Comment améliorer le travail en équipe ?
Les êtres humains ne sont naturellement pas compatibles pour "jouer" ensemble. Toute personne ayant observé des enfants jouer à des jeux en équipe le confirmera. Le travail en équipe est avant tout du TRAVAIL. Cela vous paraît évident et pourtant... Une étude de UC Berkeley affirme que les personnes affichant un fort rendement (en termes de performance), forcées à travailler en groupe avec d'autres personnes performantes, finissent par présenter des résultats en-dessous de la moyenne. Ceci est en partie dû au fait qu'ils finissent par se disputer la place de « chef de meute » au lieu de chercher un consensus. C'est également dû au fait que les personnes performantes sont moins concentrées sur leurs tâches et partagent moins efficacement les informations. Elles sont trop distraites par leur statut de leader pour travailler plus comme joueur au sein de l'équipe ! Les résultats de cette étude sont clairement résumés dans la vidéo de 50 secondes ci-dessous : [embed]https://www.youtube.com/watch?v=8hJuBlJiVfw[/embed] Si les personnes à fort rendement obtiennent de meilleurs résultats en tant que superstars solitaires, quels espoirs nous restent-ils à nous autres ? Pourquoi sommes-nous si mauvais pour le travail en équipe ? Dans un entretien révélateur de la Harvard Business Review, le psychologue en entreprise de renom J. Richard Hackman explique pourquoi les équipes ne collaborent tout simplement pas naturellement : "Je ne doute pas du fait que lorsque vous avez une équipe, il existe la possibilité qu'il se produise de la magie... Mais ne comptez pas sur cela. Les recherches montrent invariablement que les équipes travaillent en dessous de leurs capacités, en dépit des ressources additionnelles dont elles disposent." Les avantage du travail en équipe Hackman explique également qu'il existe de nombreux problèmes qui entravent les bénéfices de la collaboration en équipe. Les équipes présentent, il faut le reconnaître, de nombreux avantages : Elles partagent plus de ressources (et des ressources plus variées) que n'en auraient les individus seuls Elles ont plus de flexibilité dans le déploiement de leurs ressources (si quelqu'un tombe malade, une équipe peut s'organiser pour combler le vide) Elles ont de nombreuses opportunités d'apprentissage collectif (on apprend souvent via les interactions sociales, et collaborer sur chaque tâche partagée représente une opportunité d'apprentissage) Elles ont un potentiel de synergie : ce moment où les choses fonctionnent, tout simplement, et où le travail en équipe crée de la magie. Les inconvénients du travail en équipe Pourtant, étude après étude, les performances réelles des équipes sont souvent pires que si les personnes travaillaient seules. Pourquoi ? Dans un discours sur MIT Media Lab en 2005, Hackman suggère qu'il existe seulement deux raisons principales expliquant l'échec des équipes : 1. Les équipes sont souvent mobilisées sur des tâches qui, en réalité, sont destinées à être réalisées par des individus seuls Quand vous faites exécuter à un groupe des tâches créatives attribuables normalement à une seule personne, cela revient à les préparer à l'échec par décision du comité. Pensez à la production créative telle que les pièces de théâtre, les opéras et les romans. Même s'il est certainement possible de les construire en groupe, elles sont plus généralement (et plus efficacement) créées par un individu seul. 2. Les équipes sont souvent structurées et gérées de sorte que le potentiel se voit réprimé Ceci est, dans les grandes lignes, la difficulté du contexte de l'entreprise : au lieu de mettre en œuvre les conditions nécessaires pour qu'une équipe prospère, les structures en place sapent la productivité des équipes et leurs efforts collaboratifs. Que ce soit la bureaucratie, un leadership faible, une compétition inutile, le découragement ou les conflits d'intérêt, rien n'est réellement mis en oeuvre pour maximiser la productivité des équipes. Mais alors, comment se débarrasser de ces structures répressives et libérer les membres de nos équipes pour qu'ils travaillent mieux ensemble ? Hackman suggère de créer les conditions appropriées pour que vos équipes fonctionnent de façon optimale. Ces conditions sont énoncées dans son Modèle des 5 facteurs. Modèle de Hackman : 5 conditions pour que le travail d'équipe prospère En 2002, J. Richard Hackman a publié un livre intitulé Leading Teams: Setting the Stage for Great Performances (La gestion d'équipe : planter le décor pour des performances exceptionnelles). Hackman et ses collègues ont étudié des équipes analytiques des services de renseignement aux États-Unis, des orchestres symphoniques, des équipes de soin aux patients d'hôpitaux, des groupes de direction, des équipages de vol et autres groupes divers dans le but d'identifier les 3 principaux attributs que possèdent tous les groupes qui réussissent. Les voici listés ci-dessous : ils donnent satisfaction aux personnes internes et externes ils développent de nouvelles capacités ils apportent du sens et de la satisfaction aux membres du groupe Ses recherches l'ont ensuite amenées à identifier les 5 conditions nécessaires (ou ingrédients), pour voir apparaître ces 3 attributs au sein d'une équipe. Il a ainsi nommé "Le Modèle des 5 facteurs". Ces 5 facteurs maximisent l'efficacité d'une équipe et renforcent ses capacités, si les conditions sont bien remplies. Voici les 5 facteurs : 1. Être une vraie équipe, ne pas en avoir seulement le nom Les équipes efficaces définissent clairement qui fait partie de l'équipe et pour quelles raisons. Les rôles sont clairement définis, mais celles-ci travaillent tout de même sur des tâches partagées. 2. Avoir des objectifs convaincants vers lesquels tout le monde tend Les objectifs sont suffisamment clarifiés, stimulants et signifiants pour que les membres de l'équipe soient motivés à travailler ensemble. Il est temps d'établir des objectifs INTELLIGENTS ! 3. Disposer d'une structure adéquate qui optimise le travail d'équipe La structure de l'équipe (sa façon de s'organiser et de travailler en interne) doit favoriser le travail de celle-ci, et non l'entraver. Si, par exemple, une seule personne approuve le travail de 20 collaborateurs, ce goulot d'étranglement ne permettra pas à l'équipe d'être vraiment efficace. 4. Être soutenu au sein de l'organisation Pour qu'une équipe travaille de façon efficace, elle doit recevoir de l'organisation mère les éléments suivants : des ressources matérielles suffisantes et disponibles des récompenses basées sur la performance de l'équipe un accès facile aux informations nécessaires à leur travail des consultations techniques et de formation disponibles pour l'équipe 5. Disposer de conseils et d'accompagnement d'experts Les équipes efficaces ont accès à un mentor ou un coach qui peut les aider à résoudre des questions ou des difficultés liées à leur travail ou à leurs compétences particulières. Dans une étude de Ruth Wageman, les résultats montrent que les équipes qui sont correctement formées tirent davantage profit d'un bon coaching. Le diagramme ci-dessous présente le peu d'avantages que procure le coaching à une équipe mal préparée au succès. Prêt à armer votre équipe ? Pour faire court, si vous pouvez remplir ces 5 conditions de base, votre organisation peut créer des équipes efficaces et maintenir leur niveau de rendement, et leur fournir ainsi une excellente opportunité de se développer en tant qu'unité de production. Le travail en équipe, nous le développons en essayant de le perfectionner. Que ce soit sur un terrain de football, au sein d'une famille ou dans une salle de conférence d'entreprise, il est important de reconnaître que le travail d'équipe ne se produit pas naturellement, sauf si nous disposons des conditions ci-dessus. Une bonne équipe trace la route du succès, favorise la collaboration, reçoit du soutien de l'extérieur, et nomme les responsables appropriés. Avec ces 5 conditions à la réussite : soyez assurés que ensemble, tout le monde réussi finalement mieux. Qui dit mieux... Hackman n'est pas le seul à établir des théories sur ce qui rend une équipe efficace. Découvrez 5 modèles d'efficacité en équipe supplémentaires dans cet article : 6 modèles d'efficacité d'équipe différents pour mieux comprendre votre équipe.
12 astuces et pratiques reconnues pour collaborer en équipe
Vous avez un projet avec un délai serré, ce qui est assez stressant en soi. Mais vous avez de surcroît une équipe pluridisciplinaire composée de personnes de départements différents qui n'ont jamais travaillé ensemble auparavant et soudain, vous devez faire en sorte que tout le monde pense et travaille ensemble comme un groupe intégré. Comment faites-vous donc pour que ces personnes coordonnent leurs efforts et travaillent en équipe ? Nous avons interrogé les experts pour qu'ils nous donnent des conseils approuvés, ou, si vous préférez, des astuces de collaboration ; voici ce qu'ils nous ont appris. Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure communication 1. Communiquez de façon directe Laura MacLeod, consultante en RH, travailleur social, et collaboratrice de From The Inside Out Project®, affirme que ce qui marche le mieux c'est de s'exprimer clairement et simplement lorsque les problèmes surviennent. Ne pas prendre de pincettes ni essayer d'édulcorer la situation : « Sans honnêteté ou authenticité, vous n'allez nulle part, en d'autres termes, vous devez reconnaître et accepter qu'il existe un problème et le formuler. ‹ Joe, il semble que tu n'as pas tellement avancé sur ça. Ton projet n'est pas dans les délais, voyons voir ce qui se passe. 2. Ne vous limitez pas à parler, essayez le dessin ! William Gadea, fondateur et directeur artistique de IdeaRocket, qui propose des vidéos animées pour les entreprises, connaît une astuce : tous les nouveaux outils de vidéoconférence disposent d'une option tableau blanc. Utilisez-là ! « Quand on voit le succès des tableaux blancs lors des réunions, je me dis que les fonctions de dessin des applications de téléconférences ne sont pas suffisamment utilisées. Pratiquement toutes les applications offrent ce genre de fonction : WebEx, Gotomeeting, Skype, Hangouts. Vous pouvez dessiner sur votre bureau ou sur un écran vide. C'est également utile pour décrire les flux de travail avec des diagrammes. Pour nous c'est une bénédiction car nous devons donner des instructions artistiques à des personnes à distance. » 3. Appliquez une politique de portes ouvertes Evan Harris, co-fondateur et directeur général de SD Equity Partners, met l'accent sur l'instauration d'une culture de collaboration. Son meilleur conseil ? La mise en place d'une politique de portes ouvertes. Selon lui « Même si les bureaux de vos employés ne sont pas fermés par une porte physique, il est important de créer un environnement où le personnel peut communiquer ouvertement et poser des questions ou faire part de ses préoccupations à tout moment, pas seulement lors d'une réunion. C'est un moyen de montrer que les idées et les opinions de tout le monde comptent et doivent êtres exprimées à tout moment ». Astuces pour la collaboration afin de développer l'esprit d'équipe 4. Changez de bureau Sam Shank, directeur général et co-fondateur de HotelTonight, a récemment écrit à propos de son conseil de collaboration préféré : l'échange de bureau. L'idée est que les gens se déplacent physiquement et travaillent dans différents espaces du bureau pour qu'ils nouent des relations avec des personnes avec qui ils n'ont habituellement pas beaucoup de contact. Cela contribue à créer des relations professionnelle plus solides. Shank ajoute « Personnellement, j'ai eu une révélation lorsque je travaillais aux côtés de l'équipe financière ; nous parlions de leur travail, je leur racontais à quoi je consacrais mon temps et nous avons établi une relation ». 5. Offrez-leur des vacances ! Simon Slade, directeur général et co-fondateur de SaleHoo, a trouvé la manière idéale de réunir son équipe dispersée : leur offrir un avantage supplémentaire. Selon ses propres mots, « Avec 24 de mes 29 employés travaillant à distance, c'est compliqué de développer un esprit d'équipe et de favoriser un sentiment de fierté à l'égard de la société. Plus de la moitié de mes employés à distance travaillent hors des Philippines. J'ai décidé de me rendre aux Philippines une fois par an avec mes employés et leur famille pour des vacances tous frais payés ! Mes employés sont d'une part ravis de bénéficier d'un magnifique cadeau de la société, mais ils peuvent d'autre part développer un formidable esprit d'équipe, ce qui est rare chez les télétravailleurs. » 6. Trouvez les forces de chacun David Finkelstein, responsable des approvisionnements de Bedgear.com, nous rappelle que chacun a un ensemble de compétences différentes et qu'il est important de connaître les forces des gens pour tirer le meilleur parti du potentiel de son équipe. « Au début de ma carrière, j'ai lu le livre StrengthsFinder 2.0 qui m'a ouvert les yeux. J'ai également demandé à mon équipe de le lire, puis nous avons fait des jeux de rôle pour réfléchir à la manière d'utiliser les forces de chacun pour mettre en œuvre des projets. » 7. Donnez-leur l'occasion d'exposer un travail Bill Winn, chargé des relations publiques digitales et des médias de Inseev Interactive, une agence marketing de San Diego, connaît une astuce pour créer un climat de camaraderie au sein d'une équipe : soumettez-les au stress que suppose le fait de parler en public. « Demandez à l'équipe de préparer et d'exposer une présentation face à un public large », suggère-t-il. « Laissez-leur choisir un thème en lien avec un nouveau processus, un outil, de bonnes pratiques ou un développement dans votre secteur, ou bien avec une étude de cas de clients. Laissez l'équipe décider qui dirigera le projet et comment elle s'organisera. Assurez-vous que chaque membre de l'équipe se charge d'un aspect de la présentation pour que chacun ait une responsabilité et puisse se tenir devant l'auditoire et exposer sa partie. Étant donné que beaucoup de gens ont peur de parler en public et qu'ils ont besoin de faire des recherches pour produire une belle présentation, ceci est un excellent moyen de favoriser la collaboration et le travail d'équipe. De plus, les avantages de cet exercice perdureront bien après la fin de la présentation. » 8. Montez le son de la playlist du jour Jordan Wan, fondateur et directeur général de CloserIQ, développe le travail en équipe en créant une atmosphère joviale au sein de son entreprise — la musique est un vecteur idéal pour cela. « La musique est une excellente façon de créer une culture et de rendre l'espace de travail agréable. Essayez une séance improvisée le lundi matin et encouragez les gens à parler de leur propres goûts musicaux. » Astuces pour la collaboration en vue d'une meilleure exécution 9. Argumentez dès le début Airto Zamorano, directeur général de Becker Ears, Nose, and Throat Center, met au défi son équipe de négocier les responsabilités avec lui dès le départ : « lors de l'étape de planification, nous encourageons les gens à questionner certains aspects du plan afin d'éliminer des tâches inutiles ou de l'adapter, le cas échéant. ». Je plaisante avec eux en leur disant : « argumentez autant que vous voudrez le premier jour, mais après ça on s'en tient tous au plan choisi ! ». C'est une approche qui les convainc. Lorsqu'ils prennent part à la planification et sentent qu'ils exercent un contrôle sur leur travail, les gens font preuve d'un grand sens des responsabilités. » 10. Faites très tôt des analyses de concept Brad Palmer, directeur général et co-fondateur de Jostle Corporation, propose un moyen d'impliquer les parties prenantes du projet, avant même qu'un produit soit viable : « Effectuer des analyses de concept informelles réunissant les parties prenantes dès le début du projet. Ainsi, on clarifie les exigences, on détecte les difficultés et on élargit la réflexion dès le départ. Partager les idées grâce à des résumés ou des ébauches aboutit à des contributions beaucoup plus constructives et créatives. Les gens hésitent beaucoup plus à critiquer un projet terminé qui a déjà été soumis à révision. » 11. Laissez-les gérer leur projet eux-mêmes Tyler Benedict, fondateur et éditeur de BikeRumor.com, a trouvé un excellent moyen de gérer le flux quotidien des communiqués sur les produits et les demandes des auteurs (aussi bien internes qu'externes) en vue de confier des tâches. Au lieu d'avoir une personne qui distribue le travail, il a créé une boîte de réception des tâches en attente, à laquelle il a donné accès à toute l'équipe. « Ainsi, les différents éditeurs peuvent tout simplement y envoyer des informations et les auteurs y ont accès dans l'ordre de leur arrivée pour écrire leurs articles », dit-il. Il leur suffit de choisir les communiqués lorsqu'ils sont prêts à travailler et à les supprimer de la boîte de réception partagée. » 12. Créez des manuels de stratégie Steven Benson, fondateur et directeur général de Badger Maps, pense que la clé pour promouvoir la collaboration est de mettre à disposition des gens une plateforme leur permettant d'apprendre les uns des autres. « Cette stratégie fonctionne particulièrement bien lorsque beaucoup de membres d'une équipe réalisent le même type de tâches, c'est par exemple le cas des équipes commerciales. Nous avons partagé des présentations sur Google que tout le monde peut modifier et qui sont classées par thème. Lorsque quelqu'un se pose une question ou trouve une solution, il peut créer une diapositive sur le sujet pour que tout le monde puisse en profiter. Étant donné que nous effectuons une classification par poste, ces ressources se sont par ailleurs avérées extrêmement efficaces pour intégrer rapidement les nouveaux employés à l'équipe. » Mais ce n'est pas tout ! 18 conseils supplémentaires d'experts en collaboration Vous cherchez des conseils plus concrets sur la manière de transformer votre équipe indisciplinée en une unité d'élite efficace ? Lisez cet article : 18 conseils d'experts pour que votre équipe collabore de manière efficace.
5 conseils pour éviter à votre équipe des erreurs de communication
Le mélange des différents points de vue et personnalités, que chaque personne apporte dans un groupe, contribue à rendre une équipe excellente. Mais ces différences signifient aussi que des incompréhensions et des malentendus peuvent surgir à tout moment. Et lorsque cela se produit, une certaine tension peut naître au sein de votre équipe, risquant ainsi de compromettre le succès de votre projet, voire même, de votre organisation. Lorsque la communication au sein de votre équipe commence à se détériorer, que faites-vous ? Et comment faites-vous pour réduire le nombre d’incidents en chemin ? Chez Wrike, un des principaux objectifs est de simplifier la communication des équipes pour travailler ensemble. D’autant plus que nous sommes une équipe dispersée et que nous avons connu notre lot d’erreurs de communication. Voici les solutions et les stratégies de communication que nous avons tirées de notre expérience au cours de ces dernières années. Définissez préalablement les objectifs et les attentes La collaboration se passe bien mieux si tout le monde est sur la même longueur d’onde. Ne quittez donc pas les réunions ou les sessions de remue-méninge en pensant que chacun connaît bien les rôles, les actions à mener, les délais et les objectifs. Vous pourriez finir par entendre « n’était-ce pas à Jeff de s’occuper de ça ? » ou « je croyais que c’était à terminer pour la semaine prochaine. » Reportez par écrit les actions à mener, les tâches et les délais lors des réunions. À la fin de chaque réunion, rappelez brièvement les responsabilités et délais de chacun et envoyez une note de suivi pour que tout le monde soit totalement sûr des étapes à suivre. Encore mieux, assignez des tâches avec votre logiciel de gestion du travail. Grâce à Wrike, le Monterey Bay Aquarium (Aquarium de la baie de Monterey) peut définir les priorités au début de chaque projet pour que les membres de l’équipe puissent avoir accès aux références et savoir exactement ce qu’ils doivent faire. Katy Scott, responsable de l’apprentissage numérique au Monterey Bay Aquarium a déclaré : « Savoir clairement quel est l’objectif pour ensuite travailler dessus fait partie intégrante d’une progression continue. » Arrêtez d’envoyer des e-mails... Trop de messages, trop de pièces jointes, trop de commentaires imprécis sans contexte clairement défini... L’e-mail favorise les erreurs de communication. De plus, tout ce désordre numérique provoque un stress qui n’est pas nécessaire ! Transférez les communications de votre équipe vers votre outil de gestion du travail, qui vous permet de discuter du travail et de joindre des fichiers associés directement à la tâche. Ou optez pour des applis de messagerie instantanée destinées aux équipes telles que Slack ou HipChat qui vous permettent de créer des fils de discussion professionnels propres à un service ou à un projet. « Sans Wrike, vous êtes noyés sous les e-mails. Avec Wrike, vous disposez d’un emplacement centralisé accessible par toutes les parties prenantes et les créateurs de contenus pour communiquer : définissez un calendrier, un contenu, un design ou regroupez des problèmes. » - Brian Lam, coordinateur des opérations marketing chez Hootsuite ...ou augmentez votre productivité grâce aux e-mails Pour certaines équipes, réduire le nombre de communications par e-mails est simplement irréaliste. Mais de petits ajustements sur l’utilisation des e-mails peuvent grandement améliorer la communication au sein de votre équipe. Tout d’abord, l’objet du message doit être clair et concis. Si une personne ne lit que l’objet du message, sait-elle exactement ce que vous attendez d’elle ? Cela permet à tout le monde de parcourir sa boîte de réception et de définir efficacement quelles sont les priorités, sans avoir à ouvrir chaque message, et cela facilite les futures recherches de message. Autre astuce : si vous répondez à un long fil d’e-mails ou que vous ajoutez un nouveau participant, résumez les éléments clés au début de l’e-mail sous forme de liste à puce ou de liste numérotée. Une personne peut alors facilement intégrer une conversation et comprendre rapidement et précisément ce qui est attendu d’elle. Découvrez le type de communication préféré de votre équipe Certains membres de votre équipe voudront régler la situation à l’oral ou proposer des idées sans en parler au groupe entier. D’autres préféreront écouter et réfléchir sur ce que les autres ont à dire, pour ensuite noter leurs idées sur une feuille. Découvrez les préférences de communication de chaque membre de votre équipe et essayez de vous y plier dès que c’est possible. En faisant cela, vous leur permettrez de partager leurs opinions plus efficacement pour que leurs collègues entendent réellement ce qu’ils ont à dire. Créez une base de connaissances Vous ajoutez peut-être un nouveau membre à l’équipe qui doit assimiler rapidement les techniques à utiliser. Ou peut-être que vous souhaitez enregistrer les enseignements reçus pour améliorer la façon dont votre équipe travaille. Ou vous souhaitez juste éviter les malentendus en donnant à votre équipe des informations professionnelles précises. Quelle que soit la raison, faciliter l’enregistrement et le partage de connaissances pour votre équipe est un réel moyen d’améliorer la communication. Chez Wrike, nous utilisons une base de connaissances interne qui permet à tout le monde d’accéder facilement aux informations actualisées, à des instructions précises et à des modèles qui permettent de gagner du temps. Voici comment fonctionne notre base de connaissances interne : Chaque fragment d’information ou d’enseignement reçu est stocké dans une tâche et enregistré dans le dossier de la base de connaissances, qui est partagé avec l’ensemble de l’entreprise. Ces tâches ne sont pas attribuées et restent en attente (aucune date d’échéance ne leur est associée). Elles sont donc toujours accessibles en tant que référence. Chaque élément est inclus dans des sous-dossiers relatifs aux services ou aux projets. Puisque les tâches peuvent être modifiées dans plusieurs dossiers en même temps, nous n’avons pas besoin de chercher dans chaque dossier pour trouver l’élément qui nous intéresse ou risquer de passer à côté d’une information utile cachée dans le dossier d’une autre équipe. Pour simplifier un référencement, les fichiers associés sont directement joints aux tâches, avec un affichage clair des versions, ce qui permet d’avoir en tout temps des informations et des instructions à jour. Techniques + Outils = Meilleure communication au sein de l’équipe Nul besoin d’être voyant pour avoir une bonne communication avec votre équipe (même si cela aiderait sûrement). L’application de ces stratégies simples, en compléments de bons outils de communication et de collaboration, favorise les relations au sein de votre équipe, encourage le partage de nouvelles idées et de bonnes pratiques et améliore le processus (et les résultats !) de collaboration au sein de l’équipe. Sources : Inc.com, FastCompany.com
Un guide de gestion des différentes personnalités dans une équipe
Comment pouvez-vous gérer efficacement les différentes personnalités dans votre équipe, si possible sans frustration, ni jérémiades, ni complaintes ? Voici six stratégies essentielles pour une collaboration cohésive.