Vous vous demandez comment organiser et gérer plusieurs projets à la fois ? Commencez par utiliser des techniques efficaces pour la gestion des délais.
La gestion des délais est le processus par lequel les chefs de projet marketing organisent, hiérarchisent et planifient leur charge de travail dans un délai limité. Pour que les clients et les consommateurs disposent d'un contenu de qualité dans les délais impartis, il faut jongler avec des priorités concurrentes, gérer les demandes de dernière minute et affecter efficacement les ressources disponibles.
Apprenez à faire tout cela et bien plus encore grâce à ces conseils et astuces de gestion des délais.
Comment gérer au mieux plusieurs projets et délais ?
La meilleure façon de gérer plusieurs projets est d'apprendre à établir des priorités entre des échéances qui se chevauchent ou sont en conflit. Vous devez également examiner de plus près la manière dont vous affectez les ressources aux projets concurrents.
Grâce au suivi des tâches, au partage des notes d'historique des clients et aux tableaux de bord offrant un aperçu des calendriers de tous les projets actifs, Wrike vous aide à gérer de multiples délais.
Effectuez le suivi des tâches à l'aide de blocs à code couleur que vous pouvez glisser et déposer sur les calendriers des projets. Chaque tâche doit avoir ses propres priorités et dépendances, ce qui est facile à visualiser sur un diagramme de Gantt (l'un des meilleurs outils pour respecter les délais au travail, soit dit en passant). Demandez aux membres de l'équipe de mettre à jour chaque étape au fur et à mesure qu'ils la terminent afin de déclencher des notifications automatiques pour les étapes suivantes.
Partagez les notes sur l'historique des clients au sein de votre équipe grâce à une plateforme de gestion du travail que chacun peut utiliser pour rester en phase. Référez-vous rapidement aux détails des appels téléphoniques et autres communications pour vérifier les délais et vous faire une idée de l'urgence du client.
Visualisez les calendriers de tous les projets actifs au sein d'un seul et même tableau de bord. Identifiez les éventuels obstacles tels que les tâches qui se chevauchent, les employés surchargés ou sous-utilisés et les tâches en retard. Anticipez ces problèmes avant même qu'ils ne surviennent en obtenant une vue d'ensemble de tout ce qui se passe au même moment.
Comment hiérarchiser les projets ?
Décidez du projet à prioriser par une évaluation simple qui permet de déterminer deux valeurs clés : l'urgence et l'importance. Appelée matrice d'Eisenhower, cette solution d'établissement des priorités comporte quatre catégories distinctes couvrant tous les projets et tâches.
Déterminez à laquelle de ces catégories appartient chacun de vos projets et classez-les en conséquence :
- Urgent et important : ces projets s'accompagnent de délais stricts et courts, et bien souvent d'estimations de recettes plus importantes. Ils aident votre entreprise à se rapprocher de ses principaux objectifs commerciaux.
- Urgent mais pas important : ces projets s'accompagnent de délais stricts et courts, et concernent des missions à moindre potentiel de revenus, telles que les projets ponctuels ou les services à prix réduit.
- Important mais pas urgent : les délais pour ces projets s'inscrivent dans le moyen et long terme. Ils doivent absolument être réalisés, mais ils offrent beaucoup plus de flexibilité et de liberté.
- Pas urgent et pas important : sans délai précis et sans impact direct sur les résultats finaux, les projets et tâches de cette catégorie sont considérés comme des désirs et non des besoins. Éliminez-les si possible ou mettez-les en attente jusqu'à ce que tous les autres éléments de la liste soient achevés. Il est probable que les seuls projets se retrouvant dans cette catégorie soient des activités internes.
Comment hiérarchiser plusieurs projets ayant la même échéance ?
Pour hiérarchiser plusieurs projets ayant la même échéance, déterminez d'abord quel projet génère le plus de revenus. Ensuite, déterminez quel projet comporte le plus d'étapes ou nécessite une attention particulière pour des tâches plus complexes ou plus longues.
Découvrez la meilleure façon de gérer plusieurs projets avec l'une de ces méthodes efficaces :
1. Commencez par la fin
Remontez de la dernière tâche du projet à la première. Commencez à la date d'échéance et affectez à chaque tâche son propre calendrier afin de pouvoir évaluer correctement le temps que cela prendra.
2. Utilisez un outil visuel
Adoptez un outil de gestion de projet tel que Wrike qui propose un codage couleur, des mises à jour de tâches individuelles et des tableaux de bord offrant une vue d'ensemble en temps réel.
3. Obtenez l'approbation
Utilisez votre outil de gestion de projet pour partager les ébauches de calendrier de projet avec vos clients et les membres clés de votre équipe. Ainsi, les clients peuvent vous dire s'ils sont d'accord avec le plan avant que vous ne commenciez. Pour leur part, les membres de l'équipe peuvent repérer les obstacles ou évaluer la faisabilité des demandes du client compte tenu du reste de leur charge de travail.
4. Affectez un délai à chaque tâche individuelle
Indiquez le temps que prendra chaque tâche lorsque vous la confiez aux membres de l'équipe. N'oubliez pas d'éliminer les tâches moins urgentes et moins importantes.
5. Accordez-vous une marge
Palliez aux erreurs de planification en apprenant comment estimer le temps avec plus de précision. Pour vos fourchettes de temps, prévoyez une marge allant de un quart à quatre fois plus que l'effort prévu pour le projet ou la tâche. Appuyez-vous sur les données historiques pour comparer les estimations aux efforts réalisés lors de projets et tâches similaires antérieurs.
Domptez la gestion des délais pour les spécialistes du marketing
Maintenant, vous savez exactement comment jongler avec plusieurs délais, hiérarchiser les projets à l'aide de la matrice d'Eisenhower et programmer les projets dont les calendriers se chevauchent.
Alors, combinez vos nouvelles connaissances en matière de gestion des délais avec Wrike. Faites un essai gratuit de deux semaines pour tester les conseils ci-dessus et organiser le calendrier de votre projet, quelle que soit sa complexité !
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