Cuando se han dedicado incansablemente innumerables horas a un proyecto, todo el mundo está alentando su éxito. A veces, cuando tiene tanto éxito, todo ese trabajo duro es solo el comienzo.
La importancia de la automatización para los proyectos
En esencia, la automatización trata de resolver un problema mediante la transferencia eficaz del trabajo manual realizado por un humano a una máquina. El objetivo es reducir el trabajo rutinario y repetitivo que consume una gran cantidad de tiempo y maximizar la capacidad de repetir y prever los resultados.
Los sistemas de automatización inteligentes pueden hacer mucho más que simplemente automatizar procesos o flujos de trabajo; pueden aprender, adaptarse e incluso tomar decisiones basándose en datos, y mejorar la eficacia de las empresas en el proceso.
El trabajo diario de un gestor de proyectos a menudo conlleva rutinas administrativas en las que cada detalle es importante, un terreno perfecto para la automatización.
Así obtienen los gestores de proyectos excelentes resultados gracias a la automatización
1. La automatización ayuda a maximizar esfuerzos
Los gestores de proyectos usan el poder de la automatización para hacer crecer a sus equipos, sus proyectos y sus resultados, sin tener que duplicar su plantilla.
2. La automatización de procesos aligera la carga excesiva de trabajo
Los gestores de proyectos pueden usar herramientas automatizadas para que se encarguen del trabajo más sencillo, como la asignación de tareas o las notificaciones de cambios de estatus, para que ellos puedan centrarse en tareas de mayor relevancia. Este es el caso del San Francisco Chronicle.
El San Francisco Chronicle es uno de los 10 periódicos más populares de los Estados Unidos. Como en cualquier gran organización, el equipo de diseño creativo del departamento de marketing creció y comenzó a enfrentarse a las dificultades de un sistema de solicitudes que no estaba diseñado para asignar trabajo de forma eficaz a múltiples diseñadores.
En palabras del diseñador gráfico Paul De Leon: “Teníamos que indagar y averiguar si había nuevos proyectos o no. No recibíamos recordatorios ni notificaciones, lo que dificultaba mucho el trabajo”.
En su lugar, contaban con un coordinador que introducía manualmente las solicitudes válidas y descartaba las falsas que se recibían a través del correo electrónico y los formularios de Google, integrándolas todas en una sola hoja de cálculo. Evidentemente, no era la mejor manera de emplear el tiempo de un coordinador.
Cuando decidieron buscar una solución mejor, De Leon encontró una herramienta de gestión de proyectos con automatización de procesos integrada que permitía gestionar y enviar las solicitudes entrantes a todos los diseñadores. Ahora, incluso se notifica a los solicitantes de cualquier cambio en el estado de sus peticiones de diseño.
Además: aproximadamente el 40 % del trabajo en equipo se gestiona mediante la duplicación de plantillas. ¿Por qué volver a reconstruir lo construido?
3. La automatización conecta perfectamente varios sistemas entre ellos
Según Symantec, actualmente, la empresa media usa más de 900 aplicaciones de nube para gestionar sus procesos, y un 59 % de los trabajadores afirma que el número de herramientas que usan para trabajar ha aumentado en el último año.
Aunque este aumento de herramientas de Software como Servicio (SaaS) ha incrementado la eficacia de las organizaciones en comparación con hace una década, el número excesivo de opciones puede provocar una disminución en la productividad.
La fragmentación del flujo de trabajo hace que los trabajadores dediquen más tiempo a buscar y añadir información que a trabajar, explica Andrew Filev, presidente ejecutivo de Wrike.
Las nuevas tecnologías se desarrollan para ayudar a los empleados a trabajar de forma más inteligente, pero puesto que no son las únicas, solo funcionan cuando se integran entre ellas y evitan el aislamiento de la información. Si los trabajadores emplean su tiempo buscando información, o copiando información en una herramienta diferente, o incluso alternando entre aplicaciones, todos sus beneficios acaban perdiéndose.
“Mi predicción es que en los meses y años venideros, la automatización de procesos desempeñará un papel fundamental en ayudar a TI a implementar e integrar múltiples herramientas de SaaS”, afirma Filev. “Si la información y los datos adecuados permanecen accesibles para todo el grupo y desde cualquier lugar, el equipo podrá empezar a trabajar de forma más eficaz y con menos esfuerzo. Pero si la información se aísla y las diferentes aplicaciones no funcionan en conjunto, la tecnología no puede desempeñar su función”.
Por ejemplo, en el San Francisco Chronicle, Paul De Leon y su equipo de diseñadores organizan sus activos creativos (archivos de Photoshop e InDesign files) en Dropbox. Después, usan Wrike para gestionar los flujos de trabajo, adjuntando estos activos a las tareas y proyectos pertinentes gracias a una integración de Wrike.
Existen muchas más herramientas con las que intergrar Wrike, desde Gmail hasta Salesforce, pasando por Jira y Slack. Lo importante es que tu herramienta de automatización de procesos pueda trabajar en conjunto con el resto de tus activos tecnológicos para maximizar su valor.
4. La automatización optimiza los procesos de feedback y revisión
El proceso de revisión es un área en el que la gestión de proyectos suele sufrir numerosos atascos y retrasos. Las comunicaciones se pierden, las partes involucradas no se dan cuenta de que el proyecto está pendiente de aprobación y se adjuntan diversas versiones del producto final a múltiples cadenas de correos electrónicos.
Los gestores de proyectos eficaces usan la automatización de procesos para optimizarlos, permitiendo que todos los implicados sean informados de que deben revisar algo, y que cuando se transmitan comentarios o feedback, las personas asignadas orgininalmente reciban todo en un único lugar y organizado cronológicamente.
De Leon relata cómo solían hacerlo en el San Francisco Chronicle: “Un editor de textos imprimía el PDF, cogía un marcador rojo, escribía sus comentarios, lo escaneaba y, por último, me lo enviaba”.
Actualmente, su equipo añade los comentarios directamente en el PDF, que se encuentra en Wrike, y sus diseñadores reciben un aviso automático de que un activo se ha revisado. De este modo, los comentarios y aprobaciones son claros, ordenados y requieren mucho menos tiempo y esfuerzo.
¿Qué te puede aportar la automatización de procesos?
Al final, los gestores de proyecto eficaces usan la automatización para facilitar su trabajo y, especialmente, aumentar la efectividad. En resumen, realizar el trabajo manual más sencillo, integrar todas sus herramientas y mejorar los procesos de revisión y aprobación.
Te planteamos dos preguntas: ¿cómo estás aprovechando las ventajas de la automatización? Y, sin no cuentas con ella, ¿por qué dificultar el trabajo cuando puedes hacer lo contrario? Déjanos tu opinión en los comentarios.
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