Los gestores de proyectos cuentan con una serie de herramientas que pueden ayudarlos a abordar las posibles dificultades y obstáculos. Una de esas herramientas es el registro de riesgos del proyecto. Pero, ¿qué es un registro de riesgos, cómo se usa y cómo puede evitar que tu próximo proyecto se descarrile?
En esta guía, te mostraremos exactamente qué incluir en el registro de riesgos de tu proyecto, así como detalles sobre cuándo y cómo crear y mantener uno para tu próximo proyecto.
¿Qué es un registro de riesgos?
Un registro de riesgos del proyecto es una herramienta que los gestores de proyectos utilizan para rastrear y controlar cualquier riesgo que pueda afectar a sus proyectos. La gestión de riesgos es un componente fundamental de la gestión de proyectos porque se centra en combatir potenciales problemas o contratiempos de manera proactiva.
El uso de un registro de riesgos del proyecto, también llamado cuaderno de riesgos, es una parte esencial de este proceso de gestión de riesgos.
¿Cuál es el objetivo de un registro de riesgos?
El propósito de un registro de riesgos de gestión de proyectos es identificar, registrar y rastrear los riesgos potenciales del proyecto. Un riesgo en la gestión de proyectos es cualquier eventualidad que pudiera suceder y que afectaría positiva o negativamente a tu proyecto.
Cada vez que alguien identifica algo que podría afectar a tu proyecto, esto debe ser evaluado por el equipo y registrado en el registro de riesgos.
¿Por qué necesitas un registro de riesgos?
Porque, a medida que los proyectos se hacen más grandes, más largos y más complejos, resulta cada vez más difícil estar al tanto de todo. Si no se hace un seguimiento de los riesgos en una ubicación central y no se revisan con regularidad, es posible que se pierda o se olvide algo.
Algunos riesgos pueden parecer pequeños o poco probables al principio pero, en todo caso, pueden tener repercusión en tu proyecto. Estos son algunos ejemplos de riesgos del proyecto:
- Riesgo de datos/seguridad (materiales pirateados o robados)
- Riesgo legal (pleitos o cambios en la ley que afectan al proyecto)
- Acontecimientos catastróficos (daños derivados de incendios, inundaciones, tormentas)
- Perturbaciones en la cadena de suministro
La gestión del riesgo trata de identificar con prontitud problemas potenciales para que puedas decidir cómo abordarlos. También te permite realizar un seguimiento de los riesgos a lo largo del tiempo para ver si están cambiando y cómo.
Cuando se identifica un riesgo por primera vez, es posible que te parezca tan inverosímil que no te molestes en hacer nada al respecto. Pero, ¿qué pasa si, a medida que avanza el proyecto, es mucho más probable que se produzca el riesgo? Al realizar un seguimiento de tus riesgos, puedes percibir cambios como este con la suficiente antelación para tomar medidas.
¿Quién crea un registro de riesgos del proyecto?
Si estás trabajando en un proyecto muy grande, complejo o importante, puedes tener en tu equipo un coordinador de riesgos o un gestor de riesgos. En ese caso, esa persona sería responsable de crear y mantener el registro de riesgos.
Sin embargo, en la mayoría de los proyectos, la responsabilidad de crear el registro de riesgos recae en el gestor de proyectos.
Esto no significa que el gestor de riesgos o el gestor de proyectos sea responsable de identificar o tomar medidas contra todos los riesgos. Todos los miembros del equipo del proyecto y todos aquellos a los que potencialmente afecte el éxito del proyecto deben ayudar a identificar y evaluar los riesgos.
Por ejemplo, el cliente o el patrocinador pueden estar enterados de un problema potencial que nadie del equipo del proyecto conocía.
¿Qué debe incluir un registro de riesgos?
Un registro de riesgos es básicamente una tabla de riesgos del proyecto que permite rastrear cada riesgo identificado y cualquier información crucial sobre él.
Las columnas básicas que figuran en un registro de riesgos del proyecto son:
- Número de identificación (para remitirnos e identificar rápidamente cada riesgo)
- Nombre o breve descripción del riesgo
- Categorías de riesgo (ya sea interno o externo, relacionado con el material o con el trabajo, etc.)
- Probabilidad (cuánta probabilidad hay de que el riesgo se produzca)
- Impacto (si se produce el riesgo, en qué medida afectará a tu proyecto)
- Calificación (qué puesto ocupa este riesgo en tu lista de prioridades)
Enfoque (realizarás un seguimiento del riesgo, intentarás mitigarlo, evitarlo, etc.) - Acción (si tienes la intención de mitigar o evitar el riesgo, cuáles son las medidas que tomarás y cuándo lo harás)
- Persona responsable de supervisar o mitigar el riesgo
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Cómo crear un registro de riesgos
Para elaborar un registro de riesgos, debes crear una tabla con las columnas anteriores y comenzar a completarla con los riesgos del proyecto.
Repasemos un par de columnas con más detalle para ayudarte a entender cómo completarlas:
Categorías de riesgo: las categorías sirven para ayudarte a clasificar los riesgos de forma que te sea más fácil controlarlos y comprender su impacto. Debes adaptarlas a tu empresa y tu proyecto.
Incluso puedes optar por tener columnas para categorías independientes. Por ejemplo, es posible que quieras crear una columna que identifique qué sprint podría verse afectado y otra que identifique qué tipo de trabajo (desarrollo, pruebas, etc.) se verá también afectado.
Probabilidad e impacto: son dos modos de evaluar el riesgo: cualitativo y cuantitativo. El cualitativo es el modo más sencillo y extendido. Con este enfoque, generalmente evalúas la probabilidad y el impacto en una escala de 3 a 5 puntos, como muy alto, alto, medio, bajo y muy bajo.
El riesgo cuantitativo requiere que se le asignen valores numéricos. En lugar de decir que podría haber un impacto «alto», debes definirlo en términos cuantificables, por ejemplo, un retraso en la programación de entre dos y cuatro semanas, o un aumento del 5 % en el coste.
Calificación: si estás utilizando un método cualitativo de evaluación de riesgos, tu calificación suele ser la probabilidad multiplicada por el impacto. Si la probabilidad es alta (4) y el impacto es medio (3), entonces tu calificación sería 12 (4 x 3). Este método te ofrece una forma sencilla de clasificar y priorizar los riesgos rápidamente.
El análisis de riesgos cuantitativo no es tan sencillo. Es difícil comparar y clasificar un 60 % de probabilidad de un retraso de dos semanas en el programa con un 40 % de probabilidad de un aumento del 10 % en los costes.
Para que esto funcione, deberás calificar el impacto del programa y el presupuesto a fin de poder compararlos. Por ejemplo, podrías considerar un retraso de seis semanas y un aumento del presupuesto del 10 % como un «impacto muy alto», y asignarles, entonces, un «5».
Independientemente de cómo elijas realizar un seguimiento de los riesgos y evaluarlos, asegúrate de que lo haces de manera uniforme en todo tu proyecto. Si cada miembro del equipo evalúa los riesgos de manera diferente o completa las columnas de forma incoherente, es más difícil ver, rastrear y priorizar los riesgos del proyecto.
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Además, puedes compartirlo fácilmente con tu equipo y otras partes interesadas para recibir sus contribuciones. También puedes incorporarlo en tus informes y paneles de control, de modo que los riesgos siempre estén presentes y no se pase por alto nada importante.
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