Часто ли вашей команде приходится выполнять похожие друг на друга запросы? Если да, то у вас есть возможность повысить эффективность и объемы выполняемой работы. Недавно мы представили новую функцию Wrike, позволяющую автоматически присваивать рабочие задания на основе входящих запросов.
Недавнее исследование, проведенное Глобальным институтом McKinsey, показало, что более 70% временных затрат на сбор и обработку данных можно сократить благодаря автоматизации, применив современные технологии.* Тогда как время, затрачиваемое на общение с заинтересованными лицами (24%), использование полученных знаний (23%) и управление и обучение персонала (14%), пока еще невозможно существенно сократить с помощью автоматизации.
Если вы еще не автоматизировали поступление наиболее распространенных входящих запросов, пора этим заняться. Автоматизировав такую рутинную работу, как сбор и оценка данных, вы сможете переключить свое внимание на более творческие, сложные и высокоэффективные задачи.
C помощью Wrike вы можете настроить форму запросов таким образом, чтобы создать проект на основе нужного шаблона в зависимости от потребностей заказчика, указанных в раскрывающемся списке. Сроки нового проекта будут согласованы с датами начала и окончания, указанными автором запроса. Также вы можете настроить форму для добавления исполнителей, владельцев или папок в зависимости от отмеченных флажков или выбора, сделанного в раскрывающемся списке.
А что в итоге? Экономия времени для участников ваших команд и стандартные, созданные без ошибок проекты, в которые с самого начала введена вся необходимая информация. Вы сможете быстрее приступить к работе благодаря мгновенному назначению входящих заданий.
Четыре шага к автоматизации приема входящих заданий
1. Выявите самые простые и часто повторяющиеся рабочие процессы.
Запишите самые распространенные виды информации, необходимые, чтобы успешно выполнить работу без дополнительных выяснений.
2. Создайте шаблон проекта, чтобы обозначить этапы работы.
Назначьте исполнителей для каждого этапа и составьте график выполнения задач с достаточными промежутками (числом свободных дней) между задачами.
3. Создайте динамическую форму запросов и добавьте в нее все необходимые поля.
Включите в нее раскрывающийся список, чтобы создавать на основе шаблонов различные виды проектов в зависимости от основных потребностей вашего клиента.
Пример динамической формы запроса (страница 1)
Если автор запроса на 1 странице выбирает кампанию по рассылке электронных сообщений, а не кампанию в социальных сетях, на следующей открывшейся странице будут представлены другие вопросы о требованиях.
4. Создайте панель задач или отчет для отслеживания рабочего процесса или сбалансируйте загруженность сотрудников на графике рабочей загрузки.
Формы запросов — мощный инструмент для сбора полной информации о требованиях внутреннего или внешнего клиента. Теперь вы можете автоматизировать назначение рабочих заданий сразу после получения входящего запроса.
Чтобы получить дополнительную информацию о динамических формах запросов или о том, как автоматически назначать задачи, проекты или проекты, созданные на основе шаблона, смотрите видео, зарегистрируйтесь для участия в вебинаре или прочтите справочную статью.
Формы запросов доступны только пользователям аккаунтов Wrike Business и Wrike Enterprise. Чтобы перейти на улучшенную версию аккаунта, обратитесь по адресу [email protected] или начните пользоваться бесплатной двухнедельной пробной версией Wrike Business.
* Глобальный институт McKinsey, «Будущее уже наступило: автоматизация, занятость и эффективность», январь 2017 г.
Что такое Scrum? Что такое PRiSM? И чем они отличаются от PRINCE2?
Наша электронная книга поможет вам узнать основы популярных методологий управления проектами.
Спасибо за интерес к нашей электронной книге!
Загрузите его сейчасМы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
