Según una investigación llevada a cabo por OwlLabs, más del 60 % de los empleados estadounidenses teletrabaja al menos parte del tiempo, mientras que el 49 % de los teletrabajadores ya trabaja virtualmente a tiempo completo. Con tantas personas aprovechando esta mayor flexibilidad en su vida laboral, saber cómo dirigir equipos virtuales se ha convertido en una habilidad esencial para los responsables.
Los equipos de marketing virtual ofrecen muchas ventajas, entre las que cabe destacar menores costes, mayor productividad, mayor retención de empleados y mayor acceso a los mejores talentos. Pero dirigir equipos virtuales puede ser complicado, ya que el teletrabajo conlleva desafíos únicos. Es más difícil fomentar la comunicación, la colaboración y la transparencia cuando los miembros de tu equipo de marketing no se encuentran todos en un mismo lugar.
En este sentido, primero, definamos brevemente qué es un equipo virtual. Luego, te daremos cinco consejos principales para gestionar equipos de proyectos virtuales.
¿Qué es un equipo virtual?
Un equipo virtual es cualquier grupo de empleados repartidos entre diferentes ubicaciones geográficas o zonas horarias. Los equipos virtuales a veces también se denominan equipos remotos, equipos dispersos geográficamente o equipos distribuidos.
Como todos no se encuentran en un mismo lugar, los equipos virtuales se comunican principalmente a través de métodos electrónicos (como videoconferencias, correos electrónicos, chats en línea, etc.) y rara vez interactúan en persona, si es que llegan a hacerlo.
Los equipos de marketing virtuales pueden abarcar empleados que se unen temporalmente para un proyecto específico o equipos de proyectos permanentes. Puede que todos los miembros del equipo trabajen virtualmente o puede que solo parte de ellos teletrabaje y el resto se encuentre en un mismo lugar.
Aunque solo uno de los miembros de tu equipo teletrabaje a tiempo parcial, puedes enfrentarte a muchos de los desafíos de dirigir equipos virtuales y puedes beneficiarte de los siguientes cinco consejos.
1. Define tus sistemas de trabajo
Una consideración clave de cómo dirigir equipos virtuales es averiguar con qué sistemas de trabajo y herramientas debes contar. Cuando los miembros de tu equipo de marketing no se encuentran todos en un mismo lugar, resulta esencial disponer de las herramientas y el software adecuados para fomentar la colaboración y la comunicación.
Algunos de los sistemas y herramientas de trabajo necesarios para gestionar con éxito los equipos virtuales son:
- Mensajería instantánea: herramientas como Skype o Slack pueden ayudar a fomentar el espíritu de comunidad y el trabajo en equipo, ya que les proporciona a los compañeros de equipo una manera rápida e informal de comunicarse.
- Captura de pantalla: las grabaciones digitales o herramientas de captura como TechSmith o Evernote Web Clipper te permiten compartir lo que estás viendo cuando alguien no puede acercase a tu mesa y mirar la pantalla de tu ordenador.
- Compartir pantalla: herramientas para compartir pantalla como join.me o Loom hacen que sea más fácil guiar a los compañeros de equipo a través de documentos, presentaciones o proyectos mientras habláis por teléfono.
- Compartir archivos en la nube: cuando las personas no trabajan en una sola oficina, es posible que no puedan acceder a los archivos compartidos en un servidor local. El uso de almacenamiento en la nube y herramientas para compartir contenidos, como Dropbox o Google Drive, permite el acceso a los documentos y archivos que necesitan desde cualquier lugar, en cualquier momento.
- Software de colaboración: una herramienta de colaboración grupal te facilitará la planificación y ejecución de tareas. La visibilidad compartida y una base de datos centralizada simplifican la gestión del equipo virtual al mantener a todo el mundo coordinado.
2. Establece cómo os comunicaréis
Es probable que los diferentes miembros de tu equipo tengan estilos de comunicación distintos. Pero sin unas reglas básicas sobre cómo se comparte la información, se pueden pasar por alto actualizaciones importantes y se pueden perder instrucciones clave.
Es probable que cada equipo de marketing virtual tenga sus propias comunicaciones y pautas. A continuación, te sugerimos algunas cosas a tener en cuenta:
- La mensajería instantánea solo debe usarse para comunicaciones informales.
- Toda información oficial debe comunicarse por correo electrónico y hay que guardar una copia en una base de conocimientos central.
- Cualquier cosa que requiera una respuesta inmediata debe incluir «URGENTE» al principio del asunto.
- Cuando un miembro del equipo se tome unos días libres, debe crear un mensaje automático de respuesta por ausencia de la oficina que indique cuándo estará fuera y cuándo volverá.
- Las reuniones deben realizarse mediante videoconferencia o herramientas para compartir pantalla.
También es posible que tengas que establecer pautas sobre la frecuencia con la que se realizarán las reuniones virtuales. Por ejemplo, tu equipo puede decidir celebrar una reunión virtual semanal los lunes por la mañana.
Ten en cuenta las diferentes zonas horarias y los días de trabajo cuando programes las conversaciones o reuniones grupales a las que deben asistir todos los empleados.
3. Introduce flujos de trabajo visuales
Gestionar equipos de proyectos virtuales implica trabajar para garantizar que todos estén coordinados, incluso cuando no se encuentren en la misma sala o en la misma zona horaria. Una excelente manera de mantener a todo el mundo en sinfonía es mediante el uso de flujos de trabajo visuales.
Los flujos de trabajo visuales como los diagramas de Gantt y las tablas Kanban ayudan a los miembros del equipo a ver rápida y fácilmente en qué fase se encuentra el proyecto. De un vistazo, cualquier persona con acceso puede saber qué trabajo le espera, quién es el siguiente en la cadena y qué está a punto de llegar.
Tu equipo podrá saber en qué se supone que están trabajando, en qué están trabajando todos los demás y cómo se integra todo junto. Esto simplifica tu trabajo de gestión de equipos virtuales, ya que no tendrás que decirles constantemente a las personas en qué tienen que trabajar o a quién pasarle el trabajo a continuación.
4. Fija entregas claras
Los equipos virtuales con éxito comprenden la importancia de fijar entregas claras. Cuando no puedes entrar en el despacho de tu jefe para pedir que te aclare algo, toda la información debe proporcionarse por adelantado.
Dirigir equipos virtuales también implica que no puedes pasarte por las mesas para asegurarte de que todos entiendan las tareas y progresen según lo esperado.
Para reducir la posibilidad de demoras, errores y reelaboraciones del trabajo, todas las entregas y tareas del proyecto deben contener la siguiente información:
- Qué resultado o entrega se espera
- Quién es responsable del trabajo
- Cuándo se debe completar la actividad o tarea
- Qué recursos se necesitan para completar el trabajo
Ten en cuenta que, al definir las entregas, los resultados deben ser SMART: specific (específicos), measurable (cuantificables), attainable (alcanzables), realistic (realistas) y time-based (basados en el tiempo).
5. Realiza un seguimiento de la productividad
El seguimiento de la productividad es esencial para cualquier equipo de marketing, pero se vuelve aún más crítico al dirigir equipos virtuales. La baja productividad es un riesgo cuando los equipos trabajan desde otro lugar que no sea una oficina tradicional.
No obstante, con las herramientas y pautas adecuadas, los teletrabajadores pueden tener una mayor productividad que los empleados que se encuentran en una oficina centralizada.
Una forma de aumentar la productividad es instaurar el control del tiempo invertido en proyectos. El seguimiento de la productividad ayuda a responsabilizar a los empleados y les anima a mejorar su gestión del tiempo. El control del tiempo también te permite gestionar tus recursos mejor y garantizar que las cargas de trabajo se asignen de manera eficiente.
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