Tu equipo de marketing está trabajando en una nueva campaña de generación de leads y, para ello, necesitas información del departamento de ventas.
Marcas la fecha para la cual necesitas dicha información. Pero esa fecha límite pasa y, al final, no llega nada a tu bandeja de entrada. Entonces, haces un seguimiento de esta solicitud.
El equipo de ventas te explica que no ha podido ponerse con ello. Te asegura que lo tienen en mente y que te lo enviarán en cuanto puedan.
Tu equipo está en un punto muerto y no puedes entregar la campaña a tiempo, lo que provocará un efecto dominó en todo tu flujo de trabajo y, sin duda, acabará por añadir estrés y caos.
Es frustrante, ¿a que sí? Pero también es habitual en el mundo del marketing.
Según nuestro informe sobre el estado del marketing Agile en 2016, uno de los principales problemas de los agentes de marketing al colaborar con otros departamentos es obtener la información que necesitan a tiempo (con un 16,7 % de participantes señalando este problema).
Además, un informe de Creative Group descubrió que los procesos de aprobación lentos son uno de los principales problemas que los equipos creativos tienen que superar al colaborar con otros departamentos.
Mientras que el retraso en la obtención de los materiales necesarios es suficiente para hacerte apretar los dientes, es comprensible en muchos sentidos.
“Cada departamento tiene sus propios proyectos y procesos”, explica Michelle Kubot, directora de marketing de Ambrosia Treatment Center, “es parte de la naturaleza humana el preocuparse más por las prioridades personales”.
Sin embargo, aunque es fácil señalar a otros equipos por su despreocupada actitud hacia tus plazos, tú también tienes parte de culpa.
¿Cómo hacer respetar tus plazos de entrega?
Por suerte, hay una serie de tácticas que puedes usar para gestionar de forma proactiva la relación con otros equipos e inspirar a los demás departamentos de la organización a respetar los plazos de entrega que definas.
1. Vincula proyectos y resultados
Cuando envías solicitudes a otros departamentos, ¿cómo lo haces? Seguro que envías un correo electrónico que dice algo como lo siguiente:
Necesitamos que nos enviéis los datos de ventas del año pasado para este miércoles.
En esta solicitud falta mucho contexto, principalmente la manera en la que esa actividad contribuye a los resultados.
“El consejo más práctico es que vincules los proyectos y objetivos de marketing a resultados reales”, afirma Barry Dyke, del equipo de marketing de ServiceBridge. “Si puedes concretar el valor de estos proyectos con un número, ya sea una tasa de retención de clientes o un posible valor de ventas, es mucho más fácil que el equipo preste atención y continúe el proyecto”.
Recuerda que otros departamentos están orientados a la consecución de resultados, igual que el tuyo (especialmente los departamentos de ventas). Todos se preocupan por conseguir sus propios objetivos e hitos.
Con eso en mente, una solicitud más eficaz sería algo así:
Tenemos que analizar los datos de ventas del año pasado para saber cómo podemos ser más eficaces en la generación de candidatos este trimestre (y, de esta manera, ayudaros a cumplir vuestras cuotas de ventas). Por favor, necesito esta información para el miércoles.
Una redacción como la anterior incentiva al departamento de ventas. Has proporcionado contexto y les has informado de cómo su ayuda con esa tarea relativamente sencilla producirá resultados incluso para la empresa (¡y para ellos!). Les has vinculado con el objetivo general sin sacarte una fecha aleatoria de la manga.
2. Proporciona instrucciones totalmente claras
Aunque repartir culpas es tentador, también tienes parte de responsabilidad en este problema.
Piensa en la última vez que recibiste instrucciones vagas e inútiles. ¿Qué hiciste? Si eres como la mayoría de las personas, dejaste el proyecto o la tarea en un segundo plano. Como te atemoriza la idea de empezar, simplemente no empiezas.
Es normal, lo que implica que, si no proporcionas instrucciones claras, otros departamentos responderán del mismo modo.
“Cuando ostentas un cargo especializado y eres un experto en una determinada materia, te comunicas de una forma incomprensible para alguien que no posee ese conocimiento”, afirma Dyke.
Propone el ejemplo de pedir a un técnico de soporte que escriba una entrada de un blog o que responda a una crítica. Es fácil olvidar que un técnico de soporte no cuenta con la experiencia para hacerlo del mismo modo que tú.
“Es nuestra responsabilidad como agentes de marketing guiar a los demás equipos por el proceso y darles instrucciones específicas con conocimiento complementario, de forma que puedan desempeñar estas tareas”, añade Dyke.
¿No sabes si te has expresado con claridad? Ofrece a otros departamentos la oportunidad de plantear preguntas o pedir aclaraciones, antes de que des por supuesto que están avanzando con la tarea asignada. Es una práctica sencilla que puede marcar una gran diferencia.
3. Predica con el ejemplo
“Lo que se dice y lo que se hace a menudo son cosas diametralmente opuestas”, afirma David Taylor, director de GROWer at Grow en Londres. “Si quieres que otros departamentos respeten los plazos (y, todo lo demás), tienes que hacer lo que dices, no solo lo que dijiste que ibas a hacer”.
Esto significa cosas diferentes para tu equipo.
Ante todo, tu departamento tiene que tomarse en serio tus propios plazos de entrega. Si otros equipos ven que no se respetan tus plazos, pensarán que pueden tratarlos con la misma falta de atención.
En segundo lugar, tienes que respetar los plazos de entrega que otros departamentos establecen para tu equipo. “Si la gente ve que siempre entregas a tiempo, te van a respetar a ti, a tu ética de trabajo y, con suerte, también a tus plazos”, afirma Kubot.
4. Comunícate regularmente
Una comunicación frecuente es importante, pero especialmente cuando has definido entregas a largo plazo. Es muy fácil ver a la gente apagando incendios y dejando de lado los proyectos a largo plazo.
De ahí la importancia de que la tarea esté constantemente entre las prioridades. “Antes, durante y después de cada proyecto, comunícate regularmente”, dice Taylor.
Propone hacer lo siguiente durante cada una de las fases del proyecto:
- Antes: comunica lo que hay que conseguir, define quiénes son las partes interesadas clave, así como sus funciones y responsabilidades.
- Durante: resuelve los malentendidos y mantén informadas a las partes interesadas, para que estén al tanto del progreso y los posibles obstáculos.
- Después: compara logros y objetivos. ¿Qué ha funcionado y qué no ha funcionado?
“Cualquier persona que se dedique al marketing sabe que los plazos de entrega cambian constantemente”, afirma Diane Domeyer, directora ejecutiva de Creative Group. “Las aprobaciones pueden tardar más de lo previsto y pueden surgir obstáculos imprevistos, como problemas técnicos. La comunicación constante y la empatía son fundamentales para que los proyectos sigan avanzando y vayan por el buen camino”.
Si haces de la comunicación habitual una prioridad, te aseguras de que los demás departamentos estén siempre al tanto de la tarea, los cambios pertinentes y los próximos plazos, lo que dificulta que los dejen de lado sin habérselo pensado dos veces.
5. Pide en lugar de decir
A veces, con los plazos de entrega no hay margen para la negociación, la fecha final es inamovible. Sin embargo, ¿qué pasa cuando tienes algo de margen para respirar? Implica al otro departamento en el proceso de decisión de la fecha de entrega.
En lugar de decir: “Necesito esto para el día X”; empieza la conversación con algo más colaborativo, como lo siguiente: “¿Cuándo creéis que sería posible tenerlo finalizado?”
“No solo ayuda a garantizar que el plazo sea realista, sino que ayuda a otros departamentos a sentirse respetados y ver que forman parte del proyecto”, afirma Kubot. “Esto hace que sea más probable que el respeto sea mutuo y que cumplan la fecha de entrega. Tampoco les deja margen para quejarse por la fecha de entrega cuando la han establecido ellos mismos”.
¿Quieres un ejercicio que podéis hacer tú y otros departamentos para establecer plazos realistas? Este vídeo te lo explica:
Avanzar (¡sin salirse del plazo!)
Para que tú y tu equipo hagáis el trabajo de forma eficaz, tienes que conseguir que los demás departamentos respeten tus plazos. Sin embargo, a menudo esto es más fácil de decir que de hacer.
Hay una serie de estrategias que puedes emplear para que los otros miembros de la organización respeten tu programa y los plazos de tus proyectos:
- Vincular proyectos y plazos de entrega con los resultados
- Proporcionar instrucciones claras
- Predicar con el ejemplo y cumplir con tus plazos de entrega
- Comunicar constantemente
- Implicar a otros departamentos en el proceso de establecimiento de plazos
Si haces lo anterior, seguro que experimentas ciertas mejoras con el paso del tiempo.
“Cíñete a ello”, concluye Dyke, “no vas a conseguir que otros equipos se emocionen con el marketing ni que te ayuden de la noche a la mañana. Pero si sigues educándoles, fomentando y explicando el valor, acabará funcionando”.
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