Шесть способов восстановить силы за время отпуска
Лето — самое время наконец-то отдохнуть. Покинуть офис просто, гораздо сложнее заставить офис покинуть вас. Готовы поспорить, что добрая половина из вас кинется проверять рабочую почту, чтобы проверить, не случилось ли чего-то срочного. Не спешите поддаваться этому порыву! Желание вернуться к работе во время долгожданного отдыха не так-то просто преодолеть. По данным исследования, проведенного кадровой компанией Randstad US в августе 2015 года, 46% сотрудников во время отпуска беспокоятся из-за работы, а 49% испытывают стресс по возвращении. Чтобы не попасть в эту половину, последуйте шести простым советам, которые позволят вам насладиться отдыхом и восстановить силы. 1. Не оставляйте ничего в подвешенном состоянии Единственная возможность как следует отдохнуть, не испытывая чувства вины, — это перед уходом в отпуск «увязать все концы». Нужно сообщить коллегам о датах отъезда и возвращения и назначить ответственного, который будет выполнять роль контактного лица, пока вас нет на месте. Обычно отпускники настраивают специальные сообщения на автоответчике и в программе электронной почты, чтобы все могли узнать об их отсутствии. Хотя некоторые предприниматели считают, что уход в офлайн грозит упущенными возможностями для бизнеса, это единственный способ полноценно отдохнуть без лишнего волнения. Нужно лишь убедиться, что все задачи, срок завершения которых приходится на время вашего отпуска, переданы другим сотрудникам или отложены до вашего возвращения. Wrike — возможность наладить рабочие процессы в команде и обеспечить нормальный ход дел без вашего непрерывного наблюдения. Попробуйте бесплатно » 2. Заканчивайте срочную работу в аэропорту Если какое-то задание свалилось на вас в последний момент, и вы не успеваете закончить его перед отъездом, займитесь им прямо в аэропорту, пока дожидаетесь рейса. Главное — позаботьтесь, чтобы у вас было с собой все необходимое. 3. Не открывайте рабочие приложения Отпуск доставит вам гораздо больше радости, если вы закроете все офисные приложения и устоите перед искушением заглядывать в рабочую почту. И обязательно отключите уведомления! Мы не предлагаем запирать телефон в сейф или в камеру хранения, просто потому что знаем, что на такое вы не пойдете (и здесь мы с вами согласны). Wrike — это не только веб-сервис для организации работы, но и мобильные приложения, которые позволяют посмотреть и отреагировать на все важные новости по проекту за минуту. Попробуйте бесплатно » 4. Никаких электронных устройств за едой Во время приема пищи все электронные устройства должны быть отложены в сторону. За столом должны вестись только беседы лицом к лицу, как в старые добрые времена. 5. Записывайте идеи по старинке Если вам в голову пришла идея, связанная с работой, не спешите включать ноутбук. Лучше сделайте заметку ручкой или карандашом в маленьком (бумажном!) блокноте. А затем отложите блокнот, чтобы заглянуть в него после отпуска. 6. При необходимости пользуйтесь таймером Если во время отпуска работы ну никак не удается избежать, устанавливайте себе таймер согласно технике Pomodoro и ограничивайтесь двадцатью пятью минутами работы в день. За 25 минут можно сделать очень многое, если вы знаете, что это единственный доступный промежуток времени. Если вы нарушите это ограничение, помните, что ваши родные, друзья или спутники будут очень вами недовольны. Как восстановить силы? Не забывайте, отпуск — это шанс избавиться от напряжения, которое постоянно сопровождает вас на рабочем месте. Если вы позволите себе снова втянуться в работу и подвергнуться стрессу, вы упустите прекрасную возможность зарядиться хорошим настроением и вернуться из отпуска готовыми к новым трудовым свершениям. Можете дать совет о том, как лучше отдохнуть? Оставьте его в комментариях.
Wrike - надежная и удобная система управления проектами
10 лучших плагинов Photoshop для команд дизайна
Adobe Photoshop поддерживает множество плагинов, позволяющих добавить в программу полезные функции для экономии времени и сил. Давайте же взглянем на список из десяти лучших бесплатных и платных плагинов Adobe Photoshop, которые наверняка окажутся полезными для многих художников и дизайнеров.
Расширяете штат? Шаблон для адаптации сотрудников — то, что вам нужно!
Новички, не знающие, за что хвататься? Нервные руководители? Сбивающиеся с ног кадровики? Расширение штата не должно приносить столько проблем. Наш универсальный шаблон поможет новым сотрудникам успешно адаптироваться к особенностям работы в вашей организации.
10 причин, по которым маркетологи Wrike любят Wrike
Недавно Wrike опросил 1468 человек, чтобы выяснить, какие вещи мешают им продуктивно работать каждый день. Причина №1, актуальная для 60% участников, — необходимость постоянно переключаться между слишком большим количеством задач. 49% вынуждены ждать действий со стороны других людей для продолжения работы. 40% тратят слишком много времени на переписку по электронной почте. Есть в списке и бесконечные совещания, и проблемы с выставлением приоритетов, и непрерывные новые запросы от начальства, и другие «прелести» рабочих будней. Такие опросы Wrike, понятное дело, проводит не из спортивного интереса. Это, по сути, исследования рыночного спроса, которые позволяют лучше понять, на какие проблемы потребителя нужно целиться со своим сервисом. Как учил своих студентов гарвардский профессор Теодор Левитт, люди покупают не сверла длиной в 4 дюйма, а дырки глубиной в 4 дюйма. Этот пост посвящается «дыркам» и «сверлам» для маркетологов. Во-первых, они — одна из целевых и самых массовых аудиторий Wrike. А во-вторых, вышеперечисленные проблемы в случае с отделами маркетинга носят эпидемически массовый характер. Тут и изменения дедлайнов, и координация между собой и с другими коллегами, и множество версий файлов в работе у разных людей. Wrike это, если в двух словах, сервис «два в одном» — управление проектами + совместная работа. На практике это значит, что в дополнение к функциям планирования и ведения рабочих задач предусмотрены, например, инструменты для групповой работы над документами и визуальными материалами в реальном времени, а подключить к дискуссии человека из другого отдела не сложнее, чем упомянуть кого-то в Твиттере. Поскольку команда маркетинга Wrike очевидно использует Wrike образцово показательно, мы попросили их рассказать, какие из функций сервиса они используют каждый день. Итак, ниже топ функций Wrike с точки зрения маркетолога. 1. Запросы Любой проект начинается с брифа. Функция Запросов сделает работу с входящими заданиями от заказчиков, будь то клиенты или другие отделы вашей компании, значительно проще, поскольку вы сразу будете обладать всей необходимой информацией. Для более полной картины заказчики также могут прикладывать к запросам файлы. Запросы помогут стандартизировать рабочие процессы команды и быстрее отслеживать прогресс по задачам. Функция доступна по внешней ссылке для тех, кто не является пользователям Wrike, поэтому с их помощью вы легко сможете наладить работу с клиентами. 2. Файлы и дискуссии в одной задаче Вести обсуждение задач и файлов в почте или мессенджерах неудобно, особенно когда нужно собрать всю информацию по задаче или включить в дискуссию нового участника. Плюс, разные версии одного и того же файла рассредоточены по почтовым ящикам, файлохранилищам и компьютерам, и поиск самой свежей версии превращается в детективную историю. Wrike тут хорошо подойдет, потому что он помогает собрать всю информацию по задаче в одной вкладке. Открыв задачу, человек видит, кто за нее отвечает, сроки выполнения (иногда и тикающий тайм-трекер) и изначальную формулировку задания в описании. К задаче можно прикреплять файлы как с компьютера, так и из облаков (есть интеграция с Google Drive, Box, Dropbox и OneDrive). Новые версии файла можно подгружать в уже существующую, чтобы избежать путаницы. В той же вкладке можно просмотреть всю дискуссию по задаче и добавить свой комментарий. Это выглядит довольно просто, но способно кардинально упростить жизнь при работе даже над самыми обычными задачами, например, подготовке поста в корпоративный блог или рекламной кампании в Facebook. 3. Онлайн-редактирование файлов Чтобы не тратить время на многократную загрузку-правку-обратную заливку файлов, есть специальные плагины Wrike, чтобы редактировать и обновлять документы онлайн. Это работает со всеми типами файлов Microsoft Office, JPEG и PDF. 4. История изменений в задаче Первоначальная постановка задачи, к сожалению или счастью, редко становится окончательной. Поэтому описание задачи в Wrike поддается редактированию коллегами автора. Однако, исправить текст и сказать, что так и было, не получится. Зайдя в историю изменений, пользователь увидит, кто был автором тех или иных правок и сможет восстановить предыдущие версии текста. 5. Цитирование и @упоминание Две функции Wrike, чтобы приблизить рабочие дискуссии к общению в соцсетях. Написав @имя_коллеги в комментарии, можно быстро призвать в обсуждение нужного коллегу — он(а) получит об этом уведомление. Цитирование помогает, если описание задачи объемное, а комментатору есть что сказать по каждой его части. Wrike создан для того, чтобы воплотить ваши отличные бизнес-идеи на практике. Попробуйте наш сервис для эффективного управления проектами бесплатно » 6. Расширение для Adobe® Creative Cloud® Переключение между приложениями отнимает много времени и мешает концентрации внимания. Наше расширение позволит вашей команде дизайнеров пользоваться всеми важнейшими функциями Wrike, не выходя из Adobe CC. Оставаясь в Photoshop или Illustrator, вы сможете быстро найти поручение в Wrike, просмотреть бриф, добавить комментарии и отметить выполненную работу. Но самая удобная функция — это возможность загружать выполненную работу в Wrike и обновлять версии с помощью одного клика. Больше вам не придется конвертировать файлы и сохранять их на компьютере. 7. Согласование Эта функция заметно ускорит процесс согласования документов. Wrike позволяет вашей команде добавлять комментарии к определенной области изображения или документа. Нужно просто открыть любое изображение в Wrike, кликнуть на область, к которой вы хотите оставить комментарий и начать печатать. Утверждение сделает процесс рецензирования полностью прозрачным, ясно определяя границы ответственности всех сторон. Благодаря ясной и своевременной обратной связи, ваша команда выпустит только правильный вариант работы. 8. Настройка доступа Почти всегда задачи маркетинга требуют вовлечения людей из других отделов, а иногда еще аутсорсеров или клиентов. Wrike поможет разграничить доступ для каждого пользователя на уровне папок, проектов и задач и назначать права для редактирования или только просмотра. Это позволяет хранить всю рабочую информацию в системе, предоставляя каждому доступ только к той части, которая нужна для работы. 9. Входящие Wrike автоматически пришлет уведомления сотрудникам о новых задачах, упоминаниях и просроченных поручениях. Они могут прийти на почту, алертом в браузере, push’ем в приложении — кому как удобнее. Это экономит время на то, чтобы держать всех в курсе. 10. Диаграммы Ганта для планирования Чтобы не закопаться в задачах, забыв, ради чего все затевалось, и иметь представление об общем ходе проекта, придуманы диаграммы Ганта. Их можно не любить, но лучшего для визуализации рабочих процессов еще не придумано. Интерактивная временная шкала открывает команде быстрый доступ к графику проекта. Ценность тут не только в ощущении а ля «мы делаем общее дело», но во вполне осязаемой экономии времени на совещания. Всегда можно увидеть, как на все и всех влияет изменение срока одной задачи. Кстати, если в диаграмме изменить время для той или иной задачи, все причастные получат уведомления автоматически (минус совещание, плюс час жизни). Еще на интерактивном графике можно равномерно распределить нагрузку между членами команды, чтобы избежать перегрузок или неэффективной траты времени. Периоды, в которые сотрудник вынужден будет работать над двумя и более задач одновременно, подсвечиваются аварийным оранжевым цветом. Если это не норма в вашей команде, можно избежать многозадачности, сняв с него лишние поручения одним движением мыши. *** И еще кое-что. Бизнес-консультанты, разработчики решений для корпоративной автоматизации и обозревающие этот рынок журналисты непрерывно говорят о прозрачности рабочих процессов, как ее не хватает, и как это убивает продуктивность. Мы редко задумываемся о том, что эта прозрачность — не некий абстрактный термин для употребления в темах конференций, а те самые запрятанные по почтовым ящикам файлы, менеджеры с десятью параллельными задачами и люди, которые даже не знают, что весь отдел ждет от них макет пятый день. Можно внедрить в компании десять систем, обещающих вам запредельный уровень visibility и transparency, но ничего не случится, если мы забудем внедрить новые рабочие привычки сами себе. Wrike избавит вас от рутинной работы и поможет сфокусироваться на важном. Начните бесплатную пробную версию сегодня, чтобы ускорить взаимодействие команды.
Анатомия счастливого сотрудника (инфографика)
Довольные сотрудники — это самый ценный ресурс любой компании. Они заражают окружающих хорошим настроением, способствуют сплочению коллектива, а также не собираются увольняться. Мы в сотрудничестве с компанией Atomik Research опросили 4000 сотрудников в Великобритании, Франции, Германии и США. Ознакомьтесь с результатами опроса в представленной ниже инфографике.
Семь рекомендаций для начинающих менеджеров по продукту
Каким должен быть современный менеджер по продукту и какими профессиональными качествами он должен обладать? Чтобы создавать инновационный продукт, которую полюбят пользователи, менеджер по продукту должен быть и стратегом, и аналитиком и администратором в одном лице. Лучшие менеджеры постоянно учатся и улучшают методы своей работы. Ведь они должны обеспечить бизнес-результат, а не просто определить, каким будет продукт. Если вы только начинаете карьеру в этой сфере или хотите больше узнать об этой должности, предлагаем семь наилучших методик, о которых нам рассказали специалисты по управлению продуктом из сообщества Quora. Эффективное управление продуктом: что стоит взять начинающим менеджерам на вооружение 1. Тщательно изучите цели вашей компании Как в вашей компании оценивается успех? Как стратегия разработки продукта согласуется с общими целями бизнеса? Кто ваш идеальный клиент? Какую потребность должен удовлетворять ваш продукт? Не пожалейте времени на изучение важнейших приоритетов руководителей компании и пользователей. Учитывайте все эти факторы! 2. Вступайте в диалог с клиентами Клиенты и пользователи — это ваш самый главный ресурс. Подумайте сами: зачем разрабатывать продукт, если он никому не будет нужен? Многие из ваших клиентов будут счастливы рассказать вам о том, какие функции они особенно ценят и используют чаще всего, а что можно улучшить. Нужно учитывать мнение клиентов для того, чтобы понять истинную ценность вашего продукта. Проведите A/B тестирование или короткий опрос, чтобы понять, каким образом клиенты взаимодействуют с вашим продуктом. Вы можете проанализировать действия посетителей на вашем сайте, а также собрать как можно больше отзывов. 3. Используйте знания специалистов из отдела продаж и службы поддержки Сотрудники отдела продаж постоянно взаимодействуют с потенциальными клиентами, и поэтому они знают о сильных и слабых сторонах вашего продукта, а также о проблемах, которые клиенты надеются решить с его помощью. Точно так же и сотрудники службы поддержки понимают, как именно клиенты на самом деле используют ваш продукт и чему нужно уделить особое внимание. 4. Пользуйтесь своим продуктом! Возможно, вы слышали поговорку: «Сначала сам попробуй, а потом гостей угощай». Каким бы банальным ни казался этот совет, но вы должны пользоваться своим продуктом изо дня в день. Чем отличается пробная версия продукта от платной? Какие функции работают на мобильных устройствах, а какие нет? Насколько интуитивно-понятен ваш интерфейс? Часто ли вы сталкиваетесь с ошибками или сбоями? Вы должны знать собственный продукт лучше кого бы то ни было. 5. Анализируйте другие продукты Подумайте о продуктах и веб-сайтах, которыми вам приятно пользоваться. Что же делает их такими удобными? Как у них оформлены страницы регистрации или подписки на пробную версию? Как выглядит процесс оформления заказа? Если вам что-то не понравилось, то что конкретно вызвало такую реакцию? Cоставляйте свой список идей, который можно использовать для вдохновения при осуществлении собственных стратегий управления продуктом. 6. Планируйте, выполняйте, улучшайте Используйте всю информацию, которую вы собрали, для создания долгосрочной стратегии. Затем спланируйте отдельные итерационные циклы разработки и используйте все собранные данные для улучшения каждой последующей итерации. Это поможет вам определить, каким функциям и возможностям нужно уделить особое внимание при подготовке очередного релиза, а также отстоять свое мнение перед высшим руководством и заинтересованными лицами. 7. Общайтесь с коллегами в профессиональных сообществах Вступление в онлайн-сообщество — это отличный способ для начинающих менеджеров по продукту оставаться в курсе последних тенденций и наилучших методик. Вы можете расширять сеть профессиональных знакомств и учиться у специалистов, которые обладают многолетним опытом. Группы в LinkedIn, такие как Product Management Networking Group и Product Development & Management Association, категория Product Management в Quora и сообщество Product Manager HQ в Slack — прекрасные ресурсы для обучения и общения с профессионалами из сферы управления продукцией. А какие рекомендации дали бы вы начинающему менеджеру по продукту?
Как рост числа программных инструментов уменьшает прибыль вашего агентства
Креативные агентства используют огромное количество инструментов, чтобы упростить себе жизнь, но не слишком ли их много? Постоянный рост числа используемых приложений обходится нам гораздо дороже, чем принято считать. Давайте выясним, какое негативное воздействие оказывает такой рост на ваши бизнес-результаты и как решить эту проблему.
Почему мы зависимы от электронной почты и как с этим бороться?
Когда вы в последний раз проверяли электронную почту? Час, два — или пару минут назад? По статистике Business Insider, более трети американцев регулярно проверяют почту на протяжении всего дня. Согласно опросу AOL в 2010 году, 47 % респондентов признали, что испытывают потребность постоянно проверять почту, 25 % не могут обходиться без этого более трех дней, 60 % проверяют почту в отпуске, а 59 % — даже в туалете. Пора избавляться от этой зависимости. Почему постоянно проверять почту вредно Сначала давайте подумаем над таким вопросом: а действительно ли постоянно проверять почту — это плохо? Ведь, как ни крути, электронная переписка часто входит в круг непосредственных должностных обязанностей. Согласно результатам нашего недавнего опроса, 59 % респондентов сообщили, что в их командах принято хранить информацию о проектах в электронных письмах, а 13 % — что у них даже статусы проектов отслеживаются только по электронной почте. По всему выходит, что почта — важный рабочий инструмент. Но не всё так просто. Ниже мы рассмотрим, почему из-за электронной почты у многих сотрудников заметно падает производительность и портится настроение. 1. На регулярную проверку почты тратится много времени В среднем сотрудники отвлекаются от работы каждые 10 минут (это 56 раз в день). На то, чтобы вновь полностью сосредоточиться на задаче, нужно около 25 минут. Таким образом, в среднем за день набегает около 2 часов времени, потраченного на восстановление концентрации. Сотрудники могут отрываться от работы и сами по себе. Регулярные проверки почты — один из главных отвлекающих факторов. В ходе исследования работы в офисе Томас Джексон и другие ученые обнаружили, что на 70 % электронных писем адресаты реагировали в течение шести секунд после получения, а на 85 % — в течение 2 минут. После проверки почты им требовалось по 64 секунды, чтобы собраться и вернуться в рабочий режим. Более того, согласно анализу Глобального института McKinsey, на чтение электронных писем и переписку тратится 28 % рабочей недели. Если брать стандартную 40-часовую рабочую неделю, это более 11 часов, потерянных напрасно: именно столько сотрудники в среднем тратят на почтовый ящик, вместо того чтобы заниматься делом. 2. Проверка почты мешает эффективной работе Проверка электронной почты — один из видов любимой многими «продуктивной прокрастинации». Когда не хочется заниматься текущей работой, сами собой возникают мысли: «Надо бы ответить на письма, отвлечься на пару минут». И мы даже не чувствуем вины, ведь переписка — это тоже в каком-то смысле работа. Однако зачастую «пара минут» растягивается на десять-двадцать, а то и больше. В перспективе такие послабления самим себе ведут к формированию дурных привычек, мешающих продуктивной работе. Как выяснилось, многие признают, что частая проверка электронной почты снижает производительность. В 2015 году компания Wrike провела анкетирование по вопросам организации труда, по результатам которого 40 % респондентов назвали электронную почту одним из трех ключевых факторов, мешающих эффективной работе. В списке этих факторов электронная переписка обогнала нечеткие приоритеты, прокрастинацию и даже сжатые сроки. 3. Ожидание писем разрушает рабочий настрой Многим знакомо это чувство — когда сидишь в офисе злой на весь мир и не можешь как следует взяться за работу. А знаете ли вы, что причина плохого настроения зачастую кроется в зависимости от электронной почты? Человек вновь и вновь проверяет ее в ожидании каких-нибудь новостей, а письмо всё не приходит… А когда придет, человек уже успеет сотни раз понадеяться, проверить ящик и разочароваться. В статье для Psychology Today Нэнси Колье (Nancy Colier) назвала этот феномен «лотерейной психологией»: адаптивная часть нашего мозга «внушает чувство надежды и веры в возможность некоего явления, при условии что надежда подкрепляется активными действиями с нашей стороны». Постоянно проверяя почту, мы сами провоцируем в себе чувство ложной надежды, которое неизменно ведет к разочарованию, когда оказывается, что новых писем по-прежнему нет. А еще это одна из причин стресса. Ученые Университета Британской Колумбии провели исследование и обнаружили, что члены группы, проверявшей электронную почту при любой удобной возможности, ощущали намного больший стресс, чем участники группы, которой было разрешено делать это лишь три раза в день. К тому же, по ощущениям участников из первой группы, постоянные проверки почты ничуть не повышали производительность. Люди, одержимо проверяющие почту, сами портят себе настроение и подвергают себя стрессу. 4. Постоянные проверки почты не дают достичь потокового состояния Ученые утверждают, что полная самоотдача — так называемое «потоковое состояние» — обеспечивает максимальную эффективность работы. Психолог Михай Чиксентмихайи так объясняет концепцию потока: Быть в потоке значит полностью отдаться занятию, не для достижения какой-либо цели, а ради самого процесса. Когда человек находится в потоковом состоянии, время летит незаметно. Каждое движение, действие и мысль естественным образом следуют из предшествующих, будто разыгранные по нотам. Человек в потоковом состоянии выкладывается на полную. К сожалению, немногим удается достичь этого состояния, а ведь без него делать сложную работу еще сложнее. Наше внимание постоянно воруют почтовые ящики. Так, участники исследования Карен Рено в 2006 году считали, что проверяют почту в среднем один раз в час, однако наблюдение показало, что на самом деле это происходило раз в пять минут. При этом мозгу приходилось постоянно переключаться с работы на почту и обратно, так что о концентрации, конечно, и речи быть не могло. Получается, что мы сами регулярно саботируем собственную работу — и даже не понимаем этого! Почему электронная почта действует как наркотик Чтобы решить проблему, нужно определить ее причину. Почему мы так одержимы своими почтовыми ящиками? На этот счет есть разные теории. 1. Инструментальный условный рефлекс Самая распространенная теория объясняет явление, когда человек постоянно проверяет почту, даже если не ждет писем, так называемым инструментальным условным рефлексом — точнее, результатом режима подкрепления с переменным интервалом. Понятие инструментального условного рефлекса широко используется в психологии. Такой рефлекс вырабатывается, если после некоторых действий наступают определенные заранее известные последствия, и заставляет менять поведение соответствующим образом. «Подкрепление с переменным интервалом» означает, что человек получает награду за действие, но не каждый раз и нерегулярно. В человеческом обществе такой тип обучения абсолютно нормален, однако проблемы возникают, когда приобретенное поведение начинает мешать работе. Вот как работает инструментальный условный рефлекс, полученный в результате подкрепления с переменным интервалом: человек проверяет почтовый ящик, ожидая увидеть новое письмо. Однако ожидания оправдываются не всегда — и через некоторое время человек возвращается к почте, подсознательно надеясь, что уж в этот-то раз письмо его ждет. Он обновляет страницу (некоторые делают это даже несколько раз подряд), ожидая награды в виде письма за поведение (активные действия — проверку почты). Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки», долгое время проводивший исследования в новом направлении на стыке психологии, технологий и бизнеса, утверждает: даже такое простое действие, как ответ на письмо, закрепляет модель поведения, заставляющую постоянно проверять ящик. «Каждый раз, когда человек отвечает на письмо, срабатывает новый триггер, поскольку появляется вероятность получить в ответ еще одно письмо. Этот возможный ответ — внешний триггер, вынуждающий возвращаться к почте вновь и вновь. Вот почему так тяжело перестать постоянно ее проверять». В конечном счете, если человек, проверяющий почту, периодически получает интересные письма, его поведение закрепляется, и он начинает наведываться в почтовый ящик еще чаще. 2. Важные письма укрепляют наше чувство собственной важности Другая теория связывает почтозависимость с нашим чувством собственной важности. Хотя многие заявляют, что не любят электронную почту, некоторые испытывают наслаждение от самого факта получения письма. Писательница, консультант и исследователь в области технологий Линда Стоун утверждает, что слежка за почтой приносит положительные эмоции, поскольку, получая важные письма по работе, мы чувствуем себя нужными. Когда у нас просят совета или помощи, это подтверждает нашу значимость и оправдывает трату рабочего времени. Вот почему так тяжело игнорировать новые сообщения во входящих — потребность в укреплении чувства собственной важности заложена в нас природой. Вот что говорит Нир Эяль, автор книги «Покупатель на крючке: руководство по созданию продуктов, формирующих привычки»: «Какие [...] внутренние триггеры заставляют человека проверять почту? Их много: скука, тревога, неуверенность в себе как в профессионале. Когда мы проверяем почту, этот внутренний зуд немного утихает». (11:22) Но чем чаще мы заглядываем в почту, тем больше отвлекаемся, и в конце концов это начинает всерьез мешать работе. Здесь важно знать меру и сопротивляться подсознательной потребности посмотреть в почте, не нужны ли мы кому-нибудь прямо сейчас. 3. Новые письма — это своего рода достижения, не требующие усилий Напоследок рассмотрим еще одну теорию. Проведя исследование по вопросам мотивации персонала, Тереза Амабиле, профессор факультета экономики и предпринимательства Гарвардского университета, пришла к такому выводу: люди любят достигать результатов. Когда сотрудник чувствует, что продвинулся в работе, это дополнительно мотивирует его трудиться дальше. Исследование показало, что чаще всего участники пребывали в хорошем настроении, когда достигали в работе успеха, пусть даже незначительного. В своем отчете Тереза и ее команда рекомендуют руководителям разбивать крупные проекты на несколько менее масштабных и легче достижимых целей. Так сотрудники смогут радоваться небольшим достижениям, стимулирующим их работать лучше. Проверяя почту, мы испытываем чувство гордости за то, что мы нужны, важны и ценны для других. Каждое отвеченное письмо — это шаг вперед. Каждый раз, когда в почтовом ящике не остается непрочитанных писем, знаменует выполнение нашей задачи: приятно знать, что мы чего-то добились. Поэтому мы вновь и вновь возвращаемся в почту, даже за счет реальной работы, и в результате ежедневно часами пытаемся вернуться в прерванное потоковое состояние. Как вылечиться от почтозависимости Привычка постоянно проверять почту — это условный рефлекс, который истощает энергию, портит настроение и мешает работе. Вот как можно от него избавиться. 1. Закройте вкладку с входящими и следите за тем, сколько раз открываете ее Не держите вкладку с почтой открытой в браузере. Открывайте страницу заново каждый раз, когда понадобится проверить почту (и старайтесь делать это пореже). Ученые Университета Британской Колумбии, проводившие вышеупомянутое исследование о влиянии электронной почты на уровень стресса, установили: «Сотрудники, начавшие проверять почту ограниченное число раз в день, стали меньше волноваться при выполнении важных задач. Общий уровень ежедневного стресса также снизился. […] По ощущениям участников исследования, часто проверявших почту, ее постоянные проверки ничуть не повышали производительность». Считайте, сколько раз в день проверяете почту. Психолог Джеймс Клейборн (James Claiborn) отмечает: «Отношение людей к вещам и действиям, как правило, заметно меняется, как только они начинают следить за их количеством или потраченным на них временем». Каждый раз спрашивайте себя, действительно ли нужно было сейчас проверить почту (успели ли появиться в ящике новые важные письма). Если вы обнаружите, что за день уже заглянули в ящик десять раз или больше, подумайте, оправданы ли эти действия или вами управляет привычка. 2. Пользуйтесь не только почтой «Но как отказаться от почты, если у меня в ней вся деловая переписка?» — подумаете вы. Попробуйте заменить почту другими приложениями, которые не будут спамить и понапрасну отвлекать вас. Есть множество специальных сервисов для организации труда, например Wrike. Они полностью заменяют почту в вопросах обсуждения проектов и задач, хранения информации и получения новостей от коллег. 3. Поставьте цель ограничить просмотры почты и запишите ее А вы знали, что если записать поставленную цель и рассказать о ней друзьям, шансы достичь ее повышаются на 33 %? Прямо сейчас возьмите ручку, блокнот и запишите: «Я буду проверять почту только в 11:00 и в 15:00» или «Я буду проверять почту только три раза в день». Можно приклеить стикер с напоминанием на ноутбук. Также напишите список причин вашего решения (от руки и на бумаге): «Я не хочу впустую тратить рабочее время», «Я хочу работать продуктивнее» и т. д. Затем сообщите начальнику и коллегам о поставленной цели, чтобы они списывались с вами другими способами. Возможно, вы даже вдохновите сотрудников побороться с собственной зависимостью. 4. Для большей надежности заблокируйте почту Нужен гарантированный успех в вашем начинании? Попробуйте расширение для браузера, например StayFocusd для Chrome. С ним вы просто не сможете тратить на почту больше определенного времени. Вы сами устанавливаете этот срок, но как только он истечет, расширение больше не пустит вас в почту до следующего дня. Конечно же, такие расширения не работают с почтовыми клиентами для компьютеров — Outlook, Apple Mail и т. д. 5. Не сдавайтесь Новая привычка не появится сразу. На ее формирование часто нужно более двух месяцев, а в некоторых случаях и свыше восьми! А когда для развития новой привычки нужно разрушить старую (как в нашем случае), это может проходить еще тяжелее. Но не падайте духом: если прошел месяц, а вас всё еще постоянно тянет проверить почту, достаньте список причин, по которым вы решили ограничить работу с ней, вспомните о своих целях и продолжайте сдерживаться. Большинство полезных привычек вырабатываются только силой воли, так что, даже если вы сорветесь, просто вернитесь к своему плану на следующий день. Вы можете избавиться от почтозависимости Чувствуете, что вас постоянно тянет проверить почту? Уже пробовали ограничивать себя? Расскажите о своих успехах и поделитесь приемами в комментариях.
Как улучшить обслуживание клиентов с помощью решения для управления совместной работой
Вложения в улучшение обслуживания клиентов всегда окупаются. Несмотря на трудности, с которыми сталкиваются агентства по оказанию профессиональных услуг, пытаясь выделиться на фоне конкурентов, уровень обслуживания клиентов зависит только от вас. Узнайте, как можно поднять этот уровень с помощью системы управления проектами и совместной работой.
15 препятствий на пути к эффективной работе вашей команды
Вы работаете в наушниках под музыку, отключаете все уведомления, чтобы не отвлекаться… а продуктивность все равно оставляет желать лучшего. Что вы делаете не так? В рамках Опроса об организации труда за 2015 год мы попросили 1464 респондентов (руководителей и рядовых сотрудников) перечислить основные проблемы, влияющие на производительность. Их ответы представлены на инфографике ниже. Хорошая новость: все препятствия можно преодолеть. Менее приятная новость: для этого придется потрудиться. Чтобы избавиться от подобных проблем, необходимо уделять особое внимание взаимодействию и рабочим процессам в команде. Изучите нашу инфографику и подумайте, какие из этих препятствий мешают вашим сотрудникам работать эффективно. Поделитесь инфографикой с коллегами или разместите ее на своем сайте, вставив этот код: Инфографика подготовлена Wrike Полная версия отчета "Опрос об организации труда 2015" Скачайте отчет, чтобы ознакомиться со всеми результатами нашего опроса за 2015 год.
Что представляет собой управление ресурсами?
Управление ресурсами требует четкого понимания и прозрачности ваших целей и возможностей. Внедрив эффективный процесс составления планов по управлению ресурсами, вы повышаете эффективность и улучшаете контроль над использованием этих ресурсов.
Эффективны ли по-прежнему 4 составляющие маркетинга?
Маркетинговый комплекс, представленный четырьмя составляющими, используется для реализации маркетинговых задач на целевом рынке. Ознакомьтесь с нашим руководством, чтобы подробнее узнать о четырех составляющих маркетингового комплекса и познакомиться с примерами их эффективного использования в программном обеспечении для управления проектами.
Актуальны ли семь навыков высокоэффективных людей?
Мы рассматриваем книгу Стивена Кови «7 навыков высокоэффективных людей», чтобы ответить на вопрос: актуальны ли эти 7 навыков в современном скоростном мире, который и без того переполнен советами и рекомендациями по повышению продуктивности?
Как приучить сотрудников пользоваться руководством по фирменному стилю
У вашего бренда есть собственный стиль, который создавался годами и включает в себя буквально все — от логотипа до шрифтов. Как сделать так, чтобы люди им пользовались? В статье мы расскажем, как этого добиться, и в этом нам помогут примеры и шаблоны.
Как оптимизировать работу с помощью автоматизированных рабочих процессов
Выполнение мелких и повторяющихся задач может оказаться достаточно затратным делом. Узнайте, какую пользу может принести вашей компании оптимизация работы над задачами с помощью инструментов автоматизации рабочего процесса.
Шаблон кампании в социальных сетях
В Интернете можно найти множество шаблонов, но лишь некоторые из них отличаются достаточной гибкостью и удобством, позволяющими идти в ногу с развивающейся стратегией продвижения в социальных сетях. Мы выделили важнейшие элементы шаблона, предназначенного для планирования кампании в социальных сетях, который поможет вам заявить о себе на множестве различных каналов.
Оптимизация совместной работы над проектами
На успешность нового проекта или кампании влияют три основных фактора: Быстрый обмен информацией в восходящем и нисходящем направлениях, позволяющий каждому участнику получать актуальные сведения о ходе проекта, возникающих проблемах и достижениях. Правильно организованное управление проектами, благодаря которому вся работа выполняется вовремя и без превышения бюджета. Эффективная совместная работа внутри команды или между отделами, позволяющая генерировать больше идей и способствующая инновациям. Однако было бы ошибкой полагать, что в современной инновационной рабочей среде эти три фактора действуют независимо друг от друга. Вы можете улучшить ситуацию во всех трех областях, уделив внимание лишь одному направлению: совместной работе над проектами. Такая оптимизация поможет всем сотрудникам, от генерального директора до рядовых исполнителей, лучше взаимодействовать с коллегами, управлять проектами, генерировать идеи, активнее сотрудничать при выполнении задач и эффективнее работать. Чтобы добиться этих результатов, недостаточно полагаться на электронную почту как единственное средство отслеживать ход проектов, ведь есть системы, специально предназначенным для управления совместной работой. Совместная работа над проектами: секреты эффективности Независимо от того, собираетесь ли вы и дальше использовать старые методы или станете искать новые инструменты, вам следует учесть несколько важных моментов: 1. Вам нужен инструмент, позволяющий обновлять информацию в режиме реального времени Некоторые облачные и онлайн-приложения позволяют участникам рабочих групп распространять и отслеживать обновления в реальном времени. Как только изменение внесено, оно сразу же становится видимым для всех. Это помогает избежать ситуаций, когда участники проекта работают с устаревшими данными (например, при использовании электронных таблиц), так что совместная работа будет выполняться эффективно. 2. Сотрудники должны иметь возможность выполнять работу одновременно Согласованные действия в реальном времени — отличительный признак эффективной командной работы. Одним из первых популярных инструментов такого типа стали Google Документы, позволяющие нескольким сотрудникам одновременно вносить изменения в файл в онлайн-редакторе и сразу видеть, что исправили коллеги. Wrike — инструмент для совместной работы и управления проектами, предлагающий аналогичные возможности сотрудничества в реальном времени. 3. Вам нужна возможность обсуждать работу в той же среде, где она выполняется Вместо того чтобы вести обсуждение в одном приложении (например, в чате), а работу выполнять в другом, рекомендуем найти единый инструмент, позволяющий обсуждать работу там же, где она делается. В результате, если придется ввести в проект нового участника или делегировать часть работы, вы сможете сразу же передать всю информацию о последних принятых решениях и обсуждениях по проекту. Новый сотрудник сможет быстро приступить к работе, а вам не придется тратить время на разъяснение всех деталей. 4. Вам необходимо единое пространство для хранения и организации всей информации по проекту В наши дни данные по проектам часто хранятся в разных местах, например, в почте, в облачных хранилищах и на жестких дисках персональных компьютеров. В результате невозможно гарантировать, что все участники команды работают с актуальной информацией. Если вы хотите оптимизировать совместное управление проектами, вам нужно найти единое пространство для хранения всей рабочей информации: отдельных задач, долгосрочных проектов, файлов, обсуждений, протоколов совещаний и отчетов. Это поможет сотрудникам получать мгновенный доступ ко всей нужной информации, а не искать ее в разных хранилищах и приложениях. 5. При изменении сведений о проектах об этом должны мгновенно узнавать все участники команды Нередко при работе над проектами приходится что-то в них изменять или заново расставлять приоритеты. В вашей системе должна быть предусмотрена возможность обновить рабочую информацию и мгновенно оповестить об этом всех участников. Таким образом команда сможет работать над самыми важными проектами, используя полную и корректную информацию. 6. Вы должны иметь представление о дальнейшем ходе работы Эффективные решения для управления проектами позволяют планировать будущие задачи и проекты с помощью графиков, диаграмм Ганта, зависимостей задач и т. д. Вы сможете упорядочивать свои задачи и проекты, настраивать рабочие процессы для выполнения заданий от начала до конца, отслеживать ход работ и контролировать деятельность сотрудников. Как только проект будет выполнен, ваша команда сможет сразу же приступить к следующей приоритетной задаче. Бесплатный инструмент для совместной работы и управления проектами Если вы решили внедрить программное обеспечение для совместной работы и управления проектами, попробуйте Wrike совершенно бесплатно в течение двух недель. Затем можно перейти на платную версию или продолжить пользоваться бесплатной. Попробуйте выполнить с помощью этой системы небольшой проект, и вы сами убедитесь, что Wrike помогает командам работать быстрее и эффективнее и завершать проекты в срок.
В ногах правды нет: эволюция сидячей работы
Присядьте и прочтите наш... Ой, нет! Лучше стойте! Недавнее медицинское исследование доказало, что для людей, которые проводят большую часть дня сидя, риск умереть от сердечного приступа возрастает на 54%. В эпоху 60-часовых рабочих недель, завораживающих компьютерных мониторов и сериалов Netflix, от которых невозможно оторваться, очень важно помнить, сколько времени мы проводим сидя и как это влияет на наше здоровье. . Хорошая новость заключается в том, что большинство людей прекрасно знает об опасностях сидячей работы. Все больше и больше «сидельцев» включают в свой распорядок дня физические упражнения для снятия стресса или покупают датчики физической нагрузки, напоминающие о необходимости заняться спортом. Компании в свою очередь начинают вкладывать деньги в приобретение эргономичной офисной мебели, например столов-конторок или даже столов с беговыми дорожками, чтобы избавить своих сотрудников от необходимости постоянно сидеть. . Мы решили углубиться в историю и изучить эволюцию сидячей (а также стоячей) работы. В приведенной ниже инфографике описаны примеры выполнения работы в разных позах — сидячей, стоячей и даже коленопреклоненной.
Как мотивировать сотрудников к работе
Давно известно, что довольные и заинтересованные сотрудники будут работать с клиентами с большей отдачей. Но что может лучше стимулировать ваших сотрудников: внутренняя или внешняя мотивация? Узнайте, как заинтересовать и мотивировать персонал на достижение высоких результатов.
Развитие навыков копирайтинга как путь к повышению продуктивности
Даже если вы считаете, что ваш писательский талант оставляет желать лучшего, сам процесс изложения мыслей на бумаге поможет вам работать эффективнее. Выработка привычки к ежедневному письму приносит множество преимуществ: если вы записываете свои планы, повышается вероятность, что вы их осуществите; записанные идеи кажутся более ясными, и вам становится проще придумать удачный выход из сложного положения. К тому же ежедневная писательская практика помогает настроиться на рабочий лад. Вот несколько полезных инструментов и советов, которые подскажут вам, с чего начать. Пишите художественные тексты по утрам, чтобы было проще придумывать новые идеи Даже если вы никогда раньше не пробовали сочинять и сама эта затея кажется вам глупой, попробуйте написать коротенький рассказ в начале дня — до того, как займетесь работой. Вы настроите себя на творческое мышление; это поможет вашему разуму оставаться открытым для новых идей и повысит творческие способности. >Записывайте свои мысли в дневник Не думайте, что ведение дневника — это забава для подростков. На самом деле это отличный способ проанализировать все, что происходит с вами за день. Что случилось хорошего, и в каких ситуациях вам стоило бы действовать иначе? Каких успехов вы надеетесь достичь завтра? Очень скоро вы начнете находить закономерности, укрепите полезные привычки и найдете способы успешнее справляться с повседневными делами. Отправляйте открытки родным и близким Не приберегайте открытки для праздников. Отправляйте их регулярно любимым людям, и это поможет вам лучше выражать свои чувства и укрепить взаимоотношения, что в итоге приведет к улучшению настроения и даже здоровья. Вы станете счастливее, а у счастливых людей все получается само собой! Пишите научные статьи Даже если вас тошнит от одного только воспоминания о сессиях и защите диплома, написание научных статей поможет вам развить критическое мышление, научит находить и взвешивать аргументы за и против, а также более глубоко вникать в сложные темы. К тому же вы сможете отточить свои исследовательские навыки. Сочиняйте анекдоты и юморески Этот вид творческой деятельности прекрасно повышает эффективность, потому что вам приходится загружать мозг непривычной работой и развивать в себе новые качества. Ну и вишенка на торте: очень скоро вы станете душой компании благодаря неиссякаемому запасу смешных историй. С чего начать? Все, что вам нужно — это бумага и ручка или, в крайнем случае, приложение типа Блокнота на мобильном телефоне. Но если вы не собираетесь останавливаться на достигнутом и стремитесь выработать прочную привычку к ежедневному письму, попробуйте эти ресурсы: Zen Pen. Мало просто сесть и что-то написать, нужно еще и избавиться от отвлекающих факторов. Zen Pen — приложение, позволяющее сосредоточиться на своих мыслях и не отвлекаться в процессе письма. ProWritingAid. Это онлайн-приложение выделяет все грамматические и орфографические ошибки в вашем тексте и предлагает варианты исправлений, так что вы сможете полностью сосредоточиться на своих мыслях и не беспокоиться об опечатках. BoomEssays. Если вы публикуете свои творения в блоге, то наверняка хотите избавиться от ошибок. Эта служба предлагает помощь и рекомендации. А также стоит почитать их блог, чтобы почерпнуть из него новые знания и идеи. Hemingway App. Это редакторское онлайн-приложение выделяет слишком длинные и сложные предложения, помогая вам сделать свой стиль более кратким и энергичным (почти как у Хемингуэя). Wrike. Сохраняйте все свои записи и идеи в виде задач, а затем отдавайте их на доработку друзьям и сослуживцам. Они смогут и оставлять комментарии ко всей работе целиком, и выделять отдельные фразы или абзацы, нуждающиеся в редактировании. Выработайте привычку к ежедневному письму для повышения продуктивности Хотите выработать привычку писать каждый день? Попробуйте воспользоваться этими советами и инструментами, и ваши результаты начнут улучшаться прямо на глазах. Кто знает, может вы даже добьетесь успеха на писательском поприще! Об авторе: Глория Копп — интернет-писатель и консультант по электронному обучению из Манвилла (Вайоминг, США). Окончив Университет Вайоминга, она начала карьеру литератора, и сейчас редактирует и пишет статьи для онлайн-сервиса Essayroo. Недавно она начала вести образовательный блог Studydemic.