« Se réunir est un début ; rester ensemble est un progrès ; travailler ensemble est la réussite. » — Henry Ford
L'ancienne méthode de travail, à savoir lorsque les réunions ne sont pas reprogrammées, que les employés terminent à 17h00 et que les propositions ne viennent que d'individus triés sur le volet, est révolue. Les entreprises reconnaissent de plus en plus que les réunions peuvent être une perte de temps, que les appareils mobiles améliorent la productivité et que deux esprits, ou plus, valent souvent mieux qu'un seul.
Bienvenue dans le monde de la gestion du travail collaboratif.
Ce style de gestion de travail met fortement l'accent sur l'importance de la collaboration et de la communication. Généralement, les outils de collaboration sont utilisés pour créer un emplacement centralisé dans lequel l'ensemble des communications est facilement accessible.
Voici les six bénéfices majeurs d'une gestion réussie du travail collaboratif :
1. La collaboration est possible, quel que soit le lieu
Non, vous n'avez pas besoin de vous trouver en permanence à 10 mètres l'un de l'autre pour pouvoir travailler ensemble. Des télétravailleurs peuvent également être engagés. Les outils de gestion du travail collaboratif sont excellents pour prendre en charge vos employés à distance, les inclure dans les projets d'équipe et suivre leur productivité dans le temps.
2. Les outils de gestion du travail collaboratif fournissent un emplacement centralisé pour la communication
Farfouiller dans les e-mails à la recherche des derniers fichiers ou tenter de retrouver cette conversation que vous avez eue sur un projet spécifique peut être frustrant et chronophage. Avoir un outil qui vous permet de conserver les derniers fichiers, commentaires, exigences des projets, objectifs et délais dans un seul et même endroit élimine la nécessité d'une « équipe de secours » et permet à votre équipe de se concentrer sur des tâches plus importantes.
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3. Une visibilité et une transparence améliorées permettent de tenir les parties prenantes informées.
Le fait d'avoir un système dans lequel toutes les mises à jour de projets sont visibles permet aux parties prenantes de voir les derniers états des projets à tout moment. Cela permet de définir les attentes et offre aux parties prenantes l'opportunité de prendre le train en marche si nécessaire. Cela améliore également la responsabilisation au sein de l'équipe et permet aux membres de revenir en arrière et de voir si et où des erreurs ont été faites et d'éviter de les réitérer.
4. Permet de gagner du temps en éliminant les réunions et la gestion des feuilles de calcul
Tout les documents étant réunis dans un seul outil, les mises à jour des états et les réunions pour les choses à faire sont rendues obsolètes. En éliminant les réunions inutiles et les mises à jour des feuilles de calcul, vous avez davantage de temps à consacrer aux prises de décisions importantes et à la résolution des problèmes.
5. Permet une plus grande agilité lorsque les demandes changent
Parfois les plans changent, et ce n'est pas un problème. Toutefois, même lorsqu'on y est préparé, ces changements peuvent être de vrais casse-tête. La gestion du travail collaboratif offre la flexibilité d'adapter les plans en conséquence, sans mettre en péril des échéances immuables. Et comme chacun a connaissance des priorités ou étapes changeantes, les révisions ne surprendront personne.
6. Inspire la collaboration et l'innovation au sein de l'équipe
Plus important encore, une culture de collaboration pousse les équipes à se dépasser dans leur travail. Des idées nouvelles et originales sont toujours prêtes à surgir, et parfois il suffit simplement d’interroger (ou de @mentionner) la personne près de vous pour qu'une idée éclose.
Voici des ressources supplémentaires si vous souhaitez en savoir plus sur les outils de collaboration et de gestion du travail collaboratif :
- Outils de gestion du travail collaboratif : Logiciel de collaboration pour les équipes marketing : A Buyer's Guide
- Créer une collaboration : Building a Collaborative Team Environment et Eight Ways to Build Collaborative Teams
- Une collaboration réussie :What Makes Collaboration Actually Work in a Company?
Utilisez-vous des techniques de gestion du travail collaboratif au sein de votre équipe ? Dites-nous pourquoi dans les commentaires.
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