Las soluciones de gestión de proyectos son imprescindibles para cualquier equipo de alta producción; les ayudan a organizar personas y recursos y a cumplir con sus plazos. Pero a pesar de la capacidad de estas soluciones para coordinar tareas y campañas, los equipos creativos suelen quedarse estancados tratando de centralizar el material original, los archivos en curso y los activos finales a fin de que todos puedan acceder a ellos.
A lo largo de los últimos 30 años, las herramientas de gestión de activos digitales (DAM) han ido desarrollándose de manera constante con el objetivo de satisfacer las necesidades cambiantes de los creadores de altos volúmenes de contenido. El sistema DAM, que procede de la gestión de medios, se ha convertido en una parte esencial de prácticamente todas las pilas tecnológicas de marketing y en una aliada de confianza para almacenar, organizar y distribuir activos de marketing finales en todo el mundo.
Pero en los últimos años, la gestión de activos digitales ha pasado a ser algo más que la mera administración de activos finales. Se ha convertido en un actor clave en todo el ciclo de vida de los contenidos, desde la creación y la aprobación hasta la distribución y el archivado. Este cambio en el uso ha hecho de la gestión de activos digitales una opción viable para abordar los problemas de centralización que afrontan los equipos creativos al utilizar soluciones de gestión de proyectos.
Presentamos aquí tres maneras en que la integración del sistema DAM en tu solución de gestión de proyectos puede impulsar tus operaciones y mejorar tus flujos de trabajo.
Garantizar la coherencia de marca en todos los proyectos
Los proyectos de marketing necesitan la coordinación perfecta de recursos y personas para garantizar su realización puntual y coherente con la marca. Si bien esto puede resultar complicado incluso con proyectos pequeños y aislados, a la hora de trabajar con equipos grandes, en varios proyectos y con bibliotecas amplias, los retos se multiplican. Las operaciones creativas y de marketing tienen la misión de garantizar que las personas adecuadas trabajen en el proyecto idóneo con los activos correctos.
Aunque los sistemas de gestión del trabajo pueden contribuir a coordinar personas y proyectos, sigue siendo necesaria una manera efectiva de garantizar que cada equipo utilice los activos correctos. En todo proyecto, el equipo de marketing debe enviar los activos de la campaña al gestor de proyectos adecuado que, a continuación, los cargará en la solución de gestión del trabajo y los aplicará al proyecto correcto. Si bien este sistema es fácil de manejar, aumenta la probabilidad de que haya un error humano y de producir material de marketing incoherente con la marca.
Cuando los gestores de proyectos puedan obtener activos directamente desde el sistema DAM de una empresa y emplearlos en el proyecto adecuado, podrán facilitar a sus creativos material de marketing previamente aprobado para un determinado proyecto sin tener que cargar archivos nuevos o abandonar la solución de gestión del trabajo. A continuación, podrán asociar estos activos con tareas, campañas y usuarios específicos a fin de garantizar que todos tengan lo necesario para completar proyectos visuales coherentes con la marca.
Facilitar el acceso rápido e instantáneo a los activos desde una plataforma familiar
La creación de contenidos rara vez es un proyecto de un solo paso; se trata de un proceso continuo que incluye el envío del trabajo, la recepción de comentarios y la aplicación de cambios, todo ello en repetidas veces, hasta que todas las partes estén satisfechas con la pieza final. Por ello, los creativos suelen necesitar acceso continuo a los archivos de trabajo nuevos a medida que el ámbito y el diseño del proyecto van cambiando.
En un flujo de trabajo creativo tradicional, solicitarías nuevos activos a tu equipo de marketing, con lo que pondrías el proyecto en espera temporal y abusarías del tiempo del profesional del marketing. Si bien, a pequeña escala, esto no tiene por qué durar mucho, con el tiempo, puede traducirse en horas perdidas.
Al integrar el sistema DAM en la solución de gestión de proyectos, los creativos pueden acceder a sus activos rápidamente y por su cuenta dentro de un sistema con el que ya están familiarizados. Pueden también recurrir a tareas para compartir los activos en los que están trabajando con otros compañeros de equipo y actores pertinentes, y garantizar así que todos estén coordinados.
Optimizar el tiempo de comercialización mediante la publicación instantánea
Incluso cuando las organizaciones disponen tanto de un sistema DAM (o una solución de gestión de archivos) como de una solución de gestión de proyectos, si estos no pueden comunicarse, tendrán que afrontar desafíos para garantizar que los activos finales se incorporen al sistema DAM para su distribución.
Esto sucede porque, a pesar de tener procesos implantados, una persona o un equipo tiene que descargar los activos finales desde el sistema de gestión del trabajo y cargarlos en un sistema de almacenaje. Si alguien pierde una notificación de finalización del proyecto o piensa que ya otro se ha ocupado de ella, ese activo queda bloqueado en el limbo hasta que alguien se dé cuenta de su pérdida. Esto puede —y suele— traducirse en plazos incumplidos y oleadas de correos electrónicos del equipo de marketing.
Cuando las dos soluciones están conectadas, basta con un simple clic en el flujo de trabajo de los gestores de proyecto para cargar los activos finales en un sistema DAM, por tanto, se requieren únicamente cambios mínimos en su modo de funcionamiento actual. Incluso desde su solución de gestión de proyectos pueden añadir al activo categorías relevantes y palabras clave, lo que garantiza que el equipo de marketing pueda encontrar fácilmente los activos cuando estén listos para su publicación. Así no hay posibilidad, ni espacial ni temporal, de que se produzcan errores humanos.
El sistema DAM y la gestión de proyectos: una pareja perfecta
Cuando se trabaja con creativos, las palabras clave son optimización y simplificación. Al integrar tu sistema de gestión de proyectos en un sistema DAM, estás colocando en su sitio la pieza final del rompecabezas para garantizar que todo el ciclo de vida del contenido, desde la creación hasta la distribución, fluya sin problemas.
MediaValet y Wrike se han asociado para ayudar a los equipos creativos y de marketing a combinar lo mejor de la gestión de activos digitales y la gestión de proyectos, lo que se traduce en ahorro de tiempo, aumento de la coherencia de marca y maximización del impacto de sus activos.
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Sobre la autora: Carlie Hill es directora de Marketing en MediaValet, una importante empresa de Vancouver, Canadá, que opera un sistema de gestión de activos digitales. Cuenta con experiencia en DAM y marketing, y se dedica a proporcionar a las organizaciones las herramientas que necesitan para maximizar la rentabilidad de la inversión de su contenido digital.
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