Vous êtes responsable d’une grande équipe de projet avec des habitudes de travail, des styles et préférences diversifiés. Des couches-tard et lèves-tôt aux planificateurs et temporisateurs, votre équipe vous semble être un grand mélange d’une douzaine d’approches différentes.
D’une part, vous appréciez les différentes perspectives et nouvelles idées inhérentes à la diversité. Mais à part ça ? Eh bien, vous rencontrez souvent des dynamiques assez complexes à gérer :
- Un membre d’équipe veut établir un plan avant d’entamer une progression méthodique, alors qu’un autre veut tout de suite se mettre au travail.
- L’un veut établir une communication continue par e-mail, messagerie instantanée et réunions, alors que l’autre préfère la tranquillité pour être productif.
- L’un préfère les bagels, l’autre les beignets.
Soyons réalistes, les différences sont sans fin. En fait, un bon chef de projet saura comment mobiliser les membres de son équipe, unifier leurs forces et exploiter leurs différences pour créer une équipe solide et performante.
Distinction de chaque membre d’une équipe de projet
D’abord, qu’est-ce qu’une personnalité ? Selon le Professeur John Mayor, expert en personnalité, cité dans un article de Fox Business, « la personnalité est un système évolutif organisé d’un individu qui représente l’action collective des principaux sous-systèmes psychologiques de cet individu ».
Soit, « en termes simples, je pense que la personnalité est le moteur inhérent de notre façon d’agir », affirme le Dr. Woody Woodward, auteur de l’article de Fox Business. « C’est la disposition naturelle sur laquelle nous reposons lorsque toutes les autres forces externes sont prises en compte ».
Évidemment, cela implique une multitude de possibilités pour les rôles attribués à chacun dans une équipe. Repensez à l’époque où vous deviez réaliser un projet de groupe à l’école et aux différents caractères des membres de votre équipe :
- Il y avait le travailleur, celui qui se devait de se concentrer sur la tâche et d’effectuer le travail à temps.
- Il y avait le temporisateur, qui profitait de la réussite de ses autres partenaires de projet et qui se désintéresse des échéances jusqu’au dernier moment.
- Et bien sûr, il y avait les membres de groupe trompeurs. « Ce sont les personnes qui disent les bonnes choses et affirment être bien avancées dans leur travail, puis vous laissent tomber à la dernière minute », affirme Elizabeth Harrin, experte en gestion de projet et auteur du blog A Girl's Guide To Project Management.
Le problème de personnalités dans une équipe de projet
Avec tout un éventail de méthodes, priorités et préférences au sein d’une équipe, vous savez que les inconvénients et les retombées sont inévitables. Le principal étant :
« Le conflit ! », affirme Harrin. « Des styles de travail différents peuvent créer des conflits simplement par le fait que les membres ont des attentes différentes. »
Hey, et la bonne nouvelle ?
Évidemment, cela n’implique pas qu’une équipe diversifiée est une mauvaise chose et que vous devez forcément créer un groupe de clones avec le même état d’esprit. Outre les obstacles, une équipe dotée de personnalités et de styles de travail différents présente de nombreux avantages, dont un essentiel.
« Si l’équipe est trop homogène, elle tend à s’accorder sur le mode de résolution des problèmes et de réalisation des projets », explique Susanne Madsen, coach en direction de projet, formatrice et auteur des livres The Project Management Coaching Workbook et The Power of Project Leadership.
« Cela peut établir un environnement de travail agréable, mais peut aussi impliquer que l’équipe ne se surpasse pas assez », ajoute-t-elle. « Avec des types de personnalités différentes, l’équipe devra toujours se surpasser pour trouver le meilleur moyen de travailler. »
Comment gérer différentes personnalités dans une équipe de projet
Comment pouvez-vous efficacement gérer ces différentes personnes, si possible sans frustration, ni jérémiades, ni complaintes ? Voici les choses à savoir :
1. Familiarisez-vous avec l’équipe
Vous aurez du mal à diriger si vous ne connaissez pas ou ne comprenez pas vos collaborateurs.
« Si vous comprenez comment ils aiment travailler, communiquer, être délégués, réaliser les tâches, participer aux réunions, soit leur mode de fonctionnement, alors vous pourrez mieux gérer les singularités, résoudre les conflits naissants et diriger l’équipe », affirme Harrin.
Il peut être facile d’être dupé par les présomptions sur les différents membres de l’équipe. Peut-être concluez-vous trop vite que deux membres travailleront bien ensemble, alors qu’en fait, ils sont trop identiques pour pouvoir se compléter. Ou peut-être pensez-vous que votre suivi fréquent d’un individu donné lui est utile, alors qu’en fait, cela ne fait que le retarder dans son travail.
Évaluez d’abord, traitez ensuite
Pour vraiment saisir les différents individus de votre équipe, vous devez réaliser une évaluation pour déterminer les points forts individuels. Des indicateurs Myers-Briggs aux compétences Lominger, de nombreux outils existent pour vous permettre de mieux saisir les points forts de chaque membre.
« Mon préféré est l’outil d’évaluation StrengthsFinder », explique Sarah Shin, directrice des RH de Wrike. « Je pense qu’il est le plus accessible et peu théorique. »
Les détails de ces évaluations peuvent varier selon vos choix, mais les bases sont invariables : les membres de l’équipe répondent à une série de questions, puis obtiennent leur profil ou la liste de leurs points forts.
Dans le cas de StrengthsFinder, ils découvrent leurs 5 principaux points forts. Plus qu’une formalité, ces évaluations génèrent des rapports pouvant considérablement aider les membres de l’équipe à se comprendre pour ainsi créer un groupe plus productif.
Shin ajoute que les équipes y ont répondu favorablement. « Je pense que c’est un point de connexion supplémentaire. Vous pouvez renforcer vos connaissances sur vos collaborateurs, interagir avec eux et accélérer les activités en comprenant leur mode de traitement des données. Finalement, c’est la clé pour un lieu de travail amusant et très productif. »
En tant que responsable, comment pouvez-vous exploiter ces outils et évaluations ? Ils offrent un piston pour déterminer la personne adaptée à des tâches données. Si vous cherchez des idées, vous saurez quelle personne contacter selon ses points forts. Mais, vous vous référerez à un autre groupe de personnes si vous voulez réaliser un projet conformément aux échéances.
« C’est le cercle final », affirme Shin. « Vous ne pourrez pas affecter un commercial à un poste de bureau pour traiter des chiffres. »
2. Exploitez leurs points forts
Sur ce, si vous avez déjà essayé de déguiser un éléphant en lapin, vous savez que ça ne finit en général jamais bien. Alors, pourquoi essayer de faire pareil pour votre équipe de projet en forçant votre meilleur élément analytique à gérer la recherche d’idées créatives, ou le temporisateur confirmé à se concentrer sur la planification du projet ?
Vous devez plutôt établir une approche et un plan exploitant les points forts respectifs des membres de l’équipe. Ne soulignez pas leurs défauts ! Utilisez les enseignements de la première étape pour établir une stratégie et tirer le meilleur parti de chaque membre.
« Un point fort désigne tout élément générant constamment et facilement des performances 'presque parfaites' dans une activité donnée », écrit Paul O’Keefe, Président d’Edge Training Systems, dans un article de blog. « Une activité éreintante, même bien réalisée, n’est pas un point fort. »
Une grande majorité des entreprises américaines ne se concentrent pas sur les points forts
Pourquoi les points forts sont si importants ? L’entreprise de conseil en gestion axée sur les données, Gallup, affirme qu’il est plus efficace de renforcer les points forts que d’améliorer les faiblesses. Elle a conçu l’Indice d’orientation des points forts pour tester les employeurs et découvrir combien s’intéressent assez aux points forts des employés.
L’indice comprend 4 affirmations que les travailleurs devront noter selon leur avis, de la note Entièrement d’accord à Pas du tout d’accord. Les voici :
- Chaque semaine, je définis des objectifs et attentes selon mes points forts.
- Je peux citer les points forts de 5 de mes collègues.
- Ces 3 derniers mois, j’ai eu une discussion constructive avec mon superviseur au sujet de mes points forts.
- Mon entreprise s’engage à renforcer les points forts de chaque collaborateur.
Résultats : seulement 3 % des participants ont affirmé être entièrement d’accord avec les 4 éléments de l’indice.
« Ce faible niveau d’approbation indique que la grande majorité des entreprises américaines ne font pas d’effort pour inciter les employés à utiliser leurs points forts – c’est une négligence dispendieuse », affirme l’auteur et éditrice Susan Sorenson dans l’article joint à l’étude de Gallup. « Si les employés voient que leur entreprise les encourage à tirer le meilleur parti de leurs points forts, ils seront plus motivés à fournir des efforts discrétionnaires, une meilleure éthique de travail et plus de zèle et d’engagement. »
Parfois, cette approche axée sur les points forts dans un projet peut même signifier qu’une personne veuille s’éloigner de ses tâches habituelles, ce qui est tout à fait normal. Après tout, si votre graphiste connaît une personne qui pourrait être le sponsor idéal du grand événement que vous planifiez, pourquoi ignorer cette ressource utile ?
« Une fois familiarisé avec les membres de votre équipe, vous pouvez les organiser à votre meilleur avantage », affirme Harrin. « Un projet nécessite tous types d’individus pour marcher et mieux représenter les groupes d’utilisateurs finaux. Tirez le meilleur parti des compétences à votre disposition. »
3. Établissez un environnement positif
Vous voulez un environnement de travail joyeux, comblé et solidaire pour votre équipe ? Pour cela, vous devez préciser que le manque de respect ne sera pas toléré. Dès que vous laissez ce comportement régner dans votre équipe, vous êtes voué à l’échec, aux conflits et à une baisse considérable de la productivité et de l’engagement des employés.
Une étude Harvard Business Review menée auprès de plus de 20 000 travailleurs dans plusieurs secteurs a montré que les employés se sentant « respectés par leur employeur » rapportaient une hausse de 92 % de leur concentration et hiérarchisation des tâches, de 56 % de la santé et du bien-être, et de 55 % de leur engagement au travail.
Laissez-les partager leurs inquiétudes
Dans une autre étude réalisée par les auteurs du livre à succès Crucial Conversations du New York Times, 95 % du personnel des entreprises ont indiqué avoir des difficultés à partager leurs inquiétudes avec leurs collègues.
Cette hésitation à communiquer entraînera le non-partage d’idées et des relations tendues dans votre équipe, ce qui est loin d’être votre objectif. Cela n’implique pas que les critiques sont indésirables. Leur formulation doit simplement être constructive, encourageante et profitable au projet.
Rappelez-vous que votre but est de stimuler un environnement collaboratif et une culture de partage positive où chacun se sent à l’aise et confiant sur sa participation. Veiller à garantir la responsabilisation et le soutien de l’équipe assurera le renforcement de l’estime de soi et l’engagement au travail.
« Le meilleur avantage concurrentiel dans l’économie moderne est un esprit positif et engagé », a affirmé Shawn Achor, auteur sur le bonheur, cofondateur et PDG de GoodThink et animateur TED Talk, dans un précédent article du blog de Wrike. « Un esprit humain positif a un avantage indu sur ce même esprit s’il est négatif ou neutre. En étant positifs, nous enregistrons une hausse de 31 % de la productivité, une augmentation de 40 % de nos chances de promotion, une baisse de 23 % des symptômes liés au stress, une hausse de 37 % des ventes, etc. »
Regardez la vidéo TED Talk de Margaret Heffernan qui porte sur les superpoules (superstars) et sur la façon dont la cohésion sociale accélère la réussite, au lieu d’être un obstacle pour la productivité d’autrui.
4. Posez des questions
Tomber dans le piège des présomptions est dangereux. Vous ne pouvez pas simplement conclure que tout se passe bien au sein de votre équipe juste par l’absence de disputes. Vous devez plutôt tâter la situation dans l’équipe en réalisant un suivi régulier auprès de celle-ci.
« Selon moi, il faut stimuler l’intelligence émotionnelle, et pas seulement se concentrer sur les détails pratiques d’un projet », explique Madsen. « À chaque réunion de l’équipe, passez quelques minutes pour socialiser et demander des nouvelles de chacun. Mettez rapidement tout le monde à l’aise pour partager librement les idées et soucis. »
De plus, Madsen suggère que les chefs de projet devraient également traiter différentes questions avec toute l’équipe, notamment :
- Comment se porte notre niveau de collaboration ?
- Quelles sont les règles de base ?
- Comment pouvons-nous améliorer notre mode de communication et de prise de décisions ?
Pour cela, et sans forcer ou rendre la chose pénible, le plus simple consiste à faire un bref contrôle de l’ambiance au début de chaque réunion. Instaurez un environnement détendu et laissez chacun participer et exprimer ses idées.
« Vous pouvez en apprendre beaucoup sur une personne en lui posant des questions simples et ouvertes et en écoutant bien ses réponses », affirme l’auteur et formateur en gestion des performances, Marcus Buckingham, dans un article du Harvard Business Review.
5. Formulez les différences de manière positive
La mentalité est un critère vraiment puissant. En fait, une étude sur des étudiants en médecine réalisée par le Professeur en psychologie de l’Université de Stanford, le Dr. Carol Dweck, a montré que les étudiants adoptant une mentalité limitée selon laquelle « il était impossible d’avoir mieux » ont eu des notes inférieures à ceux qui pensaient qu’il était possible de s’améliorer – soit une mentalité d’évolution.
La mentalité ayant un rôle important, vous devez faire des efforts concertés pour formuler les différences dans votre équipe de manière positive.
Au lieu de dire, « Jimmy ne peut pas gérer les feuilles de calcul, car il est nul en Excel », dites plutôt, « Comme Jimmy est si créatif, je pense qu’il devrait gérer la conception des graphiques à intégrer ».
C’est peut-être un changement infime, mais l’impact est grand sur le comportement général et la vision de votre équipe.
6. Donnez l’exemple
Il n’y a rien de pire qu’un responsable disant « faites ce que je dis, pas ce que je fais ». Évidemment, ce n’est pas le modèle à suivre.
En plus de faire preuve d’un comportement adéquat envers votre équipe de projet, votre manière de traiter autrui peut avoir un fort impact sur le moral et la productivité des autres membres. Une étude de Gallup a indiqué que le comportement des responsables conditionnait directement au moins 70 % des écarts des notes d’engagement des employés.
Si vous faites clairement preuve d’engagement, de sociabilité et de bienveillance en tant que responsable, les autres membres de l’équipe imiteront cela, et deviendront eux-mêmes plus engagés et productifs.
« Rappelez-vous, de bons leaders traitent les membres de l’équipe comme ils veulent être traités, même s’ils sont différents », affirme Peter Barron Stark dans son article sur la gestion de différentes personnalités d’employés.
Gestion des conflits dans une équipe de projet
Même les chefs de projet les plus performants savent que des conflits sont voués à se produire, malgré tous leurs meilleurs efforts. En effet, selon un rapport de CPP Global, les conflits de personnalité sont cités comme la cause principale des conflits sur le lieu de travail, avec 49 % de tous les cas de conflits professionnels signalés.
« Rappelez-vous que les conflits ne sont pas toujours néfastes », conclut Madsen. « Ils sont nécessaires pour établir les meilleures conditions de travail et exploiter les points forts de chacun. L’important c’est la manière dont vous gérez les conflits. Le chef de projet doit encourager ses subordonnés à présenter leurs différentes perspectives pour que l’équipe puisse respectueusement considérer les pour et les contre de chaque option, puis convenir des mesures à prendre. »
Conclusion
Il est indéniable qu’une gestion efficace des différents rôles, personnalités et styles de travail inhérents à une équipe de projet peut s’avérer difficile. Mais, cela ne signifie pas que vous devez vous résigner à une équipe entièrement homogène ou à gérer des conflits perpétuels.
En tant que chef de projet, essayez de comprendre votre équipe, de suivre régulièrement le progrès et l’atmosphère, et de formuler les différences de chacun de manière positive et respectueuse. Suivez ces étapes, et vous aurez une équipe performante, productive et diversifiée, sans plaintes, ni crêpage de chignon, ni cris.
Au sujet de l’auteur
Kat Boogaard (@kat_boogaard) est une écrivaine basée dans le Midwest (É-U). Elle aborde des sujets liés au travail, au développement personnel et au mode de vie des travailleurs indépendants. Elle est chroniqueuse pour Inc., écrit des articles pour The Muse, est rédactrice pour la section Travail de The Everygirl et collabore à de nombreuses publications sur la toile.
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