- чтение займет 3 мин
Однако уметь благодарить свою команду за новые результаты стоит не только в сезон праздников. Регулярно выражая
Если на рынке доступны тысячи инструментов, как выбрать лучший для своей команды?
Мы также отправили ссылку на электронную книгу на ваш адрес электронной почты для вашего удобства.
Почему люди в массе своей не стремятся сотрудничать? Для этого есть единственное убедительное объяснение: организационная разобщенность и «бункерное мышление». Проявляются они в тех случаях, когда группы сотрудников или целые подразделения отказываются делиться информацией с другими специалистами, что приводит к подковерной борьбе и снижению эффективности. Если вы собираетесь изменить ситуацию, вам понадобится разрешение руководства. Но еще вам понадобится правильная корпоративная культура и соответствующие инструменты, которые помогут вам вступить в борьбу.
Иногда бывает нужно узнать мнение людей как можно быстрее. Google Формы — один из инструментов, позволяющих легко и быстро создать форму с нуля или на основе шаблона. Их можно использовать например, в маркетинговых целях, чтобы лучше понять аудиторию и получить обратную связь. О шаблонах Google Форм Google Формы появились в феврале 2007 года. После выхода последнего обновления Google Формы позволяют настраивать дизайн ваших форм и добавлять логотипы, видеоролики и даже файлы в формате GIF. Также вы можете воспользоваться большой библиотекой готовых шаблонов Google Форм, чтобы вам не пришлось начинать с чистого листа. Как создать форму Google Создать форму Google очень просто. Как и в случае со всеми Google Документами, начинать нужно с Google Диска. Или можно воспользоваться уже имеющейся таблицей, настроенной для сбора отзывов. Перейдите по ссылке docs.google.com/forms В верхней части экрана, озаглавленной «Новая форма» (Start a New Form), выберите один из шаблонов, который хотите использовать, или начните с пустой формы. Различные применения шаблонов Google Форм А теперь перейдем к делу. Для чего можно использовать шаблоны Google Форм? Регистрация участия в мероприятии. Создать форму Google для учета посетителей мероприятия — это самое очевидное применение этой функции. Старайтесь свести число полей к минимуму. Чем меньше полей придется заполнять, тем больше посетителей зарегистрируются (шаблон Event registration). Опрос общественного мнения. Этот шаблон, наверное, используется чаще всего. С его помощью вы сможете легко узнать мнение аудитории по какому-либо вопросу. Например, можно собрать отзывы о прошедшем совещании, узнать мнения о месте проведения мероприятия или о предложенном меню (шаблон Event feedback). Тесты. Сотрудники отдела кадров или ответственные за корпоративное обучение могут использовать шаблоны Google Документов, чтобы создавать тесты, позволяющие оценить знания участников тренинга или успешность пройденной программы (шаблон Sample quiz). Рабочие запросы и управление офисом. Формы Google можно использовать и для того, чтобы дать персоналу возможность заказывать офисные принадлежности или сообщать о проблемах. (шаблон Work request). Форма для отзывов клиентов. Управление проектом включает в себя и управление отзывами, которые оставляют клиенты. Google Форма с минимальным числом полей прекрасно подойдет для выполнения этой задачи. Вы можете даже предложить клиенту несколько вариантов на выбор: запросить желаемую функцию, сообщить об ошибке или просто задать вопрос (шаблон Customer feedback). Благодаря шаблонам Google Форм создание опроса сводится к простому выбору готового шаблона и его настройке. Ознакомьтесь с этим руководством по использованию шаблонов Google Форм на Youtube. Также существует множество полезных расширений для Google Docs, которые можно использовать в своей работе. Но если вам требуются более продвинутые инструменты для работы с формами, предлагаем попробовать Wrike. Тарифный план Wrike Enterprise включает в себя такую функцию, как запросы. Эти формы вы сможете преобразовывать их в задачи, назначать участникам команды и моментально внедрять в свой рабочий процесс. Узнайте больше о запросах Wrike в этой статье.
«Мне это нужно срочно». «Не могли бы вы начать прямо сейчас?» «Давайте встретимся как можно раньше». О том, что время — деньги, знают все. Поэтому, добавляя в каждый запрос требование срочности, мы пытаемся экономить наше время, а следовательно и деньги. Всем нужно все и сразу. Но если считать срочным каждое задание, само понятие срочности теряет смысл. Из-за стремления к срочности мы создаем атмосферу суеты, пытаясь выполнять работу вовремя, организовывать совещания, быть продуктивными, инновационными, творческими и, самое важное, добиваться карьерных целей. Но ситуация становится все хуже. Вас это не убеждает? Специалисты компании TripAdvisor провели международный опрос о том, какие виды работ сотрудники обычно продолжают выполнять во время отпуска. И вот вам результат: Проверка эл. почты - 65% Ответы на письма - 56% Проверка голосовых сообщений - 21% Создание/ редактирование документов - 26% Ответ на голосовые сообщения - 20% Хотя наше время и ограничено, нам нужно прекратить ставить скорость выше качества и жертвовать своим отдыхом. Что не так со срочностью? Если не считать того, что мы используем слово «срочно», чтобы подчеркнуть особенную важность той или иной задачи, значение этого слова абсолютно субъективно. «Срочно» — это завтра или уже сегодня? На следующей неделе или в следующем месяце? Для автора и получателя запроса смысл этого слова может быть совершенно различным. Так как в условиях запроса нет определенности, никто не знает, когда на самом деле должна быть выполнена задача. Но беда еще и в том, что атмосфера постоянной спешки плохо влияет на мотивацию сотрудников. Для своевременного выполнения срочных задач им приходится все делать второпях и в суете, что отражается на их уверенности в своих профессиональных качествах и постепенно приводит к снижению мотивации и эмоциональному выгоранию. А из-за отсутствия мотивации у персонала американские компании теряют около 605 млрд долларов ежегодно. Так что давайте рассмотрим, как именно постоянная спешка влияет на ваших сотрудников. Снижение уверенности в своих силах Когда вы получаете запрос с требованием выполнить задачу как можно скорее, какие чувства вы испытываете? Вряд ли уверенность в успехе и трудовой энтузиазм. Скорее наоборот. Когда вам говорят, что задачу необходимо сделать «вчера», это сильно подрывает вашу уверенность в собственном профессионализме. Используя пометку «срочно», заказчик словно заявляет вам: «Если вы не выдадите результат прямо сейчас, значит, вы бесполезны». Представляете, какой это удар по самооценке? Вместо этого есть смысл сказать: «Эта задача очень важна, важнее, чем то, над чем вы сейчас работаете, поэтому нельзя ли изменить приоритеты?». В этом случае с сотрудника снимается ответственность за изменение порядка выполнения заданий. Срывы планов Если срочные задачи ставятся на первое место в списке дел, все остальные задачи — и важные, и не очень важные, но которые тем не менее должны быть выполнены в срок — съезжают в нижнюю часть списка. К тому же то, что один человек считает срочным, для другого срочным не является (и наоборот). Поэтому старайтесь указывать для важных задач точные сроки. Пусть выполнение задачи будет привязано к определенной дате — так ваши требования будут более объективны. Снижение производительности Если вы прерываете выполнение задачи, чтобы заняться другой, более срочной, вы теряете рабочий настрой и, вернувшись к первой задаче, уже не сможете работать так же эффективно, как раньше. Переключение от одной задачи к другой (многозадачность) грозит тем, что вы будете выполнять каждую задачу дольше, чем если бы вы выполнили их последовательно — сначала закончив одну, а затем уже начав другую. Всегда работайте только над одной задачей. Если одновременно приходит другое задание, четко и ясно объясните, что сейчас вы выполняете другую работу. И тут уже начальник должен вам сказать, следует ли вам прервать выполнение первой задачи и заняться другой, более важной, или закончить первую задачу, а затем перейти ко второй. Утрата доверия Требование срочности — верный способ подорвать доверие участников вашей команды. Вместо этого старайтесь наладить доверительные отношения, регулярно общаясь с участниками команды с глазу на глаз и открыто обсуждая приоритетные цели. А если вдруг приходит очень важный, неожиданный запрос, снимите с исполнителя лишнюю нагрузку, передав часть остальных его задач другим участникам команды. Ухудшение качества Если вы пытаетесь выполнить работу как можно скорее, следует ожидать, что ради скорости вам придется пожертвовать качеством. В таких случаях есть вероятность, что впоследствии вам придется вносить исправления или что-то переделывать, и в итоге вы потратите на работу то же количество времени, если не больше, как если бы вы не спешили. Никогда не жертвуйте качеством работы ради срочности. Если на качественное ее выполнение требуется чуть больше времени, клиенты обычно соглашаются немного подождать, чтобы получить результат, соответствующий их ожиданиям. Не требуйте срочности! Если вы склонны превращать любое задание в невыполнимую миссию, попробуйте изменить стратегию. Утрата доверия подчиненных, нарушение сроков других задач, снижение производительности и качества не стоят того, чтобы искать самый короткий способ вытолкнуть ту или иную задачу на первое место в списке приоритетов. Пересмотрите свой подход, и вы сможете найти возможность для разгона и пространство для маневра.
