Как повысить наглядность работы в отделе международного маркетинга
Перед современными маркетологами стоит задача — выдавать последовательный, персонализированный, привлекательный для клиента контент по всем каналам. Они должны открывать новые способы привлечения потенциальных клиентов, управлять кампаниями, а также создавать и поддерживать репутацию бренда.
Интервью с Антоном Шаяховым: секреты работы с удаленной командой
Мы запустили серию интервью с руководителями об управлении командами и проектами, чтобы из первых уст узнать о том, как еще эффективнее выстроить процессы и улучшить продуктивность. В первом интервью с Wrike Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг, поделился секретами работы с распределенной командой. Мы знаем, что как такового офиса у вас нет — сейчас вы работаете с распределенной командой. Ваш коллега по бизнесу живет в Польше и все сотрудники раскинуты по разным городам. До Аутмаркетинга вы работали в Aviasales, Яндекс.Навигаторе. В чем основное отличие удаленки с работой в офисе лично для вас? Да, вы правы. У нас нет как такового офиса и мы от него отказались намеренно. Наша команда стала распределенной по всему миру — кто-то работает из России, а кто-то из Европы. Самое главное отличие работы на удаленке — это, прежде всего, способность к самоорганизации. Когда работаешь дома или в коворкинге, постоянно хочется на что-то отвлечься — желание скатиться в прокрастинацию максимально высокое. Суметь эффективно организовать свою работу — это большой вызов самому себе. Как показывает практика, удаленка подходит далеко не всем. Реально ли на этапе собеседования понять, насколько человек сможет работать на удаленке? Мы со временем выработали собственный алгоритм, который еще на этапе собеседования помогает нам понять, насколько человек готов работать удаленно. Мы очень много ошибались — например, брали человека и через три месяца он уходил. При собеседовании мы обращаем внимание на то, чтобы сотрудник уже имел опыт работы на удаленке минимум полгода. Но, безусловно, мы обращаем внимание на его профессиональные навыки и дружелюбность в общении. Для нас очень важно, чтобы человек, которого мы нанимаем, был коммуникабельным. Мы всегда спрашиваем, что он любит читать, какие слушает подкасты, как относится к медитации (мы это очень пропагандируем в нашей компании и и у нас есть даже собственное приложение Практика — iOS-приложение для обучения медитации). Мы смотрим на ответы человека и понимаем, насколько он нам подходит по корпоративному духу. Возможно ли создать идеальную среду для удаленной работы? Или это миф, не имеющий ничего общего с реальностью? Идеальную среду (физическое окружение) каждый создает себе сам. Для кого-то удаленка — это возможность больше путешествовать, потому что ты не привязан к определенному месту. Мне же комфортнее работать из дома. Наша задача как компании состоит в том, чтобы создать идеальную среду в процессах. Мы работаем по Scrum. Мы видим, кто за что отвечает — все задачи и проекты фиксированы в таск-менеджере. Также у нас есть чек-листы, которые дают понять, что проект сделан на должном уровне, и написанные фреймворки для каждого процесса (например, как создать прототип сайта). Это определенный сценарий, который очень помогает в реализации проектов. Почему именно Scrum? Как вы к нему пришли? Я всегда работал по Scrum, во всех прошлых проектах. Когда мы запустили Аутмаркетинг, то у нас даже не было мысли работать по другой методологии. Прозрачность и быстрый темп создания продуктов — это то, что нужно именно нам. Scrum — один из столпов нашего агентства, ни на что другое переходить мы не собираемся. В командах особенно сложно контролировать выполнение задач, особенно если речь идет об удаленщиках, которые работают над одними и теми же проектами. Как вы делите зоны ответственности и решаете, кто за что отвечает? Так как мы работаем по Scrum, у нас все разбито на итерации. Одна итерация занимает одну рабочую неделю. Мы планируем задачи в понедельник и в пятницу подводим ретроспективу. Когда я работал по найму, мне такая процедура казалась излишней. Сейчас по сути у нас уходит целый рабочий день на планирование и подведение итогов. Но я понимаю, что это хорошая практика. Лучше потратить это время на обсуждения и составление чек-листов на неделю, в которых указаны сроки выполнения и все ответственные, нежели работать в хаосе. Это особенно актуально для распределенной команды, когда ты не видишь, кто чем занимается. Мы очень тщательно планируем каждую итерацию и распределяем между участниками задачи. У нас всегда есть промежуточные контрольные пункты, которые обязательно ревьюит другой член команды. Сотрудники созваниваются и дают друг-другу обратную связь. Также у нас назначены ежедневные звонки с командой на 10-15 минут, на которых мы обсуждаем текущие задачи, прогресс и результаты. Также у нас есть еще одна практика — это промежуточные этапы сдачи проекта клиенту. Мы ему никогда не показываем сразу готовый проект, а делимся сначала наброском, концептом, эскизом и так далее. Таким образом достигается прозрачность как для нас, так и для заказчика, чтобы для него конечный результат не был неожиданностью. Оцениваете ли вы вклад и эффективность удаленного сотрудника? Мы все задачи, которые планируем, оцениваем в часах. Например, написание текста займет один час, создание дизайна сайта — 10 часов и так далее. Мы оцениваем трудозатраты, основываясь на нашем предыдущем опыте (мы примерно понимаем, сколько времени уходит на ту или иную задачу). В начале каждой недели мы считаем количество задач, запланированное на каждого сотрудника, и итоговые часы, которые он будет работать. Таким образом, мы можем оптимально распределить нагрузку между всеми членами команды. Как вы поддерживаете командный дух и мотивацию внутри компании? Каждый месяц у нас проходит книжный клуб. Мы выбираем одну книгу, которая на наш взгляд поможет команде стать лучше. Мы её все читаем, потом созваниваемся и вместе обсуждаем. Каждый сотрудник должен выписать тезисы, которые он считает ценными как для бизнеса, так и личностного роста и развития. Сейчас, например, мы читаем книгу Тима Брауна “Дизайн-мышление в бизнесе”. Также у нас есть еще одно мероприятие, которое мы проводим каждые три месяца. Оно называется “Печа-куча” — это формат интеллектуальной вечеринки с представлением коротких докладов. Каждая презентация состоит из 20 слайдов, каждый из которых автоматически переключается через 20 секунд (в итоге получается 6 минут 40 секунд на весь доклад). Ребята презентуют различные бизнес-идеи и делятся полезной информацией для расширения кругозора. В том числе мы проводим оффлайновое трехдневное мероприятие, где собирается вся наша команда. В ближайшее время оно тоже пройдет —планируется стратегическая сессия и разные тимбилдинговые активности. Также у нас есть специальное упражнение, которое называется “Рефлексия” — все садятся в круг и дают друг-другу обратную связь. Опять же, это помогает нам становится лучше и продуктивнее. Если мы уже заговорили об источниках вдохновения, какие книги на ваш взгляд должен прочитать каждый маркетолог? Я смело могу порекомендовать книгу “iПрезентация”. Кармин Галло рассказывает, как Стив Джобс презентовал свои продукты, какие технологии убеждения и лайфхаки использовал. Также могу посоветовать книгу в большей степени для предпринимателей, она называется “Легко не будет”. Ее автор Бен Хоровиц рассказывает о том, как строятся компании, с какими сложностями сталкиваются бизнесмены и как они их преодолевают. И третья книга, которая подойдет широкому кругу читателей — “Цельная жизнь”. Она о том, как правильно определять свои цели: как краткосрочные, так и долгосрочные. По началу я читал ее с большим скептицизмом, так как меня очень смутило название. Но в итоге эта книга меня очень впечатлила и многие рекомендации я применяю на практике. Какие можете дать советы нашим читателям по удаленной совместной работе? Мой ТОП-5 советов выглядит так: Нужно все-таки попробовать поработать на удаленке Описать процессы так, чтобы не было желания прокрастинировать Как можно чаще созваниваться друг с другом Устраивать оффлайн-встречи с командой Держать все задачи в одном таск-трекере и инструменте для управления проектами (например, Wrike). Подробнее об инструментах работы с уделенными командами читайте в нашей статье на Netology. _________________________________________________________________________________________ О спикере: Антон Шаяхов, основатель агентства Аутмаркетинг "Помогаем проектам выходить на рынок и наладить маркетинг. За 2,5 года реализовали более 40 проектов, среди которых сотрудничество с Яндексом, ВТБ, LEGO, BlaBlaCar, ПИК".
3 способа сделать удаленных сотрудников продуктивнее
Как обеспечить эффективность ваших удаленных работников? Мы часто слышим этот вопрос как от соискателей, так и от коллег, ведь для софтверной или интернет-компании, особенно небольшой, удаленные сотрудники – неотъемлемая часть развития. Эта ситуация нам особенно близка, ведь Wrike был создан именно для того, чтобы решать трудности взаимодействия в команде, распределенной по разным офисам, городам и странам. Во многом, мы делали решение для задач, с которыми сталкивались сами. Поэтому, у нас есть несколько советов в ответ на вопрос, как гарантировать высокую эффективность удаленной работы. 1. Поощряйте коммуникацию Важно создать в компании атмосферу, которая позволила бы сотрудникам легко общаться со всеми остальными коллегами – работающими как из офиса, так и удаленно. Удаленные работники должны иметь возможность взаимодействовать с остальными членами команды по заранее определенным и согласованным каналам. В Wrike мы используем для этого три основных сервиса: Платформа организации работы (Wrike) Сервис редактирования файлов (например, Google Docs) Приложение для голосового и видеообщения (Skype или Google Hangouts). Нужно, чтобы эта связка признавалась всеми, и каждый понимал, что это единственные средства коммуникации. Все, что обсуждается не через них, не считается рабочими коммуникациями. Пусть люди привыкнут к сервисам и выработают процессы их использования при решении сложных задач. Одновременно укрепляйте традицию рассказов о маленьких успехах и ежедневных достижениях – это служит отличной мотивацией. Удаленные сотрудники нередко чувствуют себя винтиками в машине, всего лишь исполняющими указания. Коммуникация помогает поддерживать искренние человеческие отношения, чтобы все работники видели себя в качестве ценных участников команды. Wrike — единая среда для совместной работы, в которой все сотрудники работают по согласованному сценарию, имеют простой доступ к задачам, файлам, дискуссиям и документам и могут эффективно общаться по проектам. Попробуйте бесплатно » 2. Определите показатели эффективности Что может оценить эффективность удаленного сотрудника? Ответ простой – метрики. Метрики идеально подходят для оценки успешности удаленной работы, но постарайтесь учитывать только те из них, которые по-настоящему важны. Например, взглянем на нашу команду поддержки: мы измеряем время ответа на запрос, время решения проблемы, количество поступающих запросов в день и многое другое. Однако, самый главный показатель для отдела поддержки – это оценка удовлетворенности потребителей. Пока эта оценка высока, можно считать, что все члены команды работают эффективно. Но в случае необходимости доступны данные и по более малым группам, и по отдельным работникам. Сравнивая метрики за каждую неделю, можно наглядно видеть, насколько лучше становятся наши процессы поддержки. 3. Устраивайте личные встречи Работая с удаленной командой, важно помнить одну простую истину: ничто не заменит общения лицом к лицу. Найдите возможность устраивать регулярные встречи или хотя бы смотреть друг на друга через объектив веб-камеры. Несколько идей: а) Сделайте веб-камеры обязательным условием для удаленных сотрудников. Возможность видеть собеседника – ключевое условие построения крепких отношений и чтения невербальных сигналов. б) Не пишите – звоните Удаленные работники пишут много писем, а это отнимает время. Чтобы ускорить процесс, откажитесь от электронной переписки и сообщений и перейдите на голосовое общение и видеозвонки. в) Запланируйте личную встречу в течение года. Возможность поработать в одном офисе плечом к плечу хотя бы 3-5 дней позволяет лучше понять личность и привычки ваших коллег. Wrike позволяет проконтролировать выполнение поставленных задач на любом этапе и превентивно выявить сложности и «провисания» по срокам. Попробуйте бесплатно » Источник изображений: Geekgrind на Flickr. Часть прав защищена.
Эффективная организация работы удаленных команд
Недавно у нас прошел вебинар с приглашенным экспертом — Ниной Михеевой, Менеджером проектов в глобальной команде HSBC Bank. Мы поделились секретами успеха и инструментами, чтобы наладить совместное сотрудничество и повысить эффективность. КАКИЕ ФАКТОРЫ ПРИВОДЯТ К ФОРМИРОВАНИЮ УДАЛЕННЫХ КОМАНД Виртуальные команды представляют собой распределенную группу сотрудников, которые работают над одними проектами. Какие факторы ее формируют и почему? Прежде всего, это: Экономия на ресурсах и издержках. В глобальной организации экономически невыгодно в каждой стране своего присутствия иметь сотрудников с дублирующими функциями. Именно поэтому для бизнеса гораздо логичнее создать единый ресурсный пул для той или иной функции, сотрудники которой будут скорее всего базироваться в разных часовых поясах. Внедрение единых стандартов и процессов работы. Это очень важно для крупной глобальной организации. Гораздо проще обеспечить единые стандарты в одной команде (даже если она виртуальная), чем во множестве отдельно взятых странах. Наличие или отсутствие нужной экспертизы. Например, специалисты узкого профиля, которых важно привлечь к проектам. Пример распределения ресурсов в глобальной организации Виртуальные команды могут как проектными (временно созданные под нужды бизнеса), так и операционными, когда ресурсы за исключением контракторов нанимаются на постоянную основу. В операционных командах есть определенные особенности в работе — например, мотивационная составляющая. Процесс выделения ресурсов для проекта Исходя из целей проекта, менеджеры выбирают именно те ресурсы, которых не хватает. Как правило, в глобальной организации отправляется запрос на все региональные команды и исходя из требований формируется проектная группа. Так в чем же заключаются основные преимущества виртуальных команд? Во-первых, это очень экономит время на организацию рабочих встреч — можно просто создать видеоконференцию и подключиться к звонку с удаленными сотрудниками, например, через Zoom или Hangouts. Во-вторых, это отличная возможность для обмена опытом. Если команды работают на масштабных проектах, то взаимодействие с удаленными сотрудниками дает еще больше возможностей для личного развития и профессионального роста. Но для того, чтобы достигать высоких результатов, удаленные сотрудники должны быть максимально вовлечены в проект. Зачастую они сталкиваются с похожими проблемами, одни из самых распространенных это: Разные часовые пояса; Языковой барьер и разница менталитетов; Контроль за поставленными задачами; Несовершенства технических средств. Как же их преодолеть и повысить эффективность работы с удаленными командами? 1. Ведите все проекты в сервисе для управления совместной работы (например, Wrike). Платформа помогает лучше контролировать статус и исполнение поставленных задач, а также отслеживать прогресс по проектам. Всем сотрудникам на почту будут приходить уведомления о поступлении новых задач и напоминания о том, какие из них нужно завершить согласно поставленным дедлайнам. Диаграмма Ганта в Wrike Все обсуждения о ходе выполнения проектов ведутся в комментариях, поэтому никакая информация не будет утеряна —все данные будут храниться в одном месте. Менеджеры проектов в любое время могут выгрузить отчет и посмотреть результаты работы своих команд. У Wrike также настроена интеграция с JIRA, которая дает возможность создавать новые задачи из JIRA прямо в Wrike, а также планировать проекты, включающие задачи, поставленные в обоих системах. C помощью двусторонней синхронизации достаточно лишь выбрать необходимые проекты, задачи и подзадачи в JIRA и синхронизировать их с отмеченными папками Wrike. 2. Составление внутреннего коммуникационного плана. С чего нужно начать? Составьте календарь встреч с проектной командой; Опишите основные каналы связи с каждой из команд; Сделайте видеоконференции одним из основных каналом связи; Организовывайте отдельные встречи для каждого из регионов. 3. Планирование проектов на коротких отрезках времени/спринтах. Все цели и задачи должны быть разбиты на краткосрочные, среднесрочные и долгосрочные. Они должны быть задокументированы в едином рабочем пространстве — каждый участник проектной группы должен иметь к ним доступ; Приоритет должен отдаваться краткосрочным задачам. При этом очень важно, чтобы спринт длился не более 1-2 недель; На регулярной основе нужно пересматривать список краткосрочных задач и расставлять на них приоритеты. 4. Установление личного контакта. Зачастую удаленные команды чувствуют себя ресурсами. Именно поэтому так важно установить личный контакт, чтобы сформировать доверительные отношения между всеми участниками команды. Поддерживайте разговор на темы, не связанные с работой; Организовывайте регулярные one-to-one встречи/звонки ("один на один"); Не забывайте про мероприятия для «живого общения» и тимбилдинги. Надеемся, что наши советы были вам полезны. Желаем вам удачи в работе с удаленными командами! Посмотреть запись прошедшего вебинара по эффективной работе с удаленными сотрудниками можно здесь.
5 способов проявить заботу об удаленных сотрудниках
Руководить командой удаленных сотрудников — нелегкая задача, особенно когда дело касается коммуникации и взаимопонимания. Не получая должного внимания, сотрудники могут почувствовать, будто остаются за бортом. Как показать вашим коллегам, работающим вне офиса, что их ценят? Как мотивировать их и создать максимально дружелюбную атмосферу? Вот 5 способов проявить заботу о ваших удаленных сотрудниках. 1. Общайтесь с ними Пусть вы и далеко друг от друга, это не значит, что нельзя найти занятия, которые вас сближают. Играйте в онлайн-игры, отправляйте друг другу «фирменные» подарки из ваших краев и ищите способы оживить совещания и узнать друг друга получше. 2. Сделайте их участниками офисных мероприятий Пусть ваши удаленные сотрудники вместе с вами отмечают дни рождения, принимают участие в корпоративных праздниках и других общих делах и развлечениях. Живые видеотрансляции, обмен подарками на Новый год, состязания на лучший праздничный костюм, онлайн-караоке — возможности безграничны. 3. Говорите на темы, не касающиеся работы Общайтесь с командой в неформальной обстановке по Skype или в Google Hangouts и дайте им возможность лучше узнать друг друга и познакомиться с вами. Даже если вы видитесь всего один-два раза в год, вы все равно остаетесь коллегами. Поговорите на те же темы, которые обсуждаете, собравшись с друзьями: отпуск, семья, спорт, поп-культура, хобби. Обретенное чувство товарищества поможет вам лучше работать вместе, проводить мозговые штурмы и проявлять творческий подход при решении проблем. 4. Не зацикливайтесь на мелочах! Когда вы физически не можете наблюдать за своей командой в работе и видеть, как коллеги трудятся над набором текстов или совершают важные звонки, возникает сильное желание контролировать каждую мелочь или проводить проверку за проверкой, просто чтобы убедиться, что работа не встала. Вместо этого определите для себя график контроля (для команды в целом и отдельных ее участников) и строго придерживайтесь его. Сосредоточьтесь на результатах и докажите вашей команде, что удаленная работа не является поводом для особого отношения. Постановка четких целей и построение отношений на доверии помогут сотрудникам оставаться довольными и мотивированными. 5. Отправляйте коллегам продукты с символикой компании Как отмечает Джейсон Эваниш, это поможет вашим сотрудникам чувствовать себя частью команды и поддерживать боевой настрой, а также придаст уверенность в том, что их вклад ничуть не менее важен, чем работа коллег из офиса.
Семь советов по организации удаленной работы во время вспышки коронавируса
Описание: Распространение коронавируса вызывает все больше опасений, и все большее число руководителей компаний предлагают своим сотрудникам работать из дома. В статье мы дадим несколько советов по организации удаленной работы и расскажем, как вам может помочь Wrike.
Как Wrike помог нам организовать первую конференцию для пользователей
1 октября 2018 года мы осуществили крупнейший совместный проект — провели первую ежегодную пользовательскую конференцию. И сейчас мы расскажем, как Wrike помог нам воплотить эту идею в жизнь.