Como proveedores de software de gestión de proyectos y colaboración, hablamos con muchos gestores de proyectos. Y estos nos cuentan demasiado a menudo que, pese a los obvios esfuerzos por sacar los proyectos adelante, lo cierto es que en ocasiones se van al traste.
A este respecto, mi opinión es que cuanto más preparado se esté para el fracaso, mejor se sabrá evitar. Es por ello que he pedido a algunos gestores de proyectos que compartan las historias de sus fracasos y las razones que los provocaron. Ahora me dispongo a contarte lo que ellos aprendieron de la experiencia, para que todos sepamos a qué nos enfrentamos cada vez que emprendemos un nuevo proyecto.
Estas son, a su juicio, las principales razones por las que los proyectos fracasan:
1. Mala comunicación
«Hay algo que siempre está presente en todo proyecto fallido: la mala comunicación. Los demás factores varían, pero los problemas de comunicación siempre se hallan en la raíz de estas situaciones.» —Tom Atkins, fundador, Quarry House
Todo el mundo sabe lo vital que resulta compartir información y conocimientos de forma proactiva durante un proyecto si se quiere tener éxito; sin embargo, la mala comunicación suele ser un obstáculo recurrente para los equipos de trabajo. Si el tuyo no ha dedicado tiempo últimamente a mejorar sus habilidades de comunicación, no esperes al siguiente descalabro para convencerte de la necesidad de ello.
Y quién mejor para enseñar esto que los campeones de la comunicación de equipo: los atletas profesionales. Invierte unos minutos en leer este divertido artículo y aprenderás algunos consejos de comunicación para tu equipo: Comunicarse como los campeones de la Super Bowl.
2. Plazos de entrega excesivamente ajustados
Cuando los plazos de un proyecto se calculan a la baja, la consecuencia no es un simple retraso del calendario. Para empezar, hay que remunerar a los trabajadores por el tiempo extra de trabajo, por lo que hay que añadir nuevos gastos al presupuesto inicial. Por otro lado, los equipos de ventas confiaban en que el producto saldría a tiempo y, al no ser así, se han perdido lucrativos acuerdos. Es importante fijar unos plazos de entrega sensatos, algo que Jazmin Truesdale sabe hacer gracias a una excelente gestión del riesgo:
«Muchos proyectos fracasan por tener unos plazos de entrega excesivamente ajustados. Cuando planifico un proyecto, pienso en entre 3 y 5 situaciones que podrían retrasarlo y en posibles soluciones, y asigno un margen de maniobra en función de aquella de la que llevaría más tiempo recuperarse. Ahora completamos el 75 % de los proyectos antes de lo previsto.» —Jazmin Truesdale, directora ejecutiva, Mino Enterprises
Si necesitas ayuda para gestionar riesgos en tus proyectos, empieza por consultar nuestra guía: Evaluación de riesgos de proyectos (Guía definitiva de gestión de riesgos, 1.ª parte).
3. Incapacidad para lidiar con los pequeños detalles
«Los pequeños detalles son los que van a marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso. [Los proyectos] arrancan con fuerza y luego empieza a haber fallos conforme se acerca la fecha de entrega.» —Jennifer Mansfield, directora de atención al cliente, Qgiv
¿Sueles encarar los proyectos desde un enfoque global o te concentras más en los detalles? Normalmente se nos da bien solo una de las dos cosas, pero si quieres que tus proyectos tengan éxito necesitas saber hacer ambas. (Ya, sé que no es lo que querías oír.) Si hay aspectos que todavía suelen escapársete, ponte a revisar antiguos proyectos para ver dónde sueles tener descuidos y así aprender a planificar de forma más rigurosa en el futuro.
En caso de que la idea de revisar tus proyectos para aprender de tus fallos te infunda cierto respeto, utiliza estos consejos y plantillas para ayudarte: Por qué necesitas tomar nota de los fallos de gestión de tus proyectos: consejos y plantillas.
4. Los equipos y la tecnología que no contribuyen solo complican las cosas
Nos referimos a equipos y herramientas que no son capaces de cumplir con las expectativas. ¡Acaba con esa locura! Arregla enseguida aquellos procesos que no funcionen debidamente, aunque ello suponga pagar el precio de rescindir un contrato con antelación. Trevor Ewen me habló de un proyecto para un cliente que se vio arruinado cuando su empresa de consultoría recibió el encargo de resucitar un proyecto fallido:
«En un intento de conservar una relación existente con un proveedor, nos vimos obligados a trabajar con él. En realidad, nos habría venido mucho mejor decirle [al cliente] que pagase y dejase al proveedor. Existía el riesgo de que la cosa saliera mal. Nos entregaron un producto fallido y se nos pidió que lo arregláramos.» —Trevor Ewen, ingeniero de software sénior, Neosavvy
Verte obligado a trabajar con equipos que no hacen sino crear problemas supone que vas a tener que invertir más tiempo y dinero en contratar a otra gente que solucione sus errores. Sal de esa situación antes de que te genere más problemas de los que merece.
Y lo mismo se puede decir de la tecnología. Si las herramientas que estás usando para organizar tu equipo y tus proyectos están dificultando el trabajo, entonces ponte a buscar inmediatamente otra solución. Hay muchos tipos de herramientas de gestión que tu equipo puede usar para facilitar las tareas: de proyectos, de documentos, de contenidos, de carteras, de relaciones comerciales... y la lista no acaba ahí.
Si necesitas una herramienta para facilitar la gestión de tareas y equipos de trabajo, échale un vistazo al software de gestión de proyectos de Wrike.
5. Los responsables del proyecto no prestan suficiente atención
Cuando uno es gestor de un proyecto, se convierte en un padre simbólico del mismo y en un impulsor de sus progresos. Y al igual que sucede con los niños, los proyectos requieren controles de salud regulares para estar seguro de que se desarrolla como es debido. Es importante que consultes regularmente con tu equipo cómo marcha el proyecto y ofrezcas tu ayuda cuando este pierda gas. El desafortunado proyecto fallido de Trevor Ewen tuvo que hacer frente a la falta del debido apoyo por parte del gestor del proyecto:
«Eludía su responsabilidad de mejorar la planificación del lanzamiento de un producto. Esta situación se mantuvo durante meses y, con un equipo de trabajo remoto, nunca es buena idea hacer el avestruz.» —Trevor Ewen, ingeniero de software sénior, Neosavvy
Para más información sobre cómo ser un gestor y líder activo, lee este artículo: 7 consejos de liderazgo y actitud para gestores de proyectos extremos.
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¿Has trabajado en algún proyecto que no lograra cumplir los objetivos marcados? Comparte tu experiencia y las razones por las que crees que tu proyecto salió mal en los comentarios. Cuanto más sepamos y aprendamos, mejor planificaremos para alcanzar el éxito. ¡Gracias por transmitir tus conocimientos!
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