Cinco señales de alerta que indican que tu herramienta de gestión de proyectos no está haciendo su trabajo

31 Enero 2021 - 10 min leídos

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A medida que tu organización cambia, también debería hacerlo tu gestión de proyectos. Crecer es estupendo, pero se necesita una comunicación clara y, además, la gestión de tareas es más importante que nunca.

Si ya estás pagando por una solución de gestión de proyectos, puede resultar difícil justificar el coste y el tiempo que te llevará implementar una nueva. Además, la adopción puede convertirse en un problema en organizaciones en las que los miembros de la plantilla aceptan con lentitud los nuevos procesos y procedimientos.

Entonces, ¿cómo puedes saber si merece la pena actualizar tu herramienta de gestión de proyectos? He aquí cuatro signos que te indican que ha llegado el momento de buscar un nuevo software:

Utilizas varias herramientas diferentes

¿Cuántos pasos tiene que dar el equipo para finalizar una tarea? Si utilizas un sistema de gestión de tareas independiente, un controlador de tiempo y envías mensajes de correo electrónico, hay muchas probabilidades de que la comunicación falle en algún punto. Usar varias herramientas diferentes y desconectadas abre la puerta hacia la pérdida de tiempo, la duplicación y las oportunidades perdidas.

Si ya ha pasado tiempo desde que actualizaste el software, puede que te sorprenda saber que muchos productos cubren varias necesidades de gestión de proyectos en un solo sistema. Busca una herramienta que pueda albergar todos los procesos y la comunicación en la misma interfaz con el fin de evitar confusiones y perder oportunidades.

No puedes acceder al trabajo en la nube

La mayoría de las empresas en crecimiento se benefician del traslado de su sistema de gestión de proyectos a la nube. Si ya estás preparado para pasar a la nube, te beneficiarás de una comunicación más rápida, una sencilla implementación y un acceso desde cualquier lugar a todo tu trabajo. ¿Qué es lo mejor? Las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube pueden ahorrar el coste inicial de una licencia perpetua.

A los nuevos empleados les puede costar aprender

Si pasas más tiempo formando a un nuevo empleado para que utilice tu software de gestión de proyectos que trabajando, tienes un problema. Tu herramienta de gestión de proyectos debe ser fácil de usar, para que los nuevos empleados y los veteranos puedan aclimatarse rápidamente y empezar a ser productivos. Tus proveedores también deben ofrecer documentación de formación y solución de problemas, para que no tengas que explicar los pormenores de todos los flujos de trabajo a cada miembro del equipo.

Tu organización cambia

El crecimiento es bueno, pero en ocasiones complica las cosas un poco. Cuando añades nuevos proyectos y miembros al equipo, tu software de gestión de proyectos no siempre puede mantener el ritmo, especialmente si utilizas un sistema anticuado. Tienes que dar con un sistema que pueda crecer contigo. Muchas herramientas son ampliables y ofrecen diferentes planes para pequeñas, medianas y grandes empresas, así como la capacidad de añadir y eliminar usuarios sin problemas.

Tienes demasiadas reuniones

¿Acaso no es el propósito de una herramienta de gestión de proyectos reducir el trabajo y las reuniones innecesarias? Si reúnes al equipo en la sala de reuniones para informar del proyecto y realizar sesiones para compartir ideas cada día, tu software no está ayudando lo suficiente. Una solución de gestión de proyectos debe albergar debates, información sobre el progreso, tareas, plazos, archivos adjuntos, etc. Utiliza estas reuniones para establecer prioridades más amplias y solucionar problemas. Tu equipo puede usar el tiempo extra para completar tareas y centrarse en entregar un trabajo de gran calidad.

Si has comprobado esta lista y tienes claro que debes actualizar tu herramienta de gestión de proyectos, habla con el equipo acerca de qué funciones necesita y qué puntos problemáticos tiene con el sistema actual. Utiliza la información que te ofrezca el equipo para guiar el proceso de investigación.

Acerca de la autora

Megan Pacella colabora con TechnologyAdvice.com con especializaciones en marketing B2B y ventas. Además, ha escrito para USA Today, Bearings Guide, 10Best Nashville y otras publicaciones.

¿Preparado para actualizar tu herramienta de gestión de proyectos?

Descarga la guía del comprador de software de colaboración gratuita. Incluye preguntas y funciones que debe tener en cuenta al seleccionar una nueva herramienta. O bien, inicia una prueba gratuita de la solución de gestión de proyectos de Wrike. (Te retamos).

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#software gestión proyectos

Colaboración 10 min leídos

Gestión de proyectos descendente y ascendente

En la actualidad se están produciendo cambios significativos en el ámbito de la gestión y especialmente en el de la gestión de proyectos. Se comenta que compañías como The New York Times, Tribune Co. o Ernst & Young han sustituido el llamado estilo de gestión «descendente» (top-down) por uno «ascendente» (bottom-up). Otras —entre ellas algunas de las compañías más grandes del mundo, como Toyota e IBM— han implementado elementos del estilo ascendente en algunos de sus departamentos. La popularidad del enfoque ascendente de gestión está en alza, pero, a pesar de ello, el debate entre los partidarios de los dos enfoques principales sigue vivo. ¿A qué viene ahora esa preocupación de las organizaciones por cambiar su estilo de gestión? Si comparamos los dos enfoques, la respuesta a esta pregunta quedará clara. ¿Necesitas una manera mejor de gestionar tus proyectos y tu equipo? ¡Prueba Wrike gratuitamente hoy mismo! Gestión de proyectos descendente El enfoque descendente sigue siendo extremadamente popular hoy en día en la gestión de proyectos. El término «descendente» hace referencia a que todas las instrucciones llegan desde arriba. Los objetivos de proyecto los deciden los altos directivos de la organización, quienes proporcionan directrices, información y planes de trabajo y asignan fondos para los procesos. Cada participante en el proyecto recibe instrucciones claras de lo que el gestor espera de él. Con este enfoque, la ambigüedad deja la puerta abierta a posibles errores, por lo que los gestores deberían ser lo más específicos posible al comunicar sus expectativas. La formalidad de los procesos es tremendamente importante en este tipo de planificación. Los problemas derivados del uso del enfoque descendente pueden verse en muchas organizaciones con un estilo de gestión tradicional. La experiencia demuestra que la gestión descendente tiene a menudo como resultado una menor productividad y causa cuellos de botella o los llamados lockdowns, estados de «acuartelamiento». Un lockdown da al gestor de proyecto un control total sobre su equipo. Estas situaciones pueden conducir a un malestar innecesario y retrasar considerablemente la finalización de un proyecto. Opciones para una gestión de proyectos ascendente Los factores anteriormente mencionados pueden desempeñar un papel decisivo en el fracaso de un proyecto, y este es el motivo de que un gran número de organizaciones haya decidido adoptar un estilo de gestión ascendente, o al menos algunos de sus elementos. El enfoque ascendente implica que los equipos de trabajo hacen aportaciones activas en el proceso ejecutivo del proyecto. Los miembros de los equipos son invitados a participar en todas las etapas del proceso de gestión. Las decisiones sobre la línea de actuación las toma el equipo de manera conjunta. El estilo ascendente permite a los gestores comunicar metas y el valor de estas, por ejemplo, a través de una planificación de objetivos intermedios. A continuación se anima a los miembros del equipo a elaborar listas de tareas personales con los pasos necesarios para lograr los objetivos por su cuenta. La elección de métodos y medios para realizar las tareas asignadas depende del propio equipo. La ventaja de este enfoque es que autoriza a los miembros del equipo a pensar de un modo más creativo. Por ello, se sienten integrados en el desarrollo del proyecto y saben que sus iniciativas son valoradas. La motivación de los miembros del equipo para trabajar y convertir el proyecto en un éxito se ve reforzada. Cada miembro del equipo recibe la oportunidad de idear soluciones para el proyecto más centradas en requisitos prácticos que en nociones abstractas. El proceso de planificación se ve además facilitado por la participación de varias personas, lo cual hace que avance mucho más rápido. Las listas de tareas de todos los miembros del equipo se integran en el plan general detallado del proyecto. Los programas, los presupuestos y los resultados son transparentes. El gestor de proyecto se encarga de señalar claramente todos los problemas a fin de evitar la mayor cantidad posible de sorpresas. La gestión ascendente de proyectos también puede considerarse un modo de hacer frente a la creciente brecha entre la información necesaria para dirigir a trabajadores cualificados y la capacidad de los gestores de adquirir y aplicar dicha información. Sin embargo, pese a todas sus ventajas, el estilo ascendente por sí solo no hará prosperar tus proyectos. Según muchos expertos, el enfoque ascendente no es la solución perfecta, ya que a veces genera falta de claridad y control. El método ideal es encontrar un equilibrio entre los dos enfoques contrarios y adoptar las mejores prácticas de cada uno. Encuentra el equilibrio perfecto para tu gestión Si has tratado de introducir las prácticas recomendadas del estilo ascendente en tu organización, probablemente te haya sido difícil si para ello has utilizado herramientas de gestión de proyectos tradicionales. El software de gestión de proyectos habitual, como Microsoft Project, se diseñó principalmente para encajar con el enfoque descendente, por lo que no resulta apropiado para el estilo opuesto. Este software se centra en el gestor de proyecto, al que sitúa en el centro de las comunicaciones. Es muy habitual que los miembros del equipo no puedan hacer ninguna contribución ni cambio al plan de proyecto, solo leerlo. Por ello, los empleados envían sus actualizaciones al gestor de proyecto en archivos individuales a través del correo electrónico. El gestor de proyecto tiene entonces que recopilar todos los datos e introducir la información manualmente en el plan de proyecto. A continuación, deberá comunicar los cambios a la ejecutiva de la empresa. Todos estos procedimientos rutinarios conducen a una situación en la que el talento de los gestores de proyecto se ve sepultado por la burocracia. A menudo, la ingente cantidad de trabajo mecánico de control o sincronización apenas deja tiempo al gestor de proyecto para las tareas de dirección. La buena noticia es que la situación está cambiando gracias a las transformaciones que se están produciendo en la forma de compartir y recibir información. Han aparecido más métodos para implementar con éxito las prácticas que propone el estilo de gestión ascendente. Entre esos métodos figuran las tecnologías de la empresa 2.0: wikis, blogs, redes sociales, herramientas de colaboración, etc. Estas están abriéndose paso en las organizaciones y cambiando la forma de realizar proyectos. Han actualizado la gestión de proyectos tradicional a la versión 2.0, y traen consigo nuevas pautas de colaboración basadas en la compartido de manera eficaz en un entorno colaborativo y flexible creado por un software de gestión de proyectos de segunda generación. El gestor de proyecto es quien dirige el trabajo de su equipo y elige la dirección adecuada para el desarrollo del proyecto, basándose en la información recibida por cada empleado. Así, el gestor de proyecto desempeña un papel en los cambios de este último. El software de gestión de proyectos 2.0 facilita la delegación. Ello implica que el personal se vuelve menos dependiente del gestor como generador de tareas. Y este pasa entonces de ser un simple capataz a un director de proyecto. Su función es facilitar la comunicación interna, proporcionar un entorno de trabajo creativo y guiar al equipo. Se convierte así en alguien capaz de predecir circunstancias futuras, aprovechar los puntos fuertes y débiles del equipo y ajustar el desarrollo del proyecto en función de diversos cambios externos. Los miembros del equipo tienen no obstante la libertad y la responsabilidad de idear el modo de alcanzar su siguiente objetivo en el proyecto. Con la ayuda de las herramientas de gestión de proyectos de segunda generación, los gestores pueden combinar las ventajas de los enfoques ascendente y descendente. Estas herramientas les ayudan a aunar control y colaboración, claridad de las metas del proyecto y visibilidad de los procesos internos de la organización. Miles de empresas han confirmado que la gestión de proyectos ascendente, implementada con ayuda de las herramientas de la empresa 2.0, mejoró su rendimiento comercial. Algunas compañías crearon blogs corporativos para agilizar las comunicaciones de los proyectos; otras introdujeron wikis para recibir los comentarios de sus clientes. Incluso gigantes como IBM se han dado cuenta de los beneficios de permitir a los colaboradores una participación más activa en la organización del trabajo conjunto. Mi conclusión a todo lo dicho es que la democratización de la gestión de proyectos no debe ser nunca un fin en sí mismo. El objetivo principal ha de ser siempre encontrar maneras de hacer más eficaz dicha gestión y la colaboración en los proyectos. Las nuevas tecnologías aplicadas a los proyectos nos ofrecen la oportunidad de que estos alcancen mejores resultados y los equipos de trabajo ganen productividad. A fin de cuentas, así los proyectos se entregan más rápido y ello redunda en beneficio de todos.

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¿Por qué la nube es tan popular últimamente? ¿Cuáles son los principales beneficios de la nube para las empresas? Te lo explicamos.

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Cómo rebatir las tres principales objeciones a la gestión de proyectos basada en la nube

Aunque las herramientas de gestión de proyectos son esenciales para las organizaciones que desean realizar el trabajo de forma eficaz, sigue habiendo ciertas reticencias ante la idea de la gestión de proyectos basados en la nube. Todavía hay empresas que insisten en gestionar proyectos por medio del correo electrónico y las hojas de cálculo (algo que no recomendamos), o bien con notas adhesivas y pizarras. Hay muchos motivos para acabar con las habituales dudas acerca del uso del software de gestión de proyectos basado en la nube. No obstante, creemos que cada objeción tiene una solución real. Echemos un vistazo: Objeciones a la gestión de proyectos basados en la nube 1. "La gestión de proyectos basados en la nube no es segura". Las empresas de software como servicio (SaaS) saben que no pueden atraer clientes empresariales sin proporcionar una seguridad de primera categoría. Salvaguardar toda la información potencialmente sensible que entrará en los sistemas de gestión de proyectos será una prioridad para los proveedores de las soluciones de nube. Las herramientas basadas en la nube son de hecho más seguras que tener software instalado en cientos de ordenadores. Contar con equipos de seguridad modernos para el software interno tiene un coste prohibitivo para muchas empresas, pero las aplicaciones en la nube, que cuentan con miles de clientes, pueden permitirse contratar expertos en seguridad a tiempo completo para proteger sus servidores. Con el fin de tomar las debidas diligencias, pide a tu proveedor de servicios en la nube que te explique sus procesos de seguridad y configuraciones. Solicítale que demuestre que la información de tu empresa estará protegida ante amenazas y peligros. 2. "El software de gestión de proyectos basado en la nube es sinónimo de pérdida de control sobre tus propios datos". La objeción podría deberse a una aparente pérdida de control sobre el destino de tu información. Hemos escuchado dudas manifiestas varias veces: "Si utilizamos un software basado en la nube, dejaremos de tener control total sobre nuestra propia información e incluso podríamos perderlo todo". La clave está en entablar relación con un proveedor de nube que tenga un historial ejemplar en cuanto a datos de clientes. Pídele que disponga su plan de contingencia en caso de emergencia. 3. "El software de gestión de proyectos basado en la nube es caro y difícil de mantener". Esta objeción, procedente de cuando el personal de TI tenía que implementar, actualizar y mantener con mucho esfuerzo el software, actualmente no tiene validez. Los propios proveedores se encargan de mantener las herramientas basadas en la nube. Como el software se controla de forma centralizada en los servidores del proveedor, los usuarios no tienen que instalar nada en sus ordenadores o dispositivos. Simplemente tienen que acceder al software por medio de su navegador web. La empresa que proporciona la herramienta de gestión de proyectos protege todas las actualizaciones de forma automática en segundo plano. El hecho de que el software esté centralizado significa que se eliminan los costes de mantenimiento de tu empresa. Es más, actualmente es más rentable optar por una solución basada en la nube que por una instalación interna que requiera actualizaciones y, en ocasiones, pagar los servicios de un equipo que te explique estas actualizaciones. ¿Sorprendido? Compara precios y calcula. Convence a tu jefe de que necesitáis mejores herramientas Consulta esta publicación de nuestro blog para ver consejos acerca de cómo convencer a tu jefe de que necesitáis mejores herramientas de colaboración basadas en la nube.

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