Управление бюджетом в сфере профессиональных услуг
Мы объединили наши возможности управления рабочими процессами с полной прозрачностью финансовых показателей и предлагаем командам по оказанию профессиональных услуг расширенные функции мониторинга и управления бюджетом.
Временная шкала в системе управления проектами: четыре совета по использованию
Итак, вы успешно перевели свою команду на новую систему управления проектами (надеемся, что это Wrike) и готовы взяться за планирование своего первого проекта. Но как лучше всего использовать временную шкалу?
Как разработать руководство по работе из дома
Помогите сотрудникам, работающим удаленно, сохранить продуктивность, воспользовавшись нашими советами для руководства по работе из дома. Составьте инструкции по удаленной работе с инструментами, средствами коммуникации и протоколами.
Семь рекомендаций для начинающих менеджеров по продукту
Каким должен быть современный менеджер по продукту и какими профессиональными качествами он должен обладать? Чтобы создавать инновационный продукт, которую полюбят пользователи, менеджер по продукту должен быть и стратегом, и аналитиком и администратором в одном лице. Лучшие менеджеры постоянно учатся и улучшают методы своей работы. Ведь они должны обеспечить бизнес-результат, а не просто определить, каким будет продукт. Если вы только начинаете карьеру в этой сфере или хотите больше узнать об этой должности, предлагаем семь наилучших методик, о которых нам рассказали специалисты по управлению продуктом из сообщества Quora. Эффективное управление продуктом: что стоит взять начинающим менеджерам на вооружение 1. Тщательно изучите цели вашей компании Как в вашей компании оценивается успех? Как стратегия разработки продукта согласуется с общими целями бизнеса? Кто ваш идеальный клиент? Какую потребность должен удовлетворять ваш продукт? Не пожалейте времени на изучение важнейших приоритетов руководителей компании и пользователей. Учитывайте все эти факторы! 2. Вступайте в диалог с клиентами Клиенты и пользователи — это ваш самый главный ресурс. Подумайте сами: зачем разрабатывать продукт, если он никому не будет нужен? Многие из ваших клиентов будут счастливы рассказать вам о том, какие функции они особенно ценят и используют чаще всего, а что можно улучшить. Нужно учитывать мнение клиентов для того, чтобы понять истинную ценность вашего продукта. Проведите A/B тестирование или короткий опрос, чтобы понять, каким образом клиенты взаимодействуют с вашим продуктом. Вы можете проанализировать действия посетителей на вашем сайте, а также собрать как можно больше отзывов. 3. Используйте знания специалистов из отдела продаж и службы поддержки Сотрудники отдела продаж постоянно взаимодействуют с потенциальными клиентами, и поэтому они знают о сильных и слабых сторонах вашего продукта, а также о проблемах, которые клиенты надеются решить с его помощью. Точно так же и сотрудники службы поддержки понимают, как именно клиенты на самом деле используют ваш продукт и чему нужно уделить особое внимание. 4. Пользуйтесь своим продуктом! Возможно, вы слышали поговорку: «Сначала сам попробуй, а потом гостей угощай». Каким бы банальным ни казался этот совет, но вы должны пользоваться своим продуктом изо дня в день. Чем отличается пробная версия продукта от платной? Какие функции работают на мобильных устройствах, а какие нет? Насколько интуитивно-понятен ваш интерфейс? Часто ли вы сталкиваетесь с ошибками или сбоями? Вы должны знать собственный продукт лучше кого бы то ни было. 5. Анализируйте другие продукты Подумайте о продуктах и веб-сайтах, которыми вам приятно пользоваться. Что же делает их такими удобными? Как у них оформлены страницы регистрации или подписки на пробную версию? Как выглядит процесс оформления заказа? Если вам что-то не понравилось, то что конкретно вызвало такую реакцию? Cоставляйте свой список идей, который можно использовать для вдохновения при осуществлении собственных стратегий управления продуктом. 6. Планируйте, выполняйте, улучшайте Используйте всю информацию, которую вы собрали, для создания долгосрочной стратегии. Затем спланируйте отдельные итерационные циклы разработки и используйте все собранные данные для улучшения каждой последующей итерации. Это поможет вам определить, каким функциям и возможностям нужно уделить особое внимание при подготовке очередного релиза, а также отстоять свое мнение перед высшим руководством и заинтересованными лицами. 7. Общайтесь с коллегами в профессиональных сообществах Вступление в онлайн-сообщество — это отличный способ для начинающих менеджеров по продукту оставаться в курсе последних тенденций и наилучших методик. Вы можете расширять сеть профессиональных знакомств и учиться у специалистов, которые обладают многолетним опытом. Группы в LinkedIn, такие как Product Management Networking Group и Product Development & Management Association, категория Product Management в Quora и сообщество Product Manager HQ в Slack — прекрасные ресурсы для обучения и общения с профессионалами из сферы управления продукцией. А какие рекомендации дали бы вы начинающему менеджеру по продукту?
Пять советов по внедрению системы управления проектами в маркетинге
В наши дни маркетинговым командам приходится решать много серьезных проблем. Но мы предлагаем пять рекомендаций по ускоренному внедрению системы управления проектами в вашей маркетинговой организации.
Что представляет собой управление ресурсами?
Управление ресурсами требует четкого понимания и прозрачности ваших целей и возможностей. Внедрив эффективный процесс составления планов по управлению ресурсами, вы повышаете эффективность и улучшаете контроль над использованием этих ресурсов.
Инфографику Wrike теперь можно повесить на стену
Многим из вас нравится наша инфографика, в которой мы в простой и наглядной форме представляем лучшие практики по управлению проектами. А может быть, как и нам, вам когда-нибудь хотелось не просто поделиться понравившейся инфографикой в социальных сетях, но и повесить ее на стену в офисе?
Почему Wrike стоит использовать для управления SEO-проектами?
Управляйте кампаниями, сохраняйте результаты анализа ключевых слов и разработайте стратегию поисковой оптимизации. Используйте Wrike в качестве решения для управления SEO-проектами, чтобы раз за разом добиваться более высоких результатов.
Как использовать Wrike в качестве системы работы с заявками
Успех компании напрямую зависит от степени удовлетворенности клиентов — как внутренних, так и внешних. Мы подробно расскажем, как можно использовать Wrike в качестве системы работы с заявками, чтобы вы смогли повысить уровень услуг, оказываемых внутренним партнерам.
Управление проектами в строительстве
Строительство – это двигатель экономики во всем мире. Вокруг каждого объекта функционирует множество компаний. Одни отвечают за поставку необходимого оборудования, другие – за снабжение строительными материалами. Это очень ответственная и достойная уважения работа. В каждом проекте взаимодействуют инженеры, архитекторы, подрядчики, заказчики услуг и многие другие. Процесс создания успешной команды требует высокой организации и планирования. Для того, чтобы сделать работу более отлаженной и прозрачной для всех, кто принимает участие в проекте, мы составили список инструментов, который может помочь в строительстве. Управление командой и проектами Если вы работаете в строительной сфере, то в данном случае просто невозможно работать без специализированного софта, который подразумевает управление командой и проектами. Прежде всего, речь идет о бережном отношении ко времени. Давайте вспомним о производственной системе менеджмента Тойоты (TMS), в которой выделяется 7 видов потерь. Составной частью большинства видов потерь как раз и является время. Речь может идти о бесполезных совещаниях, откладывания задач “на потом”, нарушение сроков сдачи проектов и т.д. Именно поэтому так важно знать о технологиях эффективного управления проектами, вне зависимости от сферы где вы работаете: будь это строительство или производство. Wrike – это платформа, благодаря которой можно настраивать рабочий процесс и цепочки зависимых задач. Это позволяет наглядно показать, в какое время выполняются эти задачи и в какой последовательности их нужно выполнять для того, чтобы проект был вовремя отправлен заказчику или на экспертизу. Системы для 3D-визуализации С чего начинается 3D-визуализация? Если мы говорим о проектировании, то в данном случае речь идет об Информационном Моделировании Зданий (Building Information Modeling), которое основывается на трехмерной модели. BIM-технологии – это по сути виртуальный аналог реальных элементов зданий. Данная визуализация позволяет выбрать наилучшие проектные решения для того, чтобы представить их заказчику. В целом, работа проектировщика становится более прозрачной для всех участников, которые принимают участие в проекте – от архитектора до главного инженера. Revit – это программное обеспечение, разработанное на основе технологии BIM. Сервис дает возможность проектировать сложные архитектурные элементы, включая строительные конструкции, инженерные системы и само планирование строительства. Также хочется отметить Dynamo – это бесплатное приложение к Revit. Это инструмент визуального программирования для ускорения процесса проектирования, который может работать и без Revit. BIM в строительстве. Связь Revit с Wrike через Dynamo (Александр Попов, ФСК Лидер) AutoCAD – это программное обеспечение, которое относится к системе автоматизированного проектирования (САПР) и черчения. Основная задача данного инструмента – это создание 2D и 3D объектов и чертежей. С помощью AutoCAD можно проектировать, визуализировать и эффективно воплощать идеи. Аналитические системы Хочется упомянуть об инновационном стартапе TraceAir, который разрабатывает программное обеспечение для контроля качества и стоимости строительства при помощи продвинутых аналитических алгоритмов. Этот софт позволяет проверять работу на строительной площадке и сделать процесс строительства более прозрачным и контролируемым благодаря беспилотным летательным аппаратам. Системы бюджетирования и ведения финансовой отчетности Управление бухгалтерскими процессами — это то, без чего невозможно обойтись в строительной сфере. Как правило, оно включает в себя формирование бюджета на реализацию проекта и многие другие важные аспекты. Инструмент должен помочь оперативно спланировать расходы и сделать финансовый прогноз. Некоторые строительные компании пользуются такими инструментами, как, например, Визардсофт, Смета.RU, PayPanther. Системы автоматизации документооборота ЭОС – ведущий разработчик систем управления документооборотом, включая электронные и бумажные архивы, который является лидером рынка в России и странах СНГ. Также хочется отметить такие платформы, как Knowify, Jonas Premier и EasyBuild. Системы управления взаимоотношениями с клиентами (CRM) и проектами Такие программы позволяют хранить контактные данные клиентов, обновлять статусы по взаимодействию с ними, а также добавлять важные документы по каждому контакту. Основное преимущество CRM решений заключается в том, что они дают возможность отслеживать прогресс по каждому клиенту. Одни из самых популярных и востребованных платформ – это Procore, DBX и Builder CRM & Marketing. Планирование проектирования Планирование проектирования с Wrike (Александр Попов, ФСК Лидер) Хочется отметить, что в Wrike есть диаграмма Ганта, которая дает возможность отслеживать график выполнения задач (например, вашими подрядчиками). С ее помощью можно просматривать проекты, которые находятся в работе, а также отслеживать взаимосвязь между проектами. Важнейшее преимущество диаграммы Ганта заключается в том, что она помогает планировать основные вехи и визуально отражать объемы проектов. Таким образом, у менеджера появится возможность наглядно увидеть загруженность своей команды и перераспределить ресурсы на выполнение задач. Чтобы узнать больше о том, как решение "Управление совместной работой от Wrike" может помочь вашей команде в строительстве, зарегистрируйтесь для получения бесплатной 14-дневной пробной версии, скачайте нашу электронную книгу!
Как менеджеру проекта улучшить свои лидерские качества
Чтобы быть успешным менеджером проекта, мало просто координировать информацию. Вам также необходимо уметь руководить участниками проектной группы и мотивировать их. А для этого нужны немалые лидерские качества. Следующие пять рекомендаций помогут вам эти качества в себе развить.
Использование шаблонов Google Форм для мгновенной обратной связи
Иногда бывает нужно узнать мнение людей как можно быстрее. Google Формы — один из инструментов, позволяющих легко и быстро создать форму с нуля или на основе шаблона. Их можно использовать например, в маркетинговых целях, чтобы лучше понять аудиторию и получить обратную связь. О шаблонах Google Форм Google Формы появились в феврале 2007 года. После выхода последнего обновления Google Формы позволяют настраивать дизайн ваших форм и добавлять логотипы, видеоролики и даже файлы в формате GIF. Также вы можете воспользоваться большой библиотекой готовых шаблонов Google Форм, чтобы вам не пришлось начинать с чистого листа. Как создать форму Google Создать форму Google очень просто. Как и в случае со всеми Google Документами, начинать нужно с Google Диска. Или можно воспользоваться уже имеющейся таблицей, настроенной для сбора отзывов. Перейдите по ссылке docs.google.com/forms В верхней части экрана, озаглавленной «Новая форма» (Start a New Form), выберите один из шаблонов, который хотите использовать, или начните с пустой формы. Различные применения шаблонов Google Форм А теперь перейдем к делу. Для чего можно использовать шаблоны Google Форм? Регистрация участия в мероприятии. Создать форму Google для учета посетителей мероприятия — это самое очевидное применение этой функции. Старайтесь свести число полей к минимуму. Чем меньше полей придется заполнять, тем больше посетителей зарегистрируются (шаблон Event registration). Опрос общественного мнения. Этот шаблон, наверное, используется чаще всего. С его помощью вы сможете легко узнать мнение аудитории по какому-либо вопросу. Например, можно собрать отзывы о прошедшем совещании, узнать мнения о месте проведения мероприятия или о предложенном меню (шаблон Event feedback). Тесты. Сотрудники отдела кадров или ответственные за корпоративное обучение могут использовать шаблоны Google Документов, чтобы создавать тесты, позволяющие оценить знания участников тренинга или успешность пройденной программы (шаблон Sample quiz). Рабочие запросы и управление офисом. Формы Google можно использовать и для того, чтобы дать персоналу возможность заказывать офисные принадлежности или сообщать о проблемах. (шаблон Work request). Форма для отзывов клиентов. Управление проектом включает в себя и управление отзывами, которые оставляют клиенты. Google Форма с минимальным числом полей прекрасно подойдет для выполнения этой задачи. Вы можете даже предложить клиенту несколько вариантов на выбор: запросить желаемую функцию, сообщить об ошибке или просто задать вопрос (шаблон Customer feedback). Благодаря шаблонам Google Форм создание опроса сводится к простому выбору готового шаблона и его настройке. Ознакомьтесь с этим руководством по использованию шаблонов Google Форм на Youtube. Также существует множество полезных расширений для Google Docs, которые можно использовать в своей работе. Но если вам требуются более продвинутые инструменты для работы с формами, предлагаем попробовать Wrike. Тарифный план Wrike Enterprise включает в себя такую функцию, как запросы. Эти формы вы сможете преобразовывать их в задачи, назначать участникам команды и моментально внедрять в свой рабочий процесс. Узнайте больше о запросах Wrike в этой статье.
Трудности перевода: сотрудничество с коллегами из других стран
Откуда бы родом вы ни были — из Индии, Шотландии, США или любой другой страны, вам пригодятся наши советы о том, как облегчить сотрудничество с иностранными коллегами несмотря на разделяющие вас сотни и тысячи километров.
Зачем использовать Agile-методологии для продажи услуг
Зачем использовать Agile-методологии? Затем, что они дают множество преимуществ и вам, и вашим клиентам. Из нашей статьи вы узнаете об этих преимуществах и о том, как применять Agile-методологии для продажи услуг.
Почему вашей компании не нужно быть похожей на Apple, Google и Facebook
Во время Второй мировой войны южная часть Тихого океана превратилась в театр военных действий. Страны строили свои базы и аэродромы на десятках отдаленных островов. Многие из аборигенов впервые видели цивилизованных людей, не говоря уже о транспортных средствах и оборудовании, которое те привезли с собой. Особенное впечатление на местных жителей производили ежедневные поставки провизии, одежды, медикаментов и прочих припасов. Солдаты часто делились этими припасами с островитянами или обменивали их на ткани и изделия местных промыслов. Но когда война закончилась, поставки прекратились. Аэродромы были уничтожены или заброшены, и тысячи солдат вернулись с островов домой. Не понимая, что стоит за этими поставками, местные жители начали строить впечатляющие, хотя и абсолютно бесполезные, копии самолетов, диспетчерских вышек и даже радиостанций с бамбуковыми антеннами, в надежде, что самолеты и грузы, которые они привозили, вернутся. Люди подражали всему, что видели. Они проводили церемонии, маршируя с деревянными винтовками и надевая на себя подобие солдатской формы, чтобы призвать божественные дары с неба. Хотя такая деятельность сплотила местные общины и дала людям общую цель в период разрухи и нищеты, они не добились своей цели, и поставки припасов и товаров так и не возобновились. Карго-культ в наши дни [caption id="attachment_442612" align="aligncenter" width="1999"] Facebook’s new HQ extension[/caption] Для многих Кремниевая долина — поистине волшебное место. Это центр инноваций и источник невероятных земных благ. Здесь расположены самые успешные и влиятельные компании в истории, в том числе три величайших гиганта: Facebook, Apple и Google. Эти организации все делали по-своему и в результате получили невероятную прибыль. Роскошные кампусы Google с капсулами для сна, бесплатными кафетериями для гурманов, многоэтажными тренажерными залами и залами для компьютерных игр изменили наши представления о том, каким должно или может быть рабочее место. Штаб-квартира Facebook с изогнутой «центральной улицей», закусочной в стиле 50-х годов, магазинами и огромными видеостенами больше напоминает парк развлечений, чем офис технической компании. Офис Apple в виде космического корабля из стекла и металла выглядит так, как будто явился из далекого будущего. Но все эти великолепные здания и невероятные льготы для сотрудников — лишь маленький фрагмент мозаики. На самом деле миллионам людей интересен их подход к работе. Основатели и директора компаний вдохновляются внедренным в компании Google «правилом 20%», которое позволяет сотрудникам тратить часть времени и ресурсов на собственные проекты и разработку потенциально прибыльных продуктов и услуг. Другие восхищаются уровнем секретности в компании Apple. Публику поражает способность организации хранить в секрете сведения о своих революционных продуктах до тех пор, пока не настанет время открыть эту информацию миру. Многие инженеры и креативные специалисты по-прежнему вдохновлены старым девизом Facebook «Двигайся быстро и ломай» несмотря на то, что Марк Цукерберг и его коллеги признали некоторые из его негативных последствий. Людям нравится отождествлять себя с такими фигурами, как Цукерберг, и они стремятся к власти и влиянию, которых он достиг в столь юном возрасте. Нам не всегда понятны механизмы достижения такого огромного успеха, но, как островитяне видели сбрасываемые с самолетов грузы, так и мы можем ежедневно видеть их деньги, власть и влияние. Кража фирменного стиля «Хорошие художники копируют, великие — воруют». (Стив Джобс) Эти три компании из Кремниевой долины добились такого влияния и успеха, что у них нашлось немало подражателей. Такие же льготы, как в Google, стали стандартом в большинстве технических компаний Кремниевой долины. Все популярнее становятся готовые обеды, общественные велосипеды и открытые офисы, а также неограниченные больничные и возможность работать из дома. Десятки книг о том, как научиться проектировать как Apple, думать как Google и развиваться как Facebook, выходят из печати каждый месяц. И хотя некоторые из этих книг произвели определенный шум, они не принесли заметных результатов. Руководители компании Theranos пытались скопировать подход Apple к маркетингу. Элизабет Холмс, основатель и генеральный директор компании, «позаимствовала» у Стива Джобса методы управления, поведение и даже черные водолазки. Но, хотя такой подход к маркетингу способен пробудить интерес к мобильным устройствам, медицинские приборы, от которых зависят жизни людей, требуют гораздо более серьезного отношения. [caption id="attachment_442618" align="aligncenter" width="960"] Source[/caption] Компания Shyp следовала примеру Facebook и развивалась быстро, но, к сожалению, слишком быстро и в неправильном направлении. Она стала жертвой собственного роста и слишком поздно поняла, что на самом деле их целевой аудиторией были малые и средние предприятия. Beepi, платформа по продаже подержанных автомобилей, привлекла инвестиции на сумму 150 миллионов долларов, но прогорела, стараясь дать сотрудникам такие же зарплаты и льготы, как в Google, в том числе потратив 10 тысяч долларов на диван в конференц-зале и оплачивая телефонные счета не только сотрудников, но и членов их семей. Как и люди, строившие радиостанции из бамбука и самолеты из дерева и лиан, эти компании сумели перенять то, что лежит на поверхности. Но им не удалось уловить ту самую суть, позволяющую компаниям добиваться успеха. Думайте иначе (Apple’s famous “1984” Superbowl commercial introducing the Macintosh computer) Такие компании, как Apple, Google и Facebook, добились стремительного успеха во многом потому, что они идут против тенденций. Если вы хотите повторить их путь к успеху, в первую очередь вам нужно игнорировать все то, что их к этому успеху привело. Например… Из интерфейса Google были убраны все отвлекающие элементы. В результате возник резкий контраст с загроможденными «интернет-порталами», такими как Yahoo, Excite и Lycos, которые в то время считались самыми популярными поисковыми системами. Разработчики Apple использовали минималистский подход к дизайну продукции и программного обеспечения, что позволило компании выделиться на фоне ОС Windows и персональных компьютеров. Единообразные профили в Facebook и первоначальная возможность членства только для владельцев электронных адресов в зоне .edu были желанным изменением по сравнению со складом анимированных файлов GIF, в который превратился Myspace. «Преимущество заключено в различии, в асимметрии между соперниками». (Ричард Румельт «Хорошая стратегия, плохая стратегия») В то время как многие компании отказываются от дифференциации и индивидуальности ради сходства с остальными, есть достаточно примеров того, как компании, использующие альтернативный подход, добивались большого финансового благополучия. Возможно, такие компании, как Starbucks, Nike, Netflix и Walmart, не так часто попадают в заголовки, но они проложили собственные пути к успеху и создали собственные корпоративные культуры, во многом отличающиеся от культур «большой тройки». Эти компании достигли успеха, действуя по-своему, благодаря следующим факторам: Они хранят верность собственной культуре. В то время, как большинство технических компаний нацелены исключительно на рост, Starbucks сформировал свой подход к бизнесу, ориентированный на отношения между сотрудниками и на соблюдение их интересов. У них даже принято называть сотрудников партнерами. Культура и стратегия полностью согласованы и помогают компании предлагать клиентам высокий и единообразный уровень обслуживания. Они лучше знают и обслуживают своих клиентов в сравнении с конкурентами. В отличие от компании Apple, известной своим отказом от использования фокус-групп, вся культура Walmart направлена на удовлетворение запросов и потребностей клиентов. Оба подхода оказались невероятно прибыльными. Они создают собственные методы, стратегии и тактики. Компания Netflix, как и Facebook, любит двигаться быстро. Поддержка постоянной работоспособности сервиса в любое время и на всех платформах — важнейшая часть их стратегии. Они разработали сложную систему отслеживания ошибок, решения проблем и восстановления функциональности на случай сбоев. Будьте собой Копирование инструментов и стратегий вряд ли приведет вас к успеху. На самом деле нужно делать то, что сделали успешные компании — быть уникальными и хранить верность собственной культуре и своим истокам. В знаменитом рекламном ролике от кампании Apple «Думай иначе», вышедшем в 1997 году, Стив Джобс произнес следующие слова: Слава безумцам, изгоям, бунтарям, возмутителям спокойствия, тем, кто всегда некстати и невпопад, тем, кто видит мир иначе. Они не соблюдают правил и не уважают статус-кво. Вы можете цитировать этих людей, не соглашаться с ними, восхищаться и ненавидеть их, но единственное, чего вы не сможете сделать, — это их игнорировать. Потому что они несут перемены. Они толкают человечество вперед. И если кто-то видит в них безумцев, мы видим гениев. Потому что лишь безумцы, верящие в свою способность изменить мир, действительно его меняют. Из-за огромного давления, вынуждающего компании соответствовать нормам и копировать крупные бренды, проложить собственный путь в бизнесе становится невероятно сложно. Попробуйте задать себе следующие вопросы: Что моя компания делает лучше, чем остальные? Что на самом деле идет на пользу моей компании, а что нет? Какой подход к работе предпочитает моя команда? Даем ли мы людям возможность работать так, как им удобнее? Но даже если вы поймете, что вам нужно, чтобы действовать по-своему, этого будет недостаточно. Вашей организации необходимы инструменты и процессы, которые поддержат вашу уникальность. Тут обычно и возникают проблемы у многих компаний. Они внедряют инструменты, которые оказываются недостаточно гибкими, чтобы поддерживать различные стили работы. Именно этот недооцененный аспект многообразия может поставить крест на стремлении вашей организации к созданию инноваций. Если вы дадите своим сотрудникам свободу работать так, как они хотят, это поможет вам достигнуть нового уровня производительности и операционной эффективности. Успех Google, Apple и Facebook невероятно вдохновляет, и у них есть многое, с чего мы можем взять пример. Но искать вдохновение нужно не в их офисных зданиях, льготах для сотрудников, корпоративных политиках и прочих видимых особенностях, а в их стремлении бесстрашно нарушать статус-кво и выбирать собственный путь. Задача Wrike — помочь нашим клиентам добиться этой цели. Мы создаем инструменты, позволяющие отделам, командам и отдельным специалистам работать так, как им удобнее. Хотите знать, как Wrike помогает компаниям открывать новые горизонты? Попробуйте бесплатную версию.
Ускоренная разработка веб-контента в формате HTML благодаря Wrike Proof
Компании по всему миру сократили объем согласования материалов благодаря Wrike Proof. Они ускорили рабочие процессы и оптимизировали взаимодействие и совместную работу после внедрения Wrike Proof для HTML.
Тики-така как образец работы в команде
Вы работаете над созданием электронной книги. Ничего сложного, правда? Но давайте вспомним, сколько участников в команде вовлечены в процесс. Когда авторы из группы разработки контента заканчивают писать текст, они передают его в отдел дизайна. Поколдовав над материалом, дизайнеры возвращают его в группу разработки контента для очередной проверки. Далее в игру вступает команда веб-разработки, чтобы создать целевую страницу, с которой пользователи будут скачивать вашу книгу. Затем подключаются специалисты по поисковой оптимизации, благодаря которым люди смогут эту книгу отыскать. Что же происходит после завершения всех этих действий? Весь материал снова передается в группу разработки контента для окончательной проверки. Вам не кажется, что это очень напоминают игру в пинг-понг, где мячик передается от одного игрока к другому? Да, именно так обычно и выполняются стандартные проекты. Очень сложно скоординировать процесс взаимодействия между участниками команды, а тем более, между сотрудниками всего подразделения. Но все же есть примеры, когда удалось довести искусство передачи до совершенства. Давайте взглянем на некоторые из футбольных команд, принимающие участие в Чемпионате мира. Они понимают, что такое командная работа и надежная футбольная стратегия, которая базируется на игре в мелкий пас и известна как тики-така. Тики-така для чайников: чему стоит поучиться у футбольных команд Вы можете полагать, что единственное, что вас объединяет с футбольными игроками — это стремление обойти соперника. Но попытайтесь представить себе футбольный матч. Сначала мяч оказывается у одного игрока, а затем передается по полю и переходит от одного футболиста к другому, пока не попадет в ворота. Это и есть настоящая командная работа. И именно короткие пасы между игроками одной команды и непрерывные движения с мячом называются тики-такой. Сначала этот стиль игры успешно применялся игроками футбольного клуба «Барселона», а затем его переняли и улучшили спортсмены сборной Испании. Именно благодаря этой технике они выиграли Кубок мира в 2010 году. Хотя некоторые спортивные аналитики считают чрезмерное пристрастие к тики-таке причиной проигрыша испанской сборной в матче с Россией на Чемпионате мира 2018, эта популярная стратегия произвела революцию в футболе и определенно достойна того, чтобы быть изученной. Прежде всего, команда должна быть единым целым. В приведенном ниже видеоролике вы можете увидеть, как выглядит тики-така на поле: Итак, зачем нужны эти короткие пасы? Они позволяют команде перемещать мяч по полю короткими передачами, за счет этого снижается вероятность перехвата и повышается процент владения мячом. Игроки лучше контролируют мяч и при этом продолжают приближаться к воротам. Разве это не напоминает вам работу вашей команды? Даже если вы не играете в футбол, вы должны уметь быстро и эффективно «передавать мяч» от одного игрока к другому (как в тики-таке!) и при этом ничего не упустить. Именно последний момент может представлять сложность. Давайте рассмотрим несколько рекомендаций по улучшению обмена информацией между участниками проекта для того, чтобы повысить эффективность командной работы. Командная работа: пять советов по улучшению обмена информацией 1. Начните с серьезного организационного совещания Одна из основных причин успешности тики-таки заключается в том, что это общая стратегия. Во время игры ее использует каждый участник команды. Это говорит о том, насколько важно правильно проинформировать сотрудников, прежде чем вы, образно говоря, выйдете на поле. Поэтому есть смысл собрать всех на организационное совещание. На встрече нужно обязательно затронуть следующие темы: Общие цели Более мелкие задачи в рамках проекта Кто ответственен за эти задачи Календарный план и отдельные вехи для небольших задач Какие дополнительные сведения и инструменты понадобятся для реализации проекта По данным исследования Института управления проектами (PMI) за 2017 г. «Пульс профессии: управление международными проектами», 37% руководителей считают, что проекты срываются из-за отсутствия четко поставленных целей. С их помощью можно оценивать ход работ, и это — основные факторы, способные привести к провалу. Источник Одним словом, вам нужно провести эффективное организационное совещание, чтобы все участники команды были в курсе целей и сроков проекта. 2. Позаботьтесь, чтобы все участники команды не выпускали мяч из виду Организационное совещание имеет очень большое значение. Пересмотрите видео о тики-таке еще раз. Даже если игроки находятся далеко от мяча, они продолжают внимательно следить за ним и за всем, что происходит на поле. Делать передачи гораздо проще, когда все футболисты видят мяч в любой момент игры. С другой стороны, когда один из участников команды несет полную ответственность за проект в течение длительного времени, ситуация начинает постепенно усложняться. Например, группа разработки контента на протяжении долгого времени занимается решением определенных вопросов, связанных с созданием книги. Она вносит правки, устраняет проблемы, учитывает важные сведения, поступающие от партнеров и других заинтересованных лиц. Но после этого эстафета переходит к дизайнерам. Предполагается, что они продолжат работу над книгой и ничего не упустят, хотя не до конца понимают контекст, который воспринимается специалистами по разработке контента как нечто само собой разумеющееся. Передачи становятся более успешными, когда каждый член команды знает, как происходит выполнение задач, даже если они не входят в сферу его ответственности. Но поддержание такого уровня осведомленности не должно требовать от сотрудников каких-либо чрезмерных усилий. Вполне достаточно ежемесячной встречи для объявлений об изменении статуса и ответов на вопросы. Также можно внедрить политику рассылки регулярных почтовых сообщений, например, по пятницам, для чтобы информировать сотрудников о ходе выполнения работ и улучшить командную работу. Можно задействовать и систему управления проектами (например, сервис Wrike, который используют по всему миру). Панель задач с общим доступом позволит каждому члену команды видеть статус и назначенных исполнителей для каждой задачи, а также наладить работу с документами. Также можно настроить получение уведомлений в режиме реального времени о важных вехах и новостях. Это простой и удобный способ информировать участников, чтобы никому из них не пришлось входить в курс дела за считанные минуты. 3. Централизованно храните весь набор необходимых данных Централизованное хранение информации достойно отдельного упоминания, особенно когда речь идет об успешной передаче материалов. Наладить обмен знаниями — одна из самых крупных задач, которую необходимо решить. При работе над проектом возникает множество обсуждений и сопроводительной документации, и новым членам команды приходится срочно с ними знакомиться. Статус задачи будет доступен для всех участников команды, если вы воспользуетесь решением для совместной работы. Оно позволит сотрудникам в любое время получать полный доступ к обсуждениям и прикрепленным файлам. Более того, с таким решением вам не придется лихорадочно искать важные сведения, разбросанные по чатам, электронным сообщениям и многочисленным документам. Это одно из серьезнейших преимуществ, которое отметили сотрудники компании Unbounce, как только начали работать с решением для совместной работы. «Мне не нужно искать подробную информацию в своих записях, Google Документах, таблицах, потому что все хранится в Wrike», — говорит Челси Шольц, менеджер по маркетингу и продвижению брендов. Благодаря централизованному и организованному хранению информации участники команды могут с большей легкостью отслеживать ход работ (даже если в это время мяч не у них!), а когда придет их очередь вступать в игру, у них уже будет доступ ко всем данным. СОВЕТ. Когда вы начнете пользоваться решением для совместной работы, разработайте для участников команды простые правила взаимодействия. Таким образом, сотрудники станут хранить всю нужную информацию в программном приложении. 4. Стандартизируйте планы игры Подготовка — это важно, но давайте поговорим о моменте, когда вам нужно будет передать материалы по проекту другой команде. Нужно сделать эту процедуру как можно более стандартизованной, чтобы предотвратить возможные недоразумения. Вернемся к нашему примеру с электронной книгой. Допустим, группа разработки контента готова передать дизайнерам черновой текст. Создайте стандартную форму запроса или бриф, который участники группы должны заполнить, чтобы внести в него все необходимые сведения, контекст и прочую информацию, которая может понадобиться дизайнерам. Заполнение такого брифа можно считать «официальной» точкой передачи данных, после которой получатель будет знать, что вся нужная информация уже у него и можно сразу приступать к новым задачам без лишних вопросов. А если у вас есть проекты, выполняемые регулярно, теперь можно создать для них шаблоны, чтобы было гораздо проще добиваться стабильных успехов. Например, если вы занимаетесь подготовкой вебинаров, создайте шаблоны не только для слайдов, примечаний и прочего контента, но и для рабочего процесса. Можно указать, в какой момент должна осуществляться передача материалов, кому именно назначены соответствующие задачи, сколько времени должно уйти на их выполнение и остальные необходимые данные. 5. Продолжайте проводить регулярные встречи Вспомните, как в последний раз вы передавали коллегам материалы по проекту. Что вы при этом чувствовали? Испытывали ли вы облегчение от того, что теперь этой работой будете заниматься не вы, а кто-то другой? Для того, чтобы процесс передачи данных был успешным, вся команда должна быть заинтересована в его выполнении. Она не должна думать только о том, как избавиться от своей части работы. Давайте снова посмотрим на тики-таку. Когда футболист передает мяч другому участнику команды, он же не выходит из игры! Все игроки остаются внимательными и собранными, и во многих случаях мяч возвращается к ним. Точно так же должна работать и ваша команда. А это значит, что регулярные обновления статуса или контрольные совещания, о которых мы упоминали раньше, не должны прекращаться после передачи материалов. Их нужно проводить до завершения всего проекта. Нужно стараться, чтобы подобные совещания не превратились в бессмысленные мероприятия, где ничего существенного не обсуждают. Кроме того, не забывайте, что сотрудники не должны чувствовать себя так, словно каждый их шаг изучается под микроскопом. Чтобы такие регулярные совещания продолжали приносить максимальную пользу, профессор бизнес-администрирования Гарвардской школы бизнеса Тереза Эмабайл и Стивен Крамен, психолог и независимый исследователь, подчеркивают, что вы должны понимать ощутимую разницу между попыткой выяснить, все ли хорошо, и жестким контролем. «Проверяя, все ли в порядке, вы укрепляете сотрудничество; контролируя, вы душите инициативу своих подчиненных», — пишут они в статье для Harvard Business Review. Они рекомендуют на подобных совещаниях задавать следующие вопросы: Нужно ли вам что-то для завершения работы по проекту? Вам ничего не мешает? Что лично могу сделать я или наша команда, чтобы вам помочь? «Так вы сможете выяснить у сотрудников, как продвигается их работа, и у них не возникнет ощущение, будто они находятся под постоянным наблюдением», — комментируют авторы статьи. Относитесь к таким совещаниям как к возможности совместно обдумать какой-то вопрос, уладить недоразумение или решить проблему. Так ваши сотрудники сохранят высокий уровень мотивации и будут чувствовать ответственность за конечный результат, а не только за свой личный вклад. Это и есть настоящая командная работа. Воспользуйтесь этими рекомендациями и добивайтесь поставленных целей Передача материалов по проекту может быть сложным и утомительным процессом. Но будьте уверены — всегда возможно наладить успешную передачу, особенно если брать пример с футбольных команд и поучиться у них эффективной стратегии тики-така. Вы все еще уверены, что обойдетесь без системы управления проектами, несмотря на все преимущества, которые мы описали? Если вы выполняете большую часть работы в электронных таблицах, получите нашу бесплатную электронную книгу с пошаговой методикой, которая поможет вашей компании выстроить надежную культуру эффективности и сэкономить время на решение задач.
