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Wie Sie sinnvoll Prozesse für Ihr Team definieren
"Wenn du immer das tust, was du schon immer getan hast, wirst du immer nur das erreichen, was du schon immer erreicht hast."~ Unbekannt
Obwohl Uneinigkeit darüber besteht, von wem dieses Zitat stammt (die Quellenangaben reichen von Henry Ford bis zu Tony Robbins), besteht kein Zweifel daran, dass es sich hierbei um eine bedeutungsvolle Aussage handelt. Viel zu oft weisen Teamleiter und Führungskräfte ihre Teams dazu an, an den gleichen überholten Prozessen festzuhalten - erwarten jedoch bessere Ergebnisse.
Arbeitsprozesse sind die Knotenpunkte, die alles zusammenhalten und sicherstellen, dass Aufgaben auf systematische und organisierte Weise, mit so wenig Unterbrechungen wie möglich, erledigt werden.
Fakt ist: Ihre Prozesse dürfen nicht einmal festgelegt und dann für alle Zeit als gültig erachtet werden. Sie müssen sie fortlaufend überdenken, um die Aspekte zu erkennen, die nicht gut funktionieren, und dann diese Informationen nutzen, um bessere Verfahrensweisen für Ihr Team einzuführen. Veränderung ist die einzige Konstante in Ihrem Team und Ihre Prozesse müssen genau das widerspiegeln.
Wie gehen Sie bei der Bestimmung der Arbeitsprozesse Ihres Teams vor und optimieren sie dann entsprechend? Jetzt erfahren Sie alles, was Sie wissen müssen:
Was sind Arbeitsprozesse?
Das Baldridge Glossary erklärt: "Der Begriff 'Arbeitsprozesse' bezieht sich auf Ihre wichtigsten internen Wertschöpfungsprozesse. Es sind die Prozesse, die die Mehrheit der Arbeitskräfte Ihres Unternehmens involvieren und einen Mehrwert für Kunden, Stakeholder und Shareholder produzieren."
Reduzieren wir das auf eine unkompliziertere Definition: Ihre Arbeitsprozesse sind Standardverfahren, mit denen Sie Ihre wichtigen Aufgaben erledigen.
Ob es darum geht, regelmäßig einen bestimmten Report zu erstellen oder ein komplett neues Produkt auf den Markt zu bringen - im Normalfall ist ein systematischer Informationsfluss und ein standardisierter Aufgabenblock vorhanden, der von Ihrem Team erledigt werden muss.
Warum sind diese Prozesse wichtig? Sie sorgen dafür, dass Ihr gesamtes Team auf dem gleichen Stand ist und gewährleisten, dass alle eine klare Vorstellung davon haben, was erreicht werden muss und welche Rolle ihre Arbeit im Gesamtbild einnimmt.
"Als Unterstützung für die Durchführung bestimmter Aufgaben brauchen Teams operative Anleitung. Das heißt, sie benötigen etwas oder jemanden, der ihnen sagt, was genau sie tun sollen und wann", erklärt Watts S. Humphrey in seinem Artikel für das Carnegie Mellon University Software Engineering Institute. "Das ist die Aufgabe eines operativen Prozesses. Er bietet eine einfache und kurze Beschreibung der Schritte, die für die Durchführung eines bestimmten Arbeitsauftrags erforderlich sind."
Prozesse sind jedoch nicht dafür ausgelegt, zu stagnieren - sie sollten sich verändern, sobald sich Ihr Team, Ihre Ziele und Ressourcen verändern. Und um Ihre Arbeitsprozesse anpassen zu können, müssen Sie zuallererst Ihre aktuellen Prozesse ermitteln.
Wie Sie Ihren derzeitigen Arbeitsprozess ermitteln
Einige Menschen meinen, es sei ein einfaches Unterfangen, die genaue Arbeitsweise ihres Teams zu bestimmen. Sie könnten jedoch überrascht sein, wie viel ungesagt (und undokumentiert) bleibt - besonders wenn Sie langjährige Teammitglieder haben, die einfach wissen, wie sie vorgehen müssen, ob sie nun dementsprechende Anweisungen erhalten haben oder nicht.
Möchten Sie Ihre aktuellen Prozesse also in den Mittelpunkt rücken, dann bedeutet das für Sie schon ein wenig Arbeit. So gehen Sie dabei vor:
1. Involvieren Sie Ihr Team
Ihr hauptsächliches Ziel besteht nicht darin, sich von Ihrem Schreibtisch aus einen großflächigen Überblick zu verschaffen, sondern darin, tiefgehende Einblicke in den Aufgaben- und Informationsfluss in Ihrem Team zu erhalten. Das bedeutet, dass Sie eng mit Ihren Teammitgliedern zusammenarbeiten müssen, um deren Arbeitsweise wirklich zu verstehen. Schließlich sind sie diejenigen, die es Tag für Tag knietief mit Ihren Prozessen zu tun haben.
"Beginnen Sie mit einem bekannten Geschäftsprozess wie 'Wir kassieren Geld von unseren Kunden und bezahlen dann die Rechnungen'", sagt Will Bachman, Mitbegründer von Umbrex und ein von McKinsey geschulter Experte für operative Prozesse. "Bitten Sie dann die Person, die für den Geldeingang verantwortlich ist: 'Führen Sie mich Schritt für Schritt durch Ihren Teil des Prozesses.' Sobald diese Person irgendwelche Informationen erwähnt, die sie von jemand anderem erhält, fragen Sie: 'Wie erhalten Sie diese Informationen? Von wem erhalten Sie sie?'"
Dann wenden Sie sich an die erwähnte Person und wiederholen die gleichen Fragestellungen. "Verfolgen Sie die gesamte Kette zurück bis zu dem Verkaufsangestellten, der das Produkt zu Beginn verkauft hat", sagt Bachman.
Dieser Ansatz scheint so offensichtlich zu sein, dass es schon fast wehtut. Sie wären jedoch überrascht, wie viele Manager Erkenntnisse über ihr Team nicht mit einbeziehen, wenn sie mit einem neuen Prozess vorandrängen. Nehmen Sie sich die Zeit, diesen Informationen nachzulaufen - es wird Ihnen definitiv dabei helfen, tief in Ihre aktuellen Prozesse einzutauchen.
2. Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm
Mit den Informationen, die Sie in diesem ersten Schritt entdeckt haben, erstellen Sie eine visuelle Darstellung des Prozesses, die Ihnen als Orientierungshilfe dient.
"Beginnen Sie mit einem einfachen Ablaufdiagramm", erklärt Ilene Marcus, Gründerin und CEO von Aligned Workplace. "Die Art und Weise, wie Sie den Ablauf organisieren und konzipieren, ermöglicht es Ihnen, die Unterbrechungen zu erkennen und den Rahmen für die Umsetzung der Veränderung festzulegen."
Die Erstellung eines Ablaufdiagramms (auch bekannt als Darstellung des Geschäftsprozesses) erfreut sich in der Geschäftswelt immer größerer Beliebtheit."Der Zweck besteht darin, ein tiefgehendes Verständnis der Prozesse, Mitarbeiter, Inputs, Kontrollen und Outputs zu erhalten und diese wenn möglich zu vereinfachen, effizienter zu gestalten und/oder die Prozessergebnisse zu verbessern", erklärt dieser Beitrag für LucidChart sehr eloquent.
Scheuen Sie sich also nicht davor, kreativ zu werden und Ihre Prozesse künstlerisch in Szene zu setzen. Diese visuelle Darstellung wird Ihnen beim nachfolgenden Schritt von großer Hilfe sein.
Sie sind von dem Nutzen einer bildlichen Darstellung noch nicht überzeugt? Sehen Sie, was herauskommt, wenn Tom Wujec Menschen darum bittet, den Vorgang aufzuzeichnen, wie man Brot toastet:
3. Decken Sie Probleme auf
Denken Sie daran: das Ziel Ihrer Prozessermittlung lag nicht nur darin, die Abläufe zu erkennen, sondern auch wie sie verbessert werden können. Das heißt, abgesehen von der Klarstellung des Prozesses müssen Sie auch ermitteln, wo es zu Stolpersteinen kommen könnte.
Die zwei vorgenannten Schritte, erleichtern es Ihnen, fehlende Aspekte oder nicht nach Plan laufende Bereiche zu entdecken.
Nehmen wir wieder unser "Zahlungseingangs-Beispiel" von oben. Schnell stellen Sie fest, dass die Person, die dafür verantwortlich ist, mithilfe der erhaltenen Gelder Rechnungen zu bezahlen, Monat für Monat damit kämpft, hierfür grünes Licht von der Person zu erhalten, bei der das Geld von den Kunden eingeht - sie hat es fortlaufend mit diesem Hemmnis zu tun, das sie an ihrer Arbeit hindert.
Dokumentieren Sie diese Schwierigkeiten (und alle sonstigen auftretenden Probleme!), so vergessen Sie nicht, sich damit zu befassen, wenn Sie den neuen Prozess erstellen.
"Das Dokumentieren und Wissen, wo genau Krisenherde vorhanden sind, hilft Ihnen, diese zu umgehen und Bedenken von Mitarbeitern einzubeziehen, die bei der Einführung des neuen Prozesses wichtig sind", fügt Marcus hinzu.
Die Aufstellung eines besseren Prozesses
Jetzt wo Sie verstehen, wie Ihr aktueller Arbeitsprozess aussieht und welche Bereiche der Verbesserung bedürfen, ist es an der Zeit mit dem nächsten Schritt zu starten: der Aufbau eines Arbeitsablaufes, der besser für Ihr Team geeignet ist, und die Bewältigung von betrieblichen Problemen, die den Ablauf verlangsamen.
1. Stellen Sie Fragen
Genauso wie bei der Ermittlung der aktuellen Prozesse, besteht Ihr erster Schritt bei der Festlegung eines neuen Prozesses darin, sich mit Ihren Teammitgliedern zusammenzusetzen.
Führen Sie mit ihnen ein offenes und ehrliches Gespräch. Warum treten bestimmte Hindernisse auf? Gibt es etwas Bestimmtes, das sie für die reibungslose Erledigung ihrer Aufgaben benötigen, jedoch zurzeit nicht erhalten? Was würde ihnen ihre Arbeit erleichtern?
Genau zu verstehen, welche Bedenken vorhanden sind, warum sie auftreten und wie sie behoben werden können, hilft Ihnen bei der Aufstellung und Implementierung eines neuen Prozesses, der diese Probleme wirklich löst und sie nicht nur verdeckt.
2. Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm
Beim Entwurf eines neuen Prozesses hilft Ihnen das Erstellen einer weiteren visuellen Darstellung dabei, zu gewährleisten, dass Sie alle Probleme berücksichtigen, auf die Sie während Ihrer Nachforschungen gestoßen sind.
Sie brauchen jetzt jedoch nicht glauben, dass dieser Prozess übermäßig aufwendig oder formell gestaltet sein muss. Solange Sie den neuen Prozess auf eine Weise zu Papier bringen, dass Ihr Team ihn versteht, sind Sie auf dem richtigen Weg.
Wenn Sie sich über die Erstellung des neuen Arbeitsablaufes Gedanken machen, dann "entwerfen Sie den Prozess so, als würden Sie ein neues Unternehmen aufbauen, für das Ihnen großartige Ressourcen zur Verfügung stehen", sagt Daniel Feiman, Geschäftsführer von Build it Backwards. Dies hilft Ihnen, irgendwelche in Ihrer Vorstellung existierenden Barrieren abzuschütteln, die Sie beim Entwurf Ihres Flussdiagramms einschränken. So gestalten Sie dann einen Prozess, der die Arbeitsweise Ihres Teams tatsächlich verbessern wird.
3. Starten Sie von hinten
Wer einen komplett neuen Prozess aufstellen muss, kann sich leicht überfordert fühlen. Die beste Vorgehensweise ist es tatsächlich, von hinten an die Sache heranzugehen und sich rückwärts zu bewegen.
"Beginnen Sie mit dem Ziel oder Ergebnis des Prozesses und fragen Sie: 'Was müssen wir tun, um dieses Resultat zu erreichen?'", sagt Michael Clingan, Gründer von The Claymore Group. "Gehen Sie bei jeder nachfolgenden Antwort genauso vor, bis der Prozess vollständig definiert ist. Das Team entwickelt den Prozess vom Endergebnis zurück bis zum ersten Schritt."
Sagen wir, Sie möchten den Prozess darstellen, wie Ihr Content-Team einen Blogbeitrag erstellt. Statt zurück zum Anfang zu springen, beginnen Sie mit dem Endergebnis: ein Beitrag wird veröffentlicht. Welcher Schritt geht dem voraus? Der Veröffentlichungszeitpunkt wird geplant. Und davor? Er wird final gegengelesen. Und davor? Bilder werden hinzugefügt.
Gehen Sie Schritt für Schritt zurück durch jedes kleinste Teil des Puzzles bis Sie den Anfangspunkt erreicht haben - die Auswahl einer Blogbeitrags-Idee.
Clingan empfiehlt Folgendes: Sobald der Entwurf des neuen Prozesses abgeschlossen ist, sollten Sie diesen überprüfen und verbessern, indem Sie auf die folgenden drei Szenarien achten:
Etwas könnte oder sollte geschehen, tut es aber nicht.
Etwas sollte nicht geschehen, tut es aber doch.
Sie wissen nicht, was geschieht.
4. Reduzieren Sie den Umfang
Selbst mit den oben genannten Schritten können Sie immer noch mit einem aufgeblähten, viel zu komplizierten Prozess enden.
"Die meisten Prozesse können in maximal sechs Schritte unterteilt werden - auch wenn wir wissen, dass dies viele Variablen und Teilschritte einschließt", sagt Marcus.
Deshalb ist es wichtig zu versuchen, den Umfang Ihres Prozesses zu verringern und ihn so weit wie möglich zu vereinfachen. "Es ist immer besser, die Öffnungszeiten auf der Website anzugeben, als ein sehr effizientes Verfahren dafür auszuarbeiten, die Öffnungszeiten am Telefon ansagen zu lassen", gibt Bachman als Beispiel an.
Tipp: Suchen Sie nach Bereichen, in denen Sie bestimmte Tätigkeiten nur durchführen, weil Sie das schon immer so getan haben - das könnten Aufgaben sein, die komplett weggelassen werden können.
Tipp: Halten Sie die Augen offen nach Bereichen, in denen ein Bestandteil des Prozesses durch zu viele Hände läuft. Oftmals gilt: Je weniger Leute an der Bearbeitung einer bestimmten Aufgabe beteiligt sind, desto besser.
Tipp: Stellen Sie sich immer wieder die Frage, ob die Arbeitsweise nicht noch verbessert werden könnte. Nur weil die Aufgaben immer vollständig erledigt werden, heißt das nicht, dass dies auf die effizienteste und effektivste Art und Weise geschieht. Regelmäßiges Überprüfen und Dazulernen ist die einzige Möglichkeit, Prozesse zukünftig zu verbessern.
Den Übergang erleichtern: So führen Sie neue Prozesse ein
Obwohl ein neuer Prozess dafür entwickelt wurde, Ihrem Team die Arbeit zu erleichtern und regelmäßig auftretende Probleme zu beheben, müssen Sie immer mit Widerstand gegen Veränderungen rechnen. Sie werden auf Unwillen oder Unentschlossenheit stoßen, wenn Sie einen neuen und verbesserten Prozess vorstellen.
Aus diesem Grund müssen Sie offen mit Ihren Teammitgliedern kommunizieren und sie, wie bereits empfohlen, in den Veränderungsprozess involvieren.
Noch bevor Sie diese neue Vorgehensweise implementieren, sollten Sie ein Meeting mit den Teammitgliedern durchführen, die von diesem neuen Prozess betroffen sind. Nehmen Sie sich die Zeit zu erklären, warum diese Veränderung notwendig war - sprechen Sie hierbei unbedingt die von Ihnen erkannten Herausforderungen und Probleme an - und bitten Sie dann um Fragen oder Vorschläge zu dem neuen Prozess.
Je mehr Leute verstehen, warum die Änderung vorgenommen wurde und inwiefern sie ihnen hilft, desto entgegenkommender und engagierter werden sie sein.
Fazit
Ihre Arbeitsprozesse sind die Art und Weise, wie Sie Ihre Arbeit erledigen. Diese dürfen jedoch nicht unveränderlich sein, denn Veränderung ist die einzige wahre Konstante in Ihrem Team.
Teammitglieder kommen und gehen. Neue Technologien und Tools werden eingeführt, während andere abgesetzt werden. Ziele ändern sich fortlaufend. Wenn Sie es verpassen, Ihre Prozesse an diese Veränderungen anzupassen und sie zu verbessern, dann hat dies zwangsweise Frustration, Unordnung und Auseinandersetzungen zur Folge.
Anstatt einfach nur zu hoffen, dass sich Ihre Teammitglieder und somit auch Ihre Prozesse irgendwie von alleine an Veränderungen anpassen, müssen Sie proaktiv auf Veränderungen reagieren, indem Sie aktuelle Prozesse ermitteln und neue entwickeln, damit die Aufgaben Ihres Teams unkompliziert und vorhersehbar bleiben.
Fassen wir noch einmal zusammen, wie Sie hierbei vorgehen:
Ermitteln Sie Ihren aktuellen Arbeitsprozess:
Nehmen Sie die Hilfe Ihres Teams in Anspruch, um ein umfassendes Verständnis zu erhalten.
Erstellen Sie ein Ablaufdiagramm, um eine visuelle Darstellung Ihres Prozesses zu erhalten.
Lokalisieren Sie Probleme und Stolpersteine in Ihrem aktuellen Prozess.
Erstellen Sie einen besseren Prozess:
Stellen Sie Fragen, nicht nur, um zu verstehen, welche Probleme mit einem Prozess behoben werden müssen, sondern auch, warum diese überhaupt erst entstehen.
Erstellen Sie ein neues Ablaufdiagramm, um eine bildliche Darstellung Ihres neuen Prozesses zu erhalten.
Gehen Sie rückwärts durch Ihren neuen Prozess und verfolgen Sie alle Schritte vom Endergebnis zurück bis zum Anfangspunkt.
Reduzieren Sie den Umfang, damit Sie nicht mit einem zu komplexen oder komplizierten Prozess enden.
Nutzen Sie diese Informationen, um Ihre aktuellen Prozesse zu bestimmen und die erforderlichen Anpassungen vorzunehmen. So können Ihre Teammitglieder effektiv, effizient und organisiert arbeiten, egal was zukünftig noch auf sie zukommt!
Biografie der Autorin:
Kat Boogaard (@kat_boogaard) ist ein Autorin bei Midwest und schreibt über Themen wie Karriere, Selbstentwicklung und Freelancer. Außerdem ist sie Kolumnistin bei Inc.com, schreibt für The Muse, ist Karriere-Redakteurin bei The Everygirl und überall im Web mit ihren Beiträgen vertreten.
