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Hacer más con menos: Cómo hacer frente al coste oculto de los despidos
Productividad 7 min leídos

Hacer más con menos: Cómo hacer frente al coste oculto de los despidos

Si en tu empresa ha habido despidos, es posible que te hayan pedido que asumas más proyectos y tareas. Aquí te explicamos cómo generar la capacidad necesaria para hacerte cargo de más cosas.

Evita ineficiencias: Consigue un equipo eficaz (vídeo)
Productividad 5 min leídos

Evita ineficiencias: Consigue un equipo eficaz (vídeo)

La metodología «lean» nació como un modo de hacer más eficientes los procesos de producción mediante la identificación y eliminación de ineficiencias, la reducción de costes y una entrega más rápida de los productos. Su foco de atención es el valor, que se define básicamente como cualquier cosa por la que el cliente estaría dispuesto a pagar. Por tanto, el valor siempre lo establece el cliente. Esto significa que no se debe tratar de adivinar lo que el cliente quiere ni hacer suposiciones sin fundamento. Los proyectos ajustados requieren conversaciones francas con los clientes y las partes interesadas en el proyecto. En él encontrarás 3 sencillos consejos para eliminar la principal causa de ineficiencias: el esfuerzo duplicado. Después sigue leyendo este artículo para aprender algunas formas sencillas de solucionar los otros 7 tipos de ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento. Da el primer paso hacia una gestión ajustada reproduciendo el vídeo a continuación:   Cómo eliminar las ineficiencias más habituales que afectan a los trabajadores del conocimiento 1. No compartir el conocimiento. Con excesiva frecuencia, el conocimiento y la experiencia se pierden debido a que no se recogen en ningún sitio ni se comparten. Las demás personas no pueden aprender de lo que mantienes a buen recaudo en tu cabeza, así que crea una base de conocimientos a la que todo el mundo pueda acceder y contribuir. Servirá para responder preguntas frecuentes, y tu equipo podrá encontrar en ella la información que necesite en cada momento.   2. Esfuerzos duplicados. Nada resulta más frustrante —o constituye mayor ineficiencia— que darse cuenta de que has malgastado tu tiempo y esfuerzo en hacer el mismo trabajo que un compañero. Promueve la transparencia del trabajo de tu equipo colocando un tablón de tareas en la oficina u organizando una reunión semanal para una puesta en común del trabajo que está realizando cada uno. Cuando todo el mundo sabe exactamente de qué es responsable —y lo que están haciendo sus compañeros de equipo— este tipo de fallos no se producen.   3. Reuniones improductivas. Para la mayoría de los trabajadores del conocimiento, las reuniones equivalen a tiempo perdido. Estás siguiendo un programa, pero en realidad no estás consiguiendo nada. Evita las reuniones informativas sobre el estado del proyecto y celebra únicamente aquellas necesarias para que tu equipo complete conjuntamente una tarea o un objetivo específicos.   4. Procesos obsoletos. ¿Cuándo fue la última vez que preguntaste «por qué»? ¿Por qué estamos haciendo esto? ¿Y por qué lo hacemos de esta manera concreta? La mayoría de los equipos trabajan como siempre lo han hecho, simplemente por la fuerza de la costumbre. Después de acabar cada proyecto, celebra una reunión con tu equipo para debatir qué cosas salieron bien, qué logros se alcanzaron en último término y cómo podría mejorarse el proceso de trabajo.   5. Comunicación ineficaz. Las expectativas poco concretas, los plazos de entrega imprecisos y las responsabilidades poco claras conducen a errores, esfuerzos inútiles y fracasos a la hora de alcanzar los objetivos. Mejora la comunicación en tu equipo aprendiendo a escuchar. Presta atención a lo que otras personas quieren decir en realidad con sus comentarios, no te quedes solo con lo superficial y confirma siempre que estáis en sintonía.   6. Retrasos. Los trabajadores del conocimiento están acostumbrados a esperar: para recibir aprobaciones, durante rondas de revisión, por documentos que deben pasar por varias manos o para conseguir la información que necesitan para poder continuar. Estandariza y agiliza los procesos siempre que sea posible. Cada paso del proceso debería añadir valor al resultado final. Suprime aquellos que no lo hagan.   7. Errores. Los errores ocurren, es un hecho fundamental de la vida. Pero, al mismo tiempo, pueden salir caros, y conforme los clientes van disponiendo de más opciones y la competencia se vuelve más numerosa, las expectativas son cada vez más altas. Elimina errores corrientes tomando algunas medidas sencillas. Automatiza todas las tareas de revisión que puedas empleando correctores ortográficos o sistemas de seguimiento de errores. Para las revisiones manuales, asegúrate de que todo pasa por al menos dos personas, o implementa los programas en entornos o servidores de pruebas internos antes de la entrega al cliente.   Las mejores herramientas para un trabajo eficaz Ahora que ya tienes a punto la actitud y los procesos adecuados, lánzate a descubrir algunas herramientas nuevas que podrían mejorar las capacidades de tu equipo. Echa un vistazo a esta lista de 25 herramientas web que te ayudarán a llevar mejor tu negocio.

Cómo priorizar tus tareas pendientes cuando todo es importante (Vídeo)
Productividad 3 min leídos

Cómo priorizar tus tareas pendientes cuando todo es importante (Vídeo)

Todos sabemos de qué estamos hablando: entras en la oficina, echas un vistazo a tu bandeja de entrada o lista de tareas pendientes y te dan ganas de salir corriendo. Tienes un millón de cosas a la espera y todas ellas son importantes, ¿por dónde empezar? Cuanto más trabajo te llega de todas partes, menos tiempo y menos capacidad mental tienes para discernir qué es aquello que realmente exige tu atención. Así que al final acabas peleándote para hacerlo todo, perpetuando así el ciclo de eterna ocupación. Detente. Respira hondo y utiliza algunas de estas sugerencias de priorización de la emprendedora Lauren Perkins, del autor más conocido del NY Times Greg McKeown y del coach de mayor productividad de Wrike Errette Dunn para organizar tu día, hacer el máximo trabajo posible y seguir teniendo tiempo para tus propias tareas de máxima prioridad. Primero pulsa "Reproducir" en el vídeo que se muestra a continuación para enterarte del consejo de priorización más importante que Errette Dunn de Wrike tomó del profesional de la productividad David Allen; a continuación sigue leyendo para obtener consejo experto: Sugerencia 1: Define plazos. Sugerencia 2: Resérvate espacio. Al menos una vez al trimestre, sal de la oficina durante un día para aclararte las ideas y volver a obtener una visión general de la situación. ¿Dónde quieres estar en un año? ¿Y en tres años? Si te recuerdas a ti mismo hacia dónde quieres ir, te será más fácil ganar perspectiva e identificar los proyectos y las tareas que debes llevar a cabo para llegar a donde te planteas. Sugerencia 3: Imagínate que tienes la mitad de tiempo del que realmente tienes. Reduce tus horas de trabajo a la mitad cuando te sientes a planificar tu día. Esto te hará ser muy riguroso a la hora de escoger aquellas tareas que deseas aceptar o en las que deseas participar. Ventaja: te dará tiempo para asegurarte de que estas altas prioridades realmente se realizan a tiempo y bien. También tendrás tiempo para ponerte con tus propias tareas importantes pendientes, en lugar de tener que estar ayudando al resto de la gente. Sugerencia 4: Utiliza prioridad en singular. Cuando la palabra "prioridad" apareció por primera vez en el idioma inglés, se utilizaba en singular y definía la cosa más importante; tuvo este significado durante casi 500 años. Solo en el último siglo empezamos a identificar varias prioridades. Así que retoma el significado original de la palabra y escoge una prioridad para cada día. Es probable que siempre tengas varias cosas importantes que hacer, pero si no tienes una jerarquía con una única prioridad, te distraerás y andarás en demasiadas direcciones a la vez. Sugerencia 5: Aprende a bajar el listón. Deja de un lado el perfeccionismo y la tendencia a la microgestión. Si siempre acabas atrapado en perfeccionar cada pequeño detalle de proyecto en el que trabajas, estarás generándote más trabajo y acabando con el tiempo disponible que tienes. Aprende a delegar tareas que no exijan necesariamente tu supervisión y márcate límites en el trabajo, para no caer en la trampa de ser excesivamente puntilloso. ¿Cómo priorizas tu carga de trabajo diaria? ¡Comparte tus estrategias favoritas en la sección de comentarios a continuación para añadir tus ideas a nuestra lista!   Fuentes: Entrepreneur.com, Inc.com