Cada proyecto que emprende tu equipo tiene un fin. Ya sea que se ejecute en beneficio de un cliente o una meta interna de la organización, siempre puedes medir el éxito de un proyecto determinado en relación con sus resultados definidos.
Sin embargo, cada proyecto también supone una oportunidad única para perfeccionar los procesos de tu equipo y mejorar la eficiencia y los resultados futuros del proyecto. ¿Cómo? Midiendo y analizando las métricas de rendimiento de la gestión de proyectos.
En esta entrada, analizaremos algunos de los tipos más comunes de evaluación del rendimiento de proyectos y abordaremos los objetivos de rendimiento de la gestión de proyectos que pueden ayudarte a sacar el máximo partido de cada proyecto.
¿Por qué medir el rendimiento de los proyectos?
Ante todo, al seguir y analizar los indicadores adecuados, obtendrás información clave sobre el rendimiento de tu equipo desde una perspectiva individual y de alto nivel. Podrás identificar obstáculos en los flujos de trabajo y otras ineficiencias que luego puedes comenzar a corregir, lo que mejorará el rendimiento y los resultados futuros del proyecto.
Además, el seguimiento y la recopilación de este tipo de información pueden ser útiles a la hora de hacer un seguimiento del rendimiento de la gestión de proyectos. Piénsalo bien: cuantos más datos brutos tengas, mejor podrás demostrar los éxitos de tu equipo y señalar áreas de oportunidad. Asimismo, al apropiarte del trabajo de tu equipo analizando el resultado de cada proyecto, identificando deficiencias y preparando planes de mejora, le estarás enviando un claro mensaje a la dirección de tu empresa de que eres un verdadero líder dedicado al éxito de la organización en su conjunto.
¿Qué métricas puedes usar para estudiar el rendimiento?
Veamos algunas formas clave de medir el rendimiento de la gestión de proyectos.
- Programa: naturalmente, una de las primeras métricas de rendimiento de la gestión de proyectos que debes evaluar es el programa o la cronología. ¿Se lograron a tiempo las tareas y los hitos del proyecto, según lo determinado en la fase de planificación? Y respecto de la entrega del proyecto, ¿se completó según lo programado? Con las herramientas de gestión de tareas adecuadas, puedes realizar fácilmente un seguimiento de las cronologías durante todo el ciclo de vida del proyecto y analizarlas mejor después de la finalización del proyecto para determinar exactamente dónde se produjeron descarrilamientos.
- Presupuesto: los presupuestos agotados a menudo se deben a una mala planificación; tal vez no tuviste en cuenta un elemento del proyecto como el diseño, los materiales o las pruebas. De cualquier manera, entregar un proyecto que se mantiene en su presupuesto inicial es una métrica básica de éxito.
- Alcance: el alcance de un proyecto incluye sus objetivos y sus productos a entregar definidos, así como las tareas individuales que se requieren para lograr dichos objetivos y entregas. A menudo, el cambio del alcance se produce a medida que avanza el proyecto, lo que puede conducir fácilmente a desvíos del presupuesto y retrasos en la entrega. Por ello, es fundamental definir claramente el alcance del proyecto desde el principio y garantizar que cada miembro del equipo y cada parte interesada comprenda los objetivos del proyecto.
- Productividad: si bien esta métrica es útil a nivel organizacional, también se puede aplicar de un proyecto a otro para obtener una imagen clara de la eficiencia específica del equipo. La productividad define la relación entre las entradas y las salidas de un proyecto. El objetivo es obtener tantas unidades de salida como sea posible utilizando la menor cantidad de entradas posible.
- Retorno de la inversión (ROI): El ROI se centra específicamente en el valor de las salidas de un proyecto frente a la cantidad en dólares gastada para completar el proyecto. El ROI puede expresarse como una ecuación matemática; sin embargo, para calcularlo, primero se debe asignar un valor monetario a cada beneficio derivado del proyecto. Entre los beneficios comunes se incluyen ahorros de costes, mejoras, mayores resultados o contribución a las ganancias. Una vez que has determinado estos valores, utiliza la fórmula del ROI = (beneficios netos/costes) x 100 para hallar el retorno de la inversión del proyecto.
Cómo establecer y medir métricas de rendimiento de la gestión de proyectos con Wrike
Además de tener bien definidos los objetivos y los productos a entregar, siempre debes tener metas de rendimiento de la gestión de proyectos vinculadas a cada proyecto bajo tu supervisión. Hemos visto cómo las métricas específicas pueden ayudarte a comprender y comunicar los valores del proyecto y las eficiencias organizativas. Con Wrike, podrás controlar fácilmente estas métricas, pues te ofrece un paquete de herramientas de análisis robustas.
Por ejemplo, Wrike te permite crear paneles de control personalizados y avanzados para comprender mejor los obstáculos. Esto significa que podrás responder más rápidamente a los problemas que podrían descarrilar tu proyecto. Wrike también te permite crear de manera sencilla informes que se adaptan a tu proyecto para obtener datos más amplios y esclarecedores.
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