Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: planificación de proyectos (parte 2 de 5)
Al liderar una empresa que ofrece software de gestión de proyectos, he tenido la ocasión de escuchar muchas historias de guerra de clientes, inversores y mentores sobre proyectos. Por eso, he pensado que sería una estupenda oportunidad para compartirlas con vosotros con la esperanza de que os ayude a mejorar vuestras propias habilidades de gestión. Esta es la segunda parte de una serie llamada Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos. Antes de leer este artículo, echa un vistazo a Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: microgestión (parte 1 de 5). Error n.º 2: planificación de proyectos poco cuidada Existe la gran tentación de no pararse a pensar en profundidad sobre el plan y simplemente lanzarse a ejecutar. Sin embargo, en un marco corporativo donde cada proyecto debe contribuir a los resultados de la organización esta actitud entusiasta aboca al fracaso. Recuerda que una de las razones más importantes del fracaso en la gestión de proyectos es tener planes de proyectos acumulando polvo en la estantería. Un plan de proyecto inexistente, sin usar, desactualizado, incompleto o diseñado pésimamente provoca errores en la ejecución del proyecto. La mayoría de los errores en la gestión de proyectos se deben a la falta de planes de proyectos eficientes y actualizados. En el momento en el que fallas por no mantener tus planes actualizados, estás fallando en el control y la influencia del progreso de tus proyectos. Además, terminas estando ocupado durante más tiempo del que necesitarías e, incluso, fundiéndote el presupuesto. Como resultado, los miembros de tu equipo acaban con retrasos en la finalización de sus tareas. Y todo esto influye directamente en la fecha de entrega de tu proyecto. Estrategia ganadora n.º 2: mantén tus planes actualizados y realistas ¿Y cómo puedes hacer esto? Aquí tienes tres formas concretas: Revisa, revisa, revisa Si quieres que tus proyectos se finalicen a tiempo y con el presupuesto asignado (o por debajo), es importante comprobar a diario el progreso de cada uno de tus proyectos. Asimismo, el equipo debe creer en sus objetivos y programa. Para que esto suceda, debes revisar y actualizar tus planes de manera regular; de lo contrario, no serán útiles. Diseña planes flexibles Cuando gestionas varios proyectos al mismo tiempo, necesitas estar preparado para reaccionar ante los cambios inesperados que surjan dentro de un proyecto y ajustar tu plan a estos. Así te ahorrarás los costes por los errores en la programación inicial. Ten toda la información preparada Es fundamental disponer de toda la información al alcance de la mano para ser capaz de reaccionar ante los cambios en los proyectos y completarlos con éxito. No permitas que exista información valiosa sobre actualizaciones escondida en archivos desconectados. Combina tus datos y guarda todos los archivos relacionados con el proyecto en un solo lugar. Hazlo de manera que las personas adecuadas puedan acceder fácilmente a todo. Disponer de toda la información a mano te permitirá saber en cualquier momento en qué punto está cada proyecto.
Como crear un efectivo plan de riesgos en 4 pasos
Alejandro Pérez, director y fundador de CEOLEVEL, nos habla en el siguiente post de invitado sobre cómo crear un Plan de Riesgos efectivo en 4 pasos. Uno de los puntos más importantes en gestión de proyectos, es realizar una buena planificación, análisis y gestión de los riesgos del mismo. En este artículo explico los pasos necesarios a seguir para crear un efectivo plan de riesgos, alineado con las buenas prácticas de la Guía del PMBOK Sexta Edición y la Certificación PMP Antes de nada, empezaré definiendo el riesgo: Entendemos por riesgo cualquier evento incierto que, en el caso de ocurrir, acabará impactando en alguno de los objetivos del proyecto (ya sea alcance, tiempo, coste, o calidad). Este impacto del que hablamos podría ser positivo (estaríamos hablando de una oportunidad) o negativo (estaríamos hablando de una amenaza). ¿Cómo gestionar adecuadamente el riesgo en los proyectos? 1. El Plan de riesgos Lo primero que vamos a necesitar es crear un buen plan de riesgos para el proyecto, esto incluirá definir cómo vamos a abordar la gestión de riesgos en el proyecto (incluyendo la metodología a seguir, roles, presupuesto, etc), así como definir todas las plantillas de análisis y seguimiento de riesgos (por ejemplo, la matriz de riesgos) que usaremos a lo largo del proyecto. Este plan lo creará el gestor de proyectos (PM, por sus siglas en inglés) con ayuda del equipo de proyecto y los interesados que puedan aportar información valiosa al contenido del mismo. 2. Identificación de los riesgos Esta fase es muy importante e intentaremos involucrar a tantos interesados como sea posible para obtener la mayor cantidad de riesgos para el proyecto. Esta será una tarea que deberemos mantener “viva” durante toda la ejecución del proyecto, añadiendo a lista de riesgos los que vayan apareciendo o eliminando aquellos que desaparezcan. 3. Análisis de los riesgos Esta fase implicaría analizar los riesgos a nivel cualitativo y cuantitativo. Será en esta fase donde, a base de analizar los riesgos conjuntamente con los interesados, expertos y las herramientas adecuadas (por ejemplo: Simulaciones Montecarlo, Cálculo del Valor Monetario Esperado, etc), documentaremos la Matriz de Riesgos, clasificando los mismos en base a diversos criterios (probabilidad, impacto, etc). Si nunca has hecho una Matriz de riesgos, te recomiendo que leas este otro artículo donde se explica como generar una en tan solo 3 pasos: Matriz de Riesgos. 4. Respuestas a los riesgos Para finalizar, necesitaremos documentar para cada riesgo identificado una respuesta válida, ya sea para mitigarlo, transferirlo o potenciarlo (en caso de un riesgo positivo u oportunidad). Para esta fase, deberemos reunirnos con los expertos de riesgos en la organización para tener toda la información necesaria, y definir correctamente los planes de respuesta ante los riesgos. Con estos pasos habremos definido un completo plan de riesgos, pero no debemos olvidar, que los riesgos son entes “vivos” y que por lo tanto debemos monitorizarlos y controlarlos a lo largo del ciclo de vida del proyecto, para ir actualizándolos, dando respuesta a los mismos y manteniendo el control del proyecto en todo momento. Acerca del autor: Alejandro Pérez es fundador y director de CEOLEVEL, empresa especializada en formación de gestión de proyectos y preparación de las certificaciones oficiales (PMP, PMI ACP, Scrum Master). Alejandro cuenta con más de 15 años de experiencia profesional, gestionando proyectos y equipos a nivel internacional. Su blog de gestión de proyectos cuenta actualmente con más de 20.000 seguidores.
