Muchos profesionales de empresas tienen en cuenta la gestión de proyectos, pero no de forma prioritaria. Hacer negocios y conseguir un retorno de la inversión son dos de las principales prioridades de los ejecutivos, en detrimento de la gestión de proyectos, que no se considera, por lo general, tan importante. La mayoría de las personas no son conscientes de que no disponer de un buen proceso de gestión del trabajo les cuesta dinero.
Hemos hablado con Robert Kelly, jefe del departamento de gestión de proyectos y socio ejecutivo de Kelly Project Solutions, LLC, sobre el valor de la gestión de proyectos y la repercusión que tiene en la empresa. También hemos tratado las formas de combatir la baja productividad crónica, la evolución de la tecnología de gestión de proyectos y sus predicciones en cuanto a gestión de proyectos en 2020. Lee la entrevista completa a continuación:
1. Háblanos de ti.
Soy un orgulloso padre de tres maravillosos niños y el afortunado esposo de mi mujer, Jasmin, desde hace 12 años. Profesionalmente, soy un gestor de proyectos por casualidad que continúa perfeccionando su labor tras 15 años. Como cofundador y director de #PMChat en Twitter, estoy colaborando constantemente con algunas de las mentes más brillantes de todo el mundo en liderazgo, gestión de proyectos y otros asuntos profesionales. Finalmente, soy socio ejecutivo de Kelly Project Solutions, que es una empresa consultora centrada en la gestión de proyectos y el liderazgo de comunicaciones de pequeñas y medianas empresas.
2. ¿Cuáles son los principales problemas a los que te enfrentas como jefe del departamento de gestión de proyectos?
Creo que hay varias dificultades a las que debo enfrentarme como jefe del departamento de gestión de proyectos; dificultades compartidas por toda la organización:
1. Personal de calidad. La productización de la gestión de proyectos (plantillas clave, metodologías mágicas, etc.) ha llenado el cupo de candidatos que hablan la jerga del oficio. Pero resulta complicado para los empresarios encontrar un buen jefe de proyectos.
2. Inversión. Contar con demasiados gestores de proyectos se sigue considerando como una fuente de gastos en lugar de una fuente de ingresos. Independientemente de cuál sea tu tipo de empresa, la gestión de proyectos es un servicio. La gestión de proyectos tiene más puntos en común con el cliente (especialmente los externos) que con el equipo de ventas o con un ejecutivo interno. La investigación realizada por la Technology Services Industry Association (TSIA) demostró que un modelo de ventas comprometido (servicios de TI gestionados) tiene en común una relación 15:1 en comparación con ventas. La retención de ingresos y la satisfacción del cliente ayudan a hacer crecer los beneficios, lo que provoca una drástica reducción de los costes de ciclos de ventas y de adquisición de clientes. Las empresas deben invertir en la formación de los gestores de proyectos, las herramientas de cara al cliente y los presupuestos para viajes con el fin de construir relaciones. Esto se aplica a los gestores de proyectos internos también.
3. Crisis de identidad. Los gestores de proyectos se han enfrentado desde hace tiempo al reto de elegir entre ser una fuente de recursos o un órgano de gobierno, y eso se ha complicado más aún con el crecimiento de las "shadow IT". Los gestores de proyectos deben obtener instrucciones claras del jefe de información o esto continuará siendo una gran dificultad en 2016.
3. Como líder intelectual en gestión de proyectos, ¿crees que es fundamental que las empresas adopten unas metodologías de gestión de proyectos estándar? Si es así, ¿por qué?
Con cuidado y centrándose en las "-ías", yo diría que sí. Si nos fijamos en Lean Six Sigma, traditional stage gate, Agile, MS Dynamics Implementation, etc., se puede desarrollar un conjunto de herramientas de procesos fundamentales y herramientas que se personalizan para adecuarse a la empresa y los tipos de proyectos comunes que ofreces. Dicho esto, hay que conseguir que las variaciones sean mínimas porque una ventaja fundamental de la gestión de proyectos incluye procesos escalables y repetibles que se pueden memorizar e implementar rápidamente en toda la organización. Cuando hay una metodología común, los gestores de proyectos de léxico asociado, los miembros del equipo y los socios pueden ponerse en marcha rápidamente. Se puede hacer referencia a las lecciones aprendidas y las medidas, así como realizar una comparación de ellas para un entorno de mejora continua.
4. ¿Cómo puede afectar una mala gestión de proyectos a la empresa?
A riesgo de sonar dramático, tu empresa puede venirse abajo si la gestión de proyectos es deficiente. Unos requisitos deficientes pueden provocar que un mal producto salga al mercado, lo que afectaría al valor de marca durante años. Si te encuentras en un entorno altamente regulado, la ausencia de documentación de procesos podría costarte años de multas, pérdidas de licencias, etc. Si nos centramos en el día a día, sin una buena gestión de proyectos, las organizaciones normalmente asisten a una duplicación de esfuerzos, una mala utilización de los recursos, dinero malgastado en solicitudes de cambios, tiempo malgastado en falta de comunicación o comunicación deficiente, etc.
"Tu empresa puede venirse abajo si la gestión de proyectos es deficiente"
5. ¿Cómo cambia la tecnología la gestión de proyectos y la forma en que la gente la percibe?
La tecnología proporciona a los gestores de proyectos fantásticas herramientas para mejorar la colaboración, la planificación y la eficacia de sus proyectos. Una sola plataforma para planificar, comunicar, registrar presupuestos y plazos ahorra horas cada la semana. Para la gestión de proyectos, muchas plataformas de planificación de proyectos permiten a la dirección registrar y planificar mejor la utilización de los recursos, la visualización en los paneles de control de los estados y los problemas de los proyectos, etc. Estas herramientas de planificación de proyectos permiten a la dirección acabar con las dudas sobre el estado que les surgen a los equipos de los proyectos y, además, les permiten sacar el trabajo ADELANTE.
6. ¿Qué tres consejos daría a alguien que lucha contra la improductividad en el trabajo?
1. Termina el día dedicando tiempo a la organización. Repasa el día: ¿debes algo a alguien antes de salir? Echa un vistazo al día siguiente: ¿cómo está el calendario? ¿Cuáles son las acciones clave que debo realizar en las próximas 24-48 horas? De este modo reducirás las dificultades diarias y te prepararás mentalmente para el día siguiente.
2. Utiliza los recordatorios. Independientemente de si cuentas con una sofisticada plataforma de proyectos o no, casi todas las plataformas de correo electrónico tienen recordatorios. Define fechas y horas, con recordatorios que aparezcan cuando lleguen las fechas deentrega.
3. Aléjate. En el entorno actual de cubículos abiertos, en ocasiones solo tienes que reservar una sala de conferencias durante 30 minutos para ponerte al día, centrarte y que nadie te interrumpa tras las puertas cerradas.
7. ¿Cómo crees que cambiará la gestión de proyectos en 2020? ¿Piensas acaso que seguirá igual?
Desde luego, sucederá una de las dos cosas. Si no nos deshacemos del planteamiento clave de listas de comprobación, entonces los gestores de proyectos serán vitales y cualquier empleado podrá aprovechar sus habilidades. A medida que cada vez más tecnología pasa a ser de tipo autoservicio, la automatización en la nube supone un riesgo cada vez mayor. Sé que alguien algún día desarrollará una plataforma de autoservicio. Igual que las grandes agrupaciones de servidores que solo precisan del trabajo de unos pocos ingenieros, estas plataformas no requerirán el trabajo de tantos gestores de proyectos.
La otra posibilidad es que nosotros, los gestores de proyectos profesionales, superemos las cartas de proyectos y los procesos para desarrollar habilidades empresariales y de liderazgo. Si podemos aportar más valor, como profesión o disciplina, entonces podremos empezar a gestionar iniciativas estratégicas más acordes con la empresa. Cuando empecemos a aportar más valor empresarial, estaremos más vinculados al jefe de información y al director general de la organización.
8. ¿Qué gran tendencia ves aproximarse y a la que la gente no presta suficiente atención?
La gestión de proyectos como servicio. Las organizaciones han utilizado durante mucho tiempo los servicios de consultoría de los gestores de proyectos, porque con frecuencia no hay suficiente actividad para contratar un empleado a tiempo completo. Lamentablemente, las dificultades asociadas a los nuevos consultores y a conseguir que estos sigan el ritmo devoran los beneficios del proyecto que una empresa espera recibir. En la sociedad actual, la gente solo quiere pagar por lo que consume, pero a la vez quiere personalización. Un modelo de gestor de proyectos como servicio lo consigue. Una organización puede aprovechar este PMOaaS cuando lo necesite y el proveedor de servicios puede reasignar el mismo gestor de proyectos, o bien se puede solicitar su incorporación para que esté preparado. La empresa no tiene que gastar dinero en certificaciones, nivel de gestor de proyectos, licencias para software de planificación de proyectos, etc. Hemos visto que hay mucho interés en este modelo.
¿Cómo ha afectado contar con un buen proceso de gestión de proyectos en tu empresa?
Comparte tu historia del antes y el después en los comentarios. Esperamos poder aprender unos de otros.
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Biografía: Robert Kelly gestiona proyectos y equipos de proyectos desde hace 15 años. Dirige equipos de proyectos en más de 40 países y los resultados incluyen una diversa gama de proyectos, como iniciativas de ventas, marketing y TI en varios sectores. Robert es socio ejecutivo de KPS y consultor de gestión de proyectos de Raleigh, NC. También es cofundador y director de #PMChat, una comunidad global de gestores de proyectos y líderes empresariales en la que se debaten las prácticas recomendadas y las lecciones aprendidas a través de Twitter. Puedes seguirle en Twitter @rkelly976
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