Chaque projet pris en charge par votre équipe semble radicalement différent, que ce soit au niveau des membres d'équipe, des échéances, des besoins ou des objectifs.
Cependant, ces divers projets ont plus en commun que ce que vous pensez. Ils ont tous un début, un milieu et une fin qui suivent un processus reproductible.
Alors, comment pouvez-vous tirer le meilleur parti de cet enchainement chaque fois similaire et réussir parfaitement chaque phase, quelles que soient les spécificités de votre projet ? Explorons le cycle de vie caractéristique de la gestion de projet et comment vous et votre équipe pouvez maximiser chaque phase pour créer un projet exemplaire.
Phases du cycle de vie de la gestion de projet
Commençons par les principes de base. Le Project Management Book of Knowledge (PMBOK) définit le cycle de vie d'un projet comme suit : « série de phases par lesquelles passe un projet de son lancement à sa clôture. »
Le diagramme standard du cycle de vie d'un projet comprend 5 phases :
- Lancement
- Planification
- Exécution
- Contrôle et suivi
- Clôture
Ces 5 phases du cycle de vie sont généralement réalisées dans cet ordre lorsqu'un nouveau projet démarre, mais ce n'est pas obligatoire. Par exemple, si un changement vient légèrement modifier le cours de votre projet, vous retournerez probablement à la phase de planification pour prendre en compte ce changement, mais sans revenir à la phase de lancement.
C'est précisément ce niveau de flexibilité qui facilite grandement la gestion des changements en cours du projet.
Quelle est l'importance du cycle de vie des projets ? Cet ensemble de phases peut sembler être une formalité, mais celles-ci peuvent être très utiles. Elles offrent une approche structurée de gestion d'un projet de A à Z. Vous bénéficiez ainsi de rôles et de responsabilités plus clairs, d'une communication rationalisée et, au final, d'une formule reproductible qui mène à la réussite des projets (avec moins d'oublis et de passes manquées !).
Maintenant que vous connaissez l'essentiel, penchons-nous sur chacune des phases et examinons des exemples de cycle de vie de projet.
Phase #1 : lancement
Pour bien comprendre chaque phase de ce cycle, prenons l'exemple de la construction d'une maison. Lors de la phase de lancement de la construction de votre maison, vous vous consacrez à des tests sur le sol, à l'identification des exigences légales et des éventuelles interdictions en vigueur dans le quartier.
En d'autres termes, cette phase peut être considérée comme une phase préparatoire, au cours de laquelle vous vérifiez que le projet est viable avant d'investir trop d'énergie dans la planification et les tâches associées.
Dans un contexte professionnel, cette phase comprend la définition du projet, l'analyse de sa rentabilité, l'identification des parties prenantes et l'obtention des approbations appropriées.
Exceller dans cette phase :
Ne sous-estimez pas l'importance de cette phase de lancement. Il serait tentant de penser qu'elle ne comporte pas de vraies tâches, mais c'est à ce moment-là que vous jetez les bases d'un projet réussi.
Commencez par créer une charte de projet, qui décrit votre vision initiale du projet, ainsi que son périmètre et ses contraintes.
Cette pièce du puzzle est particulièrement importante car il est facile de perdre de vue pourquoi certains projets sont importants lorsque les tâches et les échéances s'accumulent. En effet, seuls 55 % des personnes impliquées dans des projets — responsables d'équipe et chefs de projet — pensent bien comprendre les objectifs de leur entreprise à travers les projets lancés.
La charte de votre projet doit mettre en avant les avantages réels dont bénéficiera l'entreprise à travers ce projet. Vous et votre équipe aurez ainsi moins tendance à perdre de vue l'objectif final et veillerez à ce que votre projet passe en priorité dans les tâches confiées à vos collaborateurs.
La rédaction d'une charte du projet vous facilitera la vie lorsque vous devrez le présenter à vos responsables pour qu'ils l'approuvent.
Phase #2 : planification
Reprenons notre exemple de construction de maison. Lors de la phase de planification, vous dessinez les plans, finalisez votre budget et définissez une date d'emménagement.
Nous ne soulignerons jamais assez l'importance d'une planification minutieuse. Encore trop d'équipes et d'entreprises sautent cette étape pour se mettre directement au travail. Une étude de la Cour des comptes des États-Unis a montré que 49 % des 840 projets financés par le gouvernement fédéral ne sont pas correctement planifiés ou exécutés, ou les deux à la fois.
L'énergie et le temps passés dans la phase de planification sont pourtant bien investis. Aucun doute à avoir, ils vous feront gagner beaucoup de temps et vous éviterons de nombreuses situations compliquées dans la suite du projet. Après tout, commenceriez-vous à utiliser un marteau sans plan pour vous guider ?
Exceller dans cette phase :
Une phase de planification minutieuse nécessite de prendre en compte les nombreux éléments relatifs à votre projet, notamment (mais pas seulement) :
- Rôles et responsabilités clés
- Indicateurs de réussite
- Risques et goulots d'étranglement potentiels
- Attentes en matière de communication d'équipe
- Échéance finale du projet
Tous ces éléments logistiques doivent être rassemblés dans un plan de projet détaillé que vous partagerez avec l'ensemble de l'équipe à l'occasion de la réunion de lancement et qui servira de référence tout au long du projet.
En parlant de réunion de lancement, ce genre de rassemblement doit être considéré comme indispensable pour la réussite de cette phase de lancement.
Pendant votre réunion de lancement, vous et toute votre équipe de projet discuterez des éléments clés du plan de projet (notamment les différentes responsabilités, les directives de communication et les moyens de savoir que le projet est une réussite). Vous pouvez aussi décider du logiciel de gestion du cycle de vie du projet et des autres outils que vous utiliserez pour rationaliser le processus.
Rappelez-vous que cette réunion est l'occasion de faire passer votre message et de montrer la direction à prendre. Prévoyez beaucoup de temps pour les questions et commentaires des autres membres de l'équipe afin d'être en mesure de clarifier et rassurer de façon proactive. Vous sortirez tous de la réunion avec des attentes partagées au sujet du projet et de son bon déroulement.
Phase #3 : exécution
Dans notre comparaison à la construction d'une maison, il s'agit de la phase où le béton est coulé, les murs montés et les fenêtres installées. Lors de la phase d'exécution, vous mettez en œuvre votre planification minutieuse, remontez vos manches et réalisez concrétement les différentes tâches.
C'est la partie la plus simple, non ? Étonnamment, c'est en fait le moment où le train peut dérailler. Il est bien plus simple de prévoir une action que de réellement la réaliser.
Prenons un exemple plus personnel : vous n'avez sûrement aucune difficulté à imaginer et prévoir votre entraînement sportif idéal. Le problème survient souvent au moment où il vous faut suivre ce plan d'entraînement et vous rendre à la salle de sport après une longue journée.
C'est probablement la raison pour laquelle, dans l'étude Pulse of the Profession réalisée en 2017 par le Project Management Institute, les dirigeants ont déclaré que seuls 60 % de leurs initiatives stratégiques ont atteint leurs objectifs initiaux.
Exceller dans cette phase :
La réunion de lancement (détaillée dans la rubrique précédente) marque le début de la phase d'exécution. À la fin de cette réunion, il est temps pour tous les participants de se mettre au travail.
Mais gardez à l'esprit que tout ne se met pas en place comme par magie simplement parce que vous avez défini un plan. Vous devez vous assurer que tout le monde s'y tient et participe.
Suite à la réunion de lancement, transmettez ressources, actions et autres liens utiles, ainsi que votre plan de projet, à votre équipe, qui pourra s'y référer tout au long du projet. En envoyant ces éléments immédiatement vous lancez le mouvement et évitez que l'action ne soit interrompue trop longtemps.
Phase #4 : contrôle et suivi
Cette phase se déroule souvent en parallèle de l'exécution du projet. Reprenons notre exemple : pendant que l'équipe travaille dur à la construction de votre maison, vous passez sur le chantier pour garder un œil sur l'avancement des travaux, les dépenses et le calendrier. Vous veillez ainsi à ce que tout se passe comme prévu.
Gardez à l'esprit que le cycle de vie de gestion d'un projet nécessite une certaine souplesse.
Lors de la phase de contrôle et de suivi, il se peut que vous deviez décider d'ajuster les plans d'origine. C'est normal — c'est d'ailleurs tout l'objet de cette phase ! Votre plan de projet est une feuille de route très utile, mais il n'est pas gravé dans le marbre.
Exceller dans cette phase :
La réunion de lancement de votre projet ne doit pas être le seul moment de discussion prévu. Elle lance le mouvement, mais vous devez prévoir des réunions régulières pour suivre l'avancement et faire des ajustements si nécessaire. Ces réunions sont aussi l'occasion d'obtenir des retours en temps réel de la part de l'équipe, ce qui évite l'accumulation des frustrations et des problèmes.
Une plateforme de gestion du travail (telle que Wrike !) apporte la transparence indispensable à l'ensemble du processus. Avec ce type d'outil, vous pouvez prendre du recul sur l'avancement du projet tout en zoomant sur chaque tâche et charge de travail, sans surcharger le calendrier des membres de l'équipe avec toujours plus de réunions et séances de suivi.
Lors du suivi de l'avancement, assurez-vous de garder un œil sur les ressources du projet (toutes les ressources, du temps jusqu'aux matériaux). Celles-ci sont-elles attribuées correctement ou commencent-elles à manquer ? Elles doivent être gérées de façon proactive : l'étude réalisée en 2018 par le Project Management Institute a révélé que 21 % des projets échouent à cause de ressources limitées ou surutilisées.
Vous voudriez en savoir plus sur la gestion des ressources ? Demandez cet e-book gratuit !
Phase #5 : clôture
Et voilà. Votre maison est construite. Vous époussetez les moulures, finalisez la paperasserie et vous emménagez.
La phase de clôture marque la fin de votre projet et il peut être tentant de laisser des questions en suspens plutôt que de tout finir proprement. Cependant, les dernières impressions sont importantes et une vraie clôture requiert un certain nombre de vérifications qui amènent le projet jusqu'à la ligne d'arrivée.
Exceller dans cette phase :
Plutôt que de simplement marquer le projet comme « terminé » et le mettre derrière vous, il reste quelques tâches finales que vous devez accomplir lors de la phase de clôture :
- Livrer le projet au client ou à l'équipe qui va l'utiliser par la suite
- Mettre en ordre toute la documentation et les ressources utilisées dans un emplacement centralisé (auquel vous pourrez vous référer dans le futur si nécessaire)
- Réaliser un bilan du projet pour apprendre des réussites et des difficultés rencontrées et améliorer le prochain
Enfin, pensez à célébrer chaque fin de projet ! Arriver au bout d'un projet demande beaucoup de travail et c'est un accomplissement qui mérite d'être reconnu. La reconnaissance de ces accomplissements est importante, sachant que 54 % des participants à une enquête déclarent se sentir sous-estimés dans le cadre professionnel.
Alors, allez-y, commandez des pizzas et relâchez la pression avec les membres de votre équipe. Vous le méritez !
Maîtriser le cycle de vie de la gestion de projet
L'exemple du projet de construction de maison le montre, la plupart des projets, malgré leurs spécificités, reposent sur un système d'organisation similaire. La marche à suivre pour gérer un projet du début à la fin est relativement standard.
Il existe de nombreux modèles de cycle de vie de projet, mais les plus utilisés comprennent 5 phases :
- Lancement
- Planification
- Exécution
- Contrôle et suivi
- Clôture (fin du cycle de vie de la gestion de projet)
Que vous lanciez un nouvel e-book, que vous conceviez un nouveau processus d'accueil des salariés ou que vous construisiez une maison, en passant par toutes ces phases vous adoptez une approche structurée face au travail à faire, tout en limitant les problèmes et en veillant à ne rien oublier d'important.
Voulez-vous apprendre des entreprises leaders dans leur secteur ? Ne partez pas sans demander cet e-book gratuit !
Guide pour les débutants sur les méthodologies de gestion de projet
Qu’est-ce que Scrum ? Qu’est-ce que PRiSM ? Et en quoi sont-ils différents de PRINCE2 ?
Nous vous remercions de l’intérêt que vous portez à notre e-book!
Téléchargez-le maintenantNous avons également envoyé le lien de l'eBook à votre e-mail pour votre commodité.
