Тайм-менеджмент: лайфхаки и встречи (часть 3 из 3)
Евгений Салтыков, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME), делится советами и принципами организации продуктивных встреч. Ну вот и последняя часть нашего экскурса в тайм-менеджмент и планирование. У меня есть пара-тройка лайфхаков, которые в самом начале очень сильно помогли мне с планированием времени — я старался следовать им ежедневно. Через какое-то время я стал это делать автоматически. Рассказываю о моих ТОП-3 лайфхаках, которые вам тоже советую использовать: «Якорь» Определите для себя ежедневную активность, которую вы будете считать залогом вашего успешного дня. И каждый день обязательного её выполняйте, как ритуал. Таким образом, вы превратите даже самое небольшое событие в ключ к вашему успеху. Например, у меня таким якорем выступает чашка черного свежемолотого кофе без сахара в начале дня (уже более 10 лет). «Есть лягушек по утрам» Определите самое неприятную ВАЖНУЮ задачу на сегодня и "съешьте" её в начале дня. Вам станет гораздо комфортнее — все остальные активности будут восприниматься по-другому. У вас не будет такого яркого отторжения в их исполнении, ведь ту самую задачу, которая не вызывает у вас большого энтузиазма, вы уже сделали. Обоснованное «нет» Говорите НЕТ дополнительным нереальным обязательствам и задачам. Старайтесь контролировать новые запросы и ограничивать их количество. Памятка подготовки к встречам Используйте памятку для планирования своих встреч, и вы повысите эффективность своего рабочего дня. По возможности чередуйте дни для встреч с днями в офисе — это сократит время на дорогу из офиса на встречу и обратно. Уточните время проведения и формат встречи, её актуальность до момента начала и заранее закажите пропуск (если это необходимо). Встречу могут перенести и вы об этом не узнаете. На уровне топ-руководителей такое может произойти – не каждый руководитель грамотно управляет своим календарем. Поделитесь со всеми участниками информацией из п. 2 (описана выше). Если вы организатор, попросите участников подготовиться к встрече заранее. Это поможет провести cовещание более продуктивно. Лучшие встречи – не те, где задают вопросы, а те, где предлагают решения в ответ на поставленные вопросы. Запланируйте необходимые встречи в своем календаре, а также все необходимые подготовительные мероприятия: заложите время на подготовку, дорогу и формирование протокола, если вы ответственны за него. Вы увидите, сама встреча – это лишь малая часть всего процесса участия в ней. Приезжайте за 5-10 минут до начала встречи, а в случае непредвиденной задержки не забудьте заранее сообщить об опоздании или необходимости переноса. В течение 24 часов после встречи подготовьте протокол. Пока вы помните итоги встречи, это позволит вам грамотно и оперативно делегировать исполнение поручений и решений, принятых на переговорах. И помните, что «Тime Management не исключает гадости, он позволяет уменьшить их до приемлемого количества». — Александр Фридман, Менеджмент-консультант. Оставайтесь с нами, подписывайтесь, обсуждайте и делитесь нашими статьями! _________________________________________________________________ Автор статьи: Салтыков Евгений, руководитель проектного офиса, сертифицированный руководитель проектов (PMP, PME). Евгений имеет опыт управления проектами и программами в госсекторе в IT/Telecom более 10 лет. Реализовывал такие проекты как «Портал госуслуг Москвы (pgu.mos.ru)», «Единая система в сфере закупок (zakupki.gov.ru)». Активный член PMI и автор статей на habr.com.
Приложения для учета времени: как повысить эффективность командной работы
Если вы хотите улучшить управление проектами, организовав учет рабочего времени, для начала решите, как вы будете использовать соответствующие инструменты, чтобы поднять эффективность командной работы. Читайте дальше.
Табель рабочего времени в Wrike — как отслеживать затраты времени на выполнение задач
Сегодня мы представляем табель рабочего времени, новую функцию Wrike Resource, которая способствует увеличению гибкости, прозрачности и удобства. Табель позволяет легко вести учет времени, затраченного на выполнение рабочих задач.
Как избавиться от цифровой зависимости за 30 дней
Недавно мы писали в нашем блоге о привычках: о том, как взглянуть свежим взглядом на устоявшийся распорядок и избавиться от всего, что не оказывает положительного влияния на нашу продуктивность, умение концентрироваться или на творческие способности. Очень важно время от времени пересматривать свои привычные действия, отказываясь от лишнего и оставляя только то, что полезно. В противном случае мы можем уподобиться такому зависимому от техники человеку, как Эндрю Салливан, основателю и автору политического блога The Dish (ранее — The Daily Dish). Недавно он написал эссе на 6000 слов о том, как зависимость от новостей и информации в интернете подорвала его здоровье. За последний год, публикуя по несколько статей в день, он четыре раза переболел серьезным бронхитом, и его собственная шутка об опасности интернета для жизни неожиданно стала слишком похожей на правду. Он пишет: Если, как я когда-то шутил, интернет действительно убивает, то я рискую проверить это утверждение на себе. Теперь эта шутка уже не кажется мне смешной. Можно очень легко привыкнуть к цифровым инструментам, которыми мы пользуемся каждый день и при любой возможности. Даже на работе 44% специалистов, по их собственному утверждению, проверяют свои мобильные устройства чаще 20 раз в день! Поэтому нам нужно пересматривать свои привычки и время от времени спрашивать себя, зачем мы пользуемся тем или иным инструментом. Действительно ли они делают нашу жизнь лучше? Или только мешают сосредоточиться и успешно работать? Два противоположных суждения о цифровых инструментах Я буквально слышу, как вы спрашиваете: «А зачем задаваться вопросом о том, нужны ли мне инструменты и приложения, которыми я пользуюсь? Ведь все они мне в чем-то помогают!» Возможно. Кэл Ньюпорт, профессор Джорджтаунского университета и автор книги «В работу с головой», утверждает, что есть всего два подхода к использованию цифровых инструментов. Первый из них направлен на получение любой пользы, то есть, он подразумевает использование инструмента до тех пор, пока он приносит хоть какую-то выгоду. Среди сторонников этого подхода вы найдете людей, оправдывающих привычку сидеть на Facebook по 12 часов в сутки тем, что это позволяет им поддерживать связь с бывшими одноклассниками. Или людей, уверенных, что четырехчасовое общение в Twitter необходимо им, чтобы узнавать новости. Если вам очень хочется поработать с новым приложением, потому что им пользуются остальные ваши сослуживцы, подумайте еще раз. Поможет ли оно вам в достижении действительно важных целей? Или просто станет очередной отвлекающей игрушкой на экране мобильного телефона? Не забывайте: приложения для того и создаются, чтобы вызывать зависимость Знаете, почему так трудно выйти из Facebook или Twitter? Потому что они изначально разрабатывались с целью быть как можно более привязчивыми. Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке» и специалист по психологии создания продуктов, вызывающих зависимость, проанализировал приложения и понял, почему от них невозможно оторваться. «Есть четырехэтапный процесс, — объясняет Эяль, — который связывает вашу проблему с решением и делает это так часто, что становится для вас привычкой. Все начинается с триггера, напоминающего о том, что нам нужно это приложение. Это ведет нас к совершению действия в приложении. Результатом становится награда, которую мы хотим получить и за которой постоянно возвращаемся. Тем самым мы психологически вкладываемся в это приложение». По сути, если что-то занимает наши мысли, то это и будет первой иконкой, к которой мы прикоснемся. «Успешным будет именно тот программный продукт, который вытеснит из нашей головы все остальное», — объясняет Эяль. Классический пример: когда вы скучаете в очереди, какое приложение вы запускаете? Если вам нужно быстро получить информацию, на какой веб-сайт вы пойдете? Все это — типичные примеры повседневных проблем, и именно эти приложения и программные продукты смогли объединить проблему и решение. Они поймали вас на крючок. Так как же избавиться от зависимости? Так что же делать, чтобы избавиться от цифровой зависимости? Предлагаем несколько советов, которые дадут вам шанс изменить свою жизнь. Вырабатывайте по одной новой привычке в день в течение месяца Возможно, один из лучших способов отказа от цифровой зависимости заключается в том, чтобы заменять вредные привычки более здоровыми и не связанными с цифровыми технологиями. В своей статье для Forbes «Попробуйте избавиться от цифровой зависимости за 30 дней» писательница Нэнси Колье советует заново приучить себя к таким привычкам, как отказ от использования любых устройств при живом общении (2 день) или от ношения мобильного телефона в кармане (3 день), а также рекомендует превратить свою ванную комнату в зону, свободную от техники (13 день). Каждый день вы добавляете всего одну новую привычку, пока не начнете использовать все тридцать одновременно. Это очень простая и в то же время действенная методика. Ограничьте использование технических устройств Когда в детстве родители запрещали вам слишком долго смотреть телевизор, они были правы. Наложение жестких ограничений на использование техники поможет вам не свалиться в кроличью нору, заманивающую вас постоянно доступной и самой свежей информацией. Совет. StayFocusd — расширение для браузера, ограничивающее время просмотра таких развлекательных сайтов, как Facebook или Youtube. Совет. Прекратите искать каждую очередную новинку. Изучайте маршруты, а не карты. Пользуйтесь словарями и энциклопедиями, а не поисковиками. Совет. Предусмотрите в своем расписании периоды, свободные от использования технических устройств, например в первый час прогулки или сразу после обеда, чтобы вы могли потратить это время с большей пользой. Займитесь спортом, чтобы получать дофамин Помните, что написал Нир Эяль о наградах, заставляющих нас вновь и вновь открывать приложение? Но повысить уровень гормона дофамина можно и другими способами. Холланд Хаис, специалист по борьбе с цифровой зависимостью и автор книги «Consciously Connecting: A Simple Process to Reconnect in a Disconnected World», делится с читателями своей мудростью: «Гормон дофамин вырабатывается в мозгу благодаря непредсказуемости новостей, которые мы получаем из социальных сетей, электронной почты или мгновенных сообщений. Это порочный круг, и чтобы его разорвать, вам нужно найти такой же действенный источник непредсказуемых впечатлений, которым могут стать физические упражнения. Вы же не знаете заранее, что можно увидеть за поворотом во время пробежки, езды на велосипеде или прогулки пешком». Так чем же можно заменить Facebook? Для начала наденьте кроссовки. Сократите список приложений На вашем мобильном устройстве установлено гораздо больше приложений, чем вам нужно. Да и среди расширений для браузера, скорее всего, много лишних. Попытайтесь понять, какие из программных инструментов вам действительно полезны, и избавьтесь от остальных. Предлагаем несколько советов. Совет. Удалите приложения Facebook и Twitter. Вы задумывались о том, почему батарея садится так быстро? Потому что именно эти два приложения все время включены и постоянно отслеживают ваше местоположение и привычки. Они пожирают не только свободное время, но и заряд аккумулятора. Если вам понадобится зайти в Facebook или в Twitter, воспользуйтесь мобильным браузером. Совет. Если вы не можете вспомнить, что это за приложение или расширение браузера, сразу же его удаляйте. Значит, вы им не пользуетесь и даже не знаете, для чего оно нужно. Вон! Совет. Ведите список новых приложений или расширений, которые вы установили на пробу. Запишите дату установки и выделите неделю на пробное использование. Если за неделю они доказали свою полезность, оставьте их. В противном случае безжалостно удалите! Попробуйте полностью завязать Социальные сети могут быть важнейшим инструментом маркетолога, но многих из нас, простых смертных, они лишь отвлекают от работы. В своей книге «В работу с головой» Кэл Ньюпорт предлагает достаточно жесткий способ оценить полезность социальных сетей: откажитесь от них полностью на 30 дней, никому об этом не сказав, а затем, после тридцатидневного перерыва, ответьте на два вопроса: Ухудшило ли вашу способность выполнять работу или приносить пользу компании отсутствие социальной сети? Заметил ли кто-нибудь, что вы не появляетесь в социальной сети? Если вы ответили да на оба вопроса, значит, эта социальная сеть вам нужна. Если нет, то перестаньте ею пользоваться! Хотя Ньюпорт и признает, что отказ от социальных сетей возможен далеко не для всех, он продвигает следующую мысль: пользуйтесь социальной сетью только в том случае, если она помогает вам в работе и достижении поставленных целей. Но если нет, если вам удалось успешно отказаться от нее на месяц, значит, вы можете отказываться от нее и дальше. Пришло время бороться с зависимостью Если мы довели себя до такого состояния, когда наше внимание рассеивается слишком быстро и не позволяет поддерживать даже самый короткий разговор, в этом некого винить, кроме самих себя. Пришла пора пересмотреть свои привычки в отношении устройств и приложений. Если мы способны контролировать свой режим питания, значит, можем позаботиться и о своих умственных способностях, внимании и продуктивности.
Как ведение дневника улучшает персональную продуктивность
Те, кто ведет дневник, отмечают его огромную пользу и редко расстаются с этой полезной привычкой. Дневник — ценнейший инструмент, помогающий наметить цели, выразить как положительные, так и отрицательные эмоции и напомнить себе о вещах, которые вас вдохновляют. Еще это хороший способ следить за своим развитием: отмечать успехи и держать в поле зрения еще не выполненные задачи. В дневнике можно записывать наблюдения, выражать устремления, отмечать свою реакцию на события и, в конечном счете, вести хронику личностного роста. Польза ведения дневника для персональной продуктивности неоспорима. По сути, это постоянная тренировка способностей планировать и стратегически мыслить, выражать свои мысли и проводить самоанализ. Вот несколько способов улучшить свою эффективность с помощью дневника: Отслеживание целей Достичь целей будет гораздо легче, если вы их запишете. Исследование, проведенное в Доминиканском университете, показало, что студенты, документирующие свои цели, достигают их гораздо чаще, нежели те, кто не обладает такой привычкой. Сам процесс записи заставляет вас задуматься о том, какие цели стоит преследовать. Кроме того, список дел, записанный на бумаге, можно воспринимать как ваше официальное обязательство перед самим собой. Недаром говорят: «Что написано пером, того не вырубишь топором». И наконец, записи в дневнике будут напоминать вам о себе каждый раз, когда вы собираетесь написать что-то новое. Ведение списков дел В дневник также удобно записывать срочные задачи. Допустим, вы собираетесь поступить в колледж или вуз и должны написать ряд вступительных работ и собрать рекомендации, или ищете новую работу и составляете резюме. Может быть, вы хотите начать вести блог и думаете о том, что вам для этого понадобится. Что бы ни было у вас на уме, запись в дневнике поможет вам самоорганизоваться, чтобы сделать все запланированное. Самоанализ В дневнике можно записать мысли о собственной продуктивности. Задайте себе следующие вопросы: Какие задачи вы уже выполнили? Сколько времени это заняло? Что еще остается сделать? Что замедляет вашу работу? Что делает работу быстрее? В какое время дня вы наиболее продуктивны? В какое время дня вы наименее продуктивны? Достаточно ли вы спите? Хорошо ли вы питаетесь? Находитесь ли вы под влиянием стресса? В чем причина этого стресса? Как можно организовать себя и свое рабочее пространство, чтобы работать быстрее и чувствовать себя лучше? Выделив время на обдумывание и анализ всего, что вы делаете в течение суток, вы сможете избавиться от привычек, которые вам мешают, и развить те, которые помогают быть эффективнее. «Выпускание пара» У всех случаются плохие дни, когда из-за неприятных мыслей тяжело сосредоточиться на работе и продуктивность оставляет желать лучшего. Что же делать, если беда нагрянула прямо перед важным дедлайном? Порой, чтобы справиться с негативными эмоциями, достаточно просто записать их. Если вы расстроены, чувствуете раздражение или погрязли в работе, то прервитесь и излейте душу дневнику — это может оказать целебное воздействие. Важно давать выход эмоциям, и их выражение в дневнике поможет вам удержаться от того, чтобы выплеснуть накопленный негатив на кого-то еще. Описав свои чувства, вы обнаружите, что оставить их в прошлом и спокойно продолжить работу стало гораздо проще. Источник вдохновения Вдохновение нужно всем. Отведите особое место в дневнике для фраз и текстов, которые вас мотивируют. Например, туда можно записывать свои планы и позитивные утверждения, такие как: Я умный и способный человек. Меня любят и ценят. Я живу в гармонии и мире с окружающими. Я положительно влияю на свою профессиональную среду. Что бы вы ни записывали — от цитат людей, которых вы уважаете, до мотивирующих утверждений и просто текстов, которые приятно писать — дневник имеет огромный потенциал, чтобы задать отличный настрой для всего дня. Кладезь прошлого опыта Если вы давно ведете дневник, перечитывать старые записи может быть очень приятно — и полезно. Вы можете проследить за собственным развитием, отметить проблемы, которые вы успешно решили, и обратить внимание на те, которые до сих пор вас преследуют. Еще это шанс почувствовать гордость за свои достижения, а также задать себе вопрос о том, почему некоторые цели так и остались невыполненными. Дневник поможет проанализировать, почему вы не смогли достичь желаемого. Была ли цель изначально невыполнимой или вы просто сбились с пути? Что можно сделать иначе, чтобы воплотить мечту в жизнь? Еще не убеждены? Не верьте нам на слово — начните вести собственный дневник и посмотрите, к чему это приведет. Об авторе. Неутомимая поклонница самосовершенствования Меган Хикс постоянно ищет новые пути повышения своей работоспособности. В настоящее время Меган — автор контента в компании WriteThisEssay.
Неожиданные преимущества нарушения привычного распорядка
Могут ли привычки вам мешать? Не попали ли вы в ловушку правил, которые на самом деле не приносят вам никакой пользы? Сказать по правде, да. И когда это происходит, так любимый вами распорядок становится вашим врагом. Из этой статьи вы узнаете, почему нам так мила предсказуемость и к каким положительным последствиям может привести нарушение привычного уклада.
Основные сведения об учете времени по проекту
Учет времени по каждому отдельному проекту очень важен для любой компании, которой приходится работать одновременно с несколькими проектами или клиентами. Функция учета времени поможет вам следить за продуктивностью сотрудников и оптимизировать затраты. Ознакомьтесь с основной информацией о функции учета времени в Wrike.
Как устанавливать приоритеты для маркетинговых кампаний
Как же выбрать именно те проекты, которые имеют самое большое значение для успеха вашей организации? Воспользуйтесь этими рекомендациями, чтобы назначить приоритеты своим маркетинговым кампаниям и решить, для какого проекта необходимо выделить максимум времени и ресурсов.
Четырнадцать лучших приложений для организации рабочего времени, которые стоило начать использовать еще вчера
Ваши мобильные устройства должны работать на вас, а не против вас. Есть множество отличных приложений для организации рабочего времени — от календарей до таймеров, которые помогут вам лучше управлять своей жизнью.