Мы уже об этом говорили: дни, когда электронная почта была основным инструментом для совместного выполнения проектов, подходят к концу. Электронная почта обогнала по популярности все прочие средства управления проектами благодаря своей скорости и удобству работы. Барьеров для внедрения у нее практически не было, ведь у каждого пользователя есть свой электронный адрес, а почтовые программы встраиваются в каждую операционную систему или браузер и не требуют обучения. Поэтому мы стали пользоваться электронной почтой не только для обмена короткими срочными сообщениями, но и для виртуального общения и сотрудничества.
Но она постепенно вытесняется более удобными инструментами. Когда вы сотрудничаете с участниками команды и контролируете дюжину одновременных процессов, объемы электронной переписки оказываются слишком громоздкими, и в результате становится все труднее находить нужную информацию или собирать отзывы. Давайте посмотрим, как же так получилось, что электронная почта перестала быть полезным инструментом совместной работы.
1. Электронная почта — это push-система
По результатам опроса об организации труда за 2015 г., проведенного компанией Wrike, 60% из 1400 респондентов заявили, что основной причиной стресса на рабочем месте они считают «нехватку информации». И использование электронной почты усугубляет проблему, поскольку эта система по своей сути является push-системой. То есть, мне приходится ждать, пока вы отправите мне информацию. Что происходит, когда я пишу письмо коллеге с просьбой прислать обновленную презентацию для клиентов (или указать путь к ней), чтобы я смог закончить свои дела на сегодня? Я жду, пока ответ будет доставлен в мой почтовый ящик, и не смогу продолжить работу, пока его не получу. Неудивительно, что это понижает производительность труда.
А теперь проведем сравнение с pull-системой, которой является программное обеспечение для командной работы. Если мне понадобится обновленная презентация для клиентов, я могу перейти в общую папку отдела маркетинга, в которой помимо всего остального хранятся и папки с контентом, в том числе с презентациями. Или я могу запустить поиск нужной мне презентации по ключевым словам. То есть, я не стану ждать ответа от коллеги, а все найду сам.
2. Почтовая программа — это неорганизованная система хранения информации
Когда ветка переписки включает в себя десяток писем и больше, и в этой черной дыре очень сложно отыскать срок сдачи текущего задания, у меня остается две возможности: запустить поиск во «Входящих» по словам «срок сдачи» или просматривать все эти десять или больше сообщений одно за другим в поисках недостающей информации. При этом я потеряю бесценные минуты, которые мог бы потратить на более продуктивную деятельность.
Зато инструмент для совместной работы сразу же выдает мне все сроки, а также сводку всех необходимых данных для начала работы: цель проекта, целевую аудиторию, формат отчетных материалов, уровень приоритета и, возможно, даже предыдущие версии файлов, которые требуется обновить. После этого я могу очень легко разложить все задачи по папкам, чтобы все соответствующие данные и задания были организованы с учетом контекста. Конечно, я могу использовать теги или метки для входящих электронных писем. Но это уже будут мои личные настройки, и остальные участники команды никогда о них не узнают.
3. В почтовых программах нет встроенных рабочих процессов
Из-за проблемы с тегами (метками), о которой я написал выше, в почтовой программе в принципе не предусмотрены рабочие процессы. Можно, конечно, установить дополнение Gmail или расширение Chrome (и таких расширений достаточно), чтобы получить какое-то подобие рабочего процесса в почтовом ящике, но, как я уже сказал, это будут мои личные настройки. Если потребуется, чтобы такими же настройками пользовалась вся команда, для этого придется приложить очень много времени и сил. И все, чего мы добьемся, это возможности помечать электронные письма тегами «Отложено», «Выполняется», «Выполнено». Не поймите меня превратно: ничто не мешает вам превратить свою папку входящих писем в список задач. Но электронная почта предназначена не для этого.
С другой стороны, инструменты совместной работы для того и разрабатываются, чтобы разбивать масштабные проекты на более мелкие задачи, упорядочивать их, расставлять приоритеты и, наконец, выполнять. Более того, некоторые (хотя и не все) облачные инструменты позволяют настраивать рабочие процессы, чтобы адаптировать их к привычному стилю работы, а не наоборот. А поскольку все участники команды получают доступ к одним и тем же данным, каждый из них воспринимает свою задачу в более широком контексте и видит, какую роль она играет в выполнении этапов общего рабочего процесса.
Управление проектами по электронной почте не идет вашей компании на пользу
Электронная почта никуда не денется: она остается отличным инструментом для переписки и обмена информацией. Но для управления проектами она уже не годится. Если вы отказываетесь это признать, желаем вам успеха в дальнейшей борьбе с конкурентами. Продолжая управлять проектами по электронной почте, вы замедляете темпы работы в вашей организации.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
