Comienza a gestionar tu trabajo de forma efectiva con Wrike Lightspeed
Wrike siempre ha sido pionera en tecnología robusta. Este año, hemos continuado por la senda de proponer una tecnología que evoluciona y se adapta, pero ahora con la experiencia más moderna y fácil de usar del mercado. Wrike Lightspeed es la solución completa de Wrike que permite que los clientes lo hagan todo. Wrike Lightspeed es la forma más rápida de aumentar la productividad y la única solución de gestión del trabajo creada sin compromisos. La facilidad de uso, la escalabilidad y la versatilidad de Wrike se pueden aplicar en todo el proceso de gestión del trabajo de los clientes. Nuestra plataforma permite que los equipos trabajen en sintonía, a su manera, lo que convierte a Wrike en la solución más potente del mercado para cada equipo y cada empresa. Veamos qué hace que Wrike Lightspeed sea tan especial. Nueva interfaz de usuario fácil de usar ¿Alguna vez has usado una herramienta que te exigía más tiempo para comprender su funcionamiento que para terminar un proyecto? La nueva interfaz fácil de usar de Wrike Lightspeed te permite eliminar el caos y volver al trabajo organizado. Wrike ayuda a tu equipo a trabajar de manera más rápida y eficiente, mostrando solo los elementos esenciales, al tiempo que te permite introducir funciones más complejas cuando se prevé un momento de crecimiento en la empresa. Nuevas vistas Adapta cada vista en función de la persona que la consulta y la información que necesita. Por ejemplo, tu responsable de equipo puede mirar los indicadores en la vista de análisis, un miembro del equipo puede consultar las tareas que deben ejecutarse gracias a una presentación en un estilo familiar de hoja de cálculo, y tú puedes gestionar proyectos en la vista de calendario. Cualquier equipo que utilice un marco Agile puede visualizar proyectos en la vista Kanban. Nueva vista de tabla La nueva vista de tabla permite la gestión del trabajo en un formato familiar similar a una hoja de cálculo. Crea y gestiona elementos de trabajo, y expande y contrae la tabla hasta el siguiente nivel de subelementos. Navega dentro de la tabla con un elemento abierto (es decir, una tarea o proyecto) en el panel de la derecha, y pasa fácilmente a otra tarea con un solo clic. Nueva vista de tabla Scrum La nueva vista de tabla Scrum te permite ver todas las tareas de un proyecto, carpeta o espacio, agrupadas en función del estado del elemento, con una presentación sencilla. Con la nueva vista, ahora puedes ver las subtareas, cambiar el orden de las columnas, modificar los flujos de trabajo y seleccionar el flujo de trabajo que muestra la información que necesitas. Vista de calendario La nueva vista de calendario te permite mostrar rápidamente los elementos de trabajo, como tareas, proyectos o tipos de elementos personalizados —como campañas de marketing o lanzamientos de productos—, en un cronograma para realizar un seguimiento de lo que se debe realizar y cuándo. Ofrece una vista de conjunto semanal, mensual, trimestral o anual para facilitar la toma de decisiones sobre los elementos que deben añadirse o reprogramarse en los proyectos en curso, realizar un seguimiento del progreso del trabajo actual y planificar actividades futuras. Vista de Gantt Gracias a una vista óptima de diagrama de Gantt, nunca incumplirás un plazo. Crea tu lista de tareas, añade asignados y fechas, luego comprueba cómo las actualizaciones realizadas en una tarea afectan al resto del cronograma, todo en tiempo real. Crea el cronograma del proyecto y ajusta las tareas, al tiempo que compruebas el impacto de los cambios sobre el resto de tu cronograma en varios flujos de trabajo. Puedes compartir una vista instantánea interactiva con usuarios externos. La vista de Gantt te permite detectar posibles cuellos de botella, tomar medidas correctivas por adelantado y evitar retrasos para entregar el proyecto a tiempo. Vista de análisis Obtén una instantánea del progreso del proyecto en pocos segundos, gracias a la vista de análisis. Se trata de un panel de control de informes que proporciona una vista panorámica del estado de la tarea y el progreso específico del proyecto o la carpeta que estás visualizando. Rendimiento mejorado Wrike Lightspeed es configurable, fácil de usar y escalable, lo que permite a los clientes lograr nuevos niveles de productividad en todos sus procesos empresariales. Esto se refleja en cada producto lanzado en nuestra plataforma, que crea mejores rendimientos de trabajo para todos los colaboradores. Personal Work Experience Personal Work Experience (experiencia de trabajo personal) es nuestra nueva página de inicio de nuestro producto que contiene widgets de panel de control. Consulta los mensajes que entran en tu bandeja y todas las tareas y proyectos que tienes asignados en un solo lugar, es decir, en los widgets «Asignadas a mí». Pronto ofreceremos más información relativa a la actualización de Personal Work Experience. ¿Por qué hay que elegir entre la facilidad de uso y la funcionalidad cuando puedes tenerlo todo? Wrike Lightspeed es la única plataforma que no necesita el compromiso del cliente, lo que permite que equipos, departamentos y empresas enteras trabajen en sintonía y, al mismo tiempo, ofrece la capacidad de personalizar el trabajo individual en función de las necesidades únicas de cada equipo. ¿Crees que estás listo para transformar tu forma de trabajar? Comienza hoy con una prueba gratuita de Wrike e inicia tu viaje con Wrike Lightspeed.
No cabe duda: la invasión de software está reduciendo los beneficios de tu agencia
Hoy día las agencias creativas usan numerosas herramientas informáticas para facilitarse la vida, pero deberías plantearte si tu equipo tiene demasiadas. Este fenómeno se conoce como la invasión de software y podría costarte mucho más de lo que imaginas. Sigue leyendo para ver cómo la invasión de software está reduciendo los beneficios de tu negocio y cómo resolverlo.
5 puntos básicos de las mejores herramientas de gestión de proyectos de marketing
Una herramienta de gestión de proyectos de marketing apropiada es sinónimo de mejor comunicación, fácil colaboración y un equipo organizado. No obstante, en el mercado actual hay cientos de herramientas diseñadas para ayudar a los departamentos de marketing con sus frenéticos ritmos de trabajo, y todas ellas parecen ser la solución ideal sobre el papel. Así que... ¿cómo escoger? Trata de identificar estas 5 capacidades básicas para ir descartando opciones y encontrar la herramienta ideal para tu equipo: 1. Fácil colaboración en la gestión de documentos Ninguna campaña es fruto del trabajo de una única persona. Hay sesiones de brainstorming, de redacción y edición en equipo y varias rondas de revisiones...para ello necesitas que muchos miembros del equipo puedan acceder a los documentos y trabajar en ellos de manera simultánea. 2. Práctico almacenamiento y gestión de archivos Múltiples revisiones de copias, borradores de diseño, hojas de presupuestos, etc...los especialistas en marketing tienen muchos documentos que gestionar. Las herramientas de gestión de proyectos te dejan grapar virtualmente todos los archivos relacionados con la tarea con la que están relacionados, para que no tengas que buscarlos, reenviar correos electrónicos o verificar que todo está actualizado. 3. Aplicaciones móviles gratuitas La creatividad no conoce horarios . Debes poder acceder a tu trabajo desde y cuando lo desees. Las aplicaciones móviles gratuitas te permiten acceder a tu espacio de trabajo estés donde estés: en una reunión con un cliente, en el tren o mientras tomas el café tranquilamente el sábado por la mañana. 4. Te ofrece una visión de proyectos y planes Planificar proyectos en calendarios y pizarras no es lo ideal. Un solo cambio tiene un efecto dominó de tareas que deben reprogramarse o que quizás quedan completamente olvidadas hasta que es demasiado tarde. Encuentra una herramienta que te permita ver varias campañas y proyectos a la vez, ver cómo todo se conecta entre sí y realizar rápidos ajustes. 5. Actualizaciones en tiempo real Reuniones, informes, actualizaciones...difícilmente tienes tiempo para comer como para andar detrás de compañeros de equipo para que te pongan al día del estado del proyecto o para tratar cambios en una tarea. Necesitas poder acceder a todo ello y ver cuál es el punto actual en el que están tus campañas de manera instantánea, para poder asegurarte de que tu equipo se mantiene centrado en las tareas de máxima prioridad. Guía para los compradores de herramientas de colaboración de equipos de marketing Si necesitas más ayuda para encontrar la herramienta de gestión de proyectos de marketing ideal para tu equipo, descarga nuestro ebook gratuito: Software de colaboración para equipos de marketing: Guía para compradores
Guía detallada sobre cómo utilizar nuestra herramienta en línea de diagramas de Gantt
Hemos creado muchos vídeos sobre nuestro diagrama de Gantt. En ellos se describen los diferentes aspectos del uso de nuestro diagrama de Gantt (conocido como vista de cronología), por ejemplo, cómo crear una nueva tarea directamente desde la cronología y enlazar las tareas dependientes. También contamos con nuestro Centro de ayuda para ofrecer un desglose de las diferentes funciones. Sin embargo, ninguno de estos recursos incluye las prácticas recomendadas para usar la cronología de Wrike, por lo que a continuación hemos incluido una serie de consejos acerca de cómo empezar de la forma más eficaz y práctica. Qué debes saber antes de empezar Un diagrama de Gantt es una forma avanzada de realizar el seguimiento de la cronología de tu proyecto. Debes usarla para ver un panorama general de los proyectos en curso y cómo les afectan otros proyectos que llegan o se llevan a cabo simultáneamente. La principal ventaja de un diagrama de Gantt es que ayuda a planificar los grandes hitos y visualizar el alcance de los proyectos. Dos consejos rápidos de Wrike antes de adentrarnos en otros aspectos: 1. Las tareas solo aparecerán en la cronología si tienen una fecha adjunta dada la naturaleza de su función de tipo calendario. Es decir, tus tareas pendientes no aparecerán hasta que tengan una fecha de finalización asignada. 2. Asegúrate siempre de poner nombres inequívocos a tus tareas (y carpetas). Debes poder obtener la mayor parte de la información del nombre de la tarea. "Enviar al cliente" no lo deja claro. ¿Qué se envía al cliente? "Enviar el contrato estándar al cliente" es mucho más concreto cuando se visualiza en el diagrama de Gantt. Cómo añadir tus tareas en Wrike Cuando estés preparado para empezar a añadir tu trabajo a un diagrama de Gantt, te encontrarás en una de estas dos situaciones: ya tienes una programación dispuesta; o bien aún tienes que crear la planificación de las tareas. En ambas situaciones, primero tenemos que asegurarnos de que todas las tareas estén en Wrike. El mejor lugar para hacer esto es la vista Lista de tareas. En esta vista puedes utilizar la función de incorporación rápida para introducir todas las tareas en tu espacio de trabajo con un esfuerzo mínimo y de una sola vez: Selecciona la carpeta y el proyecto correcto en el que desees introducir tus tareas. Haz clic en "+ Nueva tarea" en la parte superior de la vista Lista de tareas. Escribe el nombre de la tarea y haz clic en Intro. Repite estos pasos hasta que todas las tareas se encuentren en tu espacio de trabajo. Ahora, para que estas tareas aparezcan en tu diagrama de Gantt, deben tener fechas de finalización. También puedes asignar fechas rápidamente utilizando nuestros accesos directos en la vista Lista de tareas: Pasa el cursor por encima de la parte derecha de una tarea de la lista y aparecerá un pequeño icono de calendario. Haz clic en este icono y selecciona la fecha de finalización correcta para cada tarea. Si ya sabes la duración de la tarea (el tiempo que se tarda en finalizar la tarea), también puedes definirla en este momento. No establezcas tareas como hitos a menos que sea el final de proyecto (por ejemplo, la fecha del gran lanzamiento, la fecha de un evento o una fecha de entrega final). En la mayoría de los proyectos solo debes tener una tarea que sea evento de hito. Si no estás seguro ahora, puedes seguir estableciendo tareas como hitos más adelante. Si estás en la segunda situación de las mencionadas anteriormente (sin programación), añade la misma fecha a todas las tareas, una fecha próxima a la posible fecha de inicio. De este modo, las tareas aparecerán en el diagrama de Gantt y, a continuación, podrás reprogramarlas desde este punto utilizando la función de arrastrar y soltar. Cómo perfeccionar tu programa en el diagrama de Gantt Ahora que se han introducido todas las tareas y las fechas en Wrike, ha llegado el momento de consultar tu diagrama de Gantt. Cómo establecer las fechas de inicio y finalización de las tareas Ahora que ves la representación de tu programa, vuelve a comprobar el programa para saber si sigue siendo correcto y ajústalo como creas conveniente. Si no has definido el programa aún, ha llegado el momento de arrastrar y soltar las tareas en el sitio correspondiente de la cronología para asignar sus fechas de inicio y finalización. Ten en cuenta el orden que deben seguir las tareas completadas mientras creas el programa. → Consulta todas nuestras medidas rápidas para cambiar el programa de tu proyecto en nuestro Centro de ayuda. Ahora que has terminado el programa, debes definir la fecha de entrega final como hito, si es que todavía no lo has hecho. De este modo, aparecerá como un pequeño indicador en la cronología. Esto es útil porque si haces retroceder o avanzar las tareas del proyecto, el hito no se moverá con ellas. Los hitos se han diseñado para proyectos con una fecha de finalización fija y no se pueden cambiar. (Por ejemplo, si ya has anunciado públicamente la fecha de lanzamiento o si un cliente te ha dado una fecha de finalización inamovible). Haz clic en la tarea que debe ser hito, selecciona "Convertir en hito" y, a continuación, vuelve a comprobar la fecha para ver si es correcta. Cómo configurar las dependencias Uno de los principales objetivos de usar un diagrama de Gantt es configurar las dependencias de trabajo. ¿Qué tareas dependen de otras para iniciarse o finalizar? Puedes conectar las tareas de una de estas cuatro formas: La tarea A solo puede empezar cuando la tarea B haya finalizado. La tarea A solo puede empezar cuando la tarea B haya empezado. La tarea A no puede finalizar hasta que no termine la tarea B. La tarea A no puede finalizar hasta que no empiece la tarea B . Si la única dependencia de tu programa está relacionada con el evento de hito (por ejemplo, si no puedes finalizar el evento de hito hasta que todas las tareas hayan finalizado), entonces adjunta todas las tareas al hito. En nuestros diagramas de Gantt, puedes configurar dependencias de tareas utilizando la función de arrastrar y soltar. Arrastra la línea desde el comienzo o el final de la tarea A hasta el comienzo o el final de la tarea B para configurar la relación. Después de configurar las dependencias de las tareas correctamente, el diagrama de Gantt reprogramará automáticamente todas las tareas conectadas si cambia la fecha de inicio o finalización de una tarea. Cómo comprobar el progreso del trabajo Una vez que el diagrama de Gantt se haya configurado completamente, se hayan asignado las tareas y el trabajo esté en marcha, podrás consultar el diagrama de Gantt para comprobar el progreso. Cómo usar los códigos de color del diagrama de Gantt para vistas rápidas Cuando abres el diagrama de Gantt, la fecha actual se señala con una línea vertical roja. A medida que progresa el trabajo, verás tres posibles colores para las tareas del diagrama de Gantt: Verde: Estas tareas ya han finalizado. Ten en cuenta que esto no necesariamente significa que se finalizaran a tiempo, sino que están finalizadas en este preciso momento. Rojo: Estas tareas siguen en curso y van con retraso. Como encargado o colega, puedes hacer clic para abrir la tarea y preguntar a sus propietarios por qué se está demorando la finalización. Azul: Estas tareas siguen en curso, pero no van con retraso. Si te preocupa el progreso, haz clic para abrir la tarea y ver cómo va el trabajo. Si eres usuario de Empresa, puede que el código de colores azul/rojo/verde no esté disponible si has personalizado el flujo de trabajo creando estados personalizados. Así pues, tus tareas aparecerán en el color predefinido para el estado personalizado actual. Cuando consultes el progreso, recuerda echar un vistazo a las líneas de dependencias. Si la tarea C depende de la finalización de la tarea B, y la tarea B depende de la finalización de la tarea A, cualquier demora puede perjudicar a todo el proyecto. Si ves que se acerca la fecha de finalización de una tarea de la que depende la tuya, asegúrate de que el trabajo finalice a tiempo, de forma que no rompa el flujo del proyecto y ponga en peligro otras tareas, o aun peor, el hito. Cómo utilizar los filtros para buscar lo importante Si solo quieres ver el diagrama de Gantt de determinados estados de trabajo, propietarios de tareas concretas, fechas u otros criterios, puedes filtrar la vista del diagrama de Gantt. ¿Qué más quieres saber? ¿Tienes más preguntas acerca del diagrama de Gantt de Wrike? Obtén más información en nuestro Centro de ayuda, ve nuestros vídeos de instrucciones o plantéanos tus preguntas en la sección de comentarios que aparece a continuación.
Cómo evolucionar del uso de herramientas prehistóricas a Wrike
Conoce las ventajas de Wrike y deja atrás el "dinosaurio del trabajo" que habita todas las oficinas, esas herramientas o procesos desfasados que usamos y que ya no son tan eficaces como lo fueron en su día.
Cómo rebatir las tres principales objeciones a la gestión de proyectos basada en la nube
Aunque las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para las organizaciones que desean realizar el trabajo de forma eficaz, sigue habiendo ciertas reticencias ante la idea de la gestión de proyectos basados en la nube. Todavía hay empresas que insisten en gestionar proyectos por medio del correo electrónico y las hojas de cálculo (algo que no recomendamos), o bien con notas adhesivas y pizarras. Hay muchos motivos para acabar con las habituales dudas acerca del uso del software de gestión de proyectos basado en la nube. No obstante, creemos que cada objeción tiene una solución real. Echemos un vistazo: Objeciones a la gestión de proyectos basados en la nube 1. "La gestión de proyectos basados en la nube no es segura". Las empresas de software como servicio (SaaS) saben que no pueden atraer clientes empresariales sin proporcionar una seguridad de primera categoría. Salvaguardar toda la información potencialmente sensible que entrará en los sistemas de gestión de proyectos será una prioridad para los proveedores de las soluciones de nube. Las herramientas basadas en la nube son de hecho más seguras que tener software instalado en cientos de ordenadores. Contar con equipos de seguridad modernos para el software interno tiene un coste prohibitivo para muchas empresas, pero las aplicaciones en la nube, que cuentan con miles de clientes, pueden permitirse contratar expertos en seguridad a tiempo completo para proteger sus servidores. Con el fin de tomar las debidas diligencias, pide a tu proveedor de servicios en la nube que te explique sus procesos de seguridad y configuraciones. Solicítale que demuestre que la información de tu empresa estará protegida ante amenazas y peligros. 2. "El software de gestión de proyectos basado en la nube es sinónimo de pérdida de control sobre tus propios datos". La objeción podría deberse a una aparente pérdida de control sobre el destino de tu información. Hemos escuchado dudas manifiestas varias veces: "Si utilizamos un software basado en la nube, dejaremos de tener control total sobre nuestra propia información e incluso podríamos perderlo todo". La clave está en entablar relación con un proveedor de nube que tenga un historial ejemplar en cuanto a datos de clientes. Pídele que disponga su plan de contingencia en caso de emergencia. 3. "El software de gestión de proyectos basado en la nube es caro y difícil de mantener". Esta objeción, procedente de cuando el personal de TI tenía que implementar, actualizar y mantener con mucho esfuerzo el software, actualmente no tiene validez. Los propios proveedores se encargan de mantener las herramientas basadas en la nube. Como el software se controla de forma centralizada en los servidores del proveedor, los usuarios no tienen que instalar nada en sus ordenadores o dispositivos. Simplemente tienen que acceder al software por medio de su navegador web. La empresa que proporciona la herramienta de gestión de proyectos protege todas las actualizaciones de forma automática en segundo plano. El hecho de que el software esté centralizado significa que se eliminan los costes de mantenimiento de tu empresa. Es más, actualmente es más rentable optar por una solución basada en la nube que por una instalación interna que requiera actualizaciones y, en ocasiones, pagar los servicios de un equipo que te explique estas actualizaciones. ¿Sorprendido? Compara precios y calcula. Convence a tu jefe de que necesitáis mejores herramientas Consulta esta publicación de nuestro blog para ver consejos acerca de cómo convencer a tu jefe de que necesitáis mejores herramientas de colaboración basadas en la nube.
10 elementos imprescindibles en un software de gestión de proyectos creativos
¿Qué debería buscar tu agencia en un programa informático de gestión de proyectos creativos? Hemos recopilado 10 aspectos que debes tener en cuenta al buscar la herramienta de trabajo perfecta.
Wrike como una solución de CRM sencilla: controla clientes potenciales y gestiona proyectos en una sola app
Mantén todos tus datos de ventas, clientes potenciales y contactos, además de todos los planes de proyecto, en un mismo lugar. Obtén más información en nuestra guía sobre cómo utilizar Wrike como una solución de CRM sencilla.
Guía detallada para crear una cronología con Microsoft Project
Las cronologías visuales de proyecto son las mejores amigas del gestor. Como proporcionan una forma fácil de informar del panorama general del progreso a los ejecutivos y las partes interesadas, pueden salvarte la vida cuando tienes grandes proyectos entre manos. Además, cuando gestionas un proyecto y tienes que examinar a fondo la información de los hitos y las dependencias, es muy fácil comprobar el comportamiento global del proyecto, así como detectar las tareas y los plazos de entrega que podrían no respetarse. Como las cronologías de proyecto tipo diagrama de Gantt son unas herramientas de gestión y planificación muy populares, hay decenas de aplicaciones de gestión de proyectos disponibles para crearlas, incluidas Excel, Microsoft Project y, por supuesto, Wrike. Aquí te mostraremos cómo crear una cronología en MS Project, además de una sencilla forma de hacerlo con Wrike. Cómo crear una cronología con Microsoft Project Paso 1: para crear un diagrama de Gantt con Microsoft Project haz clic en Ver y, a continuación, selecciona Cronología. Paso 2: haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier tarea y, a continuación, selecciona Añadir a la cronología. Repite los pasos para cada tarea o hito relacionado con el proyecto. Paso 3: si deseas crear varias cronologías, haz clic en la vista de cronología y, a continuación, en Formato. Selecciona Barra de cronología en el menú Formato. Paso 4: haz clic con el botón derecho del ratón en una cronología y selecciona Intervalo de fechas. A continuación, establece las fechas de inicio y finalización. Paso 5: añade colores y cambia el estilo de texto haciendo clic en cualquier parte de la cronología y seleccionando Formato. Paso 6: para compartir la cronología de MS Project, haz clic en el menú Formato y selecciona Copiar cronología. Selecciona un tamaño en función de lo que necesites: para correos electrónicos selecciona uno pequeño; para diapositivas de presentaciones, mediano; y para tamaño completo, grande. Después, puedes pegar la cronología como imagen en otro programa. Una forma más sencilla de crear una cronología en línea En lugar de añadir manualmente tareas e hitos a la cronología del proyecto, utiliza un diagrama de Gantt en línea. La función de cronología de Wrike te permite planificar fácilmente tus proyectos. Wrike saca automáticamente las tareas y las fechas de entrega de los proyectos para que puedas crear una cronología de proyecto dinámica. Asigna plazos de entrega, define hitos y dependencias con tan solo hacer clic con el botón derecho del ratón. También puedes ajustarlos a los cambios arrastrando y soltando las tareas y las duraciones. Las tareas atrasadas se marcan automáticamente en rojo, para que nada se te escape. Las cronologías de proyectos en línea también son más fáciles de compartir y no tienes que seleccionar el tamaño adecuado de las diapositivas de PowerPoint o los correos electrónicos. Gracias a Wrike, puedes compartir rápidamente una cronología con tus compañeros tomando una instantánea y enviando el enlace a los clientes y las partes interesadas para que puedan ver el progreso de las actualizaciones de forma rápida y fácil. Obtén una prueba gratuita de Wrike y experimenta en primera persona, sin necesidad de descargar ni instalar nada. A continuación, consulta nuestra guía detallada sobre la cronología de Wrike para crear tu primer diagrama de Gantt y poner en marcha tu proyecto en cuestión de minutos. ¿Cómo te han ayudado las cronologías de proyectos a respetar fechas de entrega importantes? Comparte tu historia de éxito en los comentarios. Fuentes: support.office.com, youtube.com, advisicon.com, wikipedia.org, techrepublic.com
Cómo realizar un seguimiento de las campañas del cliente con Wrike for Marketers Performance
Llevar un seguimiento de las campañas de todos tus clientes no es nada fácil. Descubre cómo puedes supervisar la evolución de tus proyectos con Wrike for Professional Services Performance.
Cinco señales de alerta que indican que tu herramienta de gestión de proyectos no está haciendo su trabajo
A medida que tu organización cambia, también debería hacerlo tu gestión de proyectos. Crecer es estupendo, pero se necesita una comunicación clara y, además, la gestión de tareas es más importante que nunca. Si ya estás pagando por una solución de gestión de proyectos, puede resultar difícil justificar el coste y el tiempo que te llevará implementar una nueva. Además, la adopción puede convertirse en un problema en organizaciones en las que los miembros de la plantilla aceptan con lentitud los nuevos procesos y procedimientos. Entonces, ¿cómo puedes saber si merece la pena actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? He aquí cuatro signos que te indican que ha llegado el momento de buscar un nuevo software: Utilizas varias herramientas diferentes ¿Cuántos pasos tiene que dar el equipo para finalizar una tarea? Si utilizas un sistema de gestión de tareas independiente, un controlador de tiempo y envías mensajes de correo electrónico, hay muchas probabilidades de que la comunicación falle en algún punto. Usar varias herramientas diferentes y desconectadas abre la puerta hacia la pérdida de tiempo, la duplicación y las oportunidades perdidas. Si ya ha pasado tiempo desde que actualizaste el software, puede que te sorprenda saber que muchos productos cubren varias necesidades de gestión de proyectos en un solo sistema. Busca una herramienta que pueda albergar todos los procesos y la comunicación en la misma interfaz con el fin de evitar confusiones y perder oportunidades. No puedes acceder al trabajo en la nube La mayoría de las empresas en crecimiento se benefician del traslado de su sistema de gestión de proyectos a la nube. Si ya estás preparado para pasar a la nube, te beneficiarás de una comunicación más rápida, una sencilla implementación y un acceso desde cualquier lugar a todo tu trabajo. ¿Qué es lo mejor? Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube pueden ahorrar el coste inicial de una licencia perpetua. A los nuevos empleados les puede costar aprender Si pasas más tiempo formando a un nuevo empleado para que utilice tu software de gestión de proyectos que trabajando, tienes un problema. Tu herramienta de gestión de proyectos debe ser fácil de usar, para que los nuevos empleados y los veteranos puedan aclimatarse rápidamente y empezar a ser productivos. Tus proveedores también deben ofrecer documentación de formación y solución de problemas, para que no tengas que explicar los pormenores de todos los flujos de trabajo a cada miembro del equipo. Tu organización cambia El crecimiento es bueno, pero en ocasiones complica las cosas un poco. Cuando añades nuevos proyectos y miembros al equipo, tu software de gestión de proyectos no siempre puede mantener el ritmo, especialmente si utilizas un sistema anticuado. Tienes que dar con un sistema que pueda crecer contigo. Muchas herramientas son ampliables y ofrecen diferentes planes para pequeñas, medianas y grandes empresas, así como la capacidad de añadir y eliminar usuarios sin problemas. Tienes demasiadas reuniones ¿Acaso no es el propósito de una herramienta de gestión de proyectos reducir el trabajo y las reuniones innecesarias? Si reúnes al equipo en la sala de reuniones para informar del proyecto y realizar sesiones para compartir ideas cada día, tu software no está ayudando lo suficiente. Una solución de gestión de proyectos debe albergar debates, información sobre el progreso, tareas, plazos, archivos adjuntos, etc. Utiliza estas reuniones para establecer prioridades más amplias y solucionar problemas. Tu equipo puede usar el tiempo extra para completar tareas y centrarse en entregar un trabajo de gran calidad. Si has comprobado esta lista y tienes claro que debes actualizar tu herramienta de gestión de proyectos, habla con el equipo acerca de qué funciones necesita y qué puntos problemáticos tiene con el sistema actual. Utiliza la información que te ofrezca el equipo para guiar el proceso de investigación. Acerca de la autora Megan Pacella colabora con TechnologyAdvice.com con especializaciones en marketing B2B y ventas. Además, ha escrito para USA Today, Bearings Guide, 10Best Nashville y otras publicaciones. ¿Preparado para actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? Descarga la guía del comprador de software de colaboración gratuita. Incluye preguntas y funciones que debe tener en cuenta al seleccionar una nueva herramienta. O bien, inicia una prueba gratuita de la solución de gestión de proyectos de Wrike. (Te retamos).
Las funciones más demandadas de un software de gestión de proyectos: informe de GetApp
Para demostrar su hipótesis, GetApp realizó una encuesta entre más de 200 gestores de proyectos estadounidenses que contaban con software de gestión de proyectos para llevar a cabo su trabajo. Cerca del 45 % de los encuestados trabajan en el sector informático y más de las tres cuartas partes lo hacen en pequeñas empresas. El resultado se encuentra en su informe de las características del software de gestión de proyectos.
La gestión de proyectos en 2015 (infografía)
La gestión de proyectos se está convirtiendo en un aspecto fundamental para las empresas de éxito, pero en una industria como la gestión de proyectos, donde las tendencias, herramientas y técnicas están en constante evolución, ¿cómo puedes saber si tu forma de gestionar es adecuada o ha quedado obsoleta? Esta infografía recopila estadísticas de diferentes ámbitos dentro de la gestión de proyectos para darte: Información sobre las mayores amenazas para el éxito de un proyecto Los beneficios de incorporar la gestión de proyectos en una organización Tendencias emergentes que marcarán el futuro de la gestión de proyectos Échale un ojo a esta infografía e infórmate acerca de la gestión de proyectos con esta recopilación de estadísticas de gestión de proyectos. Comparte esta infografía en redes sociales o insértala en tu propia web con este código: Infografía patrocinada por Wrike Herramientas de Gestión de Proyectos para Acelerar tu Negocio Descubre como una herramienta como Wrike puede hacer que todos tus proyectos vayan como la seda!