Pourquoi est-ce si difficile de déléguer un travail ?
Tout projet d'envergure nécessite à un moment ou un autre de déléguer un travail ou une partie de la tâche principale à d'autres personnes. Pourtant, passer le flambeau peut parfois se transformer en un véritable parcours du combattant. En 2013, une étude de l'Université Stanford portant sur le coaching de direction a révélé que 35 % des cadres supérieurs estiment que la délégation du travail doit être améliorée, tandis que 37 % déclarent s'efforcer activement de renforcer ces compétences. Alors pourquoi plus d'un tiers des cadres estiment-ils devoir améliorer leurs compétences en matière de délégation du travail ? Au cours d'une discussion sur Slack, j'ai demandé à plusieurs cadres, superviseurs et chefs d'entreprise le pourquoi de cette difficulté inhérente à la délégation du travail. Trois réponses pertinentes m'ont été fournies, résumant les divers obstacles à la délégation efficace. 1. Déléguer ne supprime pas les responsabilités Comme le souligne ce cadre : « On hésite toujours un peu à déléguer un travail » Car, s'il est vrai que je bénéficierai de la réussite d'un projet mené à bien, je serai tout de même le seul responsable en cas d'échec - jusqu'à un certain point évidemment. » Le plus souvent, la plus grande difficulté concerne les questions de responsabilité. En déléguant un travail, vous vous déchargez de la responsabilité de son exécution. Mais si vous êtes cadre, c'est vous qui, au final, êtes responsable de la réussite ou de l'échec du projet. Et vous serez évalué et récompensé - ou potentiellement pénalisé - en fonction des résultats de votre équipe. Et subitement, déléguer la création de la présentation PowerPoint du CEO se transforme en une décision à risque, notamment en regard du point 2. 2. Déléguer signifie perdre le contrôle L'un des intervenants sur Slack soulignait : « Je ferai cela beaucoup mieux moi-même » Logique. Il est difficile de faire confiance à d'autres pour réaliser un travail tel que vous l'auriez fait vous-même. Cette perte de contrôle, qui selon votre logique risque d'aboutir à des résultats en dessous des attentes, est précisément ce qui dissuade bon nombre de cadres de confier un travail à leurs collègues. 3. Déléguer nécessite temps et encadrement Un chef d'entreprise : « En tant que chef d'entreprise, j'estime que déléguer une tâche correspond à un défi. Si je réussi à amener quelqu'un à accomplir un travail tel que je le souhaite, ma mission est accomplie en tant que superviseur. Il s'agit donc de bien encadrer l'intéressé au départ, pour ensuite le laisser voler progressivement de ses propres ailes. A partir du moment où je ne lui suis plus d'aucune utilité, je considère ma mission accomplie. » L'équilibre est fragile lorsqu'il est question de déléguer un travail, notamment à de nouvelles recrues. Souvent, la durée de formation de votre collègue est aussi longue que le temps que vous auriez mis à effectuer la tâche vous-même. Mais il n'y a pas de raccourci. Si vous souhaitez qu'une autre personne effectue une tâche aussi bien que le feriez vous-même, il importe de lui transmettre non seulement les objectifs, mais également tous les détails pratiques. Ce vieux proverbe illustre parfaitement notre propos : « Donne un poisson à un homme, il mangera un jour ; apprends-lui à pêcher, il mangera toute sa vie ». Comment déléguer efficacement ? Pour surmonter vos craintes et autres incertitudes liées à la délégation du travail, il vous faut préparer le terrain. Voici quatre actions concrètes qui vous permettront de mettre toutes les chances de votre côté : Avant de commencer, identifiez clairement le travail à déléguer. Quelles sont les tâches pouvant être réellement réalisées par d'autres ? Et quelles sont celles devant être impérieusement effectuées par vos soins ? Au moment de déléguer, communiquez les objectifs de chaque tâche de manière à ce que la personne qui se voit confier le travail sache ce que l'on attend d'elle et comprenne son rôle dans l'ensemble du projet. Mettez-vous d'accord sur les échéances et les différentes étapes du travail (ou la fréquence des vérifications). Enfin, veillez à ce que les membres de votre équipe puissent vous contacter s'ils ont des questions à poser ou en cas de problème. Au final, malgré les défis que cela représente en interne, la délégation est une réalité à laquelle nul ne peut échapper si l'on souhaite réellement se concentrer sur les priorités et développer une entreprise. Rappelez-vous simplement d'utiliser la communication appropriée lorsque vous déléguez un travail à vos collègues. Lisez ce blog pour découvrir les 10 phrases à ne jamais prononcer lorsque vous déléguez une tâche.
9 phrases pour relancer la productivité de votre équipe
Vous avez peut-être visité notre blog et lu notre article intitulé « Les 10 phrases à ne jamais prononcer lorsque vous déléguez une tâche ». Si ce n’est pas le cas, cessez ce que vous êtes en train de faire et lisez-le. Cet article attire votre attention sur les phrases généralement entendues sur le lieu de travail qui ralentissent la productivité des employés. Certaines d’entre elles vous échappent peut-être de temps à autres ? En réponse à cet article, un de nos lecteurs a proposé que nous développions une liste des choses à dire pour stimuler la productivité de vos collègues lorsque vous leur demandez d’accomplir une tâche. Donc sans plus attendre, laissez-nous vous présenter... 7 phrases clés pour accroître votre productivité... 1. « Voici tous les documents nécessaires à l’accomplissement de votre travail ». Lorsque vous déléguez une tâche, la pire des choses que vous puissiez faire c’est de demander à vos employés d’effectuer un travail sans leur donner accès aux ressources dont ils ont besoin - autrement dit, le meilleur moyen de vous mener droit dans le mur. Si vous venez de demander à un membre de votre équipe de commencer à plancher sur un nouveau projet, assurez-vous de lui fournir tous les outils dont il a besoin pour commencer à travailler directement - informations sur le projet, modèles, contrats... 2. « Vous trouverez ici des exemples de travaux similaires réalisés auparavant ». Ce projet a-t-il déjà été réalisé auparavant ? Un excellent moyen de tendre les rênes à quelqu’un consiste à lui fournir des exemples de travaux réalisés auparavant. La personne qui se voit confier le travail sait dès lors quelles sont vos attentes. Fournir des références vous évitera de recevoir un travail qui ne correspond pas à vos attentes. 3. « Discutons de la date à laquelle vous pensez pouvoir terminer ce travail ». Discuter d’une d’échéance plutôt que la demander constitue un excellent moyen d’avoir la certitude que le travail sera fait. Offrez à votre chargé de mission l’occasion de parler de ses autres engagements de manière à pouvoir déterminer si votre échéance idéale reste toujours viable. Ce sera également l’occasion pour vous de réorganiser ses priorités, si nécessaire. 4. « Au cas où vous rencontreriez un problème en cours d’exécution de votre tâche, prévenez-moi - ou l’équipe - aussitôt que possible afin que nous puissions trouver une solution ». Offrez ouvertement votre aide de manière à ce que votre collègue ne se sente pas angoissé à l’idée de devoir vous poser des questions - mais uniquement si vous tenez vos promesses ! S’il peut compter sur vous et sur le reste de l’équipe en tant que ressource, vous serez en mesure de faire sauter les obstacles dès leur apparition et de boucler le projet dans les délais impartis. Plus il attendra pour poser ses questions ou demander de l’aide, plus loin dans le temps sera reporté le projet. 5. « Judy et John ont l’habitude de ce type de travail. « N’hésitez pas à leur demander de l’aide. » Cela équivaut à lui fournir des exemples de travaux ou de projets similaires, conduits dans le passé. Lorsque vous déléguez une tâche à un membre de votre équipe, indiquez-lui les personnes ayant l’expérience de ce type de projet de manière à pouvoir leur poser des questions. En communiquant ces informations au préalable, vous lui éviterez de courir dans tous les sens pour tenter de trouver des réponses à ses questions. 6. « Comme vous avez accompli un excellent travail la dernière fois, je suis convaincu qu’il en sera de même pour ce projet/tâche ». Le renforcement positif est réel et éprouvé. En témoignant votre confiance à l’égard des compétences professionnelles d’une personne, vous l’encouragez à vous fournir un excellent travail ! 7. « Vous avez travaillé dur, prenez une pause ! ». Les pauses sont la clé d’une productivité durable. Faites savoir aux membres de votre équipe que vous ne voyez aucun inconvénient à ce qu’ils prennent une pause - pour autant que ce soit bien mérité. La Technique Pomodoro suggère une pause de 3 à 5 minutes toutes les 25 minutes de travail. Et 2 questions pour relancer votre productivité : Nous savons tous que dire de temps à autres « Je suis là ! Demandez-moi de l’aide ! » ne suffit pas. Les membres de votre équipe seront peut-être trop timides pour profiter de votre proposition, ou penseront tout simplement que cela risquerait d’être mal pris de faire appel à vous. Si vous souhaitez vraiment vous assurer une productivité maximale de la part de vos collègues, songez à reformuler vos affirmations sous la forme de questions et invitez-les à partager avec vous toutes leurs inquiétudes entourant le projet. 1. « Entrevoyez-vous des obstacles (vous manque-t-il quelque chose) qui vous empêcheraient de finir le travail dans les délais prévus ? » Cette simple phrase permettra à votre collègue d’identifier tout ce qui pourrait entraver le bon déroulement de son travail dans le cadre du projet. Les réponses peuvent s’étendre des allusions à des documents manquants, à une collaboration trop lente avec d’autres membres de l’équipe. 2. « Avez-vous une idée à proposer pour améliorer ce projet et le terminer néanmoins dans les délais ? » Vous ne savez jamais quelle idée géniale pourrait être mise sur la table ! Si le chargé de mission détient une excellente idée pour améliorer un projet ou accélérer le processus, ouvrez grand vos oreilles et écoutez-le. Votre collègue sera plus susceptible de s’impliquer dans un projet s’il a contribué aux séances de brainstorming. Aviez-vous déjà entendu parler de ces quelques lignes autour de votre bureau avant ? Tâchez de vous en souvenir la prochaine fois que vous déléguerez une tâche, et faites-nous savoir si vous les avez jugées utiles. Ajoutez vos témoignages de réussites aux commentaires ci-dessous ! La prochaine fois que vous devrez déléguer une tâche, utilisez Wrike pour passer le flambeau plus facilement. Faites un essai gratuit dès aujourd’hui !