Tu equipo de marketing está creando un libro electrónico. Probablemente parezca algo sencillo, pero si damos un paso atrás y miramos con perspectiva, podemos ver todo lo que conlleva el proceso.
Cuando el equipo encargado del contenido termina de escribir, pasa el resultado al equipo de diseño. Una vez que diseño ha añadido sus polvos mágicos, se lo pasa al equipo de contenido para que lo vuelva a revisar y, de nuevo, al equipo de diseño para hacer los últimos retoques.
A partir de ahí, el equipo de desarrollo web se encargará de crear una página de inicio donde todo el mundo pueda descargarse ese libro electrónico tan útil que has creado. Entonces, entra en juego el equipo de SEO para garantizar que se pueda encontrar el recurso. Pero ¿qué pasa cuando todo eso ya está listo? Pues que el resultado vuelve a pasar por el equipo de contenido para que hagan una revisión definitiva.
¿No te da la sensación de estar observando una pelota de ping-pong ir de un lado a otro de la mesa? En efecto, así es como funciona un proyecto estándar habitualmente.
Y lo más interesante: cuando tienes tantos jugadores en el campo, ya es todo un desafío coordinar de forma impecable los traspasos de un proyecto entre los miembros de un equipo, así que imagínate cuando la transferencia se realiza de un departamento a otro.
Cables que se cruzan, mensajes importantes que se pierden y, antes de que puedas darte cuenta, tienes en tus manos un caos importante.
Sin embargo, hay equipos que han conseguido dominar a la perfección el arte de los pases. Algunos de los equipos de fútbol que están compitiendo en el Mundial son un claro ejemplo. Algo de trabajo en equipo saben, pero sobre todo conocen una clásica estrategia de pase llamada Tiki-Taka.
Todo sobre el Tiki-Taka: lo que puedes aprender de los equipos de fútbol
Es lógico pensar que lo único que tienes en común con los equipos de fútbol es que ambos os centráis en las metas.
Vamos a visualizar por un momento un partido de fútbol. Un jugador lleva el balón y se lo pasa a los jugadores de su equipo por todo el campo y en todas las direcciones hasta que consiguen (con suerte) meterlo en la portería.
Ese proceso específico de pases cortos y rápidos entre los jugadores de un equipo es lo que se conoce como el Tiki-Taka. Es un estilo de juego que principalmente se asoció al FC Barcelona, pero que la selección nacional española ha adaptado y mejorado desde entonces y que contribuyó a que ganaran el Mundial de fútbol en 2010. Aunque algunos analistas deportivos han culpado a España de haber confiado en exceso en el Tiki-Taka cuando perdieron frente a Rusia en la eliminatoria del Mundial de 2018, lo cierto es que la técnica se ha hecho famosa, ha revolucionado el mundo del fútbol y merece la pena estudiarla.
Mira el vídeo que hay debajo para ver lo que es poner en práctica el Tiki-Taka:
¿A qué viene tanto pase en corto? Permiten que el equipo avance poco a poco con el balón en el campo, lo que reduce la posibilidad de dar un pase poco acertado e incrementa las probabilidades del equipo de mantener la posesión del balón. Tienen un mayor control mientras se dirigen a la portería.
No hay mucha diferencia con lo que hace tu propio equipo, ¿a que no? Aunque no estéis en el campo, tu equipo también necesita dar esos "pases" cortos y eficaces entre sus miembros (¡ahí tienes el Tiki-Taka!) sin desmoronarse en el proceso.
Esta última parte es la que se puede complicar más. Vamos a sumergirnos en algunos consejos que conseguirán simplificar los traspasos en un proyecto.
Pasar el balón: 5 consejos para mejorar los traspasos de un proyecto
1. Empieza con una firme reunión para dar el pitido inicial
Una de las razones principales por la que el Tiki-Taka funciona tan bien es que es una estrategia compartida. Cada uno de los miembros del equipo tiene claro que esa va a ser la estrategia durante el partido.
Denota la importancia que tiene que todo el equipo esté en sintonía antes de saltar al campo, por decirlo de algún modo.
Por tanto, celebra una reunión inicial con todo el mundo antes de ponerte manos a la obra con el proyecto. En esta reunión deberás abordar temas como:
● Las metas más importantes del proyecto
● Las tareas más pequeñas que incluye el proyecto
● Quién va a hacerse responsable de las tareas y los encargos
● La cronología que se ha planificado para todo el proyecto junto a las fechas marcadas para los hitos de las tareas más pequeñas
● La información adicional y las herramientas que se van a necesitar para finalizar el proyecto
En la encuesta realizada en 2017 por el Project Management Institute, "Pulse of the Profession Global Project Management", un amplio 37 % de los líderes ejecutivos a los que se les preguntó afirmaron que los proyectos fracasaban por no tener unos objetivos ni unos hitos claramente definidos con los que medir la evolución. Este era el factor clave responsable del fracaso de los proyectos.
Para garantizar que un proyecto salga bien, es necesario celebrar una reunión inicial eficaz que ponga al día a los miembros del equipo sobre los objetivos y los plazos del proyecto antes de que se aten las botas para saltar al campo.
2. Anima a los miembros del equipo a no perder el balón de vista
La reunión inicial es importante. Pero si crees que una buena reunión es todo lo que necesitas para que el proyecto vaya por buen camino, te equivocas.
Vuelve a ver el vídeo del Tiki-Taka. Seguro de que podrás darte cuenta de que los jugadores, aunque estén lejos del balón, no lo pierden de vista y están atentos a cualquier cosa que pasa.
La razón es que los traspasos son mucho más fáciles si todo el mundo está viendo el balón en todo momento. Por otro lado, el proceso puede llegar a ser muy complicado cuando una sola persona o un solo equipo se responsabiliza en exclusiva del proyecto durante un largo periodo de tiempo. Por ejemplo, el equipo de contenidos ha estado sumergido en las cuestiones específicas del libro electrónico durante mucho tiempo: los cambios de dirección, los obstáculos y la información importante que han comunicado los socios o las personas interesadas.
Después, se supone que el equipo de diseño tiene que entrar a jugar y empaparse de todo ese trabajo rápidamente sin perder un solo detalle, a pesar de que no se les proporciona un contexto que el equipo de contenidos da por sentado.
Es bastante abrumador y, algunas veces, se convierte en misión imposible.
Los traspasos son mucho más sencillos, e intimidan mucho menos, cuando todos los miembros del equipo están al día en todo momento de lo que ocurre en un proyecto, estén involucrados o no en ese momento.
No debería ser tan complicado para los miembros del equipo que en esos momentos no se estén responsabilizando del proyecto.
Debería ser posible mediante algo tan sencillo como una reunión mensual de media hora en la que se proporcione una actualización sobre el estado del proyecto y se respondan las preguntas oportunas. O quizá se podría instaurar como política el envío de un correo electrónico periódicamente, cada viernes, por ejemplo, en el que todo el mundo reciba una actualización del proyecto en cuestión.
También es posible utilizar una herramienta de gestión de proyectos (¡como Wrike!). El panel de control y el espacio de trabajo compartidos facilitan que todo el mundo pueda ver el estado de cada tarea que hay en un proyecto y quién la tiene asignada en cada momento. También existe la opción de recibir notificaciones en tiempo real sobre los hitos importantes y las actualizaciones.
Es una forma sencilla y centralizada de tener a todo el mundo al tanto, de forma que nadie tenga que enfrentarse a la abrumadora tarea de ponerse al día en cuestión de minutos.
3. Ten a mano un libro de tácticas centralizado
Hay que hacer hincapié en la centralización, especialmente cuando tiene que ver con hacer que los traspasos de proyecto sean fluidos.
La transferencia de conocimientos es una de las trabas más importantes que hay que abordar durante el traspaso. De repente, un miembro del nuevo equipo o un nuevo departamento se ven en la necesidad de familiarizarse con una gran cantidad de comunicaciones y de documentación de apoyo que acompañan al proyecto y que proceden de la etapa anterior.
Es mucho más fácil abordarlo todo si se usa un software de colaboración que permita a los miembros del equipo ver cualquier conversación, tarea o documentación adjunta en todo momento. Además, evita tener que buscar a la carrera la información importante que puede estar repartida entre mensajes instantáneos, correos electrónicos y diferentes documentos.
Es una de las grandes ventajas que vio Unbounce, uno de los clientes de Wrike, cuando empezó a utilizar el software de colaboración. "Ya no tengo que ponerme a buscar la información sobre el proyecto en los cuadernos, los documentos de Google y las hojas de cálculo. Está todo en Wrike", afirma Chelsea Scholz, directora de marketing de Promoción de marca de Unbounce.
Si toda la información importante se mantiene centralizada y organizada, es más sencillo que los miembros del equipo puedan centrarse en el estado del proyecto, aunque el balón no esté en su campo, y tengan acceso a toda la información necesaria cuando llegue su momento.
Truco secreto: cuando comiences a utilizar un software de colaboración, crea una política de comunicación que sea sencilla de seguir para los miembros del equipo. Te garantizará que estén publicando toda la información imprescindible en el software, de forma que los materiales importantes del proyecto o las conversaciones no se pierdan en mensajes privados ni en cadenas de correos electrónicos interminables.
4. Estandariza tus planes de juego
En el Tiki-taka, la preparación es importante, pero vamos a comentar algo sobre ese momento en el que necesitas realmente pasar el proyecto a otro responsable. Tu objetivo debería ser estandarizar el traspaso lo máximo posible para evitar en gran medida la confusión.
Vamos a volver al caso del libro electrónico. Puede ser que el equipo de contenidos esté listo para pasar el borrador al equipo de diseño. Crea un formulario de solicitud estándar o un briefing creativo que obligue al equipo de contenidos a proporcionar información para los siguientes pasos del proceso, a ofrecer detalles y contexto y a compartir cualquier información que pueda necesitar el equipo de diseño.
De esa forma tendrás un punto de traspaso "oficial" para que el equipo o la persona que va a recibir el balón sepa en qué momento empieza su periodo de posesión y se les proporcione la información que necesitan de forma inmediata y sin tener que ir a buscarla.
Además, si hay ciertos proyectos que se crean de forma regular, crea plantillas para que sea mucho más fácil volver a tener éxito.
Por ejemplo, si uno de los proyectos recurrentes de tu equipo es preparar webinars, puedes elaborar plantillas no solo de los materiales (paquetes de diapositivas, notas, etc.), sino también del flujo de trabajo que establece cuándo se hacen los traspasos, a quién se le asignan las tareas, el plazo para hacerlas y cualquier otro tipo de información que se necesite.
Utilizar las plantillas tanto como puedas te ahorra mucho tiempo, evita una gran cantidad de conjeturas y consigue que todo el proyecto (incluidos los traspasos) tenga mayor fluidez.
5. Mantén las "charlas de equipo" de forma periódica
Recuerda la última vez que tuviste que traspasar un proyecto. ¿Qué sensación tuviste? ¿Te envolvió la sensación de alivio o simplemente fue un momento de tachar una tarea de la lista y pasársela a alguien?
Es una sensación muy habitual. De hecho, el traspaso de un proyecto suele verse como el punto final de quienes lo traspasan. Han terminado con él. Ya no se tienen que preocupar más por el proyecto.
Los traspasos más eficaces son aquellos en los que el equipo al completo sigue implicado para poder ver cómo el proyecto llega a cruzar la línea de gol a pesar de que el balón ya no esté en su campo.
Volvemos al Tiki-Taka. Cuando un jugador pasa el balón, no deja de jugar. Sigue involucrado y atento y, en muchos casos, vuelve a recibir el balón.
Tu equipo necesita trabajar de esta misma forma. Es decir, esas actualizaciones periódicas sobre el estado y las reuniones de control que hemos mencionado antes no deberían desaparecer una vez se ha finalizado el traspaso. Deberían seguir hasta que el proyecto completo termine.
Estas reuniones ofrecen la posibilidad de que todo el equipo esté al tanto de todo. Los departamentos o los miembros del equipo pueden aprovecharlas para aclarar detalles sobre el trabajo que ya está hecho y son una buena ocasión para responder dudas.
Sé consciente de que rápidamente se transformarán en sesiones perfectas para ponerse al día en las que no se discutirá ningún tema realmente importante. Además, los empleados podrán tener la sensación de que cada milímetro de su trabajo se está analizando y se está microgestionando.
Para poder llevar a cabo estas reuniones periódicas de la forma más valiosa y alentadora posible, Teresa Amabile, profesora de Administración de empresas en Harvard Business School y Steven Kramer, psicólogo e investigador independiente, afirman que es importante que se reconozca la diferencia entre supervisar y controlar.
"Supervisar tiene más que ver con la colaboración y controlar tiene que ver con la sensación de asfixia", comentan en su artículo para Harvard Business Review.
Recomiendan utilizar esa reunión para preguntar cosas como:
● ¿Necesitas algo para poder finalizar este proyecto?
● ¿Hay algún obstáculo en el camino?
● ¿Cómo puedo ayudarte o cómo puede ayudarte el equipo?
"De esta forma, se puede supervisar a los trabajadores y descubrir cómo van sus proyectos sin hacer que se sientan como si les estuvieran vigilando", afirman.
Intenta pensar que estas reuniones te ofrecen la posibilidad de que todos los miembros del equipo combinen sus ideas, aclaren cualquier confusión y resulevan problemas. De esta forma, seguirán involucrados y se responsabilizarán del resultado final del proyecto, no solo de sus contribuciones personales. Eso es verdadero trabajo en equipo.
Aplica estos consejos y marca el gol
Los traspasos de un proyecto pueden provocar un montón de dolores de cabeza y de problemas a tu equipo. Pero ten por seguro que es posible coordinar de forma fluida los traspasos de proyecto, especialmente si estás dispuesto a seguir los consejos de los equipos de fútbol y sus eficaces pases del Tiki-Taka.
Intenta poner en marcha los cinco consejos que hemos expuesto y tendrás un equipo unido que lleve el proyecto hasta la portería.
Si después de lo que hemos comentado crees que es el momento de empezar a utilizar un software de gestión de proyectos, échale un vistazo a nuestro libro electrónico gratuito donde te aconsejamos cómo evaluar las herramientas de colaboración y gestión de proyectos y cómo elegir aquella que mejor se adapte a tus necesidades y a las de tu equipo.
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