Desde tiempos inmemorables, los calendarios se han utilizado para ayudar a las personas a coordinarse y colaborar con el fin de ejecutar proyectos correctamente, como en el caso de las cosechas o la construcción de las pirámides. A medida que el mundo laboral comenzó a evolucionar, los calendarios en sí necesitaron cierta coordinación.
El calendario gregoriano que utilizamos en la actualidad se adoptó durante la generación de George Washington, por lo que es relativamente reciente. Anteriormente, en Europa se usaba principalmente el calendario juliano. Sin embargo, año tras año cada vez difería más del calendario judío y lo equinoccios, por lo que el caos estaba asegurado. El calendario gregoriano corrigió el problema y todo el mundo adoptó, salvo Inglaterra. Al principio no pasó nada, hasta que un año bisiesto retrasó al país 11 días con respecto al resto. Por eso George Washington nació el 11 de febrero del calendario juliano, pero celebramos su cumpleaños el 22 de febrero.
¿Ves el problema?
Aunque tener dos cumpleaños no está nada mal, imagina que en el mundo de los negocios cada uno usara un calendario diferente. Simplemente no funcionaría. Sin embargo, con un 43 % de los equipos trabajando de forma remota, muchas veces en zonas horarias diferentes, esperamos que colaboren, coordinen y se comuniquen de forma eficaz sin las funciones de calendario adecuadas para gestionar todos los distintos proyectos.
Según nuestro estudio sobre el estrés de los empleados en el trabajo, el principal factor de este estrés es una comunicación deficiente, a pesar de que el 98 % de los directivos dedican hasta el 87 % de su semana laboral tan solo a comunicarse.
Nuestros equipos necesitaban herramientas que hicieran algo más que simplemente marcar una fecha de vencimiento; necesitaban ayuda para gestionar proyectos y colaborar. La herramienta de calendario adecuada puede hacerlo, pero hallarla y prepararla para equilibrar la eficacia y la visibilidad puede ser complicado. Estas son las tres funciones que tendrás que buscar en los mejores calendarios de equipo.
Tres funciones de los mejores calendarios de equipo
Crea, colorea y dispón en capas varios calendarios de equipos
Como podrá confirmar cualquiera que haya intentado coordinar visualmente las tareas pendientes y las fechas de vencimiento del equipo en un calendario, puede ser una tarea visual y administrativamente desbordante. Mantener un calendario actualizado y ordenado es una tarea inmensa, que hace que herramientas como Excel o Google Calendar resulten complicadas para las necesidades de gestión del trabajo en equipo.
Por ejemplo, imagina lo inmenso que podría ser un calendario de marketing de contenidos. Desde ebooks a publicaciones de blogs, estudios del caso, correos electrónicos, promociones, webinars y mucho más; si el calendario no es más que una serie de fechas de vencimiento, es complicado visualizar y gestionar las dependencias y el trabajo que se solapa. Si bien es importante tener todo este trabajo en un solo lugar para obtener una visión completa de la carga, cada parte del contenido requiere un planteamiento considerablemente diferente. Querrás asegurarte de poder optimizar y crear estrategias para cada parte como entidades independientes.
¿Qué pasa si se tiene una larga lista de tareas pendientes y no se optimiza el calendario de cada tipo de contenido? Bueno, el marketing de contenidos genera el triple de leads y clientes potenciales y cuesta un 62 % menos si lo comparamos con el outbound marketing, y solo el 9 % de los agentes de marketing han desarrollado un proceso de gestión de contenidos sistemático, desde la producción a la distribución. Ello implica que hay leads e ingresos que se quedan olvidados en la sala de despiece. Entonces, ¿cómo se puede mejorar el retorno de la inversión?
Nuestro equipo de marketing de contenidos de Wrike, por ejemplo, utiliza Calendarios de Wrike. En lugar de tener todos esos activos en un calendario inmenso, el equipo crea calendarios independientes para cada tipo. A continuación, colorea y dispone en capas cada calendario para obtener una sola vista que deje claras las fechas de vencimiento y las dependencias. El equipo puede ver todos los calendarios en capas a la vez, con las capas que necesiten o cada capa individualmente.
Con tantos y tan variados proyectos y materiales, disponer los calendarios en capas facilita la identificación de conflictos de programación. Pero también se visualiza en función del estado, el canal y el público, entre muchos otros aspectos. Esto ayuda a separar el trabajo de forma que el equipo pueda tener tanto una visión general como entrar en los detalles según sus necesidades, todo ello en tiempo real.
Pero la coordinación del equipo no acaba en las tareas y las fechas de vencimiento. Puedes disponer otros calendarios clave, como el de las vacaciones del equipo, para gestionar las cargas de trabajo y asegurarte de no pasar nada por alto en caso de que alguien esté fuera de la oficina. La capacidad de añadir o eliminar capas ayuda a tu equipo perfeccionar su estrategia. Puedes optar por ver lo que hace tu equipo o simplificarlo para ayudar a todo el mundo a centrarse sin las distracciones de un calendario caótico.
Funciones clave que has de buscar:
- Una herramienta que te permita crear y colorear diferentes calendarios por estado, canal, público o tipo de proyecto.
- La capacidad de visualizar fácilmente diferentes calendarios individualmente o dispuestos en capas una encima de la otra.
Conecta los calendarios compartidos con los proyectos y las tareas subyacentes de forma que absolutamente todo esté conectado y actualizado
Los calendarios tradicionales son estupendos para planificar reuniones y organizar tu jornada. Aunque, por mucho que lo intentemos, nuestros días y tareas casi nunca se desarrollan según lo previsto. Nuestro trabajo cambia constantemente y, aunque actualizar manualmente nuestros propios calendarios podría ser una labor asequible, tu equipo necesita algo más cuando se trata de gestionar su trabajo.
Al gestionar el trabajo del equipo en un calendario tradicional rígido, te verás malgastando tu tiempo actualizando y moviendo los elementos, o bien ignorándolo todo. En lugar de actuar como única fuente de datos que mantiene a tu equipo coordinado, el calendario se convierte en una extraña herramienta administrativa que tiene que ser minuciosa y constantemente actualizada y organizada.
La verdad es que no solo se definen las fechas de vencimiento y se dejan ahí. Nuestro estudio del sector de los servicios profesionales concluyó que el 97 % de los proyectos sufren retrasos en cierta medida. Por mucho que nos esforcemos por cumplir el objetivo, siempre sucede algo a casi todo el mundo. Tanto si modificas una fecha de vencimiento por un retraso o simplemente necesitas reorganizar una serie de elementos, el calendario del equipo debe ponértelo fácil.
Un equipo de campañas integradas es un gran ejemplo de equipo con fechas de vencimiento en constante cambio. Trabajan con equipos de otras disciplinas como contenidos, ventas, productos y mucho más. Con un montón de partes del proyectos en movimiento y campañas que se presentan a la vez, es fundamental que puedan mantener sus calendarios actualizados en tiempo real para que la programación entre tantos equipos sea muy sencilla. ¿Cómo se puede mantener todo actualizado sin exigir trabajo extra?
A modo de ejemplo, el equipo de campañas integradas de Wrike mantiene todo coordinado usando Calendarios de Wrike en la plataforma de gestión del trabajo colaborativo. Cuando crean un proyecto en Wrike, pueden establecer las dependencias y las fechas de vencimiento dentro de la propia tarea. Simplemente cambiando a la vista de calendario, el calendario se rellena automáticamente. Si en algún momento tienen que mover una tarea, pueden arrastrarla y soltarla en la vista de calendario, o bien cambiar la fecha de la tarea para que se cambie automáticamente en el calendario.
Esta facilidad de uso consigue que mantener los mejores calendarios de equipo no requiera esfuerzo. ¿Algo más? Como puedes configurar las tareas en el calendario de gestión del proyecto para que sean dependientes, si arrastras y sueltas una tarea en el calendario, todas las tareas dependientes se ajustarán automáticamente. Reprogramar jamás ha sido más rápido.
Supongamos que trabajas en el lanzamiento de un producto. Tienes correos electrónicos, comunicados de prensa, blogs, vídeos y formación para ventas, entre otras cosas, y todos estos elementos dependen unos de los otros. Si hay un retraso en uno de ellos, afecta a otros equipos y tareas. Tener un calendario que esté conectado a tu herramienta de gestión de proyectos facilita la coordinación de los trabajos e impide que las fechas de vencimiento se te escapen de las manos. En lugar de dedicar tiempo a actualizar calendarios aislados o enviar actualizaciones a las partes interesadas, puedes utilizar Calendarios de Wrike para alojar toda la información relacionada, los archivos y las conversaciones para que a tu equipo le resulte más fácil pasar del calendario directamente al trabajo.
Al utilizar una aplicación de calendario compartido en una herramienta de gestión del trabajo como Wrike, te darás cuenta de que las tareas programadas contienen toda la información relacionada, los archivos y las conversaciones que puedan necesitar los equipos internos. Los cambios en las fechas de vencimiento realizados directamente en las tareas se actualizan automáticamente, lo que se traduce en que todo el mundo puede ver los planes y los programas más al día. Esto ahorra cantidad de tiempo que los miembros del equipo podrían dedicar para tratar de registrar la información de las tareas o para pedir información.
Funciones clave que has de buscar:
- Un calendario de equipo que ofrezca la mejor información posible a través de tu herramienta de gestión del trabajo, para que puedas hacer clic en los elementos del calendario y zambullirte en las tareas.
- Funciones de arrastrar y soltar que faciliten el ajuste de las fechas de vencimiento en una vista de calendario.
- La capacidad de definir las dependencias de forma que al cambiar las fechas de vencimiento se actualicen las tareas dependientes.
Comparte el trabajo interna y externamente con visibilidad en tiempo real
Todos hemos trabajado con diferentes equipos o clientes con necesidades radicalmente diferentes en lo que respecta a visibilidad de proyectos. Algunos quieren ver todos y cada uno de los detalles y poder profundizar en lo importante; mientras que otros simplemente quieren tener información general de cosas como las fechas de vencimiento o el progreso. Un calendario flexible actúa como un camaleón colaborativo para que no tengas que cambiar tus procesos y herramientas, y que se adapten a estas diferentes exigencias.
Como ya mencionamos en la sección anterior, tener el calendario conectado o dentro de tu herramienta de gestión del trabajo es fundamental. El nivel siguiente es un calendario que puedas compartir de forma flexible interna y externamente. Cuando se trata de comunicar los plazos y las fechas de vencimiento, un calendario de equipo es una de las mejores formas de visualizar universalmente un proyecto en el que intervienen diversos equipos.
Los equipos de servicios profesionales saben muy bien de la importancia de mantener a los diferentes equipos informados sin sobrecargarlos ni violar la privacidad de los datos. En nuestra encuesta sobre servicios profesionales, los tres motivos principales de la pérdida de clientes son: proyectos que se salen del presupuesto o el plazo acordado, las dificultades de comunicación o los retrasos, y la falta de visibilidad del estado del proyecto.
La transparencia es fundamental. Tienes que mantener informadas a las partes interesadas tanto internas como externa, y necesitas un calendario que te permita controlar cuánta información se comparte. A los equipos de servicios profesionales, por ejemplo, les gusta dar a sus clientes una visión general del progreso del proyecto sin abrumarles con detalles; mientras que determinados clientes quieren ver todos los entresijos.
Querrás un calendario que ofrezca vinculación interna y externa para facilitar su uso compartido. Gracias a Wrike, por ejemplo, puedes crear un enlace externo y compartirlo con las partes interesadas, incluso aunque no tengan una cuenta de Wrike. Como administrador, tú controlas la visibilidad de los socios externos. Puedes configurarla de forma que las partes interesadas externas puedan ver los nombres de las tareas del calendario sin tener que hacer clic para obtener más información sobre el proyecto. Esto permite a otros equipos o clientes ver, pero impide que se produzcan peligros de seguridad y agobios para el resto. Los enlaces externos se actualizan automáticamente a medida que el proyecto cambia, para que puedas mantener informados del progreso del proyecto a los proveedores, los clientes y otras partes ajenas.
Ser capaz de compartir calendarios hace que los esfuerzos de colaboración y coordinación entre equipos y clientes sean más sencillos. Los calendarios te ayudan a controlar en qué hay que trabajar y cuándo, a estar sincronizados y visualizar el programa del proyecto. Cuando las partes interesadas puedan visualizar un proyecto en una vista de calendario en lugar de tener que analizar una lista de tareas pendientes, podrán detectar más fácilmente los obstáculos o los problemas. Pueden ver cómo se conecta todo y qué viene a continuación, lo que les da confianza y les motiva para estar al día en el trabajo.
Funciones clave que has de buscar:
- Un calendario de equipo que crea enlaces internos y externos que puedes compartir con otros equipos o clientes.
- La capacidad de definir niveles de privacidad y hasta dónde quieres que los equipos externos puedan profundizar.
Los calendarios de equipo te ayudan a pasar de la supervivencia al progreso
Más trabajadores que nunca trabajan de forma remota, de forma interdisciplinaria y cruzando fronteras. Algunas empresas han prosperado en este nuevo orden mundial, mientras que otras luchan por sobrevivir. Un artículo reciente de HBR concluyó que la comunicación y la coordinación son las claves para que las empresas acorten la brecha entre sobrevivir a duras penas y triunfar totalmente, y la herramienta de calendario de equipo adecuada puede ayudar con ambas tareas.
Cuando todo el mundo en la empresa utilice sus calendarios de equipo flexibles en una solución de gestión del trabajo, podrán empezar a establecer flujos de trabajo bien definidos que hagan que la comunicación, la coordinación y la colaboración sean impecables, entre zonas horarias, oficinas, equipos y mucho más.
¿Cuál es la moraleja de la historia? No sigas el ejemplo de la Inglaterra del siglo XVIII y acabes 11 días por detrás de la competencia. Inicia tu prueba gratuita de dos semanas de Wrike hoy mismo y coordina a todos tus equipos con Calendarios de Wrike. Tu equipo empezará a progresar de inmediato.
¿De qué formas diferentes puede usar tu equipo los calendarios? ¡Déjanos tus comentarios a continuación! Consulta también nuestras publicaciones de seguimiento:
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