Stop aux silos marketing, proposez une meilleure Brand Experience
Le travail des équipes en silo représente un frein à la productivité mais aussi un danger pour votre brand experience. Voici quelques conseils pratiques pour renforcer la collaboration au sein de vos équipes Marketing.
Solutions pour améliorer la collaboration d'équipe
Bonne collaboration professionnelle La tendance ces derniers temps est aux espaces de travail ouverts, aux cloisons intérieures et aux portes de bureaux qui n'entravent pas la communication. D'ailleurs, l'International Facility Management Association indique que 70% des bureaux aux États-Unis sont aménagés en open space. Mais faire tomber les murs pour pouvoir crier d'un bout à l'autre de la pièce n'améliore pas forcément la collaboration. En réalité, selon une étude finlandaise, les employés se laissent distraire en moyenne 21,5 minutes par jour par des bribes de conversations, un des plus grands obstacles à la productivité. Il ne suffit pas de bouger les meubles pour améliorer la collaboration dans l'entreprise, il faut de la planification, des changements en matière de politique et puis une petite dose d'imprévus. Solutions pour améliorer les relations de travail dans une équipe Voici 5 stratégies originales pour améliorer la collaboration d'équipe, pour que celles-ci travaillent ensemble et soit à l'aise au moment de partager des idées. 1. Remettez les murs en place Il est généralement admis que les espaces ouverts et les bureaux partagés encouragent les gens à parler, mais le bruit ambiant et les distractions visuelles se traduisent en fait par une perte de productivité. Le débat sur l'open space ou le bureau cloisonné revient environ tous les 10 ans, probablement parce que le pendule oscille dans une direction ou une autre de manière trop franche, plaçant les employés soit dans une situation d'isolement soit dans une situation de distraction. Lorsque les employés disposent d'un endroit calme et confortable pour travailler sans distraction, ils se sentent plus à même d'en sortir pour travailler en équipe. Les cloisons, les salles de conférence et la séparation des bureaux permettent de définir des temps de réunion et de laisser les employés choisir le moment où ils échangent avec les autres, contrairement aux bureaux en open space qui excluent tout moment de calme. 2. Établissez une politique de communication asynchrone Beaucoup d'entreprises ont recours à des applications de messagerie instantanée, au crowdsourcing, et à des outils de gestion de projet pour améliorer la collaboration. Mais cela n'est pas suffisant ; il convient également de créer des attentes sur la manière dont les employés devront utiliser ces outils. Les applications de communication telles que Skype et Slack peuvent et devraient s'utiliser en sachant que la communication survient selon les besoins de chaque interlocuteur. La communication asynchrone est celle qui permet la communication entre les parties d'un ordinateur. L'information est envoyée au moment opportun par une partie du système et l'autre partie du système la reçoit et y répond lorsque cela lui convient. Ainsi, le récepteur n'est pas interrompu dans son processus. Ce modèle de communication asynchrone fonctionne de manière similaire au sein d'une équipe, ce qui permet à ses membres de rester concentrés sur leur travail. Les bureaux qui utilisent les wikis, les emails, les outils de chat, les tableaux Kanban, et les outils de gestion de projet, qui permettent aux utilisateurs de voir les notifications et les modifications à leur rythme, respectent le flux de travail des personnes. Les utilisateurs peuvent établir un temps de travail sans distraction pendant lequel ils ne reçoivent pas de message, puis utiliser un système de traitement par lot pour s'occuper des communications reçues en dehors de ce temps de concentration. La communication asynchrone permet aux employés de se concentrer sans craindre de manquer une décision importante. Lorsque les entreprises permettent aux employés de communiquer pendant des périodes de temps dédiées, elles montrent qu'elles apprécient que les employés se concentrent sur des tâches uniques, plutôt que de partager leur attention entre différentes tâches et interrompre leur travail pour répondre à leurs messages. 3. Instaurez la règle : « Pas d'ordre du jour, pas de réunion » Il s'agit du pire cauchemar de beaucoup de gens au bureau : une réunion sans ordre du jour. Exiger que toutes les réunions — mêmes les plus triviales ou informelles — aient au moins un point à l'ordre du jour facilite les choses aussi bien pour ceux qui les organisent que pour ceux qui y assistent. L'ordre du jour permet également à vos équipes de rester concentrées sur les résultats. Les équipes qui planifient à l'avance et partagent leur ordre du jour réussissent à garder le cap et réduisent les distractions qui peuvent être source de perte de temps et de conflits inutiles. Instaurez des pratiques concernant les discussions divergentes et des moyens pour désamorcer les conflits, de sorte que vos employés sachent comment appréhender des situations inconnues ou inconfortables. L'ordre du jour des réunions protège le temps de travail de chacun et permet au groupe de se concentrer sur sa tâche. Il permet d'éviter les froissements résultant de conversations qui s'éloignent du sujet principal ; les participants peuvent rassembler leurs idées avant la réunion et l'objectif de travail est défini pour que tous comprennent clairement ce que l'on attend d'eux. La collaboration est beaucoup plus facile lorsque tout le monde sait ce qu'il faut faire. Une fois que l'ordre du jour est terminé, invitez les employés à vérifier que tous les points de leur liste personnelle ont bien été abordés. Vous pouvez également programmer des réunions de suivi pour résoudre d'autres questions. 4. Mettez en place une infrastructure de travail à distance favorisant l'inclusion Trouver les meilleurs talents est plus difficile que jamais, et offrir à vos employés un bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée est une obligation à laquelle le département des RH ne peut déroger. Selon le Bureau of Labor Statistics, en 2015, 24% des employés auraient travaillé de chez eux, au moins partiellement. Travailler à distance depuis son domicile ou depuis un espace de travail partagé dans une ville différente peut augmenter la satisfaction, la productivité des employés, et limiter les distractions qui jouent des tours au bureau (les services commerciaux se sentiront visés). Les entreprises qui autorisent le travail à distance ou le travail à domicile doivent intégrer la communication et la collaboration comme un élément de leur culture d'entreprise. Utilisez la vidéoconférence, les programmes de chat, le partage d'écran et l'accès au bureau à distance, ainsi que les outils de gestion de projet pour rallier les employés virtuellement autour de vos objectifs. Assurez-vous que non seulement les travailleurs, mais aussi les directeurs et les cadres sachent utiliser les technologies au service du télétravail et qu'ils acceptent de collaborer ainsi avec le groupe. Utilisez les appels vidéo pour les réunions hebdomadaires de suivi et mettez en place des canaux de chat à disposition de l'équipe. Invitez les équipes à créer leurs propres canaux de chat autour d'intérêts communs (ligue Fantasy, bons restaurants, etc.) pour développer une culture connexe et susciter l'engagement des employés pendant leur temps de repos. Cela nous rappelle que nos collègues ne sont pas seulement des partenaires sur un projet, mais aussi des personnes. Apporter un peu d'humanité à la collaboration à distance favorise l'empathie, ce qui permettra de traverser plus facilement toute situation compliquée pouvant survenir durant la collaboration. 5. Construire des relations à travers des conversations difficiles Que la collaboration ait lieu dans un bureau, à distance, en temps réel ou de façon asynchrone, dans une salle de conférence ou au cœur d'un open space, il est important d'élaborer des stratégies de communication favorisant l'ouverture et l'honnêteté. Les conflits et les critiques sont inévitables, mais cela ne doit pas nuire à la collaboration : l'ensemble de l'équipe peut communiquer en appliquant les principes de l'intelligence émotionnelle. Si vous vous préparez à l'inévitable, vous vous assurez que les conversations difficiles se règlent avec courtoisie ; vous favorisez ainsi la consolidation des liens entre les membres de l'équipe au lieu de les éroder. Désignez des médiateurs d'équipes, planifier des ateliers réguliers sur l'amélioration des capacités de communication (tous les trimestres, pas seulement une fois par an) et discutez des différents styles de communication. La collaboration ne se limite pas à la capacité à attribuer des fonctions Pour améliorer la collaboration d'équipe il ne suffit pas de réunir les gens et d'attendre que cela se passe. Une véritable collaboration en entreprise requiert une planification rigoureuse, un investissement en technologie et de combattre contre les idées obsolètes sur le travail d'équipe et la productivité. À propos de l'auteur : Tamara Scott travaille en tant qu'analyste chezTechnologyAdvice, une société d'études qui met en lien les acheteurs et les vendeurs de technologie commerciale. Ses articles portent sur la gestion de projet, le marketing, les ventes, la gestion de la relation client et bien d'autres sujets en rapport avec la technologie.
12 astuces et pratiques reconnues pour collaborer en équipe
Vous avez un projet avec un délai serré, ce qui est assez stressant en soi. Mais vous avez de surcroît une équipe pluridisciplinaire composée de personnes de départements différents qui n'ont jamais travaillé ensemble auparavant et soudain, vous devez faire en sorte que tout le monde pense et travaille ensemble comme un groupe intégré. Comment faites-vous donc pour que ces personnes coordonnent leurs efforts et travaillent en équipe ? Nous avons interrogé les experts pour qu'ils nous donnent des conseils approuvés, ou, si vous préférez, des astuces de collaboration ; voici ce qu'ils nous ont appris. Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure communication 1. Communiquez de façon directe Laura MacLeod, consultante en RH, travailleur social, et collaboratrice de From The Inside Out Project®, affirme que ce qui marche le mieux c'est de s'exprimer clairement et simplement lorsque les problèmes surviennent. Ne pas prendre de pincettes ni essayer d'édulcorer la situation : « Sans honnêteté ou authenticité, vous n'allez nulle part, en d'autres termes, vous devez reconnaître et accepter qu'il existe un problème et le formuler. ‹ Joe, il semble que tu n'as pas tellement avancé sur ça. Ton projet n'est pas dans les délais, voyons voir ce qui se passe. 2. Ne vous limitez pas à parler, essayez le dessin ! William Gadea, fondateur et directeur artistique de IdeaRocket, qui propose des vidéos animées pour les entreprises, connaît une astuce : tous les nouveaux outils de vidéoconférence disposent d'une option tableau blanc. Utilisez-là ! « Quand on voit le succès des tableaux blancs lors des réunions, je me dis que les fonctions de dessin des applications de téléconférences ne sont pas suffisamment utilisées. Pratiquement toutes les applications offrent ce genre de fonction : WebEx, Gotomeeting, Skype, Hangouts. Vous pouvez dessiner sur votre bureau ou sur un écran vide. C'est également utile pour décrire les flux de travail avec des diagrammes. Pour nous c'est une bénédiction car nous devons donner des instructions artistiques à des personnes à distance. » 3. Appliquez une politique de portes ouvertes Evan Harris, co-fondateur et directeur général de SD Equity Partners, met l'accent sur l'instauration d'une culture de collaboration. Son meilleur conseil ? La mise en place d'une politique de portes ouvertes. Selon lui « Même si les bureaux de vos employés ne sont pas fermés par une porte physique, il est important de créer un environnement où le personnel peut communiquer ouvertement et poser des questions ou faire part de ses préoccupations à tout moment, pas seulement lors d'une réunion. C'est un moyen de montrer que les idées et les opinions de tout le monde comptent et doivent êtres exprimées à tout moment ». Astuces pour la collaboration afin de développer l'esprit d'équipe 4. Changez de bureau Sam Shank, directeur général et co-fondateur de HotelTonight, a récemment écrit à propos de son conseil de collaboration préféré : l'échange de bureau. L'idée est que les gens se déplacent physiquement et travaillent dans différents espaces du bureau pour qu'ils nouent des relations avec des personnes avec qui ils n'ont habituellement pas beaucoup de contact. Cela contribue à créer des relations professionnelle plus solides. Shank ajoute « Personnellement, j'ai eu une révélation lorsque je travaillais aux côtés de l'équipe financière ; nous parlions de leur travail, je leur racontais à quoi je consacrais mon temps et nous avons établi une relation ». 5. Offrez-leur des vacances ! Simon Slade, directeur général et co-fondateur de SaleHoo, a trouvé la manière idéale de réunir son équipe dispersée : leur offrir un avantage supplémentaire. Selon ses propres mots, « Avec 24 de mes 29 employés travaillant à distance, c'est compliqué de développer un esprit d'équipe et de favoriser un sentiment de fierté à l'égard de la société. Plus de la moitié de mes employés à distance travaillent hors des Philippines. J'ai décidé de me rendre aux Philippines une fois par an avec mes employés et leur famille pour des vacances tous frais payés ! Mes employés sont d'une part ravis de bénéficier d'un magnifique cadeau de la société, mais ils peuvent d'autre part développer un formidable esprit d'équipe, ce qui est rare chez les télétravailleurs. » 6. Trouvez les forces de chacun David Finkelstein, responsable des approvisionnements de Bedgear.com, nous rappelle que chacun a un ensemble de compétences différentes et qu'il est important de connaître les forces des gens pour tirer le meilleur parti du potentiel de son équipe. « Au début de ma carrière, j'ai lu le livre StrengthsFinder 2.0 qui m'a ouvert les yeux. J'ai également demandé à mon équipe de le lire, puis nous avons fait des jeux de rôle pour réfléchir à la manière d'utiliser les forces de chacun pour mettre en œuvre des projets. » 7. Donnez-leur l'occasion d'exposer un travail Bill Winn, chargé des relations publiques digitales et des médias de Inseev Interactive, une agence marketing de San Diego, connaît une astuce pour créer un climat de camaraderie au sein d'une équipe : soumettez-les au stress que suppose le fait de parler en public. « Demandez à l'équipe de préparer et d'exposer une présentation face à un public large », suggère-t-il. « Laissez-leur choisir un thème en lien avec un nouveau processus, un outil, de bonnes pratiques ou un développement dans votre secteur, ou bien avec une étude de cas de clients. Laissez l'équipe décider qui dirigera le projet et comment elle s'organisera. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe se charge d'un aspect de la présentation pour que chacun ait une responsabilité et puisse se tenir devant l'auditoire et exposer sa partie. Étant donné que beaucoup de gens ont peur de parler en public et qu'ils ont besoin de faire des recherches pour produire une belle présentation, ceci est un excellent moyen de favoriser la collaboration et le travail d'équipe. De plus, les avantages de cet exercice perdureront bien après la fin de la présentation. » 8. Montez le son de la playlist du jour Jordan Wan, fondateur et directeur général de CloserIQ, développe le travail en équipe en créant une atmosphère joviale au sein de son entreprise — la musique est un vecteur idéal pour cela. « La musique est une excellente façon de créer une culture et de rendre l'espace de travail agréable. Essayez une séance improvisée le lundi matin et encouragez les gens à parler de leur propres goûts musicaux. » Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure exécution 9. Argumentez dès le début Airto Zamorano, directeur général de Becker Ears, Nose, and Throat Center, met au défi son équipe de négocier les responsabilités avec lui dès le départ : « lors de l'étape de planification, nous encourageons les gens à questionner certains aspects du plan afin d'éliminer des tâches inutiles ou de l'adapter, le cas échéant. ». Je plaisante avec eux en leur disant : « argumentez autant que vous voudrez le premier jour, mais après ça on s'en tient tous au plan choisi ! ». C'est une approche qui les convainc. Lorsqu'ils prennent part à la planification et sentent qu'ils exercent un contrôle sur leur travail, les gens font preuve d'un grand sens des responsabilités. » 10. Faites très tôt des analyses de concept Brad Palmer, directeur général et co-fondateur de Jostle Corporation, propose un moyen d'impliquer les parties prenantes du projet, avant même qu'un produit soit viable : « Effectuer des analyses de concept informelles réunissant les parties prenantes dès le début du projet. Ainsi, on clarifie les exigences, on détecte les difficultés et on élargit la réflexion dès le départ. Partager les idées grâce à des résumés ou des ébauches aboutit à des contributions beaucoup plus constructives et créatives. Les gens hésitent beaucoup plus à critiquer un projet terminé qui a déjà été soumis à révision. » 11. Laissez-les gérer leur projet eux-mêmes Tyler Benedict, fondateur et éditeur de BikeRumor.com, a trouvé un excellent moyen de gérer le flux quotidien des communiqués sur les produits et les demandes des auteurs (aussi bien internes qu'externes) en vue de confier des tâches. Au lieu d'avoir une personne qui distribue le travail, il a créé une boîte de réception des tâches en attente, à laquelle il a donné accès à toute l'équipe. « Ainsi, les différents éditeurs peuvent tout simplement y envoyer des informations et les auteurs y ont accès dans l'ordre de leur arrivée pour écrire leurs articles », dit-il. Il leur suffit de choisir les communiqués lorsqu'ils sont prêts à travailler et à les supprimer de la boîte de réception partagée. » 12. Créez des manuels de stratégie Steven Benson, fondateur et directeur général de Badger Maps, pense que la clé pour promouvoir la collaboration est de mettre à disposition des gens une plateforme leur permettant d'apprendre les uns des autres. « Cette stratégie fonctionne particulièrement bien lorsque beaucoup de membres d'une équipe réalisent le même type de tâches, c'est par exemple le cas des équipes commerciales. Nous avons partagé des présentations sur Google que tout le monde peut modifier et qui sont classées par thème. Lorsque quelqu'un se pose une question ou trouve une solution, il peut créer une diapositive sur le sujet pour que tout le monde puisse en profiter. Étant donné que nous effectuons une classification par poste, ces ressources se sont par ailleurs avérées extrêmement efficaces pour intégrer rapidement les nouveaux employés à l'équipe. » Mais ce n'est pas tout ! 18 conseils supplémentaires d'experts en collaboration Vous cherchez des conseils plus concrets sur la manière de transformer votre équipe indisciplinée en une unité d'élite efficace ? Lisez cet article : 18 conseils d'experts pour que votre équipe collabore de manière efficace.