Agiles Projektmanagement ist eine schrittweise Herangehensweise mit ständigem Feedback während des Prozesses, um Projekte erfolgreich abschließen und liefern zu können. Es ist eine der beliebtesten Projektmanagement-Methoden, die mit Phasen arbeitet, den Schwerpunkt auf Feedback legt und aufeinander aufbauende Veränderungen vornimmt, um Projekte schnell abzuschließen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.
Agiles Management fördert ein kooperatives Arbeitsumfeld, in dem Teams Projekte schnell und zugleich sachkundig bearbeiten können. Projekte werden in schnelle Sprints aufgeteilt – das sind zwei- bis vierwöchige Zyklen, die den Teams genügend Zeit lassen, sichtbare Fortschritte zu erzielen, aber auch die bereits getane Arbeit zu überprüfen, bevor mit dem Projekt weitergemacht wird.
Diese Vorgehensweise unterscheidet sich von den traditionellen, sequenziellen Projektmanagement-Methoden wie Waterfall und der Critical Path Method (CPM), bei denen Projekte von Anfang bis Ende geplant und durchgeführt werden, bevor Feedback eingeholt und zum nächsten Projekt weitergegangen wird.
Durch diesen Unterschied in der Herangehensweise eignet sich agiles Projektmanagement, oder kurz APM, hervorragend für Projekte, bei denen Flexibilität und Schnelligkeit entscheidend sind. Projekte, bei denen Umfang, Einschränkungen und Anforderungen noch nicht ausdefiniert oder vollkommen klar sind, lassen sich am besten mit Agilem Projektmanagement umsetzen.
Dieser Artikel enthält alles, was Sie wissen müssen, um APM in Ihrer Organisation umsetzen zu können. Wir befassen uns mit folgenden Themen:
- Wer vom Agilen Projektmanagement profitiert
- Wichtigste Werte beim Umsetzen von APM
- Hauptkomponenten des Agilen Projektmanagements
- Prinzipien des Agilen Projektmanagements
- Die aktuell beliebtesten Methoden des Agilen Projektmanagements
- Wie Wrike Ihnen dabei helfen kann, Agiles Projektmanagement einzusetzen
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Wer kann von Agilem Projektmanagement profitieren?
Die Methodik des Agilen Projektmanagements wurde ursprünglich von Software-Entwicklern für ihre Entwicklungsteams erdacht. Ziel war, ein System zu schaffen, das es ermöglichte, das beste Ergebnis in der kürzestmöglichen Zeit zu erreichen.
Da Kunden für Software sich oft nicht im Klaren über die ideale Version des erwarteten Produktes sind, benötigen Entwicklungsteams ein Managementsystem mit der Flexibilität, die Bedürfnisse des Kunden miteinbeziehen zu können, um Anforderungen zu ändern, Ergebnisse zu verbessern und das bestmögliche Endergebnis zu erreichen.
Im Laufe der Jahre haben andere schnell arbeitende Teams und Branchen, die zuverlässig neue und differenzierte Produkte hervorbringen (wie in der Software-Entwicklung), die Methode des Agilen Projektmanagements übernommen, um ihre Projekte schneller beginnen und durchführen zu können. Marketing-Teams, professionelle Dienstleister und Unternehmen, die mit Unsicherheiten, Neuerungen, Einschränkungen und anderen komplexen Sachverhalten umgehen müssen, profitieren deutlich davon, mit Agilem Projektmanagement zu arbeiten.
Sehen Sie es einmal so: Wenn die Ergebnisse Ihres Teams sich normalerweise schwer durchgängig bis zum Ende definieren und visualisieren lassen, ist Agiles Projektmanagement genau das Richtige für Sie. Es verschafft Ihnen den Raum, um ein Projekt beginnen und die Unklarheiten während des Arbeitsprozesses klären zu können.
Was sind die vier Werte des APM?
Agiles Projektmanagement orientiert sich an vier Werten und zwölf Prinzipien, die im APM-Manifest festgehalten sind, das 2001 von einer Gruppe Software-Entwickler zusammengestellt wurde, die anderen Teams eine Anleitung zur Umsetzung von APM an die Hand geben wollten.
Die vier Werte sind:
- Einzelpersonen und Interaktionen haben Priorität vor Prozessen und Tools: Ein Kerngrundsatz des Agilen Projektmanagements ist, dass regelmäßige Kommunikation und Interaktionen vorzuziehen sind gegenüber strikten Verfahren und gewohnheitsmäßigen Abläufen. Agiles Projektmanagement fördert die ständige und zeitnahe Kommunikation mit Ihren Kunden und Teammitgliedern, statt dass über längere Zeit jeder für sich allein arbeitet.
- Funktionierende Software hat Priorität gegenüber umfangreicher Dokumentation: APM-Teams nutzen Software, um Daten zu verwalten, zu aktualisieren und zu synchronisieren und so die Durchführung und Lieferung eines Projektes zu verbessern. Statt sich allein auf Unterlagen und traditionelle Dokumentation in Papierform zu verlassen, kommt es bei APM darauf an, Ihrem Team das Nötige an die Hand zu geben, damit es seine Arbeit ohne Mikromanagement erledigen kann.
- Die Zusammenarbeit mit dem Kunden hat Priorität gegenüber Vertragsverhandlungen: Agiles Projektmanagement befürwortet die Zusammenarbeit mit dem Kunden – der Kunde soll während des gesamten Entwicklungs- und Produktionsprozesses miteinbezogen werden, damit das Endprodukt auch wirklich seine Bedürfnisse und Erwartungen erfüllt. Dafür muss man regelmäßig Gespräche mit den Kunden führen und sie auf dem Laufenden halten, um von ihnen Feedback zu Ergebnissen und erreichten Meilensteinen zu bekommen.
- Das Reagieren auf Änderungen hat Priorität gegenüber dem Einhalten eines Plans: Dieser Wert ist sozusagen die Grundlage des APM. Er setzt die Priorität darauf, fortwährend offen für Kundenfeedback und auch anpassungsfähig zu bleiben, statt einen in Stein gemeißelten Projektplan einzuhalten. Dies ermutigt APM-Teams dazu, sich schnell auf neue Anforderungen einzustellen und Herausforderungen im Rahmen des Projektes anzugehen.
Welche Hauptkomponenten hat das Agile Projektmanagement?
Agiles Projektmanagement hat fünf Hauptkomponenten, die den gesamten Prozess zusammen und am Laufen halten. Diese sind:
1. Kundengeschichten
Kundengeschichten sind die kleinste Arbeitseinheit in einem APM-Projekt. Insgesamt vermitteln sie das letztendliche Ziel und das Endergebnis des Projektes oder Produktes. Im Einzelnen beschreiben sie die zu erledigenden Aufgaben, um das Projekt abschließen zu können.
Kundengeschichten werden im Produkt-Backlog, einer weiteren Hauptkomponente des Agilen Projektmanagements, zusammengetragen und sortiert. Jede Geschichte stellt das gewünschte Endergebnis einer Aufgabe auf eine Weise dar, die das Team versteht. Die Geschichten enthalten Einzelheiten über das erwartete Endergebnis, sodass das Entwicklungsteam den Aufwand einschätzen kann, der nötig ist, um dieses Ergebnis zu erreichen.
Wichtig ist festzuhalten, dass Kundengeschichten normalerweise aus Kundensicht geschrieben werden, deshalb auch der Name. Kundengeschichten beschreiben, wer der Kunde ist, was er will und warum er genau das braucht.
2. Sprints
Sprints sind ein- bis vierwöchige Zyklen, während derer APM-Teams an den Aufgaben des aktuellen Sprints arbeiten, am Ende die getane Arbeit überprüfen und den nächsten Sprint unmittelbar danach planen.
Verschiedene Teams haben unterschiedliche Sprint-Laufzeiten. Am besten ist es, wenn ein Sprint kurz genug ist, damit das Team bei der Sache bleibt, aber auch lang genug, um die Zeit zu haben, etwas von Wert zu erschaffen.
APM-Teams arbeiten in aufeinander aufbauenden Sprints zusammen und schreiten schrittweise voran, um ihre Ziele zu erreichen. In einem bestimmten Sprint werden nur Aufgaben bearbeitet, die diesem Sprint zugeordnet sind.
3. Regelmäßige Meetings
Wie man an den vier APM-Werten sieht, sind regelmäßige Kommunikation und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit Grundlagen der APM-Methodik. Es gibt vier regelmäßige Meetings, die APM-Teams optimalerweise abhalten sollten. Diese sind:
- Daily-Standup-Meetings: Daily Standups sind kurze Gruppenbesprechungen, bei denen sich die Teammitglieder gegenseitig über die Fortschritte im jeweiligen Sprint auf dem Laufenden halten. Der Fokus liegt darauf, was sie gestern getan haben, was sie heute zu tun gedenken und was sie morgen tun werden. So bleibt jeder auf dem Laufenden über die wichtigsten Dinge, die zu erledigen sind, um den Sprint erfolgreich abzuschließen.
- Sprint Planning Meetings: Sprint Planning Meetings finden statt, bevor ein neuer Sprint beginnt. Dabei kommen die aktiv beteiligten Teammitglieder zusammen, um den Umfang, die Ziele, die Aufgaben und Liefergegenstände des nächsten Sprints festzulegen.
- Sprint Review: Der Sprint Review ist eines von zwei Meetings nach Beendigung eines Sprints. Beim Sprint Review werden die Sprint-Ergebnisse präsentiert, und Feedback wird von Kunden, Managern und Stakeholdern eingeholt. Das Entwicklungsteam präsentiert die vollständige Funktionalität des Sprint-Liefergegenstands und holt sich Feedback zu dem, was gut funktioniert und was noch verbessert werden kann.
- Sprint Retrospective: Nach dem Sprint Review ist das abschließende APM-Meeting in jedem Sprint das Sprint Retrospective. In diesem Meeting schaut sich das Team an, wie der vorherige Sprint lief. Das Team hält fest, was bei den Aufgaben und Prozessen gut lief und welche Bereiche es noch zu verbessern gilt. Sie legen außerdem fest, welche Aufgaben in den nächsten Sprint übernommen werden oder Priorität im Backlog bekommen müssen.
4. Kanban-Board
Ein Kanban-Board ist eine visuelle Darstellung der Aufgaben, die zu erledigen sind, um ein Projekt abzuschließen. Es hilft APM-Teams dabei, auf einfache Weise den Projektfortschritt im Blick zu behalten und das Arbeitspensum für jeden Sprint zu organisieren. Ein Kanban-Board kann physisch oder virtuell bestehen. Teams im Betriebsbüro können mit einem Whiteboard oder einer Pinnwand mit Post-its arbeiten.
Die meisten Teams nutzen digitale Kanban-Boards, die sie von überallher nutzen und aktualisieren können. Projektmanagement-Software wie Wrike bietet anwenderfreundliche Kanban-Boards für APM-Teams an, die damit ihre Projekte organisieren sowie nahtlos mit internen und externen Stakeholdern zusammenarbeiten und diese auf dem Laufenden halten können.
5. Produkt-Backlog
Im Produkt-Backlog werden alle Aufgaben aufgelistet, die zu erledigen sind, um ein Projekt abzuschließen. Nicht alle Aufgaben im Produkt-Backlog werden erledigt, sodass die Priorisierung an dieser Stelle entscheidend ist. Über Ihr Aufnahmesystem für Anfragen werden Kundengeschichten hinzugefügt, und das Team vergibt Punkte für jede Kundengeschichte, um zu priorisieren, was im aktuellen Sprint erledigt werden muss und was später erledigt werden kann.
Während des Sprint Planning Meetings werden Kundengeschichten aus dem Backlog in den nächsten Sprint verschoben, um dort abgeschlossen zu werden. Die Pflege des Backlogs ist entscheidend für die Organisation dieses Prozesses und dafür, sicherzustellen, dass Ihr Team an den wichtigsten Aufgaben arbeitet, die das gesamte Projekt nach vorne bringen.
Welches sind die zwölf APM-Prinzipien?
Werfen wir nun einen Blick auf die Prinzipien, aufgrund derer APM solch eine solide Herangehensweise für das Projektmanagement darstellt. Die zwölf Prinzipien lauten wie folgt:
- Unsere höchste Priorität ist, den Kunden durch frühe und kontinuierliche Lieferung wertvoller Software zufriedenzustellen. Agiles Projektmanagement setzt die Kundenzufriedenheit an erste Stelle und priorisiert das Liefern von Ergebnissen schrittweise während des gesamten Projektes statt erst ganz am Ende.
- Anforderungsänderungen selbst spät in der Entwicklung willkommen heißen. APM-Prozesse nutzen Veränderungen zum Wettbewerbsvorteil des Kunden. Agiles Projektmanagement ist Änderungen zu keinem Zeitpunkt im Entwicklungszyklus abgeneigt. Da die Kundenzufriedenheit eine Priorität darstellt, heißen APM-Teams Feedback und wechselnde Anforderungen willkommen, um die bestmöglichen Ergebnisse liefern zu können.
- Funktionierende Software häufig liefern, innerhalb weniger Wochen oder weniger Monate, vorzugsweise innerhalb der kürzeren Frist. Dieses Prinzip betont die Notwendigkeit ständiger Wiederholungen und schrittweiser Verbesserungen bei APM-Projekten. Statt langer Perioden ohne Reviews und Feedback führt APM regelmäßige, geplante Updates ein, normalerweise nach Beendigung von Sprints.
- Geschäftsleute und Entwickler müssen während des gesamten Projektes täglich zusammenarbeiten. Das APM-Projektmanagement unterstützt Teams darin, während der Gesamtdauer eines Projektes zusammenzuarbeiten. Überprüfungen zwischendurch, ob alle beteiligten Teams Hand in Hand arbeiten, helfen dabei, den Projektfortschritt zu beschleunigen.
- Projekte um motivierte Einzelpersonen herum organisieren. Gib ihnen das Umfeld und die Unterstützung, die sie benötigen, und vertraue darauf, dass sie die Arbeit schaffen. Agiles Projektmanagement umfasst selbstmotivierte Teammitglieder, die Verantwortung übernehmen und sich für ihre Aufgaben verantwortlich fühlen. Haben Sie diese Leute erst einmal in Ihrem Team, stellen Sie ihnen die Ressourcen zur Verfügung, die sie benötigen, um autonom arbeiten zu können.
- Die effizienteste und effektivste Methode, Informationen an ein Entwicklungsteam und innerhalb eines Entwicklungsteams weiterzugeben, ist das Gespräch von Angesicht zu Angesicht. Gespräche von Angesicht zu Angesicht sind der zuverlässigste Weg, um sicherzustellen, dass die richtigen Informationen kommuniziert werden. Egal, ob im Büro oder über Videokonferenz, das persönliche Kommunizieren hilft Teammitgliedern dabei, sich miteinander abzustimmen und die von ihnen erwarteten Quoten zu erreichen.
- Funktionierende Software ist das primäre Maß für den Fortschritt. Da APM für Software-Entwickler entwickelt wurde, ist "funktionierende Software" deren primärer Liefergegenstand. Teams anderer Bereiche können dieses Prinzip übersetzen in "die funktionsfähigste Version des erwarteten Liefergegenstands ist das primäre Fortschrittsmaß".
- APM-Prozesse fördern nachhaltige Entwicklung. Die Sponsoren, Entwickler und Nutzer sollten für unbegrenzte Zeit ein konstantes Arbeitstempo beibehalten können. Agiles Projektmanagement sollte ironischerweise als Marathon, nicht als „Sprint“ aufgefasst werden. Dynamik und Tempo aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass sich Projekte stetig auf die Fertigstellung zubewegen, ist wesentlich.
- Fortwährende Aufmerksamkeit auf herausragende technische Qualität und gutes Design verstärkt die Agilität. Agiles Projektmanagement erfordert Liebe zum Detail und herausragende Qualität. Die Teams müssen sich mit jedem Sprint und Projekt stets weiter verbessern. Jeder neue Sprint, jedes neue Projekt bietet die Gelegenheit, es noch besser zu machen.
- Einfachheit – die Kunst, den Arbeitsaufwand zu reduzieren – ist wesentlich. Die Ziele und die Arbeit, die keine Priorität bekommen, sind ebenso wichtig wie die, die in den Backlog aufgenommen werden. Agiles Projektmanagement erfordert einen Fokus auf die wesentlichen Dinge. Unnötige Feinheiten müssen eliminiert werden, um die Kundenbedürfnisse pünktlich zu erfüllen.
- Die besten Architekturen, Anforderungen und Designs entstehen in selbstorganisierten Teams. APM-Teams sind motiviert und selbstorganisiert. Teammitglieder werden dazu ermutigt, die Dinge selbst zu organisieren und Verantwortung für Projekte zu übernehmen. APM-Methoden wie Scrum haben klar definierte Teampositionen, die das Setzen von Prioritäten und den Projektmanager unterstützen.
- In regelmäßigen Abständen denkt das Team darüber nach, wie es effektiver werden kann, und passt sein Verhalten entsprechend an. APM nutzt regelmäßige Kommunikaion und Meetings, z. B. Sprint Reviews oder Sprint Retrospectives, um Feedback einzuholen und Veränderungen umzusetzen, bevor ein Projekt erfolgreich geliefert wird.
Welche APM-Methoden werden am meisten verwendet?
Beim Agilen Projektmanagement dreht sich alles um Flexibilität und um das Anpassen an Änderungen in Ihren Projekten. Deshalb gehen nicht alle APM-Teams nach genau denselben Methoden vor. Drei übliche Arten, wie Teams APM umsetzen, sind:
Kanban-Boards
Die Verwendung von Kanban-Boards bietet eine einfache, visuelle und kooperative Methode des Projektmanagements, sodass Teammitglieder den Projektfortschritt ganz leicht überblicken und beurteilen können und wissen, was als nächstes getan werden muss. Es hilft Teams dabei, ihre Projektarbeitsabläufe zu visualisieren und zu wissen, in welchen Phasen sich die unterschiedlichen Aufgaben befinden.
Kanban-Boards werden im Allgemeinen in drei Spalten unterteilt: „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“, „Erledigt“. Diese Spalten helfen dabei, sich den Projektstatus schon im fertigen Zustand bildlich vorzustellen. Kanban-Boards erleichtern es, etwaige Engpässe in einem Projekt oder Sprint ausfindig zu machen.
Obwohl Kanban-Boards APM-Teams dabei helfen, sich abzustimmen und den Projektfortschritt bildlich darzustellen, haben sie andererseits nicht primär die Zeit im Blick, die nötig ist, um Aufgaben abzuschließen. Kanban als APM-Rahmen konzentriert sich weniger auf die Durchführung von Sprints als vielmehr auf das Visualisieren und Zuweisen von Aufgaben innerhalb des Teams. Statt die Arbeit durch zeitbasierte Sprints zu begrenzen (wie bei Scrum), begrenzt es die Arbeit durch Arbeitspensen. Mit anderen Worten können Teammitglieder ihre Aufgaben tauschen und jederzeit beenden, solange sie die Zahl der zugewiesenen Aufgaben nicht erhöhen.
Scrum
Die meisten Projektmanager würden sagen, dass Scrum wahrscheinlich die beliebteste APM-Methodik ist. Scrum ist ein APM-Rahmen, der Arbeiten in ein- bis vierwöchigen Sprints abschließt. Seine Teams sind selbstorganisiert und arbeiten eng zusammen, um erfolgreich Ergebnisse zu liefern.
Scrum-Teams listen Projektanforderungen in einem Backlog auf. Auf dieser Basis legen sie die zu erledigenden Aufgaben des nächsten Sprints fest. Sobald die Aufgaben für einen Sprint festgelegt sind, wird dieser Sprint gesperrt und neue Aufgaben werden im Backlog aufgelistet.
Jeder Sprint endet damit, dass eine funktionsfähige Version des endgültigen Lieferergebnisses fertiggestellt wird. Um einen Sprint zu beenden, kommt das Scrum-Team zusammen, überprüft die Prozesse und Ergebnisse und plant den nächsten Sprint. Scrum-Teams verwenden ein Scrum-Board, ähnlich einem Kanban-Board, um Aufgaben in Spalten zu gruppieren, die den Fortschritt illustrieren. Anders als Kanban teilt Scrum ein Projekt in Sprints auf, und nur ein Sprint zur Zeit wird geplant und durchgeführt.
Scrumban
Scrumban ist eine Mischung aus den zwei beliebten APM-Methoden Scrum und Kanban. Es wurde für Teams geschaffen, die Kanban zu flexibel und Scrum zu starr finden.
Scrumban kombiniert den Scrum-Ansatz, aus dem Backlog heraus zu planen, zu organisieren und Arbeit zuzuweisen, mit Kanban-Boards, um laufende Projekte bildlich darzustellen, sodass Teams den Projektfortschritt sehen und etwaige Probleme rechtzeitig erkennen können. Einige Scrumban-Teams entscheiden sich vielleicht für zeitbasierte Sprints, während andere mit der Begrenzung des Arbeitspensums arbeiten.
Hier finden Sie eine Liste anderer beliebter Methoden des Agilen Projektmanagements.
So kann Wrike Ihnen helfen, mit dem Einsatz von Agilem Projektmanagement zu beginnen
Wrike bietet Teams jeglicher Größe leistungsfähige und anwenderfreundliche Software für Agiles Projektmanagement.
Egal, ob Sie Erfahrung damit haben, diesen Rahmen zu verwenden oder Ihre Teams umzustellen, Wrike erleichtert es Ihnen, Methoden des Agilen Projektmanagements in Ihrer gesamten Organisation zu übernehmen und individuell anzupassen. Die APM-Teamwork-Vorlage von Wrike verhilft Ihnen zum Erfolg, indem sie Ihnen hilft, eingegangene Anfragen zu sammeln, Ihren Produkt-Backlog zu organisieren und effiziente Sprints durchzuführen, um die Zufriedenheit Ihrer Kunden stets sicherzustellen.
Sie können ganz leicht die Zeit protokollieren, die Teammitglieder für das Abschließen bestimmter Aufgaben benötigen, um die Planung zukünftiger Sprints zu verbessern, und Sie können regelmäßig und ganz einfach mit Ihren Stakeholdern in Wrike kommunizieren, indem Sie sie in Ihren Workspace einladen.
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