того стоило!
Так чем же Wrike выделяется среди остальных решений?
Джастин: Мне не пришлось осваивать все с нуля, чтобы сразу же начать работать. Мне просто нужно было понять, чего я хочу. Мне показалась логичной форма организации рабочих процессов и данных. Вот есть папки, а в них — подпапки. В зависимости от того, что ты ищешь, всегда можно понять, куда смотреть и как во всем ориентироваться. Первое, что мне понравилось, — это что организация Wrike была чем-то похожа на то, как мы организовали наше хранилище в Dropbox. Мне было легко ориентироваться, потому что структура уже была мне знакома.
«Когда мы внедрили Wrike, все поняли, что этот инструмент — то, что нам надо»
Трудно ли вам было заручиться поддержкой команды?
Все довольно быстро поняли, что Wrike — очень гибкая система. Один сотрудник может использовать его совсем иначе, чем другой, но в итоге оба все равно достигают поставленной цели. Я провел множество совещаний по планированию и совместной работе с другими руководителями компании и их подразделениями.
Они ежедневно ведут 200-300 проектов, и Wrike дал нам возможность увидеть, что происходит в каждом из них. Мы увидели, как идет вся работа. У нас появилась функция управления задачами, где было видно, кто какой работой занят. Кроме того, я смог экспортировать и фильтровать информацию, а затем пересылать ее клиентам. И чтобы дать клиентам доступ в их собственные папки, уже не нужно было обходить бесконечные препятствия.
Когда мы внедрили Wrike, все поняли, что этот инструмент — то, что нам надо. Внедрить его оказалось очень просто. И я не слышал жалоб ни от одного из своих подчиненных.
Нам удалось ускорить процесс адаптации Wrike с помощью обучающих материалов, которые мы создали и распространили по всей компании. Мы сделали тесты, которые давали доступ к следующим уровням, если ты правильно отвечал на вопросы. Если ответ был неправильный, мы разбирались, что произошло, и в конечном итоге все прошли обучение полностью. Так что внедрение Wrike стало для нас легкой задачкой.
Как вы считаете, на каком этапе пути к максимальной операционной эффективности находится Advice Local?
Джастин: Учитывая все программы, которыми мы заняты сейчас, могу точно сказать, что мы на стадии оптимизации. По мере продвижения по разным этапам мы проходим так называемые «ворота». В такие моменты я обсуждаю с заинтересованными сторонами позиции нашей компании.
Я изучаю все ручные процессы и думаю, как можно автоматизировать все, что не требует участия человека. Одна из моих главных задач — придумать способы сделать компанию более рациональной и эффективной. Я постоянно повторяю эти два слова вместе: рациональный и эффективный.
Мы проделали в Wrike огромное количество ручной работы — 300 000 задач — так что мы знаем, как создавать задачи и как их выполнять в масштабах всей компании. Так что наша следующая задача — привязать к Wrike нашу базу данных и начать применять флажки, которые активируются данными из базы. Мы хотим научиться автоматически создавать задачу при сигнале такого флажка. Чтобы было известно, кому ее поручить и зачем. Это наш следующий шаг.
Опять-таки, мы по-прежнему ежедневно создаем сотни задач. Если для этого нужен специальный человек, это означает, что он будет занят абсолютно рутинной работой, и это в эпоху, когда у нас полным-полно технологий, которые могут избавить нас от рутины. Я ежедневно сталкиваюсь с тысячами ошибок API.
И я хочу, чтобы в случае такой ошибки автоматически активировалась задача для сотрудника, который сможет разобраться в проблеме. Чтобы нам не приходилось каждый день возиться с целой таблицей данных. Поскольку мы уже знаем, что создание задач вручную снижает эффективность работы, наш следующий шаг — автоматизировать этот процесс.
«В эпоху, когда у нас полным-полно технологий, стыдно заставлять человека заниматься рутиной».
Как повлияло на компанию внедрение Wrike?
Джастин: Благодаря настраиваемым полям и учету времени мы точно знаем, какую прибыль получаем от своих вложений, и это здорово. Теперь мы понимаем, теряем ли мы деньги на проектах или нет.
У нас есть проекты стоимостью от 80 долларов до 90000 со всеми промежуточными. И в каждом участвует разное количество людей, которые делают разное количество работы, причем некоторым мы платим за проект, некоторым за час работы, а некоторые получают постоянную зарплату. Если каждый отслеживает время, потраченное на работу, нам легко определить, каков бюджет того или иного проекта. Так что мы можем понять в общих чертах, не превысила ли проектная команда рамки бюджета, а затем я уже начинаю разбираться, где именно это произошло.
Так что с точки зрения показателей рентабельности мы можем точно понять, зарабатываем мы на проекте или нет. До внедрения Wrike мы не могли это определить. Мы просто знали, что у нас есть задачи, которые нужно выполнить. Вот и все.
Что касается качества выполнения проектов, оно взлетело до небес! Благодаря тому, что мы занялись планированием и разработкой процессов, мы смогли оценить их более детально и плотнее заняться качеством нашего продукта. У нас был проект по созданию сайта, который состоял из 100 задач. И еще один, в котором задач было вдвое меньше. Почему так произошло? Мы смогли проверить, как это вышло, а благодаря Wrike нам удалось избавиться от части задач — все потому, что с Wrike мы могли лучше настроить процесс и лучше планировать работу.
Если говорить про экономию времени, то этого не мог обеспечить ни один другой инструмент. Теперь я могу в буквальном смысле кликнуть на задачу и скорректировать время ее выполнения. Или открыть всю папку проекта и понять, на каком мы находимся этапе. Так что Wrike помогает нам точно знать, как работает вся наша команда и подрядчики.
К примеру, я могу узнать, если кто-то целый час делал задачу, которая должна занять 15 минут. И я могу обратиться к этому сотруднику и сказать: «Слушай, на эту задачку нужно 15 минут. Давай разберемся, что пошло не так и как нам помочь тебе работать быстрее». Раньше так сделать было невозможно, потому что каждый вручную вбивал в систему потраченное на работу время.
В общем, Wrike повлиял на все четыре основных составляющих нашей рентабельности: качество проектов, потраченное время, управление бюджетом и возможность создавать среду для совместной работы. Когда разные сотрудники, работающие дистанционно, тратят на работу разное количество часов, без подходящего программного инструмента очень легко выпустить дело из рук. И Wrike как раз помогает с этим справиться.
Есть ли какие-нибудь усовершенствования, о которых вы могли бы рассказать?
Джастин: без Wrike мы бы остались без миллионов долларов прибыли, заработанных нами за последние пару лет. Миллионы долларов для компании, постоянный штат которой состоит всего из 30 человек, — это потрясающе.
Без Wrike с такими масштабами работы мы бы получали новые заказы, а затем бы барахтались в них, как в болоте. Мы бы не смогли справиться с запросами от компаний, которые хотят с нами сотрудничать. Благодаря работе с Wrike и нашим новым технологиям мы получили огромную прибыль. Так что на основе всего вышесказанного я бы ответил, что за последние два-три года Wrike помог нам заработать миллионы долларов.
«За последние два-три года Wrike помог нам заработать миллионы долларов»
Невероятно. Стали ли вы меньше использовать электронную почту и таблицы?
Джастин: Могу сказать, что мы стали на 50% меньше использовать таблицы. Что касается электронной почты, то лично я стал использовать свою на 90% реже, чем раньше. Моей команде не нужно перебрасываться письмами по поводу проектов. Всем, кто использует Wrike, почта стала нужна намного меньше. Мы оставляем комментарии к задачам. А если комментарии не нужны, всегда можно обсудить проблему в чате.
Мы создали несколько групп в Skype. Я работаю в Slack. И в Google Hangouts. Когда работаешь с таким количеством людей, лучше общаться с ними в тех системах, к которым они привыкли. Все комментарии и чаты копируются в папку проекта. Так что электронной почтой мы стали пользоваться по меньшей мере на 90% реже.
«Могу сказать, что мы стали на 50% меньше использовать таблицы»
Последний вопрос. У вас на мониторе открыто девять окон. В скольких из них Wrike?
Джастин: Здесь у меня панели задач. Еще есть запуски проектов. И задачи с пропущенным сроком выполнения. А еще задачи, над которыми я работаю в текущий момент. Так что мне видны сразу все процессы!
- - - -
Джастин и его команда раздвигают границы возможного в области управления продуктами, проектами и процессами. Они поддерживают в компании стремление к эффективной работе, и каждый новый проект ведет их к очередным достижениям. А вы уже готовы устранить недостатки и оптимизировать рабочие процессы?
Попробуйте бесплатную версию и присоединяйтесь к 15 тысячам компаний, которые используют Wrike, чтобы достичь большего с меньшими затратами.
Wrike Way — путь к эффективности
План достижения операционной эффективности, основанный на идеях 15000 ведущих мировых компаний
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
