Imagínate esto: estás sentado en una reunión hablando sobre el progreso de una nueva campaña. La directora creativa, Julie, comenta que aún está esperando la aprobación definitiva del presupuesto de diseño. "Uy, si el departamento financiero lo aprobó la semana pasada", dices tú. "¿No has visto el correo electrónico?"
Entonces Mark, el jefe de marketing de productos comenta: "El departamento de ventas me ha dicho que quieren todo el material adicional, incluido un PDF actualizado. ¿Quién tiene tiempo de hacerlo y cómo afectará a nuestro calendario?", pregunta.
Vuelves a tu escritorio, y te encuentras tres correos electrónicos en los que se te pide que apruebes recursos para la nueva campaña. No obstante, no tienes idea de si alguien del equipo lo ha mirado ya o de qué modificaciones se han pedido ya. ¿Y debes revisar el archivo adjunto o la versión ligeramente diferente proporcionada en el cuerpo del correo electrónico? Desplazarte por el hilo del mensaje tampoco ayuda; no es más que un sinfín de modificaciones y revisiones.
¿Te gustaría que las cosas fuesen más sencillas?
La automatización del flujo de trabajo no solo sirve para procesos de negocio aburridos. La automatización de flujos de trabajo creativos es una forma inteligente de hacer que la colaboración creativa fluya mejor.
Principales razones para la automatización del flujo de trabajo del equipo de marketing
Menos trabajo inútil
¿Cuánto tiempo de la jornada dedica el equipo a actualizar hojas de cálculo, elaborar informes y ajustar los programas de la campaña? La automatización del flujo de trabajo rutinario puede ahorrar mucho tiempo, dejándoles horas libres durante la jornada para centrarse en el trabajo creativo que aporta valor.
La automatización también garantiza que los informes y las actualizaciones se basen en información precisa y actualizada, para que dispongas de todos los detalles necesarios para tomar decisiones inteligentes y oportunas.
Menos errores e incoherencias
¿Conoces esa angustiosa sensación cuando el rediseño del sitio web borra las clasificaciones SEO? ¿Y el dolor de cabeza que provoca lanzar una campaña con información sobre precios desfasada? Como jefe de marketing, tu trabajo consiste en asegurarte de que las iniciativas de marketing se desarrollen sin contratiempos. Pero es muy fácil que se pierdan detalles importantes, con resultados caros.
Con la automatización del flujo de trabajo, se normalizan los resúmenes creativos, con todos los detalles necesarios para hacer el trabajo, y se realiza una asignación automática a la parte correspondiente. No se malinterpreta, omite ni se obvia ningún detalle importante. Los procesos y las directivas son coherentes, se olvidan menos tareas y todo el mundo tiene claras sus responsabilidades y los plazos.
La automatización también permite aportar con más facilidad una experiencia de clientes coherente en todos los canales. Las herramientas como Hootsuite y Buffer, por ejemplo, automatizan el programa de publicación en redes sociales, para que los posibles clientes y los existentes siempre vean una página activa, y para que la identidad de tu marca sea igual en tus redes.
Solicitudes de Wrike
Revisiones y aprobaciones más rápidas
¿Todo el mundo ha aceptado la versión final? ¿Cuánto tiempo tienes que esperar a que alguien deje comentarios antes de continuar? Si dos personas dejan comentarios conflictivos, ¿esas ediciones se tienen en cuenta?
La automatización del proceso de revisiones y aprobaciones puede eliminar los problemas y las críticas de último minuto. Los recordatorios, las alertas y las notificaciones permiten que las revisiones sigan avanzando, ya que todos pueden ver el estado de cada recurso. Es fácil mantenerse actualizado, se sigue un proceso claro y nada se publica por error sin las aprobaciones oportunas.
No puedes corregir lo que no sabes que es incorrecto. La automatización del flujo de trabajo permite ver con más facilidad dónde se atascan las tareas, qué tareas consumen más tiempo y recursos y dónde puedes hacer algunos cambios sencillos para ayudarte a que el trabajo fluya con más eficacia. Además, las notificaciones automáticas que avisan a los compañeros de cuándo pueden empezar a trabajar con un tarea permiten realizar transferencias con rapidez y facilidad, para que el trabajo siga fluyendo.
Más ingresos
Todas estas ventajas consiguen un solo resultado: un impulso para tus resultados.
Gracias a la automatización del flujo de trabajo creativo, tu equipo puede dedicar más tiempo a trabajos creativos de gran valor en lugar de a tareas administrativas rutinarias. La colaboración resulta más fluida, con transferencias rápidas y solicitudes que contienen todo el contexto necesario para empezar a trabajar. Los equipos evitan el ciclo frustrante de repetición del trabajo y revisiones debido a los malentendidos. Los caros errores se detectan en un proceso de revisiones y aprobaciones eficaz y minucioso.
Si buscas en el mercado una nueva herramienta de colaboración, descarga nuestra guía gratuita de compra de software de colaboración. Incluye preguntas y funciones en las que debes pensar detenidamente antes de realizar la compra.
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Emily Bonnie
Emily is a former Content Marketer of Wrike. She specializes in leadership, collaboration, and productivity. Her brain is stuffed with obscure grammar rules, an embarrassing amount of Star Wars trivia, and her grandmother’s pie recipes.
Cinco pasos para implementar una herramienta de colaboración para equipos creativos
Eres director creativo. Tienes demasiados proyectos, el personal ya está trabajando más tiempo de la cuenta y no tienes ni idea de cómo sacar el trabajo adelante de forma rápida y eficaz con el sistema actual. ¿A qué puedes recurrir?
Las soluciones colaborativas de gestión de trabajo ayudan a reducir el tiempo que el equipo pierde asistiendo a reuniones extraordinarias, gestionando una increíble cantidad de correos electrónicos y buscando sin rumbo fijo los últimos elementos adjuntos y productos creativos actualizados. Lo que es más importante, una herramienta de colaboración eficaz dejará más tiempo para que el personal creativo SEA más creativo, en lugar de tener que encargarse de localizar especificaciones del proyecto o enviar correos electrónicos.
Los equipos creativos están ocupados, es gente atareada, ya estén consiguiendo clientes nuevos o haciendo malabares con pedidos interminables. No tienen tiempo para probar nuevas herramientas simplemente porque no pueden permitirse que fallen.
Antes de comprometerte con una solución de gestión de trabajo y lanzarte de cabeza, lee esta guía que te ayudará a asegurarte de que el ocupado equipo creativo ha adoptado correctamente la opción elegida. ¡Ponte en marcha y crea!
1. Define los procesos para utilizar la herramienta
Sabes qué hacer y cómo. Por lo tanto, como pionero en la adopción y paladín último de la herramienta, toma ese conocimiento y crea un conjunto de reglas definidas para el modo en que el equipo utilizará la nueva herramienta, de forma que sepa qué puede esperar de ella. Crea un documento que explique:
Qué funciones se utilizarán y cómo se hará. Algunas herramientas incluyen muchas funciones, pero puede que no las necesites todas. Elabora una lista de funciones que usará el equipo y la forma exacta en que ayudará al equipo a sacar el trabajo adelante.
Cómo organizar el trabajo. La herramienta de colaboración debe ofrecer un sistema de organización de tareas en carpetas o proyectos para que el trabajo no se disperse sin rumbo por la herramienta. Decide si el equipo organizará el trabajo por el tipo de producto, cliente que lo solicita, diseñador asignado o todo lo anterior. Lo que más convenga en tu caso.
Cómo nombrar el trabajo. Configurar una convención de nomenclatura coherente ayudará a los empleados a entender qué obtendrán cuando abran una tarea. Configura un sistema que incluya reglas como:
Iniciar/finalizar las tareas con [Nombre de cliente]
Iniciar las tareas con un verbo como, por ejemplo, "Crear" o "Actualizar"
Iniciar/finalizar con una estimación de tiempo que llevará la tarea, por ejemplo, [2hrs]
Cómo organizar los elementos adjuntos. Acuerda con el equipo el lugar en el que se guardarán los documentos y los archivos creativos para asegurarte de que estos no se pierdan. ¿Se guardarán en una carpeta todos juntos? ¿Se adjuntarán en el nivel de la carpeta, el proyecto o la tarea concreta? ¿Hay una unidad compartida en la que se guarden actualmente todos los archivos? ¿Cómo nombrarás a los productos creativos para que resulten fáciles de identificar? Una vez finalizado un proyecto, ¿las versiones finales de los productos creativos se guardarán en algún lugar concreto?
Programación de reuniones recurrentes. Si el equipo asiste a reuniones recurrentes, prográmalas en la herramienta. No es absolutamente necesario, pero si lo haces, conservarás todo el trabajo colaborativo (y una reunión debería considerarse como tal) en un espacio cohesivo.
Sugerencia: crea una carpeta llamada "Reuniones" que incluya subcarpetas para diferentes tipos de reuniones (si procede). A continuación, en esta carpeta, crea una tarea con la fecha y el título de la reunión, asígnala a todos los asistentes a la reunión, define la fecha y conviértela en una tarea recurrente. Cuando se celebren estas reuniones, toma notas de ella en esta tarea, de forma que todos tengan acceso inmediato a ellas y puedan añadir más información si fuera necesario.
2. Introduce un pequeño grupo principal de prueba
Cuando hayas descrito los procesos para usar la herramienta, se supone automáticamente que has creado la mejor forma de uso para todo el equipo. Recibirás información, tal y como sucede con los clientes de un proyecto. Incorpora un pequeño grupo principal de primeros usuarios en la herramienta, explica los procesos definidos, ofrece formación sobre las funciones y cómo usar la herramienta, y pídeles que empiecen a usarla de inmediato para colaborar en un proyecto pequeño o grande. Véndeles las ventajas de utilizar la herramienta y los procesos nuevos, y anímales a que la prueben a conciencia para que adquieran confianza en la nueva herramienta y, de este modo, minimizar el riesgo de volver al estilo de trabajo anterior.
3. Modifica los procesos para mejorarlos
A medida que avance el proyecto, pide al equipo que añada o modifique los procesos preliminares cuando lo consideren oportuno antes de implementar la herramienta en el resto de los miembros del equipo. Si tienen sugerencias de formas más adecudas de usar las funciones, pon un nombre a las carpetas, las tareas, etc., e incorpora los comentarios en el documento de procesos. Los miembros del equipo deben tener la última palabra acerca de cómo usar la nueva herramienta de colaboración, ya que serán ellos los que trabajen con ella a diario.
4. Implementa la herramienta para todo el equipo
Una vez que tanto tú como el grupo de prueba estéis seguros de haber creado una forma sostenible de implementar y utilizar la herramienta de colaboración, ha llegado momento de la verdad. Implementa la herramienta para todo el equipo de la misma forma que lo hiciste con el pequeño grupo de prueba. Comparte la documentación de los procesos, ofrece formación al equipo y pídeles que empiecen a utilizar la herramienta de inmediato para colaborar en nuevos proyectos.
5. Continúa modificando los procesos según sea necesario
Como siempre, sigue pidiendo opiniones. Si alguien tiene alguna idea acerca de cómo puede el equipo utilizar mejor una función, ten en cuenta todas las ideas en beneficio del equipo y con el propósito de alcanzar los objetivos finales. Cuando no funcione un proceso, crea una solución y, a medida que vayas realizando ajustes, comprueba con el equipo mensual o trimestralmente si el problema se ha solucionado.
Si utilizas una herramienta de colaboración SaaS, es probable que la empresa publique actualizaciones, mejoras y nuevas funciones regularmente. Plantéate siempre si debes implementar las nuevas funciones en el flujo de trabajo para una mejor colaboración del equipo. No todas las funciones satisfarán las necesidades del equipo, por lo que solo debes actualizar los procesos en caso de que creas que mejorarán la forma de trabajar del equipo.
Ayuda al equipo a trabajar mejor juntos
Sigue estos cinco pasos para asegurarte de que el equipo creativo pueda adoptar correctamente la nueva herramienta de colaboración, de forma que puedan trabajar mejor y dedicar más tiempo a la CREACIÓN en lugar de al mantenimiento de sus bandejas de entrada. Si tienes más información acerca de qué funciona y qué no funciona al implementar una herramienta de colaboración en un equipo creativo, incluye tus opiniones en la sección de comentarios que aparece a continuación.
Si accedes al mercado para conocer nuevas herramientas de colaboración, descarga nuestra guía gratuita para el comprador de software de colaboración. En ella encontrarás preguntas y funciones que debes valorar antes de comprar.
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