Wrike for Professional Services: mejora la entrega de proyectos y la satisfacción del cliente
La lista de desafíos a los que se enfrentan los equipos de servicios profesionales en la gestión de proyectos es larga. Por eso os presentamos Wrike for Professional Services. Descubre cómo podemos ayudarte a mejorar la entrega de proyectos y la satisfacción del cliente.
4 problemas de las reuniones virtuales que tienen solución
Si quieres celebrar unas reuniones realmente eficientes, te recomendamos leer otro artículo antes que este. Lee primero esta guía en cuatro pasos para celebrar la reunión de trabajo perfecta (virtual o presencial) y después vuelve aquí. Las reuniones virtuales presentan los mismos problemas que las presenciales, pero además tienen algunas dificultades propias. ¿Cómo se consigue crear un entorno adecuado para una reunión cuando tus compañeros se hallan al otro lado de la ciudad, del país o del mundo? A continuación te presentamos cuatro problemas específicos de las reuniones virtuales y las medidas que puedes tomar para solucionarlos: Problema n.º 1: repeticiones Este problema se da cuando hay alguien que no está atento. Entonces pides la opinión de esa persona, y esta se ve obligada a preguntar: «¿Le importaría repetirlo, por favor?». Solución: apréndete el nombre de todos. Si hay varias personas en tu reunión, la mejor manera de asegurarse de que te presten toda su atención es decir su nombre. Y hazlo por adelantado, antes de hablar de lo que quieres que oigan. Actuar así llama su atención y hace que se concentren en la reunión, de manera que no tengas que repetirte después. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza cada frase con el nombre de uno de los participantes. «Jill, ¿tú qué opinas? Jack, ¿qué crees que deberíamos hacer para resolver este problema?». Problema n.º 2: no tienes ni idea de quién te está hablando Uno de los participantes de una conferencia telefónica dice tu nombre, pidiendo tu opinión sobre algún asunto, y te das cuenta de que no estás seguro de quién es. Solución: toma la iniciativa. Asegúrate de que todos saben tu nombre. A menudo sucede que no todos los participantes en una teleconferencia conocen los nombres de cada uno de los demás. Lo que significa que no reconocerán tu voz cuando empieces a hablar. En vez de dar por sentado que todos saben quién eres y conocen tu voz (todos sabemos perfectamente lo que sucede cuando damos cosas por sentado), preséntate unas cuentas veces para que la gente pueda empezar a asociar tu nombre con tu voz. O con tu cara, si se trata de una videoconferencia. A continuación, pide a todos los demás participantes que hagan lo mismo. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: comienza tus intervenciones diciendo tu nombre: «Soy Jack otra vez. Jill, ¿tú qué opinas?». Incluso puedes mencionar tu puesto de trabajo para mayor claridad: «Hola, soy Jack de marketing otra vez. Jill...». Problema n.º 3: tu tecnología decide tomarse un descanso Nos ha pasado a todos. Al Powerpoint le da por bloquearse. El micrófono no capta tu voz. La imagen de vídeo se pixela hasta el punto de transformar a tu compañero en una colección irreconocible de bloques de colores. Solución: tener un plan B. La tecnología siempre parece saber cuándo no debería fallar... y escoge ese momento exacto para dejarte en la estacada. Envía por adelantado información sobre tu plan. Si estáis experimentando dificultades técnicas, crea un protocolo para que todo el grupo cambie a otra plataforma en cuestión de segundos. Si no, arreglar un problema técnico puede hacer que una reunión de media hora acabe durando 15 minutos más. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: Si usas una plataforma concreta (como Google Hangouts) para tus reuniones, cerciórate de que todo el mundo tiene lista otra de reserva (como Skype) con un perfil de usuario ya creado. Comunica tu plan B con antelación. Problema n.º 4: el perro no para de ladrar Todos hemos pasado por ello: bebés llorando, perros ladrando, ruidos de obra, cláxones de coches... (Una vez tuve que escuchar durante veinte largos minutos cómo una persona comía patatas fritas). Solución: establece unas normas de etiqueta para la reunión virtual. Recuerda a los participantes que el que no os podáis ver no implica que no os podáis oír. Pídeles que silencien sus micrófonos cuando no estén interviniendo, que se instalen en un lugar relativamente tranquilo durante la teleconferencia (nada de cafeterías bulliciosas ni trenes ruidosos) y que vayan a una habitación donde no se oigan los llantos de ningún bebé. Haz que tu próxima reunión virtual sea perfecta: envía con antelación una lista de normas de etiqueta para la teleconferencia. Pero tampoco la hagas demasiado larga: todo el mundo sabe cómo comportarse con educación. Simplemente, a veces necesitan un recordatorio sutil. Es cierto que pueden darse dificultades técnicas que no pueden anticiparse: una mala conexión wifi, cortes en las llamadas, etc. No obstante, puedes tratar de evitar problemas adicionales si consigues que tu equipo acepte los cuatro pasos anteriores. ¡Danos tu opinión! ¿Crees que estas 4 soluciones te servirán para acabar con los problemas de tus reuniones virtuales? ¿Quizá echas en falta alguna otra? Lecturas sugeridas: 7 consejos para tener unas reuniones más productivas (infografía)
Cómo difiere la motivación de los empleados entre las generaciones del baby boom, la generación X, la generación Y y la generación Z
Existen miles de teorías sobre motivación de los empleados, lo que hace que sea difícil saber con exactitud cómo lograr el comportamiento y el compromiso que deseas en tu organización. A continuación, se exponen algunas ideas, ejemplos y formas en que tanto los directivos como los individuos pueden identificar la motivación de los empleados.
El ingrediente secreto que le falta a tu experiencia de cliente
Es innegable que los empleados felices y comprometidos pueden mejorar considerablemente la experiencia de cliente y los resultados. Para que los empleados mantengan su compromiso, es necesario que la empresa en su conjunto realice una inversión continua; pero ¿cómo? Presentamos aquí varios consejos sobre cómo potenciar el compromiso de los empleados y mejorar la experiencia de tus clientes.
Cómo desarrollar las habilidades esenciales de un gestor de proyectos
¿Deseas superarte como gestor de proyectos? Por supuesto que sí. En esta entrada desglosamos algunas de las habilidades técnicas y sociales más importantes para los gestores de proyectos, y ofrecemos algunos consejos prácticos para mejorarlas.
Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: planificación de proyectos (parte 2 de 5)
Al liderar una empresa que ofrece software de gestión de proyectos, he tenido la ocasión de escuchar muchas historias de guerra de clientes, inversores y mentores sobre proyectos. Por eso, he pensado que sería una estupenda oportunidad para compartirlas con vosotros con la esperanza de que os ayude a mejorar vuestras propias habilidades de gestión. Esta es la segunda parte de una serie llamada Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos. Antes de leer este artículo, echa un vistazo a Los 5 errores más comunes al gestionar varios proyectos: microgestión (parte 1 de 5). Error n.º 2: planificación de proyectos poco cuidada Existe la gran tentación de no pararse a pensar en profundidad sobre el plan y simplemente lanzarse a ejecutar. Sin embargo, en un marco corporativo donde cada proyecto debe contribuir a los resultados de la organización esta actitud entusiasta aboca al fracaso. Recuerda que una de las razones más importantes del fracaso en la gestión de proyectos es tener planes de proyectos acumulando polvo en la estantería. Un plan de proyecto inexistente, sin usar, desactualizado, incompleto o diseñado pésimamente provoca errores en la ejecución del proyecto. La mayoría de los errores en la gestión de proyectos se deben a la falta de planes de proyectos eficientes y actualizados. En el momento en el que fallas por no mantener tus planes actualizados, estás fallando en el control y la influencia del progreso de tus proyectos. Además, terminas estando ocupado durante más tiempo del que necesitarías e, incluso, fundiéndote el presupuesto. Como resultado, los miembros de tu equipo acaban con retrasos en la finalización de sus tareas. Y todo esto influye directamente en la fecha de entrega de tu proyecto. Estrategia ganadora n.º 2: mantén tus planes actualizados y realistas ¿Y cómo puedes hacer esto? Aquí tienes tres formas concretas: Revisa, revisa, revisa Si quieres que tus proyectos se finalicen a tiempo y con el presupuesto asignado (o por debajo), es importante comprobar a diario el progreso de cada uno de tus proyectos. Asimismo, el equipo debe creer en sus objetivos y programa. Para que esto suceda, debes revisar y actualizar tus planes de manera regular; de lo contrario, no serán útiles. Diseña planes flexibles Cuando gestionas varios proyectos al mismo tiempo, necesitas estar preparado para reaccionar ante los cambios inesperados que surjan dentro de un proyecto y ajustar tu plan a estos. Así te ahorrarás los costes por los errores en la programación inicial. Ten toda la información preparada Es fundamental disponer de toda la información al alcance de la mano para ser capaz de reaccionar ante los cambios en los proyectos y completarlos con éxito. No permitas que exista información valiosa sobre actualizaciones escondida en archivos desconectados. Combina tus datos y guarda todos los archivos relacionados con el proyecto en un solo lugar. Hazlo de manera que las personas adecuadas puedan acceder fácilmente a todo. Disponer de toda la información a mano te permitirá saber en cualquier momento en qué punto está cada proyecto.
Cómo convertirte en un nómada digital: 3 requisitos básicos
Llega el verano y con él esas ganas locas de romper con la rutina y descubrir mundo. Tu día a día se reduce a un puñado de réplicas y necesitas, como mínimo, un cambio de aires. Es el momento de convertirte en un nómada digital.
Ofrece mejor contenido web HTML más rápido con Wrike Proof
Empresas de todo el mundo han reducido la hastiosa cadena de aprobaciones a través de Wrike Proof. Ahora, gracias a la introducción de Wrike Proof para HTML, pueden funcionar aún más rápido y experimentar un proceso de comunicación y colaboración más fluido.
El arte del pase: lo que el Tiki-Taka del fútbol nos puede enseñar sobre el trabajo en equipo
El Tiki-Taka del fútbol no solo es un gran estilo de juego: también es una gran lección de trabajo en equipo y colaboración. Descubre este arte del pase y aprende a transferir tus proyectos de una persona a otra sin perder productividad.
Seis formas de ayudar a tu equipo a desconectar durante las vacaciones para volver lleno de energía
Preparar a los miembros del equipo para desconectar durante las vacaciones les ayudará a volver al trabajo con una nueva actitud. Aquí te contamos cómo asegurarte de que tu equipo disfrute de las vacaciones y vuelva al trabajo listo para ponerse manos a la obra de inmediato.
Cinco formas sorprendentes de mejorar la colaboración de equipos
La tendencia general actual se orienta hacia los diseños de oficinas abiertas, donde las paredes de los cubículos y las puertas de la oficina no obstaculizan la comunicación. De hecho, la Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones afirma que el 70 % de las oficinas de Estados Unidos ahora cuentan con un diseño de espacios abiertos. Sin embargo, tirar las paredes para poder gritar y que todos nos oigan no mejora necesariamente la colaboración. Es más, un estudio realizado en Finlandia concluyó que los empleados pasan 21,5 minutos de media al día distraídos por las conversaciones que oyen sin querer, el principal obstáculo para la productividad. La colaboración implica algo más que simplemente mover los muebles y esperar a que la gente se ponga a hablar, conlleva una planificación, modificaciones deliberadas en las políticas y un toque de imprevisibilidad. Estas cinco estrategias extraordinarias para mejorar la colaboración harán que el equipo se ponga a cooperar de un modo en el que sus integrantes se sentirán cómodos compartiendo ideas. 1. Vuelve a levantar paredes La creencia popular dice que los espacios de trabajo abiertos y las oficinas compartidas hacen que la gente hable más, pero el ruido del ambiente y las distracciones visuales pueden conllevar una pérdida de la productividad. Pasamos de la fase de oficinas abiertas a la fase de oficinas cerradas cada década aproximadamente, probablemente porque las posturas oscilan demasiado hasta el extremo en una dirección o la contraria, y deja a los empleados totalmente aislados o sumidos en la distracción. Cuando los empleados cuentan con un lugar tranquilo y cómodo donde trabajar, sin distracciones, se sienten más dispuestos a salir de su cascarón para colaborar. Los cubículos, las salas de reuniones y las oficinas independientes ayudan a establecer los tiempos de reunión y dejar que los empleados elijan el momento en el que quieren interactuar con otras personas, en lugar de carecer de tiempo de tranquilidad porque la oficina está abierta. 2. Crea una política de comunicación asíncrona Muchos lugares de trabajo han implementado aplicaciones de mensajería instantánea, documentos públicos de empleados y herramientas de gestión de proyectos que aumentan las posibilidades de colaborar. Pero no es suficiente, también hay que crear expectativas acerca de cómo deben usar las herramientas los empleados. Las aplicaciones de comunicación, como Skype y Slack, pueden y deben usarse sabiendo que la comunicación se produce cuando tú quieres. Los modelos de comunicación asíncronos permiten la comunicación entre las partes de un ordenador: la información se envía cuando una parte del sistema lo considera adecuado, y la otra parte del sistema la recibe y responde a ella cuando lo considera oportuno. De este modo, el proceso del receptor no se interrumpe, lo que ayuda a los miembros del equipo a concentrarse en el trabajo importante. Las oficinas que utilizan wikis, correo electrónico, herramientas de chat, tablas Kanban y herramientas de gestión de proyectos que permiten a los usuarios ver las notificaciones y los cambios cuando quieran, respetan el flujo de trabajo de las personas. Los usuarios pueden establecer un horario sin interrupciones durante el que no recibirán notificaciones que les distraigan, así como usar un sistema de dosificación para ocuparse de la comunicación secundaria fuera de su horario de concentración. La comunicación asíncrona da a los empleados la libertad de concentrarse sin miedo a perderse decisiones importantes. Cuando las empresas permiten a los empleados comunicarse en horarios de dedicación exclusiva, envían el mensaje de que aprecian que los empleados se centren en tareas concretas, en lugar de dividir su atención entre la comunicación y el trabajo asignado. 3. Implementación: "Sin orden del día, sin reuniones" Se trata de una de las peores pesadillas de oficina para muchas personas: una reunión imprevista. Pedir que todas las reuniones, independientemente de lo triviales o informales que sean, tengan al menos un punto en el orden del día facilita las cosas tanto a quien las planifica como a los asistentes. El orden del día también permite a los equipos concentrarse en los resultados. Los equipos que planifican con antelación y comparten su programa no se salen del camino marcado y reducen las distracciones que pueden acabar en tiempo perdido y discrepancias inútiles. Crea políticas acerca de las discusiones tangenciales y cómo abordar las discrepancias, de forma que los empleados sepan cómo manejar las situaciones nuevas e incómodas. El orden del día de las reuniones protege el tiempo de trabajo de cada uno y ayuda al grupo a centrarse en la tarea. De este modo, se reducen las desavenencias ocasionadas por charlas que se alejan del tema principal, los asistentes pueden recopilar sus opiniones e ideas antes de la reunión, y el objetivo de trabajo queda definido para que todos los participantes sepan qué se espera de ellos. La colaboración es mucho más sencilla cuando todo el mundo sabe lo que hay que hacer. Cuando el grupo finalice todas las tareas de su orden del día, los empleados pueden consultar sus listas personales de tareas pendientes. Además, siempre puedes programar reuniones de seguimiento para resolver otros asuntos. 4. Crea una infraestructura de trabajo remoto inclusiva Encontrar a los mejores es más difícil que nunca, y garantizar que los empleados disfruten de un buen equilibrio entre vida laboral y personal es una de las necesidades del equipo de recursos humanos. La Oficina Federal de Estadística Laboral informó de que el 24 % de los empleados trabajaron desde casa al menos una parte de su jornada durante 2015. Trabajar de forma remota desde una oficina en casa o un espacio de colaboración en una ciudad diferente puede incrementar la satisfacción y la productividad del empleado, además de restringir las distracciones de los tejemanejes de la oficina (alguien que te mira, los departamentos de ventas, etc.). Las empresas con políticas de trabajo remoto o trabajo desde casa tienen que construir la comunicación y la colaboración de conformidad con el estilo de la empresa. Utiliza videoconferencias, programas de chat, acceso remoto a la pantalla y el escritorio, así como herramientas de gestión de proyectos para que los empleados se reúnan virtualmente en torno a tus objetivos. Asegúrate de que no solo los trabajadores, sino también los directivos y los ejecutivos, sepan cómo usar la tecnología remota, y que se sientan cómodos participando con el personal. Utiliza las videollamadas para las reuniones personales semanales de contacto y crea canales de chat en los que todo el equipo pueda participar. Permite a los equipos crear sus propios canales de chat sobre sus aficiones comunes (cultura general, ligas de fútbol virtuales, restaurantes interesantes, etc.) con el fin de cultivar una cultura de conexión y fomentar el contacto entre los empleados durante los tiempos de inactividad. Estas conexiones nos recuerdan que nuestros compañeros son algo más que sus proyectos laborales, también son personas. Humanizar a los compañeros de equipo remotos ayuda a fomentar la empatía, lo que suaviza las situaciones complicadas que puedan surgir durante la colaboración. 5. Crea relaciones por medio de conversaciones difíciles Tanto si la colaboración tiene lugar en la oficina como de forma remota, en tiempo real o de forma asíncrona, en una sala de reuniones o en medio de una oficina abierta, es importante idear políticas de comunicación que fomenten la apertura y la sinceridad. Los conflictos y las críticas son inevitables, pero no es necesario que lo sufra la colaboración: todo el equipo puede comunicarse con inteligencia emocional. Si estás preparado para lo inevitable, puedes asegurarte de que las conversaciones complicadas fluyan cortésmente; de este modo, las relaciones entre los miembros del equipo se fortalecen y no se menoscaban. Designa mediadores en los equipos, planifica talleres para mejorar las habilidades de comunicación de forma habitual (cada trimestre, no solo una vez al año) y discute los diferentes estilos de comunicación. La colaboración es algo más que asignar posiciones Una mejor colaboración de equipo implica algo más que sentar a todos en una sala y esperar a que un genio componga al grupo. Una colaboración real empresarial requiere una esmerada planificación, inversión en tecnología y desintegración de ideas obsoletas de lo que tiene que ser el trabajo en equipo y la productividad. Acerca de la autora: Tamara Scott trabaja como analista en TechnologyAdvice, una empresa de investigación que conecta a los compradores con los vendedores de tecnología empresarial. Escribe sobre gestión de proyectos, marketing, ventas, gestión de relaciones con clientes y muchos otros asuntos relacionados con la tecnología.
Wrike for Marketers Performance prepara a los equipos remotos para responder a todo tipo de retos: mayor creatividad y campañas basadas en datos
Los profesionales del marketing viven siempre con la presión de responder con más y más rápido. Ahí es donde Wrike for Marketers y el nuevo Wrike for Marketers Performance pueden marcar la diferencia y ayudar a tu equipo.
